Det Akademiske Kvarters 39. Ordinære generalforsamling

Transkript

1 1 Det Akademiske Kvarters 39. Ordinære generalforsamling DATO 16:00 TID Tivoli STED Alle frivillige i organisasjonen og alle semesterregistrerte studenter ved Studentsamskipnaden i Bergen er medlem av Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er vedtaksdyktig når 100 medlemmer er tilstede. Medlemmene har eksklusiv møte-, forslags- og talerett ved oppmøte. Medlemmene får stemmerett ved individuelt oppmøte. Gyldig studentbevis eller internkort må fremvises ved oppmøte. Generalforsamling gjennomføres etter Kvarteret sine vedtekter. Disse ligger på offentlige filer på Kvarteret.no Spørsmål angående generalforsamlingen kan sendes til leder@kvarteret.no Det blir matservering til alle oppmøtte. 1

2 2 1. VALG AV ORDSTYRER, BISITTER, REFFERENT OG TELLEKORPS Vedtaksforslag: Generalforsamlingen velger Erlend Sand som ordstyret, XX som bisitter, XX som refferent og Rettsvesenet som tellekorps. Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 2. FORRETNINGSORDEN Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar foreslått foretningsorden Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 3. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN Vedtaksforslag: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 4. VALG AV UNDERSKRIVERE AV PROTOKOLL Vedtaksforslag: Generalforsamlingen velger Madeleine Kallevik, Mads Thomassen og Hanne Brørs som underskrivere av protokoll Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 5. ORRIENTERING OM DRIFTSORGANISASJONENE SIN VIRKSOMHET Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar orienteringene fra driftsorganisasjonene Aktive Studenters Forening, Bergen Realistforening og Studentersamfunnet i Bergen til orientering Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side ORIENTERING OM KONTROLLKOMITEEN SIN VIRKSOMHET Foreligger ikke 7. ØKONOMISK STATUS FOR KVARTERET Skriftlig orientering om økonomisk status er integrert i semesterrapporten til Kvarteret. Status vil også legges frem muntlig 2

3 3 Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar orientering om økonomisk status til orientering Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 8. SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar Kvarteret sin semesterrapport for vårsemesteret 2014 til orientering Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side HANDLINGSPLAN OG ANDRE RETNINGSLINJER Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar Kvarterstyret sin handlingsplan for høsten 2014 Kvarterstyrets innstilling: Vedtas 10. REVIDERT DRIFTSBUDSJETT 2014 Kvarterstyret sin innstilling til revidert driftsbudsjett 2014 ettersendes 11. REVIDERT INVESTERINGSBUDSJETT 2014 Kvarterstyret sin innstilling til revidert investeringsbudsjett 2014 ettersendes. 12. VEDTEKTSENDRINGER 12.1 ENDRINGSFORSLAG FRA KVARTERSTYRET Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å fjerne setningen Styret skal minimum bestå av gruppeleder og økonomiansvarlig fra 8-1 Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side ANDRE FORHÅNDSMELDTE SAKER 13.1 ETTERGODKJENNING AV LÅN TIL AKTIVE STUDENTERS FORENING Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å ettergodkjenne lån til Aktive Studenters forening pålydende kroner. Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side

4 REVIDERING AV ORGANISASJONSSTRUKTUR Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar kvarterstyret sin revidering av organisasjonsstruktur del 1 og del 3 til orientering. Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side og side VURDERING AV PRODUKSJONSANSVARLIG Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar vurdering av produksjonsansvarlig til orientering. Kvarterstyrets innstilling: Vedtas Side VALG Nye kandidater til verv kan foreslås som benkeforslag frem til kandidatpresentasjon. Alle medlemmer kan stille til valg til Kvarterstyret Alle medlemmer kan stille til valg til Kontrollkomiteen Alle medlemmer med minst 2 semesters erfaring fra styrer ved Kvarteret eller ved Kvarterets driftsorganisasjoner kan stille til valg til Valgkomiteen 14.1 VALG AV LEDER AV KVARTERSTYRET Det skal velges ny leder separat for et år. Valg gjennomføres etter vedtektene 3 valgreglement VALG TIL KVARTERSTYRET Det skal velges 4 nye medlemmer av Kvarterstyret. De tre med flest stemmer velges for ett år, den fjerde velges for et halvt år. Valg gjennomføres etter vedtektene 3 valgreglement VALG TIL KONTROLLKOMITEEN Det skal velges to nye medlemmer til Kontrollkomiteen. Begge velges for ett år. Valg gjennomføres etter vedtektene 3 valgreglement VALG TIL VALGKOMITEEN Det skal velges tre nye medlemmer til valgkomiteen. Samtlige velges for et halvt år. Valg gjennomføres etter vedtektene 3 valgreglement. Valgblekke ettersendes 4

5 5 Semesterrapport, Studentersamfunnet Det er avholdt 61 arrangementer dette semesteret, hvorav 38 på Kvarteret. Det store unntaket er frokostmøtene våre på studia, i tillegg har vi valgt å legge flere av jubileums-arrangementene våre utenfor Kvarteret på grunn av størrelsen på disse arrangementene. Vi har hatt ukentlige møter med komitéene Upop, Kultur og Debatt. Vi har også månedlige konserter med Samklangfunnet, som ser at trekker utvekslingsstudenter til huset. Vi er svært fornøyd med bookingen dette semesteret, og har hatt store navn på Kvarteret som Siv Jensen og Dag Solstad. I tillegg har vi hatt et NRK-samarbeid på Kvarteret, «200 år på 200 minutter». Dette var en eneste suksesshistorie, og vi fylte to rom på Kvarterer. Dessuten tror vi kringkastingen av møtet gir god PR for både oss og Kvarteret. Vi har vært hovedarrangør for ett Helhus, «Pary in the USSR», som er i tråd med Kvarterets satsing på helhetlige konsepter. Dette arrangementet sto Helhus-komitéen vår for, som har vokst til å bli en sterk komité de siste semestrene. I tillegg har vi bidratt med 5 lørdagsmøter, og vi er også medarrangør på 1814-helhus. Vi har i stor grad brukt Kvarteret til internarrangementer, noe vi har veldig goderfaring med. Vi merker at samarbeidet mer Kvarteret blir stadig bedre. Vi samarbeider mest med Kraftetaten, noe som stort sett går bra, men med noen mindre problemer fra begge parter. Vi har hatt noen utfordringer økonomisk, mye relatert til avviklingen av jubileet vårt. Vi er derfor nødt til å stramme inn budsjettet neste semester. Vi har gjort endringer i regnskapsmetoder, som vil gi et bedre bilde av lønnsomheten. Det inkluderer også at vi nå har startet med balanseregnskap. Vi ser muligheter for større inntekter fra kulturstøtte og Helhus. Vi består nå av om lag 110 aktive medlemmer. Vi ser at vi kan jobbe for å avlaste styret i større grad, og planlegger derfor mindre organisatoriske endringer. Semesterrapport Bergen Realistforening: Vedlagt 5

