Bakgrunnsdkumentasjn m efaktura Prtwin g efaktura Frfatter: Aud Eva Haugrs g Olav Madland Versjn: 0,8 1
1. Bakgrunn Fra 01.07.2012 krever statlige g kmmunale fretak g mtta fakturaer i frm av efaktura. Myndighetenes krav: I rundskrivet fra departementet FAD av 25.10.2011, nr P 11/2011, 2011/3173 står det: Elektrnisk faktura I avtaler sm inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksmheter kreve at deres leverandører av varer g tjenester sender faktura g kreditnta elektrnisk, slik at virksmheten mttar dkumentet i samsvar med standarden Elektrnisk handelsfrmat (EHF). Statlige virksmheter ble med virkning fra 1. juli 2011 pålagt å kunne ta i mt faktura g kreditnta i EHF frmat jf. Frskrift m IT standarder i ffentlig frvaltning 4 7 g Øknmireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1 i Bestemmelsene. Elektrnisk faktura, kreditnta g purring Elektrnisk faktura, kreditnta g purring er frsendelse av datafil i standard frmat til mttaker. Fr det ffentlige er det Elektrnisk handelsfrmat (EHF) sm er standarden. Innhldet i frmatet dekker regnskapslvens krav. Faktura, kreditnta g purring skal ikke være en pdf fil. Miljøhensyn Det ffentlige har i dag ca.11 milliner fakturaer pr. år sm vil kunne bli sendt elektrnisk. Elektrnisk sending g mttak av faktura, kreditnta g purring vil spare miljøet fr papir g frsendelse av dkumenter med pstens fly g biltransprt. CO2 utslippene vil bli mindre, g mengden papiravfall redusert. Les mer m miljøgevinster Spar tid g ressurser I tillegg vil din virksmhet spare tid g ressurser på ikke manuell håndtering av dkumenter, g vil i stedet kunne bruke tid på kntrll, ppfølging g kunderettet arbeid. Standardfrmat Ved bruk av standardfrmatet Elektrnisk handelsfrmat (EHF) vil aktørene kunne sende g mtta dkumenter likt slik at dkumentflyten går mer smidig g etterarbeidet på kntrllsiden blir enklere. Leveransested Bruken av aksesspunkt vil gjøre utvekslingen enklere. Både utsteder g mttaker vet at dkumentene ikke blir brte under transprten, g at de kun trenger å frhlde seg til ett sted fr å levere/hente dkumentene sine. 2
2. Fakturautsteder dvs. bruker av Prtwin gjøre dette: Inngå avtale mellm din virksmhet g et aksesspunkt. Ta i bruk Elektrnisk handelsfrmat (EHF) Ta i bruk CENBII frmatet fr faktura g kreditnta til utlandet Mulige aksesspunkt finnes her: http://www.anskaffelser.n/ehandel/artikler/2011/08/aksesspunkter Dette ivaretas av Seamless gjennm implementering av støtte fr e faktura fra Prtwin. Denne er planlagt klar til test fra Seamless 1.6.2012. Dette er ne aksesspunktet kan ivareta gjennm versettelsesrutiner. Sørg fr å sjekke m aksesspunktet du velger er i stand til å ivareta dette dersm dette er aktuell tjeneste. Validere fakturafilene/meldingene Ivareta versetting / mapping fra e2b til Elektrnisk handelsfrmat (EHF). E2B frmatet er det frmatet sm er benyttet av efaktura mellm næringslivsbedrifter. Ta i bruk fakturaprtal. Fr de sm sm ikke har eget faktura eller regnskapssystem eller kun sender få fakturaer så tilbyr det private markedet fakturaprtaler sm leverer EHF g sm er knyttet til et aksesspunkt. Dette ivaretas av Seamless gjennm implementering av støtte fr e faktura i Prtwin. Denne er planlagt klar til test fra Seamless 1.6.2012. Dette er ne aksesspunktet kan ivareta gjennm versettelsesrutiner. Sørg fr å sjekke m de er i stand til å ivareta dette. Ikke aktuelt fr kunder av Prtwin, med mindre dere ikke har inngått en avtale med et aksesspunkt. Fr aktører sm Seamless sm med Prtwin er tilbyder av et bransjerelatert rdre g fakturasystem stiller ehandel.n med en vertøykasse sm sikrer at efaktura vil ivaretas på en standardisert måte. Verktøykassen er: 3
