IKT-Strategi g handlingsplan 2013-2016 Fr felles IKT-satsning i Gjøvikreginen Side 1
Innhld 1 Bakgrunn... 3 1.1 Mandat... 3 1.2 Dispsisjn g ppbygning... 3 1.3 Sektrmål, suksessfaktrer g frutsetninger... 3 1.3.1 Sektrmål... 3 1.3.2 Suksessfaktrer g frutsetninger... 4 1.4 Input til revidert IKT strategi... 4 2 Sektrmål... 6 DIGITAL DIALOG... 6 STRATEGISK IKT-LEDELSE... 6 2.1 Sektrmål helse/velferd, ppvekst g utdanning, teknikk g miljø... 7 2.1.1 Tiltak... 7 2.2 Sektrmål stab/støtte... 8 2.2.1 Særskilt m digital dialg... 9 3 Suksesskriterier g frutsetninger... 9 3.1 Arkitektur... 10 3.2 Samarbeid IKT Drift... 10 4 Rekkefølge i realisering av strategi... 11 Side 2
1 Bakgrunn 1.1 Mandat Rådmannsgruppa i Gjøvikreginen etablerte 4. juni 2010 mandat fr SKR (Strategi g krdineringsråd) fr felles IKT-satsning Gjøvikreginen. Sm en del av dette mandatet fremgår det at SKR har sm en av sine ppgaver å: Utarbeide, rullere g følge pp en reginal IKT-Strategi g handlingsplan Den første reginale IKT strategien ble etablert i 2010. Dette dkumentet er en revisjn av denne, g beskriver revidert IKT-Strategi g handlingsplan fr Gjøvikreginen i periden 2013-2016. 1.2 Dispsisjn g ppbygning IKT-Strategi fr Gjøvikreginen (Reginal IKT-Strategi) består av Sektrmål Suksessfaktrer g frutsetninger Inndelingen i sektrmål er gdt sammenfallende med «Digitaliseringsstrategi 2013-2016 fr kmmuner g fylkeskmmuner» fra KS (vedtatt juni 2013). De tilpasninger sm er gjrt er en innsnevring av «Tverrgående satsningsmråder» hvr «Digitaliseringsstrategi fr kmmuner g fylkeskmmuner» identifiserer 6 mråder, mens den reginale IKT strategi har begrenset dette til 4. Det er gså gjrt et tillegg innenfr sektrielle satsningsmråder, der «Stab/Støtte» er lagt til fr å ivareta fellesfunksjner fr kmmunene. Videre er det i reginal strategi supplert med «suksesskriterier g frutsetninger» sm fkuserer på strategiske knsekvenser g effekter fr IKT leverandør rllen. 1.3 Sektrmål, suksessfaktrer g frutsetninger 1.3.1 Sektrmål Sektrmål er uttrykk fr målsettinger sm viser til hvrdan IKT skal muliggjøre verrdnede målsettinger innenfr sektrene helse g msrg, ppvekst g utdanning, teknikk g miljø, samt stab/støtte. Disse målene bør være frankret i sektrenes verrdnede målsettinger m samarbeid på bestemte mråder, eller mål sm ikke kan understøttes av IKT i den enkelte kmmune. Ved revisjn av den reginale IKT strategien har det vært lagt str vekt på å frsøke å identifisere slike verrdnede felles målsettinger, men arbeidet med strategien har i liten grad identifisert reginale samarbeid i sektrene hvr IKT direkte kan understøtte verrdnede målsetninger. Dette har vært den største utfrdringen fr å revidere IKT strategien med en gd frankring. Side 3
1.3.2 Suksessfaktrer g frutsetninger Fr at sektrmålene skal la seg realisere, er det nen frutsetninger knyttet til leveranse av IKT tjenester sm må løses. Dette er i første rekke; Samarbeid m IKT Arkitektur g standardisering Samarbeid m IKT Drift Reginale sektrmål Frutsetninger IKT Standardisering IKT Arkitektur IKT Drift Samarbeid m IKT er ikke et mål i seg selv. Hensikten skal i første rekke være å muliggjøre gevinster innenfr reginale sektrsamarbeid. Sektrmål g suksessfaktrer henger derfr tett sammen, g er avhengig av hverandre. Det er derfr t mulige tilnærminger til en reginal IKT strategi: Strategiarbeidet tar utgangspunkt i hvilke sektrsamarbeid sm freligger (eller sm skal realiseres) g hvr samrdnet IKT er en frutsetning fr realisering. Reginale sektrmål Frutsetninger IKT Standardisering IKT Arkitektur IKT Drift Eller Strategiarbeidet tar utgangspunkt i at samrdnet IKT drift g arkitektur er en frutsetning fr å realisere sektrsamarbeid. Reginale sektrmål Frutsetninger IKT Standardisering IKT Arkitektur IKT Drift I den reviderte IKT strategi er det tatt utgangspunkt i det første alternativet. Dette er frankret i administrativ ledelse i kmmunen gjennm strategiprsessen. 1.4 Input til revidert IKT strategi Side 4