6 6 Semesterrapport for Aktive Studenters Forening våren 2014 Dette semesteret har vært et svært utfordrende for Aktive Studenters Forening (ASF). Besøkstallene har dessverre vært svært lave, og dette har vi også merket på inntekter og omsetning, men takket være nye rutiner innad i foreningens grupper og styret, så har ASF hatt et stabilt semester. Nesten hele styret ble igjen utskiftet, og det ble også opprettet et nytt styreverv. Dette vervet skulle ta seg av søknadsskriving og søke seg mot sponsorer som kunne passet foreningens virke. Selv om det nye styret har vært svært nytt, har det fungert godt. Det har vært en stor innsatsvilje for å gjøre det beste for foreningen og dens økonomi. Gjennom hele semesteret har vi hatt et jevnt antall medlemmer på rundt 50. Dette har vist seg å være for få, og det har dessverre krevd mer jobbing for de aktive medlemmene. Heldigvis har pampene stilt opp ved behov, og de har også hatt mange gode innspill til det nye styret. Det sosiale miljøet innad i foreningen er også svært godt, og oppmøtet på våre egne sosiale arrangementer er godt. Dessverre ser det ikke ut til at Kvarterets interne arrangementer har hatt noe særlig besøk fra ASF. Her er det noe å jobbe med. Økonomisk sett har det vært et krevende semester for foreningen. ASF fikk i desember 2013 et lån på ,- fra SKIBAS for å betale alt utestående. Dette lånet førte også til at foreningen implementerte flere organisatoriske endringer for å forhindre at en slik situasjon skulle skje igjen. Blant annet har økonomivervet blitt tredelt, med en økonomiansvarlig, en bilagsfører og en sponsorog søknadsansvarlig. Dette har lettet på arbeidsmengden til gruppen, og ført til at foreningen i mye større grad har kontroll og oversikt over den økonomiske situasjonen fra dag til dag. Den økonomiske driften har blitt ført i henhold til vår nye økonomiske handlingsplan som har ført til et sterkt fokus på en bærekraftig økonomi for foreningen. Det er denne handlingsplanen som ligger til grunnlag for vår nye langtidsplan for Aktive Studenters Forening Vi har også vært så heldige at vi har fått ,- i støtte fra Kulturstyret og ,- fra Kulturrådet. Dette er penger som kommer svært godt med for driften vår. Barinntektene har dessverre vært lavere enn forrige semester, noe som kan skyldes at bookingene vi har hatt ikke har et publikum som drikker mye øl. Heldigvis har vi spedd på ved å stille bemanning på andre arrangementer mot barinntektene. Dette er et tiltak som vi er svært fornøyde med. Bookingmessig har vi hatt et semester som har vært preget av forsiktighet. Blant artister vi har hatt er Yoguttene, Hanne Kolstø, Arif, Warped Riders, Bow To Each Other, Alexander von Mehren, og Disaster in The Universe. Vi har nærmest utelukkende booket norske band, og vi er stolte over kvaliteten på hva vi har tilbudt. Sjangervariasjonen har vært stor, med alt fra skapunk til frijazz. Dessverre klarte vi ikke å fortsette Lyden av Norden dette semesteret, men dette satser vi på igjen til høsten. Vi hadde også for første gang et loppemarked som så gikk over til en konsert med Johannes Holtmon. Erfaringene fra dette arrangementet er svært gode, og med mer planlegging kan dette bli noe ASF ønsker å gjenta. Helhus er også noe vi har ønsket å satse på, men innenfor våre egne rammer. Vi har et godt samarbeid og en god dialog med Studentersamfunnet om deres arrangementer på våre Helhus, og vi er svært fornøyde med hva de har klart å gjøre. Dessverre ble det for knapp tid til at vi kunne hjelpe dem med booking, men det samarbeidet er noe vi ser for oss at vi kan få til iløpet av høsten. Den nye 6

7 7 Helhus-avtalen er også tredt i kraft, noe som gjør at vi står friere til hvor mye vi vil investere i hvert Helhus. Det er fortsatt mye å gjøre for å forbedre Helhus som et konsept, men dette er noe vi, de andre DORGene og Kvarteret jobber med fortløpende. Dette bringer oss til forholdet mellom ASF og de andre DORGene. Kommunikasjonen mellom oss har blitt svært mye bedre etter satsningen på Helhus fra alle parter. ASF har dessverre vært nødt til å ha fokuset innover i organisasjonen dette semesteret, så noe større samarbeid har ikke skjedd med hverken RF, Immaturus, eller Bergen Filmklubb. Samarbeidet med Samfunnet har begrenset seg til våre egne Helhus, men vi ønsker gjerne å samarbeide med de andre DORGene om interessante prosjekter i fremtiden. Forholdet mellom ASF og Kvarteret preges fortsatt av en del dårlig kommunikasjon fra begge parter i enkelte deler av samarbeidet. Dette kan kanskje skyldes noe manglende kontinuitet og kunnskapsoverføring hos Kvarteret og ASF. Heldigvis har de fleste situasjoner løst seg ved dialog, og ingen har satt seg på bakbeina. For å oppsummere så har Aktive Studenters Forening hatt et semester med mange store utfordringer, men gjennom hardt arbeid og nye rutiner har man kommet seg i mål for semesteret. Vi setter også stor pris på den innsatsen spesielt administrativ leder, daglig leder, og økonomiansvarlige ved Det Akademiske Kvarter har gjort for ASF, og takker dem for gode råd og veiledning gjennom et svært vanskelig semester for foreningen. Uten dem ville vi hatt det betydelig vanskeligere. Vi gleder oss til et nytt semester med en ny giv i ASF og et fortsatt godt samarbeid med våre samarbeidspartnere. Mads L. Thomassen Leder, Aktive Studenters Forening 7