Bakgrunnsdkumenter 1. AGFA Vurdering g anbefalinger m elektrnisk faktura i staten Rapprt fra arbeidsgruppen fr elektrnisk faktura http://www.regjeringen.n/uplad/fad/vedlegg/ikt plitikk/agfarapprtweb.pdf 3. Gde presentasjner m Elektrnisk faktura i det ffentlige 2. Implementeringsveileder Ehandel.n frmat http://anskaffelser.n/filearchive/implementeringsveileder fr ehandel.n frmat faktura gkreditnta v1.1.dcx http://www.difi.n/filearchive/knferanse 2011 01 20 hvrdan skal faktura kmme frem tilffentlig sektr.pdf http://www.e2b.n/sfiles/4/97/62/2/file/difi.pdf 4. Anbefalte nettsteder www.ehandel.n www.anskaffelser.n www.difi.n 4
3. Sammenheng mellm avsender(leverandør) g mttaker av e.handel.n e faktura Bruker av Prtwin er å anse sm en leverandør i figuren ver, mens f.eks frsvaret sm ffentlig kunde er mttaker av e faktura. De vil få levert e fakturaen i ehandel.n frmat fra aksesspunktet. Dersm et rederi er kunde vil aksesspunktet kunne versette til frmat sm er relevant fr rederiet under frutsetning av at havnen bruker et aksesspunkt sm er fleksibel. I mange tilfeller vil rederiet ha et eget aksesspunkt kan mtta e faktura fra havens aksesspunkt. Dette er vist i figuren ver sm en flyt mellm t aksesspunkt med den røde pilen. Dersm havnens aksesspunkt er ulikt havnens kundes sitt aksesspunkt vil aksesspunktene utveksle dataene seg imellm. 5
4. Hva er en efaktura? Elektrnisk faktura er en faktura i en mfrent strukturert frm sm transprteres elektrnisk fra Fakturautsteder til fakturamttaker g sm kan viderebehandles maskinelt hs fakturamttaker. Det er ikke tilstrekkelig at fakturaen er elektrnisk» eller maskintilgjengelig. I tillegg må data være strukturert på en slik måte at dkumentet kan «flyte» mellm ulike systemer. En efaktura er en faktura i frm av en elektrnisk fil sm innehlder fakturadataene i et strukturert frmat. efakturaen prduseres i avsenders fakturaløsning g kan leses direkte av mttagers prgramvare fr håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det bltte øyet, så med en efaktura medfølger vanligvis gså en metde fr å kunne presentere dataene fr en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, sm er en visuell presentasjn i frm av en fil i PDF eller Tiff frmat. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen. (En faktura pr. epst i frm av en PDF/Tiff fil er i denne sammenheng ikke en efaktura, da denne ikke kan leses av mttagers system uten videre) Gevinst med efaktura I frhld til å sende ut en faktura på papir papirfakturaer er det åpenbart en effektivitetsgevinst g lavere kstnad. I frhld til å sende en faktura på e pst i frm av en PDF fil, er det mindre å hente. Frøvrig er det en større grad av sikkerhet i en efaktura leveranse, i g med at man kan kntrllere at mttager faktisk har mttatt fakturaen. Den største gevinsten ligger derimt på mttagersiden. Fakturaen kan i sin helhet leses inn autmatisk, med 100 % kvalitet, g videre danne grunnlag fr knteringsfrslag g frslag til gdkjennere, i g med at fakturadataene leses direkte fra datafilen. I frhld til papirfakturaer g hvrdan de håndteres utgjør dette en str besparelse da man slipper åpning av pst, scanning g tlking/etterkntrll. I frhld til fakturaer man mttar på e pst (typisk PDF), så slipper