Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: 14.6.2017 Møtetid: 12:30 15.50 Møtestad: Rådhuset møterom 2. etasje Saksnr.: 10/17-14/17 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Jens Rikheim Astrid Grøndal Trulssen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Vidar Gram Gerd Anne Skalle Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Jarle Offerdal Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå kommunen møtte: Rådmann Alf Olsen jr. Kommunalsjef Torunn Liltved møtte i sak 11 Marianne Voldum møtte i sak 11 Frå revisjonen møtte: Gunn-Irene Sviggum Bruheim Dokument utlevert i møtet: - Vedlegg 7, 8, 9 til sak 13 - Framlegg til nytt vedtak i sak 13 - Sak 14 med vedlegg Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 10/2017 Godkjenning av møtebok O 11/2017 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 12/2017 Tertialrapport 1-2017 O 13/2017 Spørsmål frå Åge Årdal om overføring frå O til Lærdal Turlag 14/2017 Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 2016 for O Okken Kraft Lærdal KF Sak 10/2017 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Richard Nesheim 14.6.2017 10/2017 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet 26.4.2017 vert godkjent. KON-10/17 VEDTAK: Møteboka frå møtet 26.4.2017 vert godkjent.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 11/2017 Skriv og meldingar saker til oppfølging Richard Nesheim 14.6.2017 11/2017 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 10.03.2017 Skatteoppkrevjar Lars Notat om arbeidsgjevarkontroll Bogstad 2 23.11.2016 Kommunalsjef Torunn Liltved Rapportering etter forvaltningsrevisjonen Kvalitet i grunnskulen 3 Sekretariatet Døme på etiske retningsliner for ein kommune: Etiske retningsliner for Balestrand kommune 4 6.6.2016 Rådmann Alf Olsen jr. Saksframlegg til sak 82 i formannskapet: Optimal organisering Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. Kontrollutvalet vil rå til at utarbeider etiske retningsliner for tilsette og folkevalde. Kontrollutvalet viser til døme frå Balestrand kommune. Drøftingssaker: 1. Utkast til svarbrev frå kontrollutvalet til Johan Grøttebø vart ut i møtet for drøfting og vart godkjent. 2. Kontrollutvalet lukka møtet under drøftinga av ikkje offentleg sak, med heimel i kommuneloven 31 punkt 3 og 4. Etter drøftinga vart møtet opna att. Orienteringar: 1. Kommunalsjef Torunn Liltved hadde ein gjennomgang kring kommunen si oppfølginga av tilrådingane som vart gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten knytt til kvalitet i grunnskulen. 2. Marianne Voldum frå Barnevernet i Aurland og Lærdal gav ei grundig orientering kring status for barnevernet i Lærdal.
KON-11/17 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. Kontrollutvalet vil rå til at utarbeider etiske retningsliner for tilsette og folkevalde. Kontrollutvalet viser til døme frå Balestrand kommune. Møtebok Kontrollutvalet i Sak 12/2017 Tertialrapport Richard Nesheim 14.6.2017 12/2017 Framlegg frå sekretariatet: Tertialrapporten for kommunen vert teken til vitande. Kontrollutvalet har merka seg at rådmannen har tilrådd at det ikkje blir gjort endringar i driftsbudsjettet per 1. tertial då ein føreset at drifta vil gå i balanse etter at ein har gjort dei endringane som arbeidsgruppa for optimal organisering skisserer. Kontrollutvalet har elles merka seg at det er størst overforbruk i ansvar 131 Helse og ansvar 162-164 Teknisk drift. Tertialrapport frå Lærdal Næringsutvikling