Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul 1 Tid: 2. juni kl 09:00-12:00 Kongsberg 2. juni 2017 Håvard Fossbakken Daglig leder Kongsbergregionen
Til stede: Hilde Enget Kongsberg kommune Svein Aannestad Notodden kommune Rune Engehult Hjartdal kommune Jon G. Pedersen Flesberg kommune Hans Henrik Thune Rollag kommune Rune Antonsen Nore og Uvdal kommune Ingebjørg Skavlebø - Tinn kommune Kjersti Linneberg sekretariatet Odd Resser sekretariatet Britt Inger Kolset sekretariatet Halvor Rostad sekretariatet Anne Rygaard - sekretariatet Håvard Fossbakken - sekretariatet Forfall: Rune Lødøen Tinn Sakliste Sak 029/17 Godkjenning av møtereferat.. Sak 030/17 Nytt fra sekretariatet.... Sak 031/17 Responssenter for velferdsteknologi... Sak 032/17 Presentasjon av tilbud borgermedvirkning..... Sak 033/17 Ny personvernlov... Sak 034/17 Strategiarbeid og administrativ organisering..... Sak 035/17 Telefoni... Sak 036/17 Sak/arkiv status for prosjektet... Sak 037/17 Utvidet skattesamarbeid i Kongsbergregionen... Sak 038/17 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord...
Sak 029/17: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 28. april 2017 Opplysninger i saken: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28. april 2017. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28. april 2017. Sak 030/17: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Ingen dokumenter Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Tas til orientering Tas til orientering
Sak 031/17: Responssenter for velferdsteknologi Tidligere dokumenter i saken: Utkast til felles saksfremlegg mai 2017 Responssenter_budsjett_fordelingssimulator Referat Rådmannsutvalg 28. april 2017 Referat fra sak 016/17, rådmannsutvalget 31. mars 2017 Referat fra sak 010/17, rådmannsutvalget 17. februar 2017 Referat fra sak 032/16, rådmannsutvalget 22. juni 2016 Referat fra sak 018/16, rådmannsutvalget 1. april 2016 Referat fra sak 028/16, rådmannsutvalget 27. mai 2016 Saksbehandler Kjersti Linneberg og Odd J. Resser Spørsmålsskjema responssenter velferdsteknologi mai 2016, med svar fra Notodden, Tinn og Kongsberg kommune Brev til Kongsberg kommune fra Telenor datert 06.06.2016 Opplysninger i saken: Det vises til tidligere drøftinger om organisering og kostnadsfordeling for Regionalt responssenter for velferdsteknologi. Vedlagte forslag til felles saksfremlegg bygger på det beslutninger som så langt er gjort i prosjektet. Fordelingen av kostnadene vil oppdateres i dokumentet etter at dette er besluttet i Rådmannsutvalget. Innspill i behandlingen: Saksfremlegget redigeres til et kortere fremlegg. Det øvrige innholdet utformes som et vedlegg til saken. Tabellene fra Rune innarbeides i saksfremlegget.