man da g åpne pst g å scanne. Derimt må man manuelt imprtere fakturaene fra de frskjellige mailene man mttar, g kjøre vanlig tlking/etterkntrll. At fakturainfrmasjn kan sendes elektrnisk fra utsteders system til mttakers system direkte, er langt på vei avgjørende fr å ppnå effektivitetsgevinster Gevinstene tas ut på følgende mråder: Frenkling av selve fakturahåndteringen Redusert tidsbruk i frbindelse med feilhåndtering Reduserte muligheter fr uregelmessigheter Enklere versikt g kntrll På sikt gså større grad av autmatisering av innkjøpsprsesser. efaktura frmater Fr å frenkle utveksling av fakturadata mellm prgramvare fra ulike leverandører har man i mange år jbbet med standardisering av efaktura frmater. Et efaktura frmat beskriver hva slags innhld sm er mulig å plassere i en efaktura fil, g er tenkt dekke et bredt behv på tvers av mange bransjer. Frmatet beskriver den samme infrmasjnen sm man finner på en vanlig papir faktura, feks. Seamless g efaktura fakturanummer, fakturadat, frfallsdat, beløp, prdukter, priser, rabatter, avgifter sv. 6
Nen felter er påkrevde, andre ikke. P.t. finnes det t frmater i Nrge sm er utbredte standarder. Disse t standardene er E2B sm benyttes mye i privat næringsliv g EHF (elektrnisk handels frmat) sm benyttes i det ffentlige. I tillegg finnes en rekke bransjefrmater sm har vært utviklet igjennm tidene, g sm har blitt tatt i bruk av større kjedesammensetninger. (Se www.e2b.n, g http://www.anskaffelser.n/e handel/dkumenter/ehandel.n frmatet fr mer infrmasjn). I praksis betyr det at det fte vil være påkrevd å kunne levere efaktura i flere frskjellige frmater, fr å tilfredsstille de frskjellige kundene man har. Har man implementert det ene frmatet så vil aksesspunktet versette til det andre frmatet.. 7
5. efaktura frmidling g knvertering De fleste benytter psten til å frakte sine papirfakturaer frem til kunden. På samme måte benytter de fleste en utvalgt leverandør til frmidling av efaktura. Det gjelder både fr å sende g mtta, g kan gjerne sees på sm en efaktura pstkasse. Frmidlingstjenesten sm benyttes vil gså sm ftest tilby knvertering av frmater. Dette fr at du skal slippe g ha ansvar fr å kvalitetssikre at dine kunder mttar faktura i det frmatet de krever. På samme måte vil alle inngående efakturaer knverteres til det frmatet du krever fr ditt mttagersystem. Fr leverandører til ffentlig sektr eller kmmunal sektr finnes ulike mdeller man kan benytte fr å fakturere ffentlig sektr. Kapitlet under beskriver de ulike mdellene sm kan benyttes. Fakturautsteder kan sende fakturainfrmasjnen til det ffentlige direkte, via web, via Ehandelsplattfrmen eller via en meldingsperatør. Disse meldinger sendes gjennm såkalte aksesspunkter sm ruter meldinger til riktige mttaker. Det er freløpig kun tiltenkt t aksesspunkter gjennm Altinn g gjennm Ehandelsplattfrmen, men i framtiden kmmer det nk til å etableres flere aksesspunkter. Tegningen nedenfr illustrerer hvrdan dette fregår. Direkte gjennm ehandelsplattfrmen Ehandelsplattfrmen benyttes i ffentlig sektr fr bestilling av varer g tjenester. Denne plattfrmen har et grensesnitt mt ERP systemene til ffentlig sektr g Ehandelsplattfrmen vil prdusere fakturaer fra medi nvember 2010. Benytte en Meldingsdistributør gså kalt aksesspunkt En meldingssentral mttar g videresender elektrniske meldinger. Fakturautstedere g fakturamttakere trenger kun å frhlde seg til én part, meldingssentralen gså kalt aksesspunktet. Denne løsningen er relevant fr brukere av Prtwin. I g med at ehandel.n er et 8