8 8 Semesterrapport vår 2014 Denne semesterrapporten tar utgangspunkt i handlingsplanen for Det Akademiske Kvarter vår Rapporten skal gi god og konsis informasjon om hva organisasjonen sin måloppnåelse og generelle aktivitet i inneværende semester. Rapporten vil også bli knyttet opp mot styret sitt overordnede arbeid dette semesteret slik at generalforsamlingen får en god oversikt over styret sitt arbeid. Økonomi, sponsor og investeringer Kvarteret sin økonomiske situasjon ansees som god, og vi opplever fortsatt en positive utvikling i salgs- og besøktall. Fjorårets resultat er foreløpig beregnet til å være kroner i overskudd før skatt (ORFS). Årsregnskapet for 2014 er i skrivende stund ikke ferdigstilt, men tilbakemelding fra revisor tilsier at det trolig ikke blir nødvendig å foreta endringer. Et slikt overskudd er selvsagt svært positivt, og det gjør i stand til å bygge opp en solid kontantbeholdning for fremtidige innkjøp. Ved forrige generalforsamling ble det vedtatt en langsiktig strategi for investeringer. Hovedmomentene i denne strategien var at man ikke skal bruke mer enn kroner hvert år I investeringer, og at hovedfokuset skal ligge på utskiftning av teknisk utstyr. Investeringer over kroner er ikke utelukket, men det må være av presserende art og/eller være nødvendig for å ivareta de frivillige sin sikkerhet og trivsel. I revidert investeringsbudsjett fremmer Kvarterstyret forslag om 2 nye investeringer som gjør at man overskrider rammen med kroner, men ellers er denne strategien blitt fulgt. De fleste investeringer som ble godkjent på generalforsamlingen høst 2013 har blitt foretatt, med noen få unntak. Mygger har enda ikke blitt kjøpt inn, men disse skal anskaffes i mai. Lysutstyr er også underveis, men kjøpet er ikke blitt fullført enda. Så langt i år har Kvarteret hatt gode salgsinntekter, og foreløpig resultat ligger på kroner i overskudd (samlet resultat for januar og februar). Økonomiansvarlige i arbeidsgruppene fortjener skryt for å ha hatt svært god budsjettdisiplin samt at de har hatt meget gode rutiner på fakturahåndtering. I fjor brukte vi ca kroner på forsinkelsesgebyr, og så langt i år har dette beløpet sunket dramatisk. Salgsinntektene som foreligger i nåværende øyeblikk er på kroner, kroner over budsjett. Kvarterstyret fikk på forrige generalforsamling mandat til å plassere Kvarteret sin kontantbeholdning i lavrisiko-fond for å øke avkastningen på denne. Ny økonomiansvarlig har gjort et omfattende arbeid for å finne et egnet fond, og styret valgte å stille seg bak plassering i Skagen AS sitt SKAGEN Avkastning -fond. Fondet har en lav risikoprofil (nivå 2 av 7) og en forventet avkastning på 4,7%. SKiBAS har vedtatt å plassere kontantbeholdningen vår i dette fondet. 8

9 9 Jubileumskomiteen har nå 4 medlemmer som jobber med å planlegge 20-årsjubileet. Det planlegges foreløpig å markere jubileet med blant annet en festival i slutten av februar. Når det gjelder de økonomiske rammene rundt alle former for markering tas det utgangspunkt i at summen av aktiviteter skal være selvfinansierende. Dersom vi f.eks. gjennomfører en slags festival vil inntekter fra denne gå med til å dekke de samlede utgiftene. Arbeid med jubileet har altså ikke fått en egen post i budsjettet, det skal i stedet lages et eget budjsett for samtlige utgifter knyttet til dette arbeidet, og målet er at det minst skal gå i null. Lån til ASF behandles som egen sak på generalforsamlingen. Kurs for økonomiansvarlige og oppfølgingsmøte: Det har blitt arranger et møte mellom økonomiansvarlig i kvarterstyret og økonomiansvarlig i arbeidsgruppene, men dette arbeidet har blitt noe amputert fordi tidligere økonomiansvarlig trakk seg i slutten av januar. Sponsoravtaler: Arbeidet med sponsoravtaler har blitt nedprioritert til fordel for arbeid med kapitalforvaltning. Jubileumskomiteen: Leder av denne komiteen er funnet, og arbeidet er i gang. GJESTEHÅNDTERING, BAR-OG RESTAURANTDRIFT Dette semesteret har vi a pnet Halvtimen som nytt skjenkepunkt. Det skulle være et skjenkepunkt som skulle kunne dekke behov som vi ikke dekket fra før, og ikke være for likt noen av de allerede eksisterende skjenkepunktene hva gjaldt profil. Det skulle være et tilbud til modne studenter, med studentvennlige priser. Dette er noe man har jobbet mye med det siste a ret, og som vi fikk se resultatane av ved a pningen i slutten av januar. I tillegg jobbes det med en arealplan for Grøndahls. Romvesenet og Pubstyret arbeider for a finne ut hva som kan gjøres med lokalet for a gi det en tydligere og mer helhetlig profil. Halvtimen a pnet som fast skjenkepunkt i januar 2014, og skal være a pen pa fredager og lørdager gjennom hele semesteret. Det a bytte til 20a rsgrense i helgene har brakt med seg noen praktiske utfordringer, blant annet at a pningstiden har kræsjet med andre arrangement i etasjen med 18. a rsgrense. Dette er ting som kommer pa plass med erfaring, og overgangene og rutiner rundt a pning av Halvtimen etter andre arrangement har stadig blitt bedre og mer effektiv. Halvtimengruppa besta r av en leder som har ansvar for de tre barlagene, og arbeider tett med resten av skjenkestyret. Det er tre barlag som rullerer pa arbeidshelgene, og besta r av 3-4 personer som etterhvert vil være godt vant til a jobbe sammen, og fa en god rytme. De holder sine egne understyremøter, og har sine egne kurs som rettes spesielt mot drinkmiksing og effektivitet bak baren. Besøkstallene har variert fra rolige kvelder med lite salg, til stappfulle kvelder der køen til baren har ga tt gjennom hele lokalet. Gjennomsnittlig har salget ligget pa ca kroner pr kveld, noe som vil føre til at investeringen som ble gjort i Halvtimen vil ha kunne tilbakebetalt seg pa i overkant av et a r. Gjesteha ndteringen er ogsa noe vi har fokusert mye pa dette semesteret. Det ble derfor 9