Rådmannsutvalget beslutter fordelingsnøkkel for kostnadene knyttet til Responssenter for velferdsteknologi. Rådmannsutvalget støtter forslag til felles saksfremlegg. Rådmannsutvalget beslutter ikke en felles fordelingsnøkkel for kostnadene knyttet til Responssenter for velferdsteknologi. De nevnte redigeringer innarbeides i forslag til saksfremlegg. Sak 032/17: Presentasjon av tilbud Borgermedvirkning (Appfunksjon) Saksbehandler: Britt Inger Kolset Presentasjon/Tilbud vedlegg Opplysninger i saken: SuksIT fikk i sitt forrige møte 17. mars en presentasjon/demo av løsningen «BorgerApp» fra leverandøren av kommunenes digitale Kvalitetssystem. SuksIT ønsket på bakgrunn av presentasjonen å få tilsendt et uforpliktende pristilbud på løsningen. SuksIT ønsket også at koordinator for SuksIT presenterer tilbudet i RMU s møte 28. april. RMU har tidligere besluttet at forslag til nye løsninger skal inn i årlig tiltaksplan for digitalisering. SuksIT ønsker å presentere tilbudet som mulig innspill til tiltaksplan for 2018 ev. at den enkelte kommune gis mulighet til selv å anskaffe og ta i bruk løsningen i inneværende år. Koordinator for SuksIT deltar i møtet og går gjennom tilbudt løsning. Daglig leders forslag til vedtak: Presentasjonen tas til orientering Rådmannsutvalgets vedtak: Presentasjonen tas til orientering
Sak 033/17 Ny personvernlov fra 25.05.18 hva betyr dette for kommunene? Saksbehandler: Britt Inger Kolset Opplysninger i saken: I forbindelse med ny personvernlov som trer i kraft 25. mai 2018 ønsker SuksIT at de viktigste endringene i denne beskrives for Rådmannsutvalget i god tid før SuksIT legger fram forslag til tiltaksplan/budsjett for digitalisering i september. Dette blant annet fordi et viktig element i ny lov er pålegget om å etablere personvernombud. SuksIT ønsker gjennom saken blant annet å få signaler fra Rådmannsutvalget hvorvidt det er ønskelig/hensiktsmessig at det i ny tiltaksplan foreslås et samarbeid om en slik ny funksjon og oppgave fra 2018. Koordinator for SuksIT vil delta i behandlingen av saken. Noen faktaopplysninger om den nye loven: Den nye loven vil gi kommuner og andre virksomheter flere og betydelig strengere plikter, og åpner for at Datatilsynet kan ilegge langt høyere overtredelsesgebyr enn i dag. Et lovbrudd kan være at kommunen ikke gir god nok informasjon, ikke sletter data eller behandler data uten å ha hjemler for dette. I Datatilsynets faktaark beskrives blant annet følgende som nytt: Alle virksomheter får nye plikter og ledelsen må sørge for å få på plass rutiner for å overholde disse Alle virksomheter skal ha oversikt over hvilke personopplysninger som samles inn/brukes, hvor de kommer fra og hva som er rettslig grunnlag for behandlingen Alle virksomheter skal ha en forståelig og lett tilgjengelig informasjon om hvordan virksomheten behandler personopplysninger Alle virksomheter skal vurdere risiko og personvernkonsekvenser
Alle databehandlere som virksomheten benytter (f.eks leverandører av ITløsninger) pålegges å ha rutiner for innsamling og bruk av personopplysninger Alle virksomheter får strengere krav til håndtering av sikkerhetsbrudd Alle virksomheter skal ha personvernombud Odd Resser fra Kongsberg kommune vil i møtet presentere litt flere detaljer rundt dette. SuksIT s kommentar til konsekvenser for kommunene: Det er helt tydelig at det vil bli utfordrende for kommunene i regionen både å identifisere og gjennomføre tiltak for å imøtekomme kravene i den nye loven. Kommunene i Kongsbergregionen har tidligere samarbeidet om å ha en god forvaltning av personopplysninger gjennom etablering av felles strategi/rutiner for Informasjonssikkerhet i 2012. Det har i liten grad vært samarbeid om dette senere. Det er også helt tydelig at kommunene ikke kan vente til 25. mai 2018 med å iverksette tiltak, og at det relativt raskt vil være behov for å kunne vise til konkrete