Innstilling til revidering av organisasjonsstruktur

Transkript

1 Innstilling til revidering av organisasjonsstruktur KORT OM BAKGRUNNEN FOR INNSTILLINGEN På den 34. generalforsamling (h11) ble det vedtatt at Kvarterstyret skulle vurdere sin egen organisasjonsstruktur. Dette ble vurdert vårsemesteret 2012, og ble framlagt for Generalforsamlingen på den 35. generalforsamling (v12). På bakgrunn av denne ble det avdekket et behov for et videre arbeid med organisasjonsstrukturen og at dette burde ses i sammenheng med en revisjon av organisasjonens statutter. På den 35. generalforsamling fattes følgende vedtak: Kvarterstyret plikter å ta på seg ansvaret for å nedsette et bredt utvalg som skal se på Kvarterets organisasjonsstruktur, og avlevere en innstilling til revidering av denne. Utvalget skal vurdere sammenslåing av arbeidsgrupper, styrets rolle og forholdet mellom de ulike nivåene i organisasjonen. Innstillingen fra utvalget skal leveres innen 1. oktober. Ansvaret for dette ligger på Kvarterstyret. INNSTILLINGEN EN OPPSUMMERING Det innstilles ikke til sammenslåing av arbeidsgrupper. Det er heller ingen forslag om å endre arbeidsgruppestrukturen. Arbeidsgruppesammensetningen må til enhver tid gjenspeile oppgavene til Kvarteret, og må vurderes jevnlig. Det innstilles til at Kvarterstyret sin rolle skal være politisk. Med dette menes at styret i liten grad bør ha oppgaver som er relatert til de daglige løsningene på huset, men heller ha fokus på strategi, ivaretakelse av langtidsstrategier og handlingsplaner, synlighet utad og jobbe for å gjøre Kvarteret aktuelt og kjent for studentene i Bergen. Det innstilles ikke til noen hel eller delvis fjerning av overordnet/underordnet- forholdet mellom Kvarterstyret og arbeidsgruppene. Kvarterstyret skal fortsatt være den daglige ledelse og ha instruksjonsmyndighet over arbeidsgruppen. Arbeidsgruppene skal fortsatt være selvstyrte i det daglige. Dette innebærer ingen realitetsendring i forhold til praksis på Kvarteret per i dag. Det innstilles til at Representantskapet slik vi har kjent det fram til i dag, erstattes av en kontrollkomité. Komiteen skal være kontroll- og ankeorgan for organisasjonen. De ulike forslagene er videre redegjort for i det følgende.

2 KORT OM PROSESSEN Det ble avholdt åpen idémyldring 22. mai På dette møtet ble det primært diskutert prosess og framgangsmåte. Mange påpekte at det måtte legges opp til en prosess der alle kunne få delta. Andre påpekte at vanligvis var det veldig få som hadde interesse for denne typen arbeid. Det ble også påpekt at en komité med veldig mange medlemmer trolig vil være ineffektiv. Det ble skissert ulike sammensetninger. Enkelte foreslo en stor komité med et arbeidsutvalg. Andre forslo en liten komité. Atter andre foreslo en modell der komiteen ikke skulle defineres i forkant, men mer oppstå som en naturlig del av deltakelsen i allmøter(heretter omtalt som allmøte- modellen). Allmøte- modellen forutsatte rombookinger og faste helger/dager der allmøtene skulle foregå utover høstsemesteret. Det ble satt opp en foreslått kalender og rom ble booket i juni. Utover dette ble det ikke gjort mer arbeid før i august. Kvarterstyret diskuterte prosessen på nytt på styremøtet 22. august Ved semesterstart hadde arbeidet blitt nedprioritert til fordel for andre oppgaver som var relatert direkte til driften. Det ble raskt konstatert at det var knapt med tid til fristen. Styret veide intensjonen om en bredt forankret prosess mot behovet for effektivitet. Behovet for effektivitet ble funnet å være mest tungtveiende, da fristen var så lang tid før Generalforsamlingen at hensynet til deltakelse ville bli ivaretatt i denne tiden. Styret valgte derfor å gå bort fra allmøte- modellen. Det var enighet om å sette ned et mindre utvalg personer som skulle gjennomføre arbeidet og skrive en innstilling til fristen. I komiteen ble det satt én person fra arbeidsgrupper, to person fra Kvarterstyret, én fra representantskapet og én fra driftsorganisasjon og én ekstern. I tillegg kom det til et medlem underveis. Den eksterne måtte trekke seg ved oppstart på grunn av stor arbeidsmengde i andre verv. Det ble raskt konkludert med at utfordringen ikke lå i selve oppbygningen (piler og bokser) men i rolle- og arbeidsfordelingen. Store deler av tiden gikk dermed til å se på forbedringer i statutter og forhold rundt andre styringsdokumenter som handlingsplaner og retningslinjer. REDEGJØRELSE Arbeidsgruppene Når det gjelder arbeidsgruppene var det enighet i komiteen om at sammenslåing og endring ikke var et mål i seg selv. Organisasjonen og arbeidsgruppene må være tilpasset Kvarterets behov til enhver tid. Dette er en løpende vurdering som Kvarterstyret må ta. Som nevnt over gjennomførte Kvarterstyret en vurdering av organisasjonsstrukturen våren 2012, og arbeidsgruppesammensetningen ble vurdert som ledd i denne. På bakgrunn av denne ble det foreslått å opprette en PR- gruppe ved å slå sammen info- og expo- etaten, og det ble foreslått å legge Geriatrisk Avdeling under Personalgruppen på 35. Generalforsamling (v12). Begge forslagene ble vedtatt.