knytt til nærings- og konsesjonsavgiftsfondet vert teken til vitande. Tertialrapporten vart gjennomgått. Det vart opplyst om at det er ein feil i budsjettert rentekostnad som vil medføre ei budsjettendring på om lag 1,3 mill. kr. Det vart og opplyst at budsjettendringa vil bli gjort, saman med andre budsjettendringar, som eiga sak etter rapportering av rekneskapen for 2. tertial. KON- 12/17 VEDTAK: Tertialrapporten for kommunen vert teken til vitande. Kontrollutvalet har merka seg at rådmannen har tilrådd at det ikkje blir gjort endringar i driftsbudsjettet per 1. tertial då ein føreset at drifta vil gå i balanse etter at ein har gjort dei endringane som arbeidsgruppa for optimal organisering skisserer. Kontrollutvalet har elles merka seg at det er størst overforbruk i ansvar 131 Helse og ansvar 162-164 Teknisk drift. Kontrollutvalet er orientert om at det er ein feil i budsjettet på om lag 1,3 mill. kr som vil måtte medføre budsjettendring, men at denne endringa ikkje vert gjort på 1. tertial. Tertialrapport frå Lærdal Næringsutvikling knytt til nærings- og konsesjonsavgiftsfondet vert teken til vitande.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 13/2017 Spørsmål frå Åge Årdal om overføring frå til Lærdal Turlag Richard Nesheim 14.6.2017 13/2017 Framlegg frå sekretariatet: Kontrollutvalet viser til skriv frå Åge Årdal vedkomande overføring av midlar frå Lærdal kommune til Lærdal Turlag. Kontrollutvalet har sett nærare på prosjektrekneskapen for bærekraftprosjektet som vart handsama i kommunestyret i desember 2014. Ut i frå at det i ettertid er overført midlar på kr 210 323 til Lærdal Turlag, som kontrollutvalet ikkje finn var avsett i rekneskapen, meiner kontrollutvalet at kommunestyret må ta prosjektrekneskapen for Bærekraftprosjektet opp til ny handsaming. Ved ny handsaming må administrasjonen klargjere om det ligg føre føringar som tilseier at eksterne tilskot på kr 210 323 ikkje er nytta gjennom dei kostnader som alt ligg i prosjektet. Dersom det er slik at desse midlane skal nyttast til merkeprosjektet og det ikkje allereie er kostnader i prosjektet som underbygger at ein er berettiga til tilskotet, så må prosjektrekneskapen korrigerast slik at kostnader på kr 210 323 vert avsett som påløpt kostnad. Kostnaden må spesifiserast og det må ligge føre oppsett som viser korleis Lærdal Turlag skal bruke midlane. Prosjektrekneskapen vil i så fall vise ein kostnad for på kr 1 671 712 som er kr 171 712 meir enn det som kommunestyret hadde løyvd til prosjektet og kr 210 323 meir enn det som låg i sluttrekneskapen som kommunestyret godkjende i sak 82/14. Dersom kommunestyret etter ny handsaming godkjenner prosjektrekneskapen, inkludert overføring til Lærdal Turlag, kan saka avsluttast. Dersom kommunestyret ikkje godkjenner prosjektrekneskapen, må midlane tilbakeførast frå Lærdal Turlag til kommunen, då det i så fall ikkje ligg føre noko gyldig kommunestyrevedtak som heimlar overføring av midlane. I møtet vart det delt ut dokument som dels mangla ved utsendinga og som var ettersendt per e- post og dels skriv som var kome til i saka dei siste dagane. Dei sistnemnde gjaldt skriv frå Åge Årdal, datert 11.06.17, og skriv frå revisor datert 6.6.17, men motteke 12.06.17. Basert på opplysningane i dei to sistnemnte skriva vart det lagt fram ny innstilling til vedtak: Ny innstilling til vedtak Kontrollutvalet viser til skriv frå Åge Årdal vedkomande overføring av midlar frå Lærdal kommune til Lærdal Turlag.
