Den digitale brukerreisen Muligheter for samordning og standardisering Torbjørn Pedersen, digitaliseringsdirektør Skedsmo kommune
Høye målsetninger knyttet til digitalisering Overordnet mål i kommunen Skedsmo kommune skal være blant de fremste kommuner i Norge på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv forvaltning, slik at vi oppnår vesentlige produktivitetsgevinster, ivaretar riktig kvalitet og fornøyde brukere. Offensiv satsing Digitalt fagmiljø med stor bredde Egen infrastruktur Benytter skyløsninger Dedikerte ressurser til utvikling og digitalisering Helhetlig tilnærming Metodisk tilnærming Innbygger i fokus Tverrsektoriell tilnærming for synergi og helhet Utnytter spisskompetanse og ressurser Digitalisering og brukerorientering Enhetlige og enkle løsninger Bruk av teknologi for bedre livskvalitet Tjenesteeier i Altinn, samarbeider med KS og vil være en pådriver for felles løsninger i kommunal sektor
Kraftig vekst i tjenesteomfang 1969-2014: Niårig grunnskole, beredskap mot forurensing, bosetting av flyktninger, avfall og avløp, kommuneleger, helsestasjon, sykehjem, psykisk utviklingshemmede, miljøvern, undervisning barn i institusjoner, vilt- og naturforvaltning, landbrukskontor, lovfestet rett til 10-årig grunnskole, SFO, musikk- og kulturskoler, LAR, psykisk helse, fastlegeordning, forhandlingsansvar for lærere, veterinærvakt, lovfestet rett til barnehageplass, krisesentre, kvalifiseringsprogrammet, nasjonalparkstyrer, beredskapsansvar, samhandlingsreformen, folkehelseansvar. 2017 Digitalt førstevalg, døgnåpen forvaltning, universelt tilgjengelig, alle flater, selvbetjening, automatisering, robot-teknologi og kognitive løsninger, sosiale medier, effektivisering, Vipps, Facebook og Siri Kilde: KMD Paul Chaffey, 2014 1964: Skole, skatt, sosialtrygdevesen, vei. Plan og bygg i byene. Effektivisering og ny teknologi Nye arenaer og forventninger Kontinuerlig utvikling
Hvordan skal kommunene klare å henge med?
Innbyggeren i sentrum Omsorg Baby Barnehage Bygge Skole Syk Flytte Venter barn
Innbyggeren i sentrum Omsorg Baby Barnehage Bygge Skole Syk Flytte Venter barn
Brukeren i sentrum Hvem er de? Hva vil de? Hva vil vi dem? Hva vet vi om dem? Hva trenger de å vite? Når vil de treffe oss? Hvordan treffer vi dem? Kjenner de seg igjen? Tenker vi på deres behov? Hva er vårt ansvar?
Før Under Etter
Før Under Etter
Hvordan er vår brukerreise.. Før Under Etter
Ta eierskap til egen brukeropplevelse
Snakk med brukeren først Før Under Etter
Brukertest alltid Før Under Etter
Evaluer Og så gjenta Før Under Etter
Eksempel: Permisjon fra undervisning
Gammel løsning: Id-porten benyttes kun for autentisering, dvs. bekrefte påstått identitet. Det er ingen ytterligere oppslag mot folkeregister for pre-utfylling av navn og adresse
Gammel løsning: Drop-down med liste over alle skoler, må vedlikeholdes manuelt, tidsrom for permisjon må oppgis
Gammel løsning: Elevens navn, fødselsdato og trinn og klasse må fylles ut, ingen kontroll på gyldige data
Gammel løsning: Fritekstfelter
Gammel løsning: Må fylles ut av søker, ingen oppslag mot folkeregister eller kontakt- og reservasjonsregister
Gammel løsning: Skjema leveres som XML og PDF til mellomvare, importeres til sak/arkiv for videre saksbehandling
Skedsmo kommune publiserte 15. mai sin første tjeneste på Altinn-plattformen Vi bruker nasjonale felleskomponenter Løsningen er generisk laget med tanke på deling og gjenbruk i andre kommuner Løsningen er brukertestet flere ganger og har vært i begrenset produksjon i et par uker Vi kombinerer nasjonale data med opplysninger vi har lokalt i kommunen Antall felter er redusert fra 16 over fem sider per barn til tre felt for en søknad som kan omfatte ett eller flere barn Vi har lagt vekt på enkelhet og brukervennlighet Vi vil enkelt kunne utvide løsningen til automatisk å behandle søknader basert på regelsett
Hvilke gevinster realiserer dette? 2500 permisjonssøknader per år Gammel løsning Fyller ut 15 felter over 6 skjermbilder Ikke mobilvennlig fylles ut på pc Må søke på flere barn samtidig Estimert tid for utfylling: 15 min (pr søknad). Redusert tidsbruk: 750 timer Ny løsning Oppgi tidsrom og årsak Håndterer flere barn i samme søknad Tilpasset for bruk på mobil Estimert tid: 6 min. Økt kvalitet Redusert saksbehandling Fornøyde brukere
Det er nok å ta av.. 44 digitale skjema, 20 000 transaksjoner Minimum 60% kan preutfylles, 8 minutter spares Tilsvarer 2 666 timer
Gevinstrealisering for Skedsmo kommune 20 000 transaksjoner 20% av alle søknader inneholder feil (forsiktig anslag) 1,5t ekstra pr søknad 6000 timer Skedsmo utgjør 1% av Norge, dvs av alle kommunale transaksjoner. 2 mill transaksjoner 600 000 timer Sparte kostnader: 220 800 000,- kr. (Intern timespris på 368,- - beregnet ut fra årslønn på 550.000)
Hvordan lykkes med brukerorientert digitalisering 1 Ta eierskap til egen brukeropplevelse 2 Bruk data som driver for brukervennlighet 3 4 Tenk god brukeropplevelse som en forutsetning for gevinstrealisering Tenk produkt, ikke prosjekt
Skedsmo kommune Jonas Liesgate 18 Postboks 313, 2001 Lillestrøm www.skedsmo.kommune.no