3 Det var enighet i komiteen om at organisasjonen høsten 2012 hadde en naturlig sammensetning av ni arbeidsgrupper basert på en logisk fordeling av Kvarterets ansvarsområder. Skjenkegruppen til oppgave å drifte kafeen og de faste skjenkepunktene. Vaktetaten til oppgave å ivareta nødvendig vakthold. Kraftetaten til oppgave å drifte teknisk utstyrspark. PR- etaten til oppgave å gjøre PR- arbeid for Kvarteret. Personalgruppen til oppgave å drive rekruttering og medlemspleie. Rettsvesenet til oppgave å juridisk rådgivning. Kvarteres økonomiske rådgivningsgruppe til oppgave å gi økonomisk rådgivning. E- tjenesten til oppgave å drifte Kvarterets IKT- tjenester. Romvesenet til oppgave å ivareta vedlikehold, utsmykking og prosjektering av om- og utbygging. Komiteen ser det ikke som hensiktsmessig å gjøre større endringer når det kommer til dagens sammensetning av organisasjonens arbeidsgrupper. En kommende endring kan potensielt være å opprette en vertskapsgruppe som vil ha som mål å pleie samholdet med våre arrangører utenom dorgene. I Kvarterets strategiske handlingsplan fokuseres det på at vi i løpet av denne perioden skal øke arrangementsfrekvensen. Ansvaret for arrangørpleie ligger i dag ene og alene på eksternansvarlig, og det er over en lengre periode vært klart at det er et større arbeide enn det en person, som i tillegg er student, har muligheten til å gjennomføre. Det ble i vår opprettet en produksjonsansvarligstilling og en konseptansvarligstilling for å bøte på denne arbeidsbyrden. Det er foreløpig for tidlig å si noe om effekten av disse stillingene. Komiteen anbefaler Kvarterstyret å vurdere muligheten for å opprette en midlertidig vertskapsgruppe, og samtidig vurdere om denne skal overta hele eller deler av arbeidsoppgavene til Romvesenet. Dette kan løses ved at Kvarterstyret oppretter en midlertidig arbeidsgruppe, jf. statuttenes 5.4 annet avsnitt. Komiteens innstilling er at det ikke foretas sammenslåinger av arbeidsgrupper høsten Kvarterstyret For Kvarterstyrets del ble det fort avklart at rollen til styret var noe uklar og med tvetydige forventninger. Statuttene er uklare og tidvis selvmotsigende. I strategien for Kvarteret som ble vedtatt av generalforsamlingen høsten 2011 står det at arbeidsgruppene skal overta mer av den daglige ledelse. Samtidig opplever styret stadig en forventning om å være et daglig driftsstyre og ha inngående kjennskap til all virksomhet og umiddelbart effekt i virksomheten. Dette kom blant annet til uttrykk på generalforsamlingen våren 2012, da det var foreslått at styremedlemmene skulle være ledere i arbeidsgruppene. Kvarterstyret bruker i dag mye av sin tid på oppgaver relatert direkte til den daglige driften, og som i stor grad ligger innenfor ansvarsområdet til de faste arbeidsgruppene. Den langsiktige strategien for Kvarteret legger derfor opp til at ansvaret for den daglige driften skal i større grad overføres til arbeidsgruppene.