planer dersom dette blir etterspurt. SuksIT ønsker med dette å oppfordre til at kommunene samarbeider om dette både på kort og lang sikt. På kort sikt 2017: Det er viktig at vi ved nye anskaffelser får med kravet om at de ivaretar krav til innebygd personvern som er et nytt krav i den nye loven. På lang sikt (fra 2018) SuksIT ønsker å anbefale for RMU at kommunene etablerer et felles personvernombud fra 25.05.18, og at dette skjer gjennom opprettelsen av en ny fast stilling fra tidlig 2018. Det understrekes nok en gang at det fortsatt er den enkelte kommunes ansvar å oppfylle kravene til personvern. Opprettelsen av en felles funksjon som personvernombud vil ikke frata kommunene denne plikten, men en slik funksjon vil kunne være en betydelig ressurs inn i kommunenes løpende arbeid med å oppfylle kravene. Kostnader til dette bakes inn i SuksIT s tiltaksplan og
budsjett for 2018. SuksIT vil eventuelt komme tilbake med mer konkret forslag til oppgaver og ansvar for en slik ressurs. SuksIT ønsker at RMU drøfter saken og vil ta med seg signaler inn i arbeidet med ny tiltaksplan for 2018. Rådmannsutvalget tar saken til orientering. På bakgrunn av de innkomne signaler fra Rådmannsutvalget innarbeides dette inn i tiltaksplan og budsjett for 2018. Rådmannsutvalget tar saken til orientering. På bakgrunn av de innkomne signaler fra Rådmannsutvalget innarbeides etablering av felles personvernombud inn i tiltaksplan og forslag til budsjett for 2018. Sak 034/17: Strategiarbeid og administrativ organisering Saksbehandler Håvard Fossbakken Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi Kongsbergregionens strategiplan Opplysninger i saken: Kongsbergregionen har to strategier som styrer vårt arbeid, vår felles Digitaliseringsstrategi og Kongsbergregionens strategiplan. Vi vil jobbe med neste utgave av begge disse strategiene og ser behov for å se strategiene i sammenheng. SuksIT planlegger neste strategiprosess og trenger innspill i sitt arbeid, både for ambisjonsnivå og innhold. Digitalisering styrer mye av arbeidet vårt i dag og har tatt over mye av det fokuset eksisterende strategi har lagt opp til. Dette har vært riktig og det har også gitt gode
resultater så langt. Vi ser et økt fokus fra kommunene og resten av samfunnet på digitalisering og opplever at behovet for styrking av denne satsingen vil eskalere de kommende år. Dette har også konsekvenser for bemanningen og hvordan vi skal organisere sekretariatet fremover. Daglig leder og sukit- koordinator vil drøfte følgende spørsmpl med Rådmansutvalget: o o o Hva ønsker vi med digitaliseringssamarbeidet for framtida? Hvor skal vi legge ambisjonene? Hvordan bør vi vekte digitalisering og intern kompetanseutvikling opp mot politisk viktige temaer som samferdsel og næringsutvikling? Kan vi tenke nytt rundt bemanningen av sekretariatet? Rådmannsutvalget gir tilbakemeldinger på daglig leders spørsmålsstillinger. Daglig leder tar med seg innspillene i det videre strategiarbeidet. Sak 035/17: Telefonisamarbeid Dokumenter i saken Felles telefonistrategi 2010 2012 Saksbehandler Halvor Rostad Sluttrapport hovedprosjekt Telefoni 2013 (RMU 041/13) Rådmannsutvalgets behandling av sluttrapport Telefoni 26.04.13 (RMU 041/13) Rådmannsutvalget 30. september 2016 sak 048/16 Prosjektrapport med anbefalinger om tiltak (ettersendes) Opplysninger i saken Rådmannsutvalget gjorde i sitt møte 30. september 2016 følgende vedtak:
Det igangsettes et samarbeidsprosjekt for å sikre at kommunene har realisert/ realiserer alle gevinster i felles telefoniløsning. Prosjektet legger fram en beskrivelse av status og eventuelt anbefalinger til konkrete tiltak i løpet av mars 2017. Arbeidet er fulgt opp i en utvidet prosjektgruppe innenfor prosjekt Digital dialog og ble startet i november 2016. Arbeidet har tatt lenger tid enn forutsatt fordi prosjektleder har vært delvis sykemeldt i den aktuelle perioden, men også fordi noen av kommunene har behøvd lengre tid for å avgi sine kartleggingsrapporter. Prosjektrapporten med anbefalinger om tiltak legges nå fram til behandling. Kort oppsummert kan det sies at dagens felles telefoniløsning i regionen i stor grad fungerer tilfredsstillende. Det pågår en gradvis omlegging med redusert bruk av fasttelefoni og økt bruk av mobiltelefoni. Mye av de direkte budsjettmessige gevinstene ble tatt ut under samordningen til felles plattform i 2011. K-IKT har nå en felles koordineringsrolle når det gjelder drift, innkjøp og endringer av plattform. Det er imidlertid ikke noe fungerende apparat for å følge opp samarbeidet på merkantilt nivå og når det gjelder systemdriften av støttesystemet. Her er det et uutnyttet gevinstpotensiale, særlig når det gjelder kvalitetsgevinster. Prosjektet Digital dialog vil ikke ha kapasitet innenfor dagens rammer til å følge opp med tiltaksgjennomføring. Det anbefales i første omgang å reetablere en fungerende faggruppe for telefoni, som kan arbeide med oppfølging av tiltak på det merkantile nivået. K-IKT vil naturlig ha ansvar for tiltak foreslått på teknisk side. Underveis må det vurderes om det er hensiktsmessig med et mer formalisert telefonisamarbeid i regionen, bl.a. når det gjelder ekspedientfunksjonen, men dette anbefales sett i sammenheng med organiseringen av øvrige støttetjenester i det regionale samarbeidet. Daglig leders forslag til konklusjon Rapporten med anbefalinger om tiltak tas til orientering. Regionens sekretariat gis fullmakt til å tilrettelegge for etablering av en fungerende regional faggruppe innenfor telefoni. Rådmannsutvalgets konklusjon Rapporten med anbefalinger om tiltak tas til orientering. Regionens sekretariat gis fullmakt til å tilrettelegge for etablering av en fungerende regional faggruppe innenfor telefoni. Sak 036/17 Sak/Arkiv status for prosjektet Saksbehandler Anne Rygaard
Ingen dokumenter i saken Opplysninger i saken/vurderinger: Prosjektleder Anne Rygaard vil møte i Rådmannsutvalget for en kort statusorientering med Rådmannsutvalget. Evry, som er vår leverandør, melder at de vil møte utfordringer med nåværende fremdriftsplan. Dette vil også påvirke vår egen fremdrift. Vi har utfordret leverandør til å komme med forslag til ny fremdriftsplan og vi vil drøfte dette i styringsgruppemøte 5. juni. Evry vil også møte i Rådmannsutvalgets augustmøte for å redegjøre for deres forsinkelser. Rådmannsutvalget tar saken til orientering. Signalene fra Rådmannsutvalget tas med i den videre drøftingen med leverandør. Rådmannsutvalget tar saken til orientering. Signalene fra Rådmannsutvalget tas med i den videre drøftingen med leverandør. Sak 037/17 Utvidet skattesamarbeid Saksbehandler Håvard Fossbakken Ingen vedlegg Opplysninger i saken/vurderinger:
Rådmannsutvalget har tidligere behandlet sak om utvidet skattesamarbeid i Kongsbergregionen. Det ble på bakgrunn av de vurderingene utarbeidet felles saksfremlegg for kommunestyrene med forslag om at kommunene Tinn, Hjartdal og Notodden sluttet seg til skattesamarbeidet mellom Kongsberg og Numedal. Saken er behandlet i alle kommuner med unntak av Notodden. Det er tidligere besluttet at prosessen legges i bero inntil det er fattet konklusjon i Notodden kommune. Rådmannsutvalget bes drøfte hvordan hva man evt gjør om Notodden ikke ønsker å slutte seg til skattesamarbeidet. Svein Aannestad orienterte om saken. Saken blir tatt opp i administrasjonsutvalg og formannskap i Notodden 15. juni. Rådmannsutvalget drøfter saken. Prosessen med utvidet skattesamarbeid fortsetter videre, uavhengig av Notoddens konklusjon. Det sendes ut en beskrivelse av de administrative og økonomiske konsekvensene uten Notoddens deltakelse. Sak 038/17 Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene.
Saken tas til orientering Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.