Vedlegg 2 Årshjul fr eierstyring høsten 2017/våren-2018 g frslag til pplegg fr dialgmøter 1. Bakgrunn Sm ppfølging av styrets vedtak m mål fr eierskap i aksjeselskap (styresak 152/16), må det fastsettes en plan fr årlig ppfølging. Oppfølgingen må dkumenteres slik at dette kan rapprteres tilbake til styret g sm innspill til statsrådens rapprtering til RR. Sm aksjeeier frvalter universitetet sine eierinteresser gjennm deltakelse i selskapenes generalfrsamlinger, gjennm styreppnevning g gjennm mål- g resultatstyring. Det er disse tre ppgavene sm er grunnlaget fr vår årlige ppfølging. I dette ntatet skisseres et årshjul fr høsten-2017/våren-2018, samt et knkret pplegg fr dialgmøter g annen ppfølging. Sm grunnlag fr dette er ntat datert 9/7-2016 sm mhandler «Frvaltning av eierinteresser, knkretisering av arbeids- g ansvarsdeling, versikt ver styrerepresentasjn.». Frmålet med dialgmøtene er å gi selskapene infrmasjn m de målsetningene sm styret ved UiB har fr sitt eierskap, g å sjekke ut m selskapene drives i tråd med det frmål sm UiB-styret har frutsatt g fastsatt fr sitt eierskap. Disse møtene vil gså være grunnlaget fr å gi UIB tilstrekkelig innsikt til å kunne ta de rette beslutningene i selskapenes generalfrsamlinger. I dette ntatet knkretiseres gså nen punkter sm kan være grunnlag fr agenda fr de dialgmøtene sm planlegges i vår.
2. Årshjul fr høsten-2017/våren-2018 Aktivitet Beskrivelse Ansvar Saksbehandling 1 Oversikt styremedlemmer Øknmiavdelingen presenterer versikt ver årets Øknmiavdelingen styreutnevning til Universitetsdirektøren. Dette vil være grunnlag fr universitetets utnevning av nye styremedlemmer. 2 Styreutnevning Utnevning av nye styremedlemmer i tråd med selskapenes vedtekter 3 Dialgmøter Det gjennmføres dialgmøter med de selskap der UiB har en vesentlig eierandel. I utg. pkt skal både AD g styreleder inviteres. UniR (kun ved behv pga fusjn) CMR (kun ved behv pga fusjn) BTO (flere dialgmøter årlig både høst g vår) UiB Eiendm (høsten 2017 g våren 2018) Simula AS (våren 2018) g universitetsdirektør Øknmiavdelingen 15/2 I gd tid før GF g senest 1/6 1/5 Møtene har utsendt agenda g referatføres. 4 Gjennmføring av GF Gjennmføre GF, i disse følge pp mål fastsatt av Univ. styret samt dialg m selskapenes virksmhet på dialgmøter. 5 Rapprtering Utarbeide versikt ver aksjeselskap g rapprtere til KD, Riksrevisjnen g DBH UiB skal hvert år utarbeide versikt ver aksjeselskap sm helt eller delvis eies av staten g sm UiB har fått fullmakt til å frvalte på vegne av staten. Av versikten skal det fremgå selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet g en krtfattet versikt ver selskapets frmål g virksmhet. Oversikten danner grunnlag fr årsregnskapet g fr departementets videre rapprtering til Strtinget, statsregnskapet g til Riksrevisjnen. Opplysningene skal sendes departementet g selskapsdatabasen hs Database fr statistikk m høgre utdanning (DBH) innen den frist g i tråd med de retningslinjer departementet fastsetter. Univ.- direktør Evt. delegert til andre 1/6 1/6 6 Årlig rapprtering til U- styret Universitetsstyret skal årlig rientere Styret m UiBs eierinteresser i frm av en versikt ver aksjeselskap sm eies helt eller delvis av staten. Det vises i den frbindelse til årlige styresaker sm gir en redegjørelse knyttet til selskapene sm universitetet har eierskap i. Av versikten skal fremgå: selskapets aksjekapital statens eierandel i selskapet en krtfattet versikt ver selskapets frmål g virksmhet andre frhld av betydning 7 Årsregnskapsrapprtering Eventuelle eierpsisjner skal fremgå av UiBs virksmhetsregnskap. 10/2 15/3 «Desember-brevet» fra KD knkretiserer frister fr rapprtering av eierskap i frbindelse med årsrapprten. Innhente tilstrekkelig infrmasjn, bla m verdier g regnskapstall fra selskapene, g rapprtere til Styre g Kunnskapsdepartementet