10 10 arrangert to gjesteha ndteringskurs ca. midtveis i semesteret i regi av BRAK som var obligatorisk for vaktetaten, skjenkegruppen og driftslederne, men ogsa tilgjengelig for alle arbeidsgrupper og driftsorganisasjoner. Ma let er at kunden skal bli møtt pa en god og profesjonell ma te, helst med et smil, uansett hvem pa huset man henvender seg til. Vurdering Halvtimen som fast skjenkepunkt: Vi har jobbet med et generelt rutineskjema for a pning av 3.etasje som skjenkested med 20. a rs aldersgrense. Vi har jobbet med utvikling av menyer, IK-skjema og satt egnede a pningstider. Tapastorsdag og øvrig matutvalg skal gjennomgå en stadig fornying: Kjøkkenet jobber stadig med a utvikle menyen, og tre nye retter har kommet inn i utvalget. Blant annet har Falaffelburgeren vært et nytt, populært valg, som har solgt bra. Tapasmenyen endres med jevne mellomrom. Utvikling av konsepter:dette semesteret har brettspillonsdag utviklet seg til a gjelde mandager ogsa, sa na kan man sette seg ned og spille spill ba de mandager og onsdager. Gjestehåndtering: Det ble arrangert to gjesteha ndteringskurs i regi av BRAK ganske tidlig i semesteret. Dette kurset var tilgjengelig for alle Arger og Dorger, og obligatorisk for gruppene som har spesielt mye kontakt med gjester; vaktetaten, skjenkegruppen og driftsledere. Rekruttering og medlemspleie Det begynte nye medlemmer gjennom hele semesteret, men ettersom en del medlemmer også sluttet etter forrige semester, har medlemstallet holdt seg nokså jevnt i alle gruppene. Etter rekrutteringen i vår ser vi at gruppene som deltar på stands er de som får flest nye medlemmer. Kokkene har nå blitt så mange at de måtte sette inntaksstopp. Kraftetaten har slitt med medlemstallet, men har nådd det antallet nye medlemmer de har kapasitet til å lære opp på ett semester. De har måttet sette en inntaksgrense fordi mange utlærte kraftere har pensjonert seg, og de derfor ikke har nok medlemmer med nok kunnskap til å lære opp store grupper med nye. De har nå laget en egen rekrutteringsstrategi som de skal følge de neste semestrene, for å kunne øke medlemstallet jevnt med mulighetene for opplæring. Omtrentlig medlemsantall i gruppene er følgende: Vaktetaten: 50 Kraftetaten: 30 Skjenkegruppen: 80 Rettsvesenet: 19 KITT: 5 Romvesenet: 7 Personalgruppen: 14 10

11 11 PR-etaten: 40 I forbindelse med utviklingen av ny personaldatabase har vi jobbet med en statistikkfunksjon hvor det kan hentes ut informasjon om antall medlemmer som har begynt og sluttet hver måned. Muligheten for dette er lagt inn i databasen, men grunnet mye nødvendig arbeid på databasen er dette et arbeid som vil måtte videreføres neste semester. Det har blitt avholdt gjestehåndteringskurs for vakter, skjenkere og kvarter med godt oppmøte. Dette satte fokus på Kvarteret som helhetlig organisasjon og samarbeid mellom de ulike arbeidsgruppene og driftsorganisasjonene. I tillegg ble det avholdt AVkurs i mars, med rundt 70 deltakere ettersom dette ikke var blitt avholdt forrige semester. Én samarbeidsavtale med bedrifter i nærområdet er inngått, men grunnet lav respons fra potensielle organisasjoner må det jobbes videre for å finne et variert utvalg samarbeidspartnere også neste semester. Vi har utviklet en generell vitebok med informasjon om Kvarteret, som skal trykkes opp før høstsemesteret og deles ut til nye medlemmer høsten Denne inneholder nyttig informasjon om Kvarterets historie og struktur, arger og dorger, samt innføring i alkoholloven og gjennomgang av interngodene. Viteboken skal bli ferdigstilt i løpet av mai. Det har blitt arrangert internfester, vaffel og brettspillkvelder, filmkvelder og de fleste arbeidsgruppene har avholdt hyttetur for sine medlemmer, samt blitt avholdt GLEM hver tredje uke for å styrke kommunikasjonen mellom arbeidsgruppene. Rekruttering og bruk av rekrutteringsstrategi: Nåværende rekrutteringsstrategi har blitt tatt i bruk ved rekrutteringen som har foregått dette semesteret, selv om det ikkje har vært rekruttering i like utstrakt grad som ved høstsemesteret. Personaldatabsen og stastikk: Den nye personaldatabasen er ikke blitt ferdigstilt enda. Samarbeidsavtaler: det har blitt inngått en avtale med Godt Brød. Vitebok: Ferdigstilles i løpet av semesteret. Kultur og arrangører Gjennom vårsemesteret har det i blitt satt mye fokus på å ferdigstille det nye rombookingssystemet så dette kan bli tatt i bruk ved neste rombookingsperiode nå i mai. Tidligere eksternansvarlig har arrangert møter der husets arbeidsgrupper og dorgene møttes og kom med tilbakemelding på systemets brukervennlighet. Behovet for et mer oversiktlig og avansert rombookingssystem har økt i takt med Kvarterets stadig større økning av arrangementer i ukedagene. Ideen med det nye systemet er at det skal kunne samle alle trådene som skal til for å booke et rom i et og samme system. På denne måten skal både arrangører og Kvarteret få rask tilgang på den informasjonen som de 11