Følgende bakgrunnsmateriale ligger til grunn fr valg av målene i den reviderte IKT strategien fr reginen: Evaluering av hvrdan målene i IKT strategien 2010-2013 er ppfylt (freligger gså sm egen evalueringsrapprt, vedlegg A) Innspill fra IKT fagdag 16/10-2012 (Vedlegg B) Utkast Digitaliseringsstrategi fr kmmuner g fylkeskmmuner (mars 2013) (Vedlegg C) Gruppearbeider / Wrkshp kmmuneledelse (kmmunalsjef/rådmann/enhetsledere) 12/4-13 Arbeidsmøter SKR. Side 5
2 Sektrmål DIGITAL DIALOG Felles løsninger fr digital dialg avhenger av reginalt integrerte systemer. Realisering av øvrige nøkkelprsjekter er frutsetninger fr reginale løsninger innenfr digital dialg. Disse nøkkelprsjektene er beskrevet under i sektrmålene. (se pkt 2.2.1) STAB / STØTTE (se pkt2.2) STRATEGISK IKT-LEDELSE KOMPETANSE ARKIV OG DOKUMENT Det skal velges g freligge en gevinstrealiseringsmdell sm skal anvendes ved alle IKT-prsjekter sm den enkelte kmmune vurderer sm betydelig. Gevinstberegning av samhandlingsplattfrm benyttes sm pilt. Felles e-læring/ pplæring/kurs plattfrm innenfr stab/støtte relaterte verktøy g kmpetanse. Eksempler er Kntrstøtteverktøy Samhandlingsplattfrm Infrmasjnssikkerhet Sak/arkiv Bruk av gevinstrealiseringsmdell Gevinstberegne g realisere en felles reginal IKT løsning fr sak/arkivsystem basert på NOARK 5. Herunder: Felles skjemabase g søknadsprsess Svar ut Det skal i periden gevinstberegnes g realiseres en samhandlingsplattfrm i reginen. Med samhandlingsplattfrm menes: E-pst Kalender Møtebking Virtuelle møter (lyd/vide/tavle/skjerm) Tilgjengelighet (presence) Lynmeldinger HELSE OG VELFERD (se pkt 2.1) OPPVEKST OG UTDANNING (se pkt 2.1) TEKNIKK OG MILJØ (se pkt 2.1) IKT i reginen skal praktivt g kntinuerlig identifisere, planlegge, prsjektere g realisering IKT tiltak fr å understøtte sektrielle reginale samarbeid. Utfyllende beskrivelse: se pkt 2.1 Side 6
2.1 Sektrmål helse/velferd, ppvekst g utdanning, teknikk g miljø Prsessen i frbindelse med revisjn av den reginale IKT strategien har i begrenset grad mulighet til å identifisere, srtere g priritere reginale samarbeid sm IKT direkte kan understøtte i de ulike sektrene. Dette er allikevel en svært viktig ppgave sm det må legges til rette fr, slik at IKT kan fange pp, ppmuntre g understøtte reginale virksmhetsmål. I kvalitetsmetdikk fr IT leveranser er rller fr å ivareta en slik ppgave gdt dkumentert g frankret, g er nøkkelen til å knytte teknlgi g virksmhet sammen. I arbeidet med revisjn av IKT strategi er det gjennmført reginale arbeidsmøter med hvedsektrer sm Oppvekst/Utdanning g Helse/Velferd fr å kunne avdekke eksisterende eller planlagte samarbeid hvr IKT kan være en muliggjører. Dette har vært nyttig, men i svært str grad avdekkes «gde ønsker» g ikke frankrede samarbeid. Det hverken er, eller skal være IKT sin ppgave å drive prsesser fr reginsamarbeid. Men IKT har en viktig rlle ved å skape frståelse fr hvilke muligheter teknlgi kan innebære, g hvrdan teknlgi kan understøtte reginale sektrmål der de identifiseres. En ffensiv g innvativ IKT rlle vil være en «fødselshjelper» til et utvidet reginalt samarbeid. Det strategiske IKT målet er derfr frmulert slik: «IKT i reginen skal praktivt g kntinuerlig identifisere, planlegge, prsjektere g realisere IKT tiltak fr å understøtte sektrielle reginale samarbeid.» 