Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid Glemt av sykehuset Prosjektleder Toril Orrestad
Glemt av sykehuset kortnavnet er hentet fra medieoppslag
Bakgrunn for prosjektet Glemt av sykehuset Det pasientadministrative arbeidet i pasientforløpet har stor betydning for ivaretakelse av pasientsikkerheten Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst har i flere år gjennomført interne revisjoner av det pasientadministrative arbeidet i foretaksgruppen Helse Sør-Øst Hensikten har vært å få vite om foretakene har etablert tilfredsstillende intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at pasientenes behandlingsbehov og rettigheter ivaretas Med andre ord: Kommer pasientene til riktig sted til rett tid? Mottar pasienter og henvisende instanser riktig og fullstendig informasjon?
En komplisert klinisk hverdag er gjennomgått
Konsernrevisjonen avdekket en rekke feil og mangler
Regional innsats gjennom prosjekt Glemt av sykehuset Gjennom prosjektet Glemt av sykehuset har en arbeidet aktivt med å definere og sette i verk risikoreduserende tiltak i helseforetakene/sykehusene Prosjektet Glemt av sykehuset med det formelle navnet Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid ble vedtatt iverksatt av styret for Helse Sør-Øst i september i 2011 (sak 058/2011) Regionalt prosjekt - deltakelse fra alle helseforetak og private sykehus Fasiliterer læring, erfaringsutveksling og bidrar til standardisering av arbeidsprosessene i det pasientadministrative arbeidet Hensikt - sikre korrekt og trygg oppfølgning av pasientene
Datasystemer er ikke perfekte. Mennesker er ikke perfekte I dette skjæringspunktet er det mange muligheter for at feil og mangler kan oppstå Mangelfull kvalitet i det pasientadministrative arbeidet skyldes flere forhold - viktig å sortere ulike problemstillinger: Mangelfull kunnskap eller uklarheter Mangelfull funksjonalitet i selve systemet Holdninger
Hva ser vi og hva gjør vi med det? Feil/mangler som skyldes mangelfull kunnskap eller uklarheter kan lukes ut gjennom opplæringsprogram Feil/mangler i det pasientadministrative arbeidet som skyldes mangelfull funksjonalitet i selve systemet (for de fleste DIPS) definere og melde inn behov for forbedringer (prioriteringsliste) til systemleverandør. Formalisert via Regional klinisk dokumentasjon i HSØ
Holdninger Mange identifiserte forbedringspunkter krever tett ledelsesmessig oppfølging i linjen Bevisstgjøring og holdningsendring Endre arbeidsvaner Enkeltpersoner har ikke alltid oversikt over helhet og omfang Må få den enkelte medarbeider til å se seg selv og sin funksjon som en av flere viktige innsatsfaktorer i et behandlingsforløp Synliggjøre følgene av å gjøre arbeidet bare nesten riktig
Fortsatt glemt av sykehuset? Tønsbergs Blad 18. april 2013
Forbedringsarbeidet - status Helseforetakene rapporterer månedlig + i årlig melding på følgende indikatorer: Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til henvisningen er ferdig vurdert Antall ikke-godkjente dokumenter i elektronisk pasientjournal (EPJ), som er mer enn 14 dager gamle Antall pasienter som har hatt kontakt med sykehuset uten at videre oppfølgning er tydeliggjort Årsoversikten for 2012 og tall så langt for 2013 tyder på at det er gjort en stor ryddejobb i helseforetakene/sykehusene, og at det arbeides godt med å forbedre de pasientadministrative rutinene, totalt sett. Går vi nærmere inn i underliggende data, ser vi store forskjeller mellom foretakene/sykehusene.
Eksempel: Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt 2012 8c OBD: antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Akershus universitetssykehus HF 1 865 2 031 2 202 2 303 2 511 2 755 2 980 3 395 3 311 2 966 2 591 2 944 Oslo universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF 136 144 152 162 163 163 94 128 58 91 172 195 Sykehuset i Vestfold HF 50 195 48 756 48 252 46 621 30 369 26 637 25 619 23 444 12 397 1 203 1 968 2 055 Sykehuset Innlandet HF 35 099 35 858 36 696 37 517 38 359 39 338 40 171 41 045 41 017 37 423 36 754 36 546 Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF 56 865 56 500 56 250 55 600 55 450 54 605 54 382 49 168 1 950 407 391 985 Sørlandet sykehus HF 29 859 30 419 31 622 30 896 31 172 31 499 31 717 31 450 26 265 14 235 8 718 7 010 Vestre Viken HF 10 933 11 340 13 380 6 878 5 997 8 665 3 624 4 232 5 608 5 824 5 581 6 135 Helse Sør-Øst foretaksgruppen 184 952 185 048 188 554 179 977 164 021 163 662 158 587 152 862 90 606 62 149 56 175 55 870 Betanien Hospital Diakonhjemmet Sykehus 5 242 5 536 5 331 5 427 5 979 5 904 5 574 2 317 2 563 2 477 2 106 1 814 Lovisenberg Diakonale Sykehus 2 190 1 810 2 198 2 253 1 836 1 768 1 606 7 235 7 368 6 828 1 999 2 301 Martina Hansens Hospital 28 540 28 626 20 539 24 473 20 727 21 934 21 967 21 876 22 152 22 213 22 661 22 349 Revmatismesykehuset 28 18 2 31 44 0 13 Helse Sør-Øst inkl. private ideelle sykehus 220 924 221 020 216 622 212 130 192 591 193 286 187 736 184 321 122 733 93 667 82 954 82 334 Åpen henvisningsperiode uten ny kontakt er en pasient son ikke har avsluttet behandlingen sin, men som heller ikke har fått avtalt time til neste kontakt. Sykehuset Telemark HF og Oslo universitetssykehus HF rapporterer ikke på indikatoren da de ikke har DIPS. 13
Behov for ny vekkelse
Hvordan engasjere mellomlederne? Spille på konkurranseaspektet ingen vil være dårligst i klassen: Har et sammenlikningsgrunnlag med årsoversikt over indikatorutvikling for 2012 og første kvartal 2013 Må ha et element av WIFM! Tilby dem noe som gjør hverdagen enklere
Verktøy for kontroll og styring Samarbeid mellom prosjektet og DIPS systemforvalterforum HSØ Utarbeidet en rapportpakke med veiledning: Utvalgte rapporter som kan tas ut fra DIPS for å få oversikt og kontroll unngå å glemme pasienter Hjelp til å kvalitetssikre det pasientadministrative arbeidet i linjen Har mellomlederne tilstrekkelig kompetanse i å analysere og bruke rapportene målrettet? Prosjektet er i ferd med å etablere et team bestående av erfarne DIPS-ressurser og en erfaren kliniker Tilby hjemmebesøk
Se helhet og konsekvens Viktig å ikke bare kontrollere også bruke informasjonen inn i en helhetlig planlegging av driften Hva ser vi? Forstår vi hvorfor det skjer? Hva kan vi gjøre for å endre? Utfordringer og løsningsforslag en viktig input til arbeidet med regional standardisering (eget prosjekt) Departementet har nylig pålagt de regionale helseforetakene å igangsette felles nasjonale tiltak for å sikre kvaliteten i det pasientadministrative arbeidet Departementet har særlig bedt om felles oppfølging av de indikatorene som er benyttet av Glemt av sykehuset
Viktigst av alt få til gode arbeidsrutiner og holdninger som varer