12 12 har behov for. Dette skal føre til raskere informasjonsflyt og dermed glattere gjennomføringer av arrangementer. Det nye systemet skal være enkelt både for våre faste dorger og eksterne arrangører. Det er i hovedsak i ukedagene at Kvarteret opplever å nærme seg et metningspunkt når det gjelder arrangementer, mens det har vært videre mye ubrukt potensiale ved lørdagene. Målet er dermed at det skal arrangeres minst et åpent arrangement på huset hver lørdag. Her skal det nye rombookingssystemet funger slik at det blir mindre rombookingsarbeid på vervet som eksternansvarlig og at man i større grad kan fokusere på innhenting av eksterne arrangører og studentorganisasjoner til å fylle opp lørdagene. Dette semesteret hadde nesten alle lørdagene åpne arrangement ekskludert Stjernegulv og det ble innhentet og informere eksterne aktører og studentorganisasjoner om Kvarteret som kulturhus og mulighetene for dem her som arrangører. Dette kunne likevel ha bli gjort i større grad og er videre noe som det skal være rom for å fokusere på i enda større grad til neste semester. Det har vært et fokus på å invitere og knytte flere kontakter med læresteder tilknyttet SIB med relevante studentorganer. Målet er å skape et tettere samarbeid og videre introdusere og oppfordre til bruk av Kvarteret. Et ypperlig forum for dette var NHH sitt eksternstyretreff i mars. Leder og eksternansvarlig deltok på eksternstyretreff der de møtte med ledere fra Bergens studentorganisasjoner og diskuterte mulighetene for videre samarbeid. De ulike organisasjonene var enige om at mer kommunikasjon var nødvendig for å jobbe mot en rikere og større studentkultur. Et konkret middel for å oppnå dette var å invitere alle styrelederne for studentorganisasjoner i Bergen til et eksternstyretreff i året. Velferdstinget la frem at dette allerede var en plan fra deres side å arrangere et årlig eksternstyretreff fra neste semester, noe Kvarteret gjerne vil være med på å legge til rette for. Bortsett fra eksternstyretreffet på NHH så har det konkret dette semesteret blitt sendt ut et invitasjonsskriv til de ulike studentorganisasjonene og lærestedene i Bergen om at de er velkommen på Kvarteret og at vi håper at de ser muligheter til å arrangere på huset til neste semester. Det har videre også vært viktig å opprettholde god kontakt med Kvarterets driftsorganisasjoner og det har dermed blitt avholdt dorgemøter annenhver uke og produksjonsmøter hver uke. Dorgemøtene skal være et forum for kommunikasjon mellom Kvarteret og Dorgene for å opprettholde den gode kontakten og samarbeidet. Det ble også avholdt Dorgsem for at Kvast og dorgestyrene alle kunne møtes og diskutere Helhus og Kvarterets nye visjon. Det har i løpet av semesteret blitt avholdt flere møter med representanter fra Kvarteret og Dorgene for å ta opp tema rundt Helhus. Det har vært varierende hvor mye man har fått ut av disse møtene, men helhetlig virker det som om det er lurt å ha et eget forum for å diskutere Helhus sammen. Helhus fremstår som et viktig satsingsområde både for Dorgene og Kvarteret. Selv om en har merket en forbedring i samarbeid mellom arrangørar på Helhus, er det framleis mye ansvar som faller på hovedarrangørs rolle. Til tider kan det verka som arbeidet rundt det hele kan bli litt mye for dei enkelte organisasjonane. Våren igjennom har en sett på gode måter å videreutvikle våre faste konsepter, både med tanke på promotering og innhold. Det har også blitt arbeidet med å starte opp nye konsepter, men dette har vist seg litt vanskelig i denne omgangen, mykje grunna at dei eksterne personene som har vist interesse for å starte opp konseptene, ikke har kunne 12

13 13 fulgt det opp. Dei eksisterande konsepta har likevel blitt videreutvikla, ved at ein blant annet har utvidet Brettspillonsdag til å også være Brettspillmandag, flere premier på quizzene, mer fokus på sjanger i booking av Stjernegulv-DJ, større fornying i sortimentet på Mikromandag m.m. Treff med SiB-læresteder: Ikke arrangert, tas gjennom eksisterende forum. Har informert via andre kanaler om vårt tilbud. Evaluering av prod.ansvarlig: Egen sak på generalforsamling. Flere arrangement i helgene: Nesten samtlige lørdager har hatt åpne arrangement ekskludert stjernegulv. Helhuskomitee: Har avholdt flere møter. Promotering og identitet Promotering er noe som jobbes med kontinuerlig, og dette har bedret seg mye. Sosiale medier har blitt brukt mer og vi har mange nye følgere. Vi har dette semesteret fått nytt design på FB som har gjort at aktiviteten har økt betraktelig. Det er et godt stykke igjen til vi er der vi ønsker å være når det kommer til promotering, men med nye kanaler og oppdateringer av de kanalene vi har og bruker i dag så vil dette hjelpe oss godt på vei. Felles promotering har blitt bedre. Vi har dette semesteret fått ut Kvarterets første programhefte som ble en suksess, og er noe vi kommer til å fortsette med. Felles promotering er noe som jobbes med kontinuerlig og vil også fortsette fremover. Identiteten og visuell profil til de forskjellige skjenkepunktene og de faste konseptene jobbes med og er nesten ferdig. Det å promotere hver enkelt skjenkepunkt og Kvarteret som helhet er noe som skal bli bedre. Det grafiske arbeidet nærmer seg slutten da vi mangler logo til Grøndahls. Utviklingen av app er i planleggingsstadiet. Grunnet sammenslåingen av webgruppen og E-tjenesten, har arbeidet tatt litt tid før det har kommet i gang. Promotering faste skjenkepunkt : Kommet i gang, mest fokus på mat dette semesteret. Styrking av promotering på Helhus: Har blitt bedre, men et stykke igjen for å komme dit vi ønsker å være. Slipphelhuset ble ikke noe av dette semesteret, men skal prøve å gjennomføres på høstsemesteret. 13