standardisert frmat sm alle gdkjente aksesspunkt må mtta så vil brukere av Prtwin selv kunne velge hvem de fretrekker å benytte. Seamless har et samarbeid med Nets sm gså er leverandør til alle bankene med unntak av DNBNOR. Vi har valgt å samarbeide med Nets på grunn av deres utbredelse g evne til å kunne ivareta mange ulike aktører. Prtwin skal imidlertid kunne levere til andre aksesspunkt i listen ver de sm er gdkjente sm finnes her http://www.anskaffelser.n/e handel/artikler/2011/08/aksesspunkter. Kravet fr å bli gdkjent er at de kan mtta ehandel.n frmatet. Ved bruk av meldingssentraler kan krav til tilpasninger av standard frmet i respektive systemer frenkles. Dersm det er endringer i standard frmat, er det tilstrekkelig å endre grensesnittet i frhld til meldingssentralen g ikke til alle sm levere faktura. Web Faktura Prtal Web faktura prtal er et internettbasert system fr sending av elektrnisk dkumenter sm faktura, kreditnta, purring sv. Når fr eksempel en faktura skal utstedes, må bruker lgge seg på g via et webgrensesnitt manuelt, fyller inn aktuelle pplysninger, samt hente fram grunnlagsdata m betalingsmttaker. Det blir så generert en fakturakladd. Denne kan lagres, hentes frem g endres. Den ferdige fakturaen blir generert på et frhånd spesifisert frmat. Ehandel.n frmat Samtidig kan det genereres regnskapsunderlag til utsteders regnskapssystem. Fr dkumentutsteder vil web faktura prtal være likt med andre selvstendige system sm ikke er integrert i øknmisystem eller rdre g lagersystem. Frdelen er at bedriften slipper å investere i eget system g sørge fr drift g vedlikehld av dette. En webleser er alt sm er nødvendig. Ne manuelt arbeid må påregnes fr å generere faktura i prtalen. Fr leverandører til havnen sm selv ikke er i stand til å levere efaktura, kan det være aktuelt å vis til denne type løsninger. En mulig aktør her er Sendregning.n http://www.sendregning.n/kntakt/ Direkte fra utsteder til et aksesspunkt En utsteder kan sende dkumentene direkte til et aksesspunkt. Utstederen må autentisere seg før leveranse kan gjennmføres. Aksesspunkt vil påse at dkument kmmer frem til riktig mttaker. 9
6. Krav til innhldet i en faktura Disse kravene til innhld er hentet fra pr NS 4175 g frkrtet. De gjelder minimumskrav til innhld g eksempler på tilleggspplysninger, dvs. innhld sm ikke er krav i.h.t. gjeldende regelverk. Ifølge regnskapslven skal en faktura innehlde minimum følgende: rganisasjnsnummer sm er tildelt virksmheten navn g adresse til den sm leverer varen eller yter tjenesten navn g adresse til den sm mttar varene eller tjenestene beskrivelse av varer eller tjenester kvantum eller mfang av det sm er levert eller ytet beløpet fr varen eller tjenesten (eventuelt med g uten merverdiavgift). stedet der tjenesten er levert eller tjenesten ytet (kan alternativt være grunnlaget fr avgift ller gebyr) dat fr utstedelse fakturanummer Fr de sm har behv fr å se mer på detaljene så innehlder dette dkumentet mer infrmasjn: Implementeringsveileder Ehandel.n frmat http://anskaffelser.n/filearchive/implementeringsveileder fr ehandel.n frmat faktura gkreditnta v1.1.dcx ehandel.n (EHF) definerer: bligatriske felt sm må fylles inn fr å ppfylle nrsk regnskapsplikt anbefalte felt felt sm bruker vil ha str nytte av, spesielt når det finnes en rdre i frkant valgfrie felt sm gir infrmasjn m fakturaens innhld 10