3. Ansvarsmatrise eierstyring Aktivitet Beskrivelse Ansvar Saksbehandling 1 Erverv av aksjer 1.1 Nytt eierskap eller endring Vedtak m pprettelse eller eierskap i aksjeselskaper skal besluttes av universitetsstyret. Dette gjelder gså utvidelse av aksjekapital/endring i eierandel i eksisterende aksjeselskaper. I frkant av styrebehandling, vurdere faglig interesse Hvis eiendms- eller infrastrukturselskaper - må i så fall søkes m til KD Ikke aktuelt med finansielle plasseringer i eiendm, aksjeselskap eller annen virksmhet med det frmål å sikre UiB øknmisk frtjeneste Vurdere m UIB har dekkende virksmhetskapital (evt søke KD) Utarbeide styresak U-styre Frsk-avd Gi innspill til g eventuelt saksbehandle g utarbeide vedtekter, avtaler inkl. aksjnæravtale Frsk-avd 1.2 Styreutnevning (ved etablering) Gi innspill til styremedlemmer iht vedtekter 1.3 Generalfrsamling (knst) Gjennmføre/delta på knstituerende generalfrsamling Melde fra til øknmiavdeling g versende prtkll fra knst GF Oversende aktuelle dkumenter, vedtekter, GF-prtkll Innen 14 dager mm til Kunnskapsdepartementet 1.4 Aksjekapital Freta utbetaling av aksjekapital Innen frist sm GF setter 1.5 Regnskapsføring Sørge fr regnskapsføring i universitetets regnskap Pr. hvert tertial 2 Institusjnens ansvar fr utøvelse av eierskap i aksjeselskaper 2.1 Overrdnet ansvar fr institusjnens eierstyring 2.2 Eierstyring gjennm deltakelse i generalfrsamlingene Universitetsstyret er ansvarlig fr at utøvelse av eierskap skjer i henhld til departementets særskilte retningslinjer fr frvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Påse at universitetet mttar relevant, ppdatert g krrekt infrmasjn m selskapene fr å kunne vurdere sakene sm generalfrsamlingen skal behandle. Bla fremlegging av saker av viktighet fr statsråden, ppfølging av strtinget frutsetninger g vedtak g eventuelt ppfølging av eventuelle krav til avkastning g utbytte. UiB har fått fullmakt fra Kunnskapsdepartementet til å innkalle til generalfrsamling i heleide aksjeselskaper. U-styret Kan gi fullmakt til andre ved UiB 2.3 Oppnevning g ppfølging av styret Generalfrsamling skal avhldes innen 31.mai hvert år. Eierrllen innebærer å sikre at styresammensetningen er hensiktsmessig i frhld til selskapets frmål g eierskap. Universitetet legger vekt på at styresammensetningen skal være kjennetegnet av kmpetanse, kapasitet g mangfld ut fra det enkelte selskaps egenart. I tillegg skal styret i selskapet være sammensatt fr å sikre at det har best Kntinuerlig: Oversikt ver styrerepresentasjn g tidspunkt fr styreutnevning. Januar: Øknmiavdelingen presenterer versikt