Kontrollutvalet viser til skriv frå revisor som konkluderer med at dokumentasjonen som ligg til grunn for overføring av midlar til Lærdal Turlag ikkje er tilstrekkeleg dokumentasjon for kjøp av tenester frå private, då det kun er ei hovedboksutskrift påskriven ei grunngjeving for utbetaling, dato og signatur. Revisor konkluderer også med at beløpet på kr 210 323 som vart overført til Lærdal Turlag ikkje var ein del av prosjektrekneskapen som kommunestyret godkjende i desember 2014. Det føreligg ikkje spor av politiske vedtak knytt til utbetalinga. Om utbetalinga hadde vore vedteken av kommunestyret ville den kommunestyrevedtekne rekneskapen likevel ha vore feil, då utbetalinga av kr 210 323 ikkje er ført som kostnader i prosjektrekneskapen før denne vart avslutta. Kontrollutvalet viser og til motteken dokumentasjon frå Åge Årdal som viser at det i sluttrapporteringa for merkeprosjektet er rapportert om kostnader i 2013 på kr 123 003 og i 2014 på kr 403 100, av dette kr 127 000 i dugnad. Oppsettet frå Åge Årdal viser at kommunen hadde ein eigedel i prosjektet på kr 156 272 når ein rekna med dei kr 210 323 som inntekt for kommunen. Kontrollutvalet meiner denne dokumentasjonen tyder klart på at dei 210 323 er Lærdal kommune sine midlar, til dekking av kommunen sine kostnader med merkeprosjektet. Kontrollutvalet ser alvorleg på at det vert utbetalt midlar frå utan dekning i vedteke budsjett. Om Lærdal Turlag skal motta midlar, så må det vere etter ein eigen prosess, der Turlaget søker om midlar til definerte tiltak og får løyving basert på eit vedtak i kommunestyret. Kontrollutvalet vil rå til at det blir sett i verk tiltak for å krevje tilbake dei midlane som er overført til Lærdal Turlag. Kontrollutvalet vil og be om ei nærare forklaring på kvifor midlane vart overført i første omgang. KON- 13/17 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til skriv frå Åge Årdal vedkomande overføring av midlar frå Lærdal kommune til Lærdal Turlag. Kontrollutvalet viser til skriv frå revisor som konkluderer med at dokumentasjonen som ligg til grunn for overføring av midlar til Lærdal Turlag ikkje er tilstrekkeleg dokumentasjon for kjøp av tenester frå private, då det kun er ei hovedboksutskrift påskriven ei grunngjeving for utbetaling, dato og signatur. Revisor konkluderer også med at beløpet på kr 210 323 som vart overført til Lærdal Turlag ikkje var ein del av prosjektrekneskapen som kommunestyret godkjende i desember 2014. Det føreligg ikkje spor av politiske vedtak knytt til utbetalinga. Om utbetalinga hadde vore vedteken av kommunestyret ville den kommunestyrevedtekne rekneskapen likevel ha vore feil, då utbetalinga av kr 210 323 ikkje er ført som kostnader i prosjektrekneskapen før denne vart avslutta. Kontrollutvalet viser og til motteken dokumentasjon frå Åge Årdal som viser at det i sluttrapporteringa for merkeprosjektet er rapportert om kostnader i 2013 på kr 123 003 og i 2014 på kr 403 100, av dette kr 127 000 i dugnad. Oppsettet frå Åge Årdal viser at kommunen hadde ein eigedel i prosjektet på kr 156 272 når ein rekna med dei kr 210 323 som inntekt for kommunen.
Kontrollutvalet meiner denne dokumentasjonen tyder klart på at dei 210 323 er Lærdal kommune sine midlar, til dekking av kommunen sine kostnader med merkeprosjektet. Kontrollutvalet ser alvorleg på at det vert utbetalt midlar frå utan dekning i vedteke budsjett. Om Lærdal Turlag skal motta midlar, så må det vere etter ein eigen prosess, der Turlaget søker om midlar til definerte tiltak og får løyving basert på eit vedtak i kommunestyret. Kontrollutvalet vil rå til at det blir sett i verk tiltak for å krevje tilbake dei midlane som er overført til Lærdal Turlag. Kontrollutvalet vil og be om ei nærare forklaring på kvifor midlane vart overført i første omgang. Vedtaket vert sendt til kommunestyret til orientering. Møtebok Kontrollutvalet i Sak 14/2017 Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 2016 for Okken Kraft Lærdal KF Richard Nesheim 14.6.2017 14/2017 Framlegg frå sekretariatet: Kontrollutvalet går gjennom årsrekneskapen og årsmeldinga for Okken Kraft Lærdal KF, samt melding frå revisor.. Utkast til fråsegn frå kontrollutvalet vert godkjent. Revisor Gunn-Irene Sviggum Bruheim kommenterte rekneskapen og svarte på spørsmål. KON- 14/17 VEDTAK: Kontrollutvalet har gått gjennom årsrekneskapen og årsmeldinga for Okken Kraft Lærdal KF, samt melding frå revisor. Utkast til fråsegn frå kontrollutvalet vert godkjent. Møtet slutt