RETNINGSLINJER FOR VSAiT. 1: NAVN Det offisielle navnet på denne organisasjonen er Vietnamese Student Association in Trondheim, VSAiT.

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR VSAiT 1: NAVN Det offisielle navnet på denne organisasjonen er Vietnamese Student Association in Trondheim, VSAiT. 2: LOGO Følgende logo er VSAiT sin offisielle logo: 3: FORMÅL VSAiT er en frivillig og nonprofitt organisasjon. Hensikten er å skape et bånd i det vietnamesiske studentmiljøet i Trondheim. Den vietnamesiske kulturen skal bevares gjennom både passivt og aktivt deltakelse på forskjellige kulturelle arrangementer i det lokale vietnamesisk miljøet i Trondheim. Arbeide for å skape positive verdier til det vietnamesiske fellesskapet i Norge, blant annet gjennom veldedighetsarbeid. VSAiT ønsker å være med på å fremme menneskerettigheter og religionsfrihet i Vietnam.

2 4: STRUKTUR Generalforsamlingen Styret - Leder - Nestleder - Sekretær - Økonomi/finans - Underholdning - Sport - osv Webgruppe Øvrige Øvrige DEL 1: MEDLEMSKAP a. Hovedmedlemskap i VSAiT er åpent for alle vietnamesiske studenter i Trondheim. b. Man er medlem dersom man aksepterer reglementet og betaler medlemsavgiften. c. Medlemskapets varighet er ett skoleår. d. Medlemskap formidles av styret. e. Støttemedlemskap i VSAiT er åpent for alle. DEL 2: TYPE MEDLEM OG DERES FORDELER Medlemmer: a. Alle medlemmer kan komme med ideer og forslag som angår organisasjonen. b. Alle forslag skal vurderes og taes opp til diskusjon. c. Hovedmedlemskap har forslag og stemmerett i generalforsamlingen til VSAiT. Støttemedlemmer har forslag, men ingen stemmerett. d. Medlemmer har rett til å delta, og skal prioriteres ved arrangementer som VSAiT arrangerer så lenge de vilkår og tidsfrister for deltagelse satt i forbindelse med arrangementet er oppfylt. e. Medlemmer får medlemsfordeler som f.eks. rabatt ved de ulike arrangementene VSAiT arrangerer og tilgang til lukkede arrangementer. Styremedlemmer: a. Må bli valgt av medlemmer ved flertallsbestemmelse. b. Styret har fullmakt til å ta avgjørelser på vegne av organisasjonen. c. Gratis tilgang til VSAiT sine arrangementer.

3 DEL 3: STYREMEDLEMMENE OG DERES OPPGAVER Øvrige styremedlemmer har ansvar for å sette seg inn i foreningens retningslinjer. De forskjellige oppgavene for hvert av styremedlemmene er ikke fastsatt. Øvrige styremedlemmer har i felleskap ansvar for at styret skal fungere på en helhetlig måte. Styret består av: Leder: a. Overordnet ansvar for organisasjonen. b. Håndheve foreningens retningslinjer. c. Delegere arbeidsoppgaver. d. Ansvar for å skrive attester for de øvrige styremedlemmene samt andre medarbeidere etter endt periode. e. I felleskap med styre, lage handlingsplan for skoleåret. (Dette bør være klart i begynnelsen av skoleåret.) f. Ansvar for at alle styremedlemmene gjør sin jobb, dvs. sørge for at vedtak som er stemt fram iverksettes. g. Ansvar for å kalle styremedlemmer inn til styremøte h. Etter endt periode, sørge for at papirer, utstyr og foreningens løsøre overføres til det nye styret i henhold til utstyrliste. i. Organisasjonens talsmann. Nestleder og veldedighetsansvarlig: a. Bistå og avlaste lederen med å styre VSAiT. b. Overta lederens oppgaver ved leders fravær. c. Skrive attest til lederen ved endt styreperiod e. d. I felleskap med økonomiansvarlig utarbeide søknad om økonomisk støtte fra velferdstinget innen de satte frister (1.mars). PR og informasjonsansvarlig: a. Ansvar for informasjon til medlemmene. b. Ansvar for å markedsføre/profilere foreningens arrangementer. c. Være kontaktperson med andre undergrupper i VSAiT Økonomiansvarlig og sekretær. a. Ansvar for all økonomisk aktivitet som gjelder VSAiT og gi et overordnet regnskap til medlemmene ved end periode. b. I felleskap med de forskjellige undergrupper ha ansvar for alle sponsorinntekter.