4 Strategien legger videre opp til at Kvarteret skal være en ledende aktør i Bergens kulturliv og et samarbeidspunkt for aktører som ønsker å nå ut til unge i Bergen, at utdanningsinstitusjonene skal oppfatte Kvarteret som referansepunktet for studentkulturen i Bergen og at Kvarteret skal være studentenes førstevalg og en aktiv tilrettelegger for at tilbudet skal favne så bredt som mulig. Dette er Kvarterets ambisjoner som Generalforsamlingen har vedtatt. Dersom det skal være mulig å virkeliggjøre disse ambisjonene, må styret i større grad ta en politisk rolle. Styret skal altså drive langsiktig strategi, synlighet og være en aktiv og kontaktsøkende aktør i studentmiljøet og kulturlivet i Bergen. Enkelte medlemmer i komiteen påpeker at det er viktig at avstanden mellom arbeidsgruppene og styret ikke blir for stort. Det er viktig at Kvarterstyret er synlige på huset, deltar og viser interesse for virksomheten og arbeidet som gjøres. Det er enighet om dette i komiteen. Et kvarterstyre kan fort miste sin legitimitet internt i sin egen organisasjon dersom de utelukkende driver med usynlig arbeid og kun har fokus utad. Det må her finnes en balansegang. Det siste året har flere aktører jobbet for at todelingen av virksomheten mellom Kvarterstyret og arbeidsgruppene bør viskes mer ut. Dette skjedde blant annet på 34. generalforsamling (v12) der det ble foreslått at kvarterstyremedlemmene skal være ledere i arbeidsgruppene. Komiteen er ikke enig i dette. Dersom Kvarteret skal realisere sitt potensial og de målsetningene som settes i langtidsstrategien, så må styrets tid frigis mest mulig til dette. Dersom styret skal reduseres til et driftsstyre, så vil ikke Kvarteret ha mulighet for gjøre noe mer enn å pleie og ivareta de studentene og studentorganisasjonene som allerede er tilknyttet huset. Komiteens innstilling er at Kvarterstyret ikke bør være et driftsstyre, men beholde den noe overordnede karakteren som styret har i dag. Det bør i større grad gjøres klart hva som er rollen til styret og til arbeidsgruppene, dette ved at statuttene blir mer entydige. Representantskapet Komiteen har kort fortalt konkludert med at representantskapet en uklar og delvis utdatert rolle og en noe utdatert sammensetning. Representantskapet ble kritisert i Kvarterstyrets vurdering av organisasjonsstrukturen våren Mye av kritikken gikk på situasjonen det semesteret, og kan ikke ukritisk legges til grunn for den videre prosessen i denne omgang. For komiteen har det vært viktig å stille tre spørsmål i riktig rekkefølge; (1) er det behov for representantskapet, (2) hvis ikke, er det da noe annet det er behov for i stedet og (3) hvem skal være representert i representantskapet eller dette eventuelle noe annet. Navnet representantskap er i seg selv ikke intuitivt, og bare det å endre navn til kontrollkomité vil trolig være en forbedring. Men problemene med dagens representantskap strekker seg lenger enn navnet, for det er i stor grad et organ som bærer preg av å ha vært i en årelang identitetskrise. Det kan blant annet vises til beskrivelsen av Representantskapet i Kvarteret- boken som ble utgitt for over 10 år siden.

5 Representantskap har eksistert siden før åpningen av Kvarteret i 1995, og før Kvarterstyret ble opprettet i 1995 var det Representantskapet som var den øverste ledelsen. Representantskapet består i dag grovt fortalt av representanter fra de organisasjonene som stiftet Kvarteret i 1995, samt andre som har kommet til i ettertid. Representantskapet har utvilsomt spilt en sentral rolle i å etablere organisasjonen og som konflikthåndterende organ i utfordrende tider. I dag er Kvarteret derimot trygt forankret som organisasjon og studentkulturhus, og etter komiteen sin mening er det på tide å kutte navlestrengen. Utfordringen i forbindelse med rolle og identitet, er at dagens representantskap har vist antydning til å være et semipolitisk organ som er overordnet Kvarterstyret. Det er uheldig dersom organets primære funksjon skal være kontroll. Et kontrollorgan er ikke overordnet et styre hierarkisk sett, men har en egenart i det å være et kontrollorgan. Når representantskapet framstår som et politisk organ med en egen agenda, blandes rollene. Dette har ført til at representantskapet som skal kontrollere virksomheten til Kvarterstyret har endt opp som en politisk opposisjon. Dette er uheldig, fordi en organisasjon som Kvarteret er ikke tjent med å ha mer enn ett politisk organ. Det er Kvarterstyret som er gitt det politiske mandatet i statuttenes 4.2. Det øverste beslutningsorganet på Kvarteret er Generalforsamlingen. Denne er sammensatt av SiB- studentene, og er således bredt forankret i studentmassen. Generalforsamlingen vedtar Kvarterets politikk, og Generalforsamlingen velger styret som skal utøve denne politikken. Det er i Kvarterets interesse at de ulike utdanningsinstitusjonene er involvert i Kvarterets virksomhet. Men denne interessen må ivaretas av Kvarterstyret på mer daglig basis. Kvarteret har som mål å være studentkulturhuset for alle studenter i Bergen. Dette er en målsetning som Kvarterstyret må jobbe for å ivareta ved å jevnlig ha kontakt med alle utdanningsinstitusjonene i Bergen. At enkelte læresteder har medlemmer i representantskapet bidrar ikke til å realisere dette målet. På tallet var kampen for et studenthus en felles kampsak for flere læresteder og organisasjoner, og det var naturlig at stifterne hadde representanter i representantskapet i Den gang var representasjonen trolig relevant. I dag er forholdene annerledes etter komiteens mening. Kvarteret har eksistert i 17 år, og har etablert seg som en selvstendig organisasjon. Den felles velferdspolitiske arenaen for studentparlamenter og studentpolitiske organer, er i dag Velferdstinget, og her er alle SiB- lærestedene representert. Komiteen mener derfor at dagens sammensetning er utdatert. Det er i dag unaturlig at UiB, NHH og HiB skal ha medlemmer i representantskapet når ikke de andre SiB- lærestedene har det samme. Det er også unaturlig at driftsorganisasjonene har representanter når hensynet til disse er ivaretatt gjennom statutter og egne avtaler. Derimot er det ikke unatulig at Kulturstyret og Velferdstinget har representanter der som interesseorgan for hhv. kulturarrangørene og SiB- lærestedene. Komiteen mener derfor at disse fortsatt skal kunne ha representanter i en eventuell kontrollkomité.

6 Representantskapet har også andre funksjoner som trolig vil kunne bli bedre ivaretatt av andre. For eksempel vil det være mer praktisk at Kvarterstyret som det politiske organet med ansvar for den daglige ledelsen og som har oversikt, er det organet som planlegger og kaller inn til Generalforsamling. Det praktiske som å sette dato, frister, booke rom, informere de interne og promotere generalforsamlingen utad vil bedre kunne ivaretas av Kvarterstyret som sitter nærmere løsningene og som møtes ukentlig. Selve innstillingen av saker til Generalforsamlingen bør gjennomføres av kontrollkomiteen. Dette fordi Kvarterstyret selv ofte fremmer saker for generalforsamlingen, og også har faste saker som semesterrapporter. Da er det mer habilt at en nøytral kontrollkomité tar seg av dette. Denne innstillingen bør være en ren kontroll av sakers eventuelle strid med statutter, handlingsplaner osv. Kontrollkomiteen bør ikke foreta en politisk vurdering av sakene, da den da tar en opposisjonsrolle som den ikke skal ha. Representantskapet har også en kompetanserolle og en fadderordning. Dette er roller som det høres flott ut å ha, men som har vist seg å fungere med veldig varierende karakter. Det er ikke klart hva representantskapet har kompetanse på. Det er uklart om organet har erfaring fra bardrift, kunnskap om statutter eller erfaring fra organisasjonsliv. Et organ får ikke kunnskap om driften ved Kvarteret kun ved å ha navnet kompetanseorgan. For de representantene som i dag er valgt av Kvarterets generalforsamling er dette løst ved at det stilles krav til ansiennitet for å stille til valg (statuttenes 2.7.3). For de eksterne representantene stilles det ingen krav til kompetanse eller ansiennitet. Arbeidsgruppene kan derfor ende opp med en fadder som overhode ikke har forkunnskap om Kvarteret eller gruppen. Denne kompetanseoppgaven kan praktisk løses ved at kontrollkomiteen har som oppgave å sørge for opplæring som ordstyrer, referent og gjennomføring av ting i samsvar med retningslinjene. Den mer faglige kompetansen ligger i dag i medlemsmassen i arbeidsgruppene. Komiteen har med bakgrunn i de overnevnte avsnitt konkludert med at det (1) ikke er behov for et representantskap, men (2) det er fortsatt behov for et kontrollorgan og (3) representantene bør representere alle SiB- studentene og således velges av vår egen generalforsamling og/eller via Velferdstinget. Komiteen innstiller derfor til at dagens representantskap gjøres om til en ren kontrollkomité. Mer om dette i neste punkt. Potensiell Kontrollkomité Komiteen ser for seg følgende organisering av kontrollkomiteen. Det tas utgangspunkt i representantskapets nåværende rolle på bakgrunn av dagens statutter. Dette må således ses som et arbeidsutkast til den parallelle statuttrevisjonskomiteen som har frist 12. oktober. I henhold til dagens statutter er Representantskapets arbeidsoppgaver ( 3): Vedtakssaker:

7 - Klageinstans i strid om tolkning av statutter og vedtak - Klageinstans ved spørsmål om lovligheten av vedtak i Kvarterets organer og spørsmål om jurisdiksjon. - Kan i ankesaker vedta å ekskludere enkeltmedlemmer av Kvarteret ved grove tillitsbrudd. Rådgivningssaker: - Påse at Kvarteret drives i tråd med statutter og handlingsplaner - Bidra til at det er kontinuitet i Kvarterets drift - Gi råd til Kvarteret - Bidra til å skape en informert debatt om Kvarterets og styrets drift. - Behandle klager ved konflikter om Kvarterets drift - Drive utredningsarbeid for Kvarteret som helhet. I tillegg har representantskapet ansvaret for gjennomføringen av generalforsamlingene, og er valgstyre for disse. Kontrollkomiteens tre hovedfunksjoner: - Klageorgan og ankeinstans i klagesaker. Kontrollkomiteen skal beholde RS sitt mandat som høyeste instans i interne klagesaker og konflikter. Alle skal kunne påklage avgjørelser fattet av arbeidsgruppestyrene og Kvarterstyret og få disse behandlet av kontrollkomiteen. - Kontrollkomité. Kontrollkomiteens andre oppgave er å overse at vedtak fattet av Kvarterstyret er i tråd med gjeldende statutter. Komiteen skal også informeres og ha uttalelsesrett i større økonomiske saker og investeringer, og vedtak som medfører vesentlig endring av driften. Disse oppgavene medfører at komiteen plikter å holde seg løpende oppdatert om Kvarterets drift. Kontrollkomiteen skal også ha godkjennelsesmyndighet av supplering av Kvarterstyremedlemmer mellom generalforsamlinger etter innstilling fra Kvarterstyret. - Opprette valgkomité som innstiller kandidater til GF. Ansvaret for generalforsamlingen vil bli delt i tre. Kvarterstyret overtar den administrative rollen, dvs. gjennomføring og sende ut innkalling. Kontrollkomiteen kontrollerer sakene som sendes inn, og oppretter en valgkomité bestående av tre medlemmer som gjennomfører intervjuer og kommer med innstillingen til valg av kandidater. Denne komiteen skal bestå av habile medlemmer. Bakgrunnen for oppnevnelsen av en egen valgkomité kommer av at det ikke er ønskelig at KvaSt eller kontrollkomiteen selv gjennomfører disse selv da de i stor grad vil være inhabile. Sammensetning: Komiteen skal bestå av 4-6 GF- valgte personer og 1 oppnevnt fra Velferdstinget (for å opprettholde utdanningsinstitusjonenes interesser ved Kvarteret). Komiteen konstituerer seg selv, og leder skal ha dobbeltstemme. Bakgrunnen for at vi har valgt å kutte ned antallet medlemmer kommer av det faktum at dagens RS ikke er fleksibel, for å gjennomføre møter kreves det lang innkallingstid, og vi tror at en færre antall medlemmer fører til at komiteens arbeidstid vil fremstå som mer effektiv og fleksibel enn det den gjør i dag. AVSLUTNING

8 Komiteen har brukt mye tid på å lese og tolke statutter. Det er avdekket mye tvetydighet og motsigelser i disse. Dette oversendes statuttrevisjonskomiteen som et utkast. I forholdet mellom arbeidsgruppene og Kvarterstyret mener komiteen det ikke er behov for å endre nevneverdig på dagens tilstand. Det som derimot er meget nødvendig er at rollene til de ulike organene gjøres klarere. Dette er også i samsvar med strategien for Det er i hovedsak i representantskapet det foreslås endringer. Representantskapet har vært et tilbakevendende tema i lang tid, og komiteen tror en navneendring, rolleavgrensning og endret sammensetning vil gjøre at Kvarteret får et mer effektivt kontrollorgan som faktisk kan ivareta den viktige rollen som representantskapet skal ha.