2.1.1 Tiltak Det tilsettes en 50% reginal IKT ressurs fr identifisering, planlegging, prsjektering g realisering av IKT tiltak sm understøtter sektrielle reginale samarbeid. Rllen plasseres sm en bestillerrlle g vil være hvedansvarlig fr reginal innvasjn innenfr IKT når det freligger slid frankring i sektrsamarbeid. Det er i revisjn av IKT strategien identifisert en rekke mulige tiltak, mål g aktiviteter sm kan være aktuelle, men sm i langt større grad må kvalifiseres sm reelle samarbeid. Slike tiltak/mål/aktiviteter er i prsessen angitt sm: Helse g velferd: Strategisk IT ledelse Felles teknisk beredskap 24/7 Felles bestillerkmpetanse velferdsteknlgi Digital dialg SMS varsling/dialg Elektrniske søknader bstøtte Elektrniske meldesystemer. Side 7
Kmpetanse IKT støttet kmpetansekartlegging Felles elektrniske maler fr ressursbestilling mt sklene Mulighet fr videfrelesninger IKT støttet kursadministrasjn g kmpetanseplanlegging Felles e-læring/ pplæring g kurs plattfrm Arkiv g dkument Felles elektrnisk avvik g dkumentasjns system Dkumentskanning Ressursstyring Oppvekst g utdanning: Strategisk IT ledelse Felles standard fr infrmasjnssikkerhet Digital dialg Kmpetanse Felles administrasjn g pptakssystem barnehage Felles løsning fr SMS varsling Felles digital læringsplattfrm med støtte fr dialg hjem-skle Reginsamarbeidet skal muliggjøre bruk g leveranser av tjenester basert på FEIDE. Felles læringspplegg «trygg på nett» - m adferd, pptreden g sikkerhet i en elektrnisk hverdag. Felles digitalt plansystem Felles løsning beredskapsvarsling Arkiv g dkument Felles skleadministrativt fagsystem med standardiserte reglement g rapprteringsstøtte / rutiner. Felles system fr ressursstyring Teknikk g miljø: Digital dialg Felles løsning fr nablaget/ Gatami Felles matrikkel Felles løsning fr plan g byggeprsess Felles løsning fr Vannmåler g avlesning Felles løsning beredskapsvarsling Felles digitalt plansystem Arkiv g dkument Felles IKT løsning fr FDV frvaltning Felles DSD system Felles VA system Felles EOS/Enøk Felles Kmm.tek Felles ressursstyring 2.2 Sektrmål stab/støtte Innenfr sektrmålene fr stab/støtte er det beskrevet 4 strategiske mål. Disse er frmulert like mye sm aktiviteter sm mål, men mål g tiltak ligger så tett pp til hverandre at dette er frståelig. Side 8
Av disse er det særlig 2 mål sm er mfattende g sm vil være tunge reginale prsjekter: Sak/arkiv Samhandlingsplattfrm. Begge mråder er etablert sm strategiske mål frdi det er sentrale mål g tiltak fr å legge til rette fr en enklere g mer effektiv reginal samhandling. Samtidig er samrdnede leveranser fra IKT en frutsetning fr realisering. Målsetningene g tiltakene må realiseres i flere hvedfaser; 1. Gevinstberegning (med tilhørende kartleggingsaktiviteter) sm gir beslutningsstøtte til en videre realisering. 2. Prsjektering (Fr begge mråder er det mfattende prsjektering, spesielt knyttet til integrasjner) 3. Anskaffelse 4. Implementering 2.2.1 Særskilt m digital dialg Med digital dialg menes først g fremst digital dialg mellm kmmune g innbygger/næringsliv. Digital dialg er særskilt vektlagt både i Regjeringens digitaliseringsprgram g i KS sin digitalisering strategi: «De fleste arbeidsprsesser sm utføres i kmmunen er ledd i et tjenestetilbud enten til innbyggere, rganisasjner g næringsliv eller ansatte. Målet er at prsessene i så str grad sm mulig skal autmatiseres. Tjenestemråder sm henger sammen, bør autmatisk kunne utveksle infrmasjn digitalt der taushetsplikt eller annen lv ikke er til hinder fr dette.» 