14 14 Fellespromotering: Fått semesterhefte, flere bannerfester, blitt flinkere på sosiale medier, felles annonser. Men man kan alltid bli bedre. Styrke tilstedeværelse på sosiale medier: Her har vi blitt flinkere, vi har fått nytt design på FB som har økt aktiviteten. Vi har fått blant annet meny og program lett tilgjengelig på FB. Ledelse og organisasjon Prosessen rundt generalforsamlingen har vært noe rotate dette semesteret med tanke på at datoen måtte utsettes en uke for å få tid til en skikkelig høringsrunde. Ellers har prosessen vært grei, opmmøtet på talerøret var greit og det er mange som har involvert seg i budsjetprosessen. Dette semesteret har styret jobbet med gjenoppbygging av Villaen. Dette har vært et omfattende stykke arbeid, og vi har jobbet mye for å få innspill fra alle relevante parter. Etter å ha arranger allmøte for de frivillige samt koordingeringsmøter med driftsorganisasjonene og representanter for brukerne av Nygårdsgaten 1b ble det sendt inn innspill til eiendomsavdelingen ved UiB (EiA) som beskrev våre behov til Villaen. De lagde så et estimat på hvor stor plass hver organisasjon trengte, et estimat som brukerorganisasjonene i felleskap redigerte for å få til den etasjefordelingen vi ønsket. Neste steg i prosessen er at EiA vil lage skisser for bygget basert på våre tilbakemeldinger, og når disse er ferdig vil samtlige brukerorganisasjoner få muligheten til å komme med tilbakemeldinger på disse. For Kvarteret sin del er det tiltenkt at vi får en etasje i den nye villaen, der samtlige arbeidsgruppestyret samt kvarterstyret får arbeidsplass. Det jobbes også for å få utvidet kjøkkenet med 15 kvm., og i 1.etasje vil det bli et forsamlingslokale for alle brukerne av den nye Villaen. Når det gjelder kompetanseheving blant de frivillige er det blitt arrangert seminar for medlemmer av arbeidsgruppestyrene. Dette for å gi en innsikt i hvordan man utfører styrearbeid, Kvarteret sine overordnede mål for semesteret, økonomisk kræsjkurs og andre relevante momenter. Det har også blitt arranger gjestehåndteringskurs for vaktetaten og skjenkegruppen. Det ble søkt om mer kursmidler enn det personalgruppen disponerte dette semesteret, og vi har derfor økt denne potten slik at arbeidsgruppene kan avholde flere kurs. Det er også en egen kompetansekomite som jobber med å heve den generelle kompetansenivået blant de frivillige. I begynnelsen av semesteret ble det arrangert kickstart-seminar, et arrangement som skal gi nye og gamle frivillige en grunnleggende innføring i Kvarteret som organisasjon, våre langsiktige mål og informere om frivillig arbeid generelt. I løpet av vårsemesteret har det blitt jobbet med en visjon for Kvarteret. Navnet på denne er Nye bølger, og målet med visjonen er å klargjøre en av Kvarteret sine roller i kulturlivet i Bergen. Denne visjonen spiller på Kvarteret sin rolle som springbrett for amatørkulturen, og det er tiltenkt å samle arrangement som passer inn i denne 14

15 15 kategorien under en samlet Nye bølger -fane. Visjonen skal kunne brukes i promotering av aktiviteten på huset, og på sikt jobbes det for å opprette et eget stipend i samarbeid med næringslivet som kan deles ut til talentfulle uetablerte aktører. Revidering av organisasjonsstruktur presenteres som egen sak på generalforsamlingen. Kompetanseheving: Gjennomført, inkludert spesifikt punkt i handlingsplan om styreseminar. Rammer for drift: Tas som del av revidering av organisasjonsstruktur. Vurdering av struktur: Gjennomført. Lån til ASF I desember 2013 vedtok SKiBAS å lane Aktive Studenters Forening kroner. I samråd med kontrolkomiteen vurderte man det slik at lånet kunne utstedes uten å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Dette var under forutsetning om at saken skulle legges frem som vedtakssak på kommende ordinære generalforsamling, der generalforsamlingen må ta stilling til om man ønsker å ettergodkjenne lånet. ASF hadde i november totalt kroner i ubetalte fakturaer, og kontantbeholdningen var tom. De alternativene ASF hadde på dette tidspunktet vår å låne penger eller å gå konkurs. Det Akademiske Kvarter var i den heldige posisjonen at vi har en solid egenkapital, og vi hadde dermed råd til å gi dem dette lånet. For å gi ASF en buffer slik at de opparbeide seg en solid kontantbeholdning kom vi frem til at et lån på kroner ville være nok. Det ble gitt en rekke forutsetninger for lånet. ASF har i samarbeid med Kvarterstyret utviklet organisasjonelle endringer, vedtektsendringer og økonomisk handlingsplan slik at de har et godt grunnlag for videre drift. Disse endringene ble vedtatt på deres generalforsamling. I tillegg skal ASF vedta en langsiktig strategi innen utgangen av Vi vil samarbeide tett med ASF videre - da særlig på den økonomiske fronten. Det har blitt arrangert møter der vår økonomiansvarlig blir oppdatert fortløpende om relevante forhold. Grunnen til at man valgte å ikke kalle inn til ekstraordinær generalforsamling når denne saken kom opp var behovet for diskresjon. Som konsertarrangør er ASF avhengig av at det ikke dannes en oppfatning av at de ikke kan dekke egne utgifter. ASF måtte få betalt fakturaene sine så raskt som mulig, og å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling ville gjort dette vanskelig. I tillegg ønsket vi å utarbeide en plan for hvordan man skulle unngå en liknende situasjon igjen, og å utarbeide nødvendige organisatoriske endringer i ASF i samarbeid med dem. Å kjøre en slik prosess samtidig som en ekstraordinær generalforsamling ville vært for tidkrevende og kunne slått svært uheldig ut for ASF. 15