Aktivitet Beskrivelse Ansvar Saksbehandling mulig administrativ, øknmisk g rganisasjnsmessig innsikt. Det skal være gd kjønnsbalanse i styret. Eierrllen innebærer å føre kntrll med at selskapets styre i sitt virke sikrer at selskapet utvikler seg g driver i samsvar med eiernes frutsetninger, slik disse er kmmet til uttrykk gjennm vedtak i generalfrsamlingen g i selskapets vedtekter. ver årets styreutnevning, dette sammen med eierdialg grunnlag fr rektrs utnevning av styremedlemmer 3 Mål g resultatstyring 3.1 Fastsetting av resultatmål Universitetsstyret skal fastsette resultatmål fr sitt eierskap. 3.2 Eierppføling av selskapene gjennm styringsdialg g eiermøter UiB skal freta en vurdering av selskapenes ppnådde resultater, drift g øknmi i frhld til mål sm er satt fr selskapene g sikre at prinsippene fr gd eierstyring i staten er ivaretatt. U-styret Universitetsdirektøren Øknmiavdelingen? Andre? Styresak vedtatt desember 2016 UiB skal gså freta en vurdering av selskapets ivaretakelse av samfunnsmessig ansvar g ppnåelse av sektrplitiske mål. Det skal fretas en selvstendig vurdering av selskapets ikke-frretningsmessige mål, slik at ppnådde resultater kan etterprøves fr de selskapene sm i sine vedtekter ikke stiller krav m øknmisk utbytte. Vurderingene legges til grunn fr årlig rapprtering fra UiB til Kunnskapsdepartementet m frvaltning av samtlige eierinteresser, samt utkast til beretning til Riksrevisjnen fr de selskaper hvr UiB har 50 % eller mer av stemmene, eller hvr staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kntrll av selskapsinteresser mv. har dminerende innflytelse. Resultater internt ved UiB, sm følger av eierskap, bør vurderes regelmessig sm del av den øvrige mål- g resultatstyringen. Frberedelse til eiermøter 3.3 Melde fra til øknmiavdelingen g eventuelt versende referat fra eiermøtet dette vil være grunnlag fr UIB innspill til KD til beretningen til Riksrevisjnen. Dette vil gså være innspill til annen nødvendig/dialg med selskapene gjennm året? 2 Rapprtering 2.1 Utarbeide versikt ver aksjeselskap g rapprtere til KD, Riksrevisjnen g DBH UiB skal hvert år utarbeide versikt ver aksjeselskap sm helt eller delvis eies av staten g sm UiB har fått fullmakt til å frvalte på vegne av staten. Av versikten skal det fremgå selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet g en krtfattet versikt ver selskapets frmål g virksmhet. Oversikten danner grunnlag fr årsregnskapet g fr departementets videre rapprtering til Strtinget, statsregnskapet g til Riksrevisjnen. Opplysningene skal sendes departementet g selskapsdatabasen hs Database fr statistikk m høgre utdanning (DBH) innen den frist g i tråd med de retningslinjer departementet fastsetter. 2.2 Varsle KD m vesentlige aktiviteter Kunnskapsdepartementet skal umiddelbart rienteres m aktiviteter av viktighet i selskapene, g sm har betydning
Aktivitet Beskrivelse Ansvar Saksbehandling fr å sikre en effektiv kntrll med at statens interesser frvaltes på en frsvarlig måte. 2.3 Årlig rapprtering til U- styret Fr selskaper der flere statsinstitusjner har aksjer, skal rapprtering skje av den institusjn sm er satt til å ivareta statens eierskap. Universitetsstyret skal årlig rientere Styret m UiB s eierinteresser i frm av en versikt ver aksjeselskap sm eies helt eller delvis av staten. Det vises i den frbindelse til årlige styresaker sm gir en redegjørelse knyttet til selskapene sm universitetet har eierskap i. Av versikten skal fremgå: selskapets aksjekapital statens eierandel i selskapet en krtfattet versikt ver selskapets frmål g virksmhet andre frhld av betydning 2.4 Årsregnskapsrapprtering Eventuelle eierpsisjner skal fremgå av UiBs virksmhetsregnskap. 10/2 15/3 «Desember-brevet» fra KD knkretiserer frister fr rapprtering av eierskap i frbindelse med årsrapprten. Innhente tilstrekkelig infrmasjn, bla m verdier g regnskapstall fra selskapene, g rapprtere til Styre g Kunnskapsdepartementet