Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: 24.2.2016 Møtetid: 13.00 15.50 Møtestad: Rådhuset kommunestyresalen Saksnr.: 1/16-6/16 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Vidar Gram Jens Rikheim Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Astrid Grøndal Trulssen Jan Olav Fretland Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Frå revisjonen møtte: Richard Nesheim Rådmann Alf Olsen Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 1/2016 Godkjenning av møtebok O 2/2016 Skriv og meldingar orienteringssaker O 3/2016 Orientering om budsjett for kontrollutvalet 2016: O 4/2016 Årsmelding for kontrollutvalet 2015 O 5/2016 Overordna analyse innleiande drøfting og plan for vidare arbeid O 6/2016 Ymse (saka kom til i møtet) O Sak 1/2016 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Richard Nesheim 24.2.2016 1/2016 Møteboka frå møtet 2.12.2015 vert godkjent. KON-1/16 VEDTAK: Møteboka frå møtet 2.12.2015 vert godkjent.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 2/2016 Skriv og meldingar orienteringsaker Richard Nesheim 24.2.2016 2/2016 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 20.01.16 Skatteoppkrevjaren i Årsrapport for 2015 Lærdal 2 28.1.16 Fylkesmannen Oversikt over tilsyn og kommunebesøk 2016 (sortert på kommunane i Sogn Regionråd) 3 29.1.16 Fylkesmannen Referat frå møte mellom Fylkesmannen og sekretariata for kontrollutvala i kommunane og fylkeskommunen 4 19.10.15 Fylkesmannen Rapport frå tilsyn med tvungen helsehjelp etter lov om pasient- og brukarrettar kapittel 4A i 5 30.11.15 Deloitte Revisorbrev 1/15 6 21.01.16 Arne Sanden E-post med tittel «Innsyn» frå Arne Sanden til fleire mottakarar, med kopi til kontollutvalet. 7 16.12.15 Arne Sanden Målstyring etter budsjett. Brev frå Arne Sanden til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet 8 18.01.16 Den interkommunale Årsrapport for 2015 arbeidsgjevarkontrollen i Sogn 9 Møteplan for kontrollutvalet 2016 Skriv og meldingar, samt orienteringsaker i møtet vert tekne til vitande. Nærare oppfølging av enkeltsaker må drøftast i møtet. Drøftingssaker: 1. Kontrollutvalet drøfta kva saker ein ynskjer orientering om frå administrasjonen på komande møter i 2016 2. Kontrollutvalet fastsette møtedagar for dei to neste møta. 3. Basert på innspel frå innbyggjarar drøfta kontrollutvalet ordførar og varaordførar sitt forretningsmessige engasjement knytt til asylmottak i Borgund.
Orienteringar i møtet: 1. Sekretær gav ei kort oppsummering etter deltaking på kontrollutvalskonferansen på Gardermoen. 2. Sekretæren orienterte kort om krav frå SF Revisjon IKS om økonomisk oppgjer ved sin uttreden av selskapet. KON-2/16 VEDTAK: 1. Skriv og meldingar, samt orienteringsaker i møtet vert tekne til vitande 2. Kontrollutvalet ber om ei tilbakemelding på status for den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen på møtet i juni. 3. Det er komne fleire innspel til kontrollutvalet om varaordførar og ordførar sitt engasjement i asylmottakssaka på Borgund. Innspela går mellom anna på om økonomiske konsekvensar for kommunen er godt nok utgreidd. Utvalet har drøfta saka og vil følgje saka vidare. 4. Kontrollutvalet vil oppfordra om at medlemene i kommunestyret registrerer næringsinteresser i «styrevervregisteret». Ein bør og vurdera om rådmann og kommunalsjefar bør registrere sine næringsinteresser. 5. Kontrollutvalet vil be administrasjonen om å orientere utvalet om saker i samsvar med vedlagt tidsplan: Møtet i april: - status på oppfølging av internkontroll i kommunen (system for avvikshandtering) - status på gjennomføring av investeringsprosjekt kva system har ein for oppfølging av framdrift og kostnadskontroll - utvikling av sjukefråvær Møtet i juni: - oppfølging av forvaltningslova status innsynskrav og oppfølging av desse Møtet i september: - status samhandlingsreforma, samt status Sogn Lokalmedisinske senter, drift og økonomi Møtet i november: - rapportering på oppfølging av vedtak i kommunestyret korleis sikrar ein at vedtaka blir følgt opp Kontrollutvalet vil elles bli orientert om resultat av brukarundersøkingar i kommunen når dei ligg føre. 6. Dei neste møta i kontrollutvalet vert den 20. april og den 6. juni.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 3/2016 Orientering om budsjett for kontrollutvalet for 2016 Richard Nesheim 24.2.2016 3/2016 Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande. Kontrollutvalet konstaterer at det ikkje er sett av midlar til forvaltningsrevisjon og heller ikkje til utarbeiding av ny overordna analyse. Utarbeiding av overordna analyse er ei lovpålagt oppgåve som utvalet har plikt til å gjennomføre i 2016. Det må difor gjerast ei budsjettjustering der det blir lagt inn midlar til utarbeiding av overordna analyse. KON-3/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande. Kontrollutvalet konstaterer at det ikkje er sett av midlar til forvaltningsrevisjon og heller ikkje til utarbeiding av ny overordna analyse. Utarbeiding av overordna analyse er ei lovpålagt oppgåve som utvalet har plikt til å gjennomføre