16 16 Det er blitt inngått en nedbetalingsavtale med ASF der de betaler halvparten av kulturstøtten hver måned. I snitt er dette beløpet beregnet til å være 7500 hver måned. Lånet skal være nedbetalt innen 5 år, og eventuell negative differanse fra planlagt nedbetaling skal dekkes av ASF. Lånet er rentefritt, men KPI-justeres ved inngangen til nytt kalenderår. ASF står også fritt til å når som helst foreta større nedbetalinger på lånesummen. I følge våre egne vedtekter skal lån godkjennes av generalforsamlingen. Kvarterstyret annerkjenner at denne situasjonen ideelt sett burde blitt en sak for generalforsamlingen før et eventuelt lån ble godkjent, men omstendighetene tatt i betraktning mente vi dette var den beste løsningen. ASF er en av Kvarteret sine viktigste samarbeidspartnere, og det er i alles interesse at dette problemet ble løst på mest mulig smidig måte. Vi vil på det sterkeste anbefale generalforsamlingen å ettergodkjenne dette lånet. VEDTAKSFORSLAG Generalforsamlingen ettergodkjenner lån til Aktive Studenters Forening på kroner under gjeldende forutsetninger for lånet Vedlegg: - Låneavtale - Nedbetalingsplan - Økonomisk handlingsplan -Vedtektsendringer (Tekst med gul markering er vedtatte vedtektsendringer) Revidering av organisasjonsstruktur INNLEDNING Formålet med revideringen av organisasjonsstrukturen til Det Akademiske Kvarter har primært vært å vurdere hvilke behov DAK har som organisasjon og hvorvidt eksisterende arbeidsgrupper dekker disse behovene. Dette innebærer en vurdering av arbeidsgruppenes ansvarsmengde, struktur, retningslinjer og stillingsinstrukser, og hvorvidt disse momentene er optimalt utformet for å håndtere de oppgaver som organisasjonen trenger utført av dem. I tillegg til overnevnte moment har vi også vurdert hvorvidt Kvarterets egne vedtekter legger gode, klare rammer for arbeidsgruppenes virksomhet og om de er tilpasset Kvarterets nåværende behov. Siden Kvarterets vedtekter nylig gikk igjennom en total revidering har vi utelukkende fokusert på vedtektene som omhandler arbeidsgrupper ved DAK. Selve revideringen er delt opp i tre deler. I den første delen vurderer hver arbeidsgruppe isolert sett, og hva Kvarterstyret mener bør endres i de respektive gruppene. Her er det viktig å merke at Kvarterstyret ikke vil fremme vedtaksforslag til generalforsamlingen om å gjøre endringer i arbeidsgruppene, dette er Kvarterstyrets vurdering. Vi ønsker simpelthen å orientere generalforsamlingen om vår vurdering, og komme med anbefalinger som arbeidsgruppene selv kan velge om de vil ta stilling til eller ikke. 16

17 17 Den andre delen omhandler vedtekene til Det Akademiske Kvarter, spesifikt 8. Her vil Kvarterstyret foreslå en vedtektsendring som vi mener vil legge bedre rammer for arbeidsgruppenes daglige drift. Vårt mål har vært å imøtekomme DAK sine overordnede behov samtidig som at vi optimaliserer rammeverket til hver enkelt arbeidsgruppe. Den tredje delen omhandler arbeidsgruppenes retningslinjer. Vi har vurdert retningslinjene til samtlige grupper. Fremfor å ramse opp forbedringsområder i samtlige retningslinjer har vi kommet frem til en rekke elementer som Kvarterstyret mener må være med i alle arbeidsgruppene sine retningslinjer. Del 1: Samtaler med arbeidsgruppene PR-etaten Ansvarsområder Promotering, foto/video, tekster og presseskriv, grafisk arbeid, sosiale medier, markedsundersøkelser, rekruttering. Vurdering Etter samtale med leder og nestleder kom det frem at PR-etaten trenger bedre rutiner for utføring av arbeidsoppgaver. PR-etaten sitt samlede arbeid har definitivt hatt en økning i kvalitet i foregående år, men utførelsen av oppgavene trenger å bli langt mer strukturert og rutinepreget. I presseavdelingen ansees mye av problemet å være at den individuelle arbeidsmengden er liten, noe som kan føre til at man ikke blir engasjert i arbeidet. I tillegg gjør mange av medlemmene sine oppgaver alene, og dermed mister man noe av det sosiale elementet. Det foreslås derfor at man øker den individuelle arbeidsmengden noe ved å øke antall artikler og pressemeldinger som skrives, og/eller at antall medlemmer reduseres. For å ivareta det sosiale elementet, som er sentralt i frivillig arbeid, anbefales det at det arrangeres møter med jevne mellomrom der hele presseavdelingen samles og skriver tekster. I grafisk ansees arbeidsmengden å være passende, men også her bør man ivareta det sosiale elementet gjennom felles arbeidsøkter. For foto/video sin del ligger det største forbedringspotensialet i rutiner for publisering av bilder. Det tas mange bilder på huset, men de blir ofte publisert sent. I tillegg bør bilder fra aktivitet på huset være mer tilgjengelig på nettsidene våre og på sosiale medier. Romvesenet Ansvarsområder 17

18 18 Mindre vedlikeholdsarbeid, prosjektering, arealplanlegging. Vurdering Romvesenet forholder seg i dag ikke til eksisterende struktur, altså den gamle oppdelingenmed de tre undergruppene Hammerlauget, Prosjekteringskomiteen og Gallerikomiteen. Gruppen er preget av frivillige som ikke ønsker faste arbeidsoppgaver, og har til nå fungert bra som en rent prosjektbasert gruppe. Det vil være utfordrende og lite hensiktsmessig å gi Romvesenet rutinepregede oppgaver. Kvarteret sine behov innenfor de ansvarsområder som faller inn under denne gruppen tilsier at den, sammen med medlemmer av Kvarterstyret, bør identifisere forberdingsområder i bygningsmassen og utføre diverse forefallende arbeid. Gallerikomite utgår, da det ikke er lagt opp til utstillinger og gallerivirksomhet på Kvarteret i skrivende stund. Retningslinjene til gruppen bør legge opp til fleksibilitet. Siden gruppen er prosjektbasert bør det være flat struktur, men det må være en kontaktperson. Kontaktpersonen skal fungere som bindeledd mellom representant i Kvast og resten av gruppen, og ha oversikt over hva de holder på med. Videre bør ikke retningslinjene si så mye om hvordan gruppen skal arbeide, men ansvarsområdenes art legger opp til at det bør stilles krav til de som ønsker å bli medlem. Dette fordi arbeidet til Romvesenet krever god kjennskap til huset. Det anbefales at Romvesenet legges under økonomiansvarlig i Kvarterstyret. Dette fordi de jobber mye med prosjektering og innhenting av anbud, noe som blir en naturlig støttefunksjon for økonomiansvarlig i arbeid med budsjett og investeringsbudsjett. Rettsvesenet Ansvarsområder Juridisk assistanse, lobbyvirksomhet. Vurdering Rettsvesenet utfører sine oppgaver på en meget god måte og Kvarterstyret ser ikke noe umiddelbart forbedringspotensiale. Skjenkegruppen Ansvarsområder Bemanning og drift av faste skjenkepunkter, vareutvalg, kjøkkenvirksomhet. Vurdering Skjenkegruppen har svært mange frivillige og en stor ansvarsmengde. Siden hvert av de 3 skjenkepunktene og kjøkkenet har såpass mange frivillige ansees det som fornuftig at gruppen er delt opp i undergrupper basert på skjenkepunkt (og kjøkken). Den største 18