1 Etablering av reginale løsninger sm sak/arkivsystem g samhandlingsplattfrm vil være nøkkelprsjekter fr å kunne legge til rette fr en felles satsning på digitalt førstevalg i reginen. Det samme gjelder integrasjn mellm ulike systemer sm skal avgi eller mtta infrmasjn fra den digitale dialgen. 3 Suksesskriterier g frutsetninger Det er i nen grad realisert fellesløsninger uten at det er gjrt vesentlige endringer i driftsrganisering eller teknlgisk plattfrm i dag. Men IKT avdelingene påpeker at det er svært vanskelig å realisere flere reginale IKT strategiske sektrmål uten at det legges til rette fr g besluttes utvidet samarbeid mellm IKT avdelingene (IKT leverandør rllen) i reginen. Sm et eksempel vil det være uhensiktsmessig å realisere felles løsninger fr samhandlingsplattfrm uten at det gjøres tilpasninger i underliggende teknlgier (sm fr eksempel katalgtjenester), eller at det i det minste etableres avklarte standarder fr teknlgi g knfigurasjner sm skal understøtte dette En slik løsning kan ikke driftes g supprteres uten at det finnes et avklart samarbeid mellm IKT leverandørene (IT avdelingene) i kmmunene. Nødvendige frutsetninger (g suksesskriterier) kan ppsummeres i følgende aktiviteter innenfr Arkitektur g Samarbeid IKT Drift 1 Hentet fra avsnitt m Digital dialg i «Digitaliseringsstrategi 2013-2016 fr kmmuner g fylkeskmmuner. Side 9
3.1 Arkitektur 1 Utvikle felles mdell fr systemarkitektur (herunder infrmasjnsarkitektur, tjenestearkitektur g teknisk arkitektur). Denne skal være førende fr videreutvikling av IKT-tjenester i kmmunene, g er en frutsetninger fr realisering av reginale sektrmål. 2 Beslutte anskaffelse av kmpetanse fr utvikling av design fr arkitektur g integrasjn mellm IKTsystemer i reginen. 3 Realisere design, utvikling g implementering av felles arkitektur fr infrmasjnsintegrasjn (ppfølging av punkt 1 g 2). 3.2 Samarbeid IKT Drift Kmmunene skal kntinuerlig evaluere g realisere muligheter fr rasjnalisering i IKTdriftsrganisasjnene gjennm felles løsninger fr driftsstøtte, rganisering g arbeidsprsesser. 4 FIG representerer i dag et samarbeidsrgan mellm IKT-avdelingene i reginen, g har gjennm sitt mandat muligheter fr praktisk samhandling der dette er ønskelig fr å rasjnalisere drift eller på annen måte gi driftsfrdeler. Dette en presisering av at IKT-Strategien ppfrdrer til å arbeide videre med muligheter fr samhandling i regi av FIG 5 Avklare g beslutte nødvendig rganisering av fremtidige driftsleveranser. Den budsjetterte reginale stillingen innen prsjekt g arkitektur må realiseres fr å ha dedikerte reginale ressurser til å ivareta disse ppgavene. I dag finnes det ingen dedikerte reginale ressurser sm ikke er spist pp av drift. Side 10
4 Rekkefølge i realisering av strategi Rekkefølgen i realisering av den reviderte IKT strategien er vesentlig fr å behlde den tilnærmingen sm rådmennene har sluttet seg til (se pkt 1.3.2) Under er det angitt en rekkefølge på realisering av strategiske mål, suksesskriterier g frutsetninger. Gevinstberegning Sak / Arkiv Gevinstberegning Organisering Drift g supprt Systemarkitektur g integrasjnsarkitektur Suksesskriterier g frutsetninger TID Realisering sektrmål Samhandlingsplattfrm Gevinstrealiseringsmdell Kmpetanseplattfrm Samhandlingsplattfrm Prsjektering Anskaffelse Realisering Sak / Arkiv Prsjektering Anskaffelse Realisering Ved å gjennmføre aktivitetene sm skissert her, ppnår man at videre samhandling innenfr IKT baseres på sentrale samarbeidsmråder innenfr sektr stab/støtte (Samhandlingsplattfrm g Sak/Arkiv), g at det fremskaffes et realistisk beslutningsgrunnlag fr disse mrådene. Dernest ivaretas frutsetningen m at IKT arkitektur g driftsrganisering må avklares før Sak/Arkiv g Samhandlingsplattfrm, g eventuelle øvrige sektrmål kan realiseres. Side 11