Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 04.11.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Medlem Medlem Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Porsgrunn rådhus, møterom 3. etg. Svein Tore Uldal Ivar Moen (sak 52/2014) Inger B. Nilsen Edvard Garmo (sak 52 57/2014) Svein Tore Uldal (sak 48 51/2014 og 53 57/2014) Ivar Moen Edvard Garmo (sak 48 51/2014) Torhild Wahlstrøm Christian Moulin (sak 52 57/2014) Øystein Bergh Oppdragsrevisor Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Kommunalsjef HMS-leder Økonomisjef Kommunalsjef Virksomhetsleder Juridisk rådgiver PoU Brannsjef Jens Sandberg Ingebjørg Nordby Vibeto Hildegunn Rafdal (sak 51-52/2014) Morten Næss Ann-Karin Nordmo (sak 49/2014) Hans Jakob Solheim (sak 50/2014) Aud Fleten (sak 54/2014) Heidi Pedersen (sak 54/2014) Aud Mirjam Hemnes (sak 53/2014) Nicolay Underthun (sak 53/2014) Svein Tore Uldal ble erklært inhabil i sak 52/2014. Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 48 57/2014. Porsgrunn 04.11.2014 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 48/14 14/659 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 49/14 14/646 PORSGRUNN KOMMUNE - HMS-RAPPORTERING 2. TERTIAL 2014 50/14 14/645 PORSGRUNN KOMMUNE - ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2014 51/14 14/657 FORVALTNINGSPROSJEKT; TILSYNSKONTORET BYGGESAKER I GRENLAND 52/14 14/658 SELSKAPSKONTROLL AV GRENALND HAVN IKS 53/14 14/644 VEDRØRENDE UTLYSTE STILLINGER OG BEHANDLING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER 54/14 14/661 TILBAKEMELDING PÅ RAPPORTENE; RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 OG 2 55/14 14/660 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 22.10.2014 56/14 14/623 STUDIETUR TIL VENNSKAPSKOMMUNEN SIGTUNA - EVALUERING 57/14 14/665 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.11.2014 Side 2 av 8
Sak nr. 48/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokoll 23.09.2014 godkjennes. Møteprotokoll 14.10.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen for 23.09.2014. Leder la fram protokollen for 14.10.2014. Møteprotokoll 23.09.2014 godkjennes. Møteprotokoll 14.10.2014 godkjennes. Sak nr. 49/14 PORSGRUNN KOMMUNE - HMS-RAPPORTERING 2. TERTIAL 2014 Kontrollutvalget tar Porsgrunn kommunes HMS-rapportering 2. tertial 2014 til orientering. Det er viktig å spre de gode erfaringer mellom lederne. HMS-sjef la fra rapporten for 2. tertial 2014 og redegjorde for de tiltak som er gjennomført for å bedre arbeidsmiljøet og redusere sykefraværet. Kommunen gjennomfører prosjekter innenfor rus og også repeterende fravær. Det fokuseres sterkt på avvik og avvikshåndtering. Dette brukes aktivt for å bli bedre. Kontrollutvalget beklaget sterkt det høye sykefraværet. Kontrollutvalget mener gode eksempler er viktige for å utvikle organisasjonen i en positiv retning. Svein Tore Uldal satte fram følgende tilleggsforslag: Det er viktig å spre de gode erfaringer mellom lederne. med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Side 3 av 8
Kontrollutvalget tar Porsgrunn kommunes HMS-rapportering 2. tertial 2014 til orientering. Sak nr. 50/14 PORSGRUNN KOMMUNE - ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2014 Kontrollutvalget tar Porsgrunn kommunes økonomirapport for 2. tertial 2014 til orientering. Økonomisjefen presenterte rapporten for 2. tertial 2014. Kontrollutvalget diskuterte de enkelte elementene som påvirker økonomien som befolkningsendring og utbytte fra Skagerak. Kontrollutvalget tar Porsgrunn kommunes økonomirapport for 2. tertial 2014 til orientering. Sak nr. 51/14 FORVALTNINGSPROSJEKT; TILSYNSKONTORET BYGGESAKER I GRENLAND Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune viser til bestillingen av forvaltningsrevisjonsprosjektet; Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan med problemstillinger og avgrensninger som er lagt fram 04.11.2014. Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalget diskuterte problemstillingene og avgrensingene i prosjektet. Det er ønskelig at de andre eierkommunene blir med i prosjektet. Prosjektplanen sendes de andre kontrollutvalgene. Side 4 av 8
Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune viser til bestillingen av forvaltningsrevisjonsprosjektet; Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan med problemstillinger og avgrensninger som er lagt fram 04.11.2014. Sak nr. 52/14 SELSKAPSKONTROLL AV GRENALND HAVN IKS 1. Saken utsettes. 2. Nestleder i Porsgrunn og leder og nestleder i Bamble og Skien kontrollutvalg gjennomfører info-møte med revisor fra Telemark kommunerevisjon IKS som kommer og presenterer prosjektplan og tilbudet. Dette for å utforme en felles revisjonsbestilling som fremlegges i kontrollutvalgene for godkjenning og vedtak. Svein Tore Uldal informerte om at han e4r med i Havnerådet og ba kontrollutvalget vurdere habiliteten. Kontrollutvalget erklærte Svein Tore Uldal inhabil i saken og videre i denne prosessen. Svein Tore Uldal fratrådte og nestleder Ivar Moen overtok møteledelsen i denne saken. Forvaltningsrevisor var forhindret fra å møte. Kontrollutvalget ønsket en muntlig utdyping av tilbudet og prosjektplan og muligheter for å stille spørsmål. Ivar Moen satte fram følgende forslag som ble enstemmig vedtatt: 1. Saken utsettes. 2. Nestleder i Porsgrunn og leder og nestleder i Bamble og Skien kontrollutvalg gjennomfører info-møte med revisor fra Telemark kommunerevisjon IKS som kommer og presenterer prosjektplan og tilbudet. Dette for å utforme en felles revisjonsbestilling som fremlegges i kontrollutvalgene for godkjenning og vedtak. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune inviterer kontrollutvalgene i Bamble og Skien til å delta i selskapskontroll av Grenland havn IKS. Utgiftene deles etter eierprosenten i selskapet. Sak nr. 53/14 Side 5 av 8
VEDRØRENDE UTLYSTE STILLINGER OG BEHANDLING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER Kontrollutvalget er kjent med: 1. Porsgrunn kommune beklager og er klar over at sensitive opplysninger har vært tilgjengelige på kontoret. Dette må innskjerpes for fremtiden. 2. Kravene i utlysningsteksten er satt i felleskap mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Kontrollutvalget finner at denne type saker hører ikke under kontrollutvalgets mandat. Juridisk rådgiver PoU/saksbehandler redegjorde for hendelsesforløpet og rapporten som kommunen hadde sendt kontrollutvalget. Kontrollutvalget diskuterte de punkter som Industri energi satte fram. Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig godkjent: Kontrollutvalget er kjent med: 1. Porsgrunn kommune beklager og er klar over at sensitive opplysninger har vært tilgjengelige på kontoret. Dette må innskjerpes for fremtiden. 2. Kravene i utlysningsteksten er satt i felleskap mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Kontrollutvalget finner at denne type saker hører ikke under kontrollutvalgets mandat. Uten innstilling. Sak nr. 54/14 TILBAKEMELDING PÅ RAPPORTENE; RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 OG 2 Kontrollutvalget fikk en god orientering om arbeidet i etterkant av revisjonsrapportene. Kontrollutvalget er tilfreds med administrasjonens oppfølging. Kommunalsjefen gikk gjennom hovedområdene i rapportene og vedtakene fattet i kontrollutvalget og bystyret. Kommunalsjefen og virksomhetsleder redegjorde for de tiltakene og endringene som er gjennomført. Rapportene og saken har resultert i at kommunen setter strengere krav til den enkelte bruker/klient. Kommunen er forpliktet (lovkrav) å gi husrom til de som ikke kan skaffe det Side 6 av 8
selv. Det enkleste tilbudet kommunen har i dag er Natthjemmet. Det er vanskelig å finne egnete overnatting for de med dårligst boevne. Kommunen opplever at det er krevende å skjerme enkelte boliger for de med dårlig boevne. Kontrollutvalget diskuterte tilbakemeldingen fra administrasjonen. ble utarbeidet i fellesskap. Uten innstilling. Sak nr. 55/14 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 22.10.2014 Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 22.10.2014 til orientering. Leder la fram rapporten. Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 22.10.2014 til orientering. Sak nr. 56/14 STUDIETUR TIL VENNSKAPSKOMMUNEN SIGTUNA - EVALUERING Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Leder redegjorde for hovedelementene ved studieturen. Kontrollutvalget diskuterte nytteverdien og hva kontrollutvalget kan ta med seg videre i arbeidet. Side 7 av 8
Følgende momenter kom fram: Kost nytt ved vennskapskommuner. Hente ut Beste praksis fra hverandre. Positivt med avtaler og konkrete mål og temaer som skal tas opp i det enkelte året. Kontrollutvalgsarbeidet i Sverige. Fokus på politikken. Kontrollutvalget fikk en meget god mottakelse i Sigtuna. I tillegg til besøket gjennomførte kontrollutvalget eget møte. En slik studietur er positivt for det sosiale i utvalget. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Sak nr. 57/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.11.2014 Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Følgene ble tatt opp: Invitasjon til å delta på Etikk-konferansen 2014 arrangert av KS. Ingen har meldt seg på. Temark sin Høstkonferanse 2014 på Brokelandsheia, mandag 10.11.2014. Følgende har meldt seg på: Torhild Wahlstrøm Ivar Moen Svein Tore Uldal NKRF,s kontrollutvalgskonferanse februar 2015. Sekretæren sender ut invitasjon til utvalget. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Side 8 av 8