19 19 utfordringen til skjenkegruppen er for øyeblikket et høyt aktivitetsnivå som gjør at behovet for frivillige har økt. Det må være flere på jobb per skift, noe man for øyeblikket ikke har bemanning til. Denne problematikken gjelder i hovedsak for Stjernesalen. Her har skjenkegruppen selv kommet frem til en løsning der man har en person som tar overlappingsskift slik at man har bedre bemanning på travle tidspunkt. På lang sikt må man intensivere rekruttering slik at bemanningen blir bedre. Skjenkegruppen har i dag separate personalansvarlige for hvert skjenkepunkt. I dialog med skjenkegruppen har man kommet frem til at dette kan være problematisk da de forskjellige skjenkepunktene konkurrerer om frivillige som kan jobbe i mer enn et skjenkepunkt. Det anbefales at man i stedet har flere personalansvarlige som har ansvar for skiftlistene til samtlige skjenkepunkt. I stedet kan hver pers.ans. f.eks få ansvar for enkeltdager hver uke. Det samme gjelder til en viss grad sosialansvarlig, men her må Skjenkegruppen selv vurdere om man ønsker sterk gruppeidentitet eller om fokuset skal ligge på skjenkegruppen som helhet. Til slutt har skjenkegruppen storstyremøter for å vedta viktige saker. Det er for øyeblikket 14 personer med stemmerett, der man har et styre for hvert skjenkepunkt samt ev hovedstyre som har overordnet ansvar for skjenkegruppen. Slik det er lagt opp nå vil undergruppestyrene votere over saker som kun angår deres skjenkepunkt, mens det i storstyremøter voteres over saker som angår hele arbeidsgruppen. Votering over viktige saker bør i hovedsak være hovedstyret sitt ansvar, mens undergruppestyrene sitt fokus bør ligge på deres respektive undergrupper. Storstyremøter bør fortsatt eksisterere, men ikke som et vedtaksforum. Her bør fokuset ligge på dialog og koordinering. Hva gjelder kjøkkenet er deres største utfordring plassmangel. Det er desverre lite å gjøre med dette umiddelbart. Kraftetaten Ansvarsområder Lyd og lys på arrangement, vedlikehold av utstyrspark, behovsvurdering av utstyrspark. Vurdering Kraftetaten har en stor individuell arbeidsmengde, med lange skift. Videre har denne gruppen i varierende grad hatt bemanningsproblemer, noe som kan ha flere forklaringer. Lange skift og lang opplæringstid er utvilsomt mye av grunnen. Når det gjelder lengden på skift er det Kvarterstyret sinn oppfatning at man kan gjøre enkelte grep for å bedre denne situasjonen, men disse tiltakene innebærer stort sett innkjøp av utstyr. Noe utstyr kan kjøpes inn med det formål å lette på arbeidsmengden, noe vi akkurat har gjort i form av innkjøp av lift. Den andre typen innkjøp er utskiftning av eksisterende utstyrspark, noe som også vil redusere arbeidsmengde da kraftetaten bruker mye tid på reparasjon og vedlikehold av den eksisterende ustyrsparken, som er svært gammel. Selv om en viss mengde reperasjon er hensiktsmessig da det gir kunnskap om vedlikehold av utstyret, må ikke denne arbeidsmengden blir urimelig stor. Ut over dette må man være aktiv i rekruttering og ha fokus på god medlemspleie for å 19

20 20 unngå frafall. Her har gruppen selv gjort enkelte grep som fleksibel arbeidstid i forbindelse med eksamensperioder, tett oppfølging og god opplæring. Videre mener Kraftetaten selv at de sliter med mye styringsdokumenter, og mange ansvarsområder for hvert styremedlem. Gruppen holder for øyebliket på med omstrukturering av styret selv, og Kvarterstyret kommer til å følge denne prosessen tett for å sørge for at Kvarteret sine behov blir ivaretatt. En del av omstruktureringsprosessen er å oppdatere stillingsinstruksene, og det anbefales sterkt å inkludere et avsnitt i stillingsinstruksene som beskriver det felles ansvaret og arbeidsoppgavene alle styremedlemmer ha Kvarteret Økonomiske Ressursgruppe (KØR) Ansvarsområder Økonomisk analyse, kontrollerfunksjon, sponsorarbeid, kjøpsrutiner ved investeringer. Vurdering Må vurderes hvorvidt man ønsker KØR som gruppe, økonomiansvarlig må følge gruppen tett opp. Kvarterets økonomiske ressursgruppe har for øyeblikket ingen medlemmer. Denne gruppen har slitt lenge med å anskaffe og holde på medlemmer. Dette skyldes trolig mangel på konkrete arbeidsoppgaver og klart definerte ansvarsområder. Det anbefales at økonomiansvarlig i Kvarterstyret og i arbeidsgruppene sammen utarbeider en helhetlig vurdering av hva man trenger at denne gruppen skal gjøre, og at faste arbeidsoppgaver og rutiner vedtas før man begynner å rekruttere. I oppstartsfasen til gruppen vil det være nødvendig med tett oppfølging og fokus på det interne miljøet, siden gruppen må bygges opp helt fra bunnen av. Personalgruppen (PG) Ansvarsområder Rekruttering, personellhåndtering, kompetanseutvikling. Vurdering Personalgruppen gikk nylig gjennom en omfattende omstrukturering. For øyeblikket er gruppen organisert slik at samtlige medlemmer er styremedlemmer, og det kreves at man må ha vært frivillig på Kvarteret i et semester for å bli medlem. Dette ansees som 20