7. Mttakerregister ELMA Elektrnisk mttakeradresseregister er et nrsk register hvr mttakere av fakturaer registrerer til hvilken adresse virksmheten ønsker å få sine dkumenter sendt. Du sm mttaker må lgge deg på ELMA fr å registrere pplysninger m hvilke dkumenter du kan mtta, hvr de skal sendes, g på hvilken måte de skal sendes. Denne tjenesten vil være tilgjengelig i løpet av 2011 står det på Difi sine sider. Elma vil være tilgengelig via enhetsregisteret i Brønnøysund. 11
8. Elektrniske fakturaer b2b sm utveksles i dag efaktura Bankenes tilbud m efaktura er et lukket system sm hvedsaklig blir tatt i bruk av utstedere av massefaktura til privatpersner. Her må det pprettes en avtale mellm mttaker av fakturaen g den leverandør sm sender faktura. Systemet er integrert med nettbankløsninger fra de ulike banker g tilbyr mulighet fr direkte betaling av mttatt faktura. Tilbudet er mest egnet til å effektivisere ffentlig innkreving fra privatpersner g har liten relevans fr arbeidet med elektrnisk faktura til staten. Eksempler på tjenester fra en meldingssentral Psten Nrge. Psten Nrge tilbyr følgende tjenester fr elektrnisk faktura: frmidling av både elektrniske g papirbaserte fakturaer fra leverandør til mttaker papirbaserte fakturaer skannes g tlkes før de sendes elektrnisk. Psten tilbyr gså et kntrll g anvisningssystem fr behandling av inngående fakturaer. Psten tilbyr gså mttak av elektrniske fakturaer direkte gjennm system til system meldingsfrmidling via meldingssentralen. Fr utstedelse g sending av faktura tilbyr Psten en tjeneste sm ivaretar fakturautskrift g arkiv. Psten har inngått allianser sm bidrar til at gså betalingstjenester mv kan tilbys. Bankenes meldingsfrmidlingssentraler Det finnes i hvedsak t meldingsfrmidlingssentraler sm benyttes av bankene i Nrge fr å ta i bruk elektrnisk faktura. NETS er meldingssentral fr: 1. Nrdea 2. Sparebank 1 Alliansen (24) 3. Fkus/Danske Bank 4. Terragruppen (79) 5. SEB 6. Ni alliansefrie banker EDB ASA er meldingssentral fr: 7. DnBNr 8. Handelsbanken 12
9. Hva er status g hva gjør Seamless nå I II Seamless har besluttet å støtte ehandel.n frmatet. Kunder av Prtwin må derfr velge aksesspunkt sm er i stand til å versette fra ehandel.n til efaktura b2b frmatet dersm havnen har kunder sm ikke kan mtta e faktura i ehandel.n frmatet. Seamless har ikke fretatt endelig av aksesspunkt sm vi vil anbefale. Vi er i ferd med å sette pp en statusrapprt fr hva de ulike aksessleverandørene tilbyr slik at kunder av Prtwin kan ha et grunnlag å sammenligne ut i fra. Kartleggingen vil freligge prim mars. III Seamless vil sette pp en løsning sm sørger fr at kunder av Prtwin kan få e fakturaen levert fra sin lkale Prtwin installasjn til aksesspunktet via Seamless sin driftsløsning. Seamless vil m kundene ønsker dette gså kunne levere fakturainfrmasjnen direkte fra Prtwin installasjnen til aksesspunktet utenfr Seamless sin driftstjeneste frutsatt at dette aksesspunktet støtter ehandel.n frmatet. IV Seamless tilrettelegger kundebildet i Prtwin slik at havnen kan legge inn nødvendig infrmasjn i frhld til kundens mttak av e faktura i kundebildet. V Seamless lager en XML faktura fil i henhld til ehandel.n frmatet sm innehlder de samme infrmasjnene sm er på nrmale utskrevne fakturaer i PDF frmat eller i papirfrmat g sm er i henhld til Implementeringsveileder Ehandel.n frmatet http://anskaffelser.n/filearchive/implementeringsveileder fr ehandel.n frmat faktura gkreditnta v1.1.dcx 13