4 c. Arbeide med å skaffe sponsorer til forskjellige arrangementer. I felleskap med nestleder utarbeide søknad om økonomisk støtte fra SiT Tapir AS innen de satte frister (1.mars) d. Protokollføre under styremøte og allmøter. e. Ansvar for foreningens løsøre. Underholdning og arrangementansvarlig: a. Ansvar for å reservere festlokal(er) til VSAiT- turneringen(e). b. Ansvar for all underholdning ved VSAiTs arrangementer. c. Arrangere sosiale arrangementer. Sportsansvarlig: a. Opprettholde faste (ukentlig) treninger for medlemmene. b. Ansvar for å holde sportslige arrangementer (fotball-, volleyballturneringer m.m.) i regi av VSAiT. c. Sørge for vedlikehold og orden på sportsutstyr. d. Opprette fotball- og volleyballag for å delta på turneringer. e. VSAiT lag skal være åpent for alle medlemmer. f. Ansvar for å reservere hall til VSAiT- turneringer for neste års styre. Frist 30. mars. 5: VALG/ AVSTEMNING DEL 1: KVALIFISERING Alle kandidater som stiller til valg som styremedlem må være student i Trondheim og medlem av VSAiT. Kandidatene skal holde en kort presentasjon om seg selv og deres ambisjoner, og hva de kan tilby VSAiT. Styret har ansvar for å utlyse verv og stillingsbeskrivelse før valg. Søknad sendes inn til leder. DEL 2: AVSTEMMING Alle med hovedmedlemskap har stemmerett. Forhåndsavstemning samt fullmakt tillates. Valg skal foregå anonymt dersom dette forslaget fremmes. Utfallet avgjøres ved flertallsbestemmelse. Det velges leder. Deretter velges øvrige styremedlemmer. DEL 3: STYREPERIODE / VERVPERIODE Vervperiode er et skoleår og valg av nytt styre skal finne sted i løpet av marsapril.

5 6: KONTINUITET Det avtroppende styre har ansvar for å holde et overtagelsesmøte snarest mulig etter valget hvor alle av foreningens papirer, økonomi og løsøre overføres til det nye styret. De enkelte styremedlemmene har ansvar for å sette sin arvtaker inn i sine oppgaver. 7: FRATREDELSE AV STYREMEDLEM DEL 1: OPPSIGELSE Under spesielle forhold kan et styremedlem gå av. Det fratredende styremedlemmet må begrunne årsaken til oppsigelse til resten av styret, minst 1 måned før fratredelse. DEL 2: TVUNGET OPPSIGELSE Generalforsamlingen har myndighet til å avsette et styremedlem dersom vedkommende misbruker sin posisjon, handler i strid med retningslinjene eller fører VSAiT i vanry. Styremedlemmet kan da bli fratatt sitt verv med øyeblikkelig virkning. Styret har myndighet til å suspendere et styremedlem inntil generalforsamling blir avholdt. 8: MØTER/ARRANGEMENTER DEL 1: GENERELT Det er styrets oppgave å arrangere møter og bestemme antall møter. Leder er ordstyrer ved de forskjellige møter dersom ingen andre er satt til dette. Det skal kalles inn til generalforsamling minst en gang i året, i begynnelsen av året (kalender år). Innkallelse til generalforsamlingen skal foregå i god tid, samt sakspapirer skal foreligges. Styremøte bør avholdes minst en gang i måneden. I løpet av året har styret ansvar å holde sosiale arrangementer slik at nye og gamle studenter har mulighet til å bli bedre kjent med hverandre. DEL 2: STYREMØTER Styremedlemmene møtes for å diskutere saker og setter opp agenda for eventuelle allmøter. Alle avgjørelser taes ved enkel flertallsbestemmelse. Ved uavgjort har leder 2 stemmer. Alle medlemmer kan delta på åpne styremøtene. De har da forslag, men ikke stemmerett.

6 Styret plikter til å informere medlemmene om åpne styremøtene. DEL 3: ARRANGEMENTER faste arrangementer: immatrikuleringsfest juleball Generalforsamling vietnamesisk nyttårsfeiring (Tet) avslutningsfest/valg 9: ENDRINGER DEL 1: FORSLAG TIL OMFORMULERINGER/TILFØYNINGER Medlemmer kan foreslå omformuleringer eller tilføyninger til retningslinjene så langt dette ikke strider med retningslinjene. Medlemmene skal informeres om forslaget ved allmøte/generalforsamling. Omformuleringer/tilføyninger til retningslinjene kreves det 2/3 flertall. DEL2: FORANDRING AV RETNINGSLINJER Forandring av retningslinjer eller logo kreves det ¾ flertall med minst 51% av de stemmeberettigede til stede. DEL 3: LEDERENS PRIVILEGIUM Der retningslinjene er uklare kan lederen i felleskap med styret tolke det i beste interesse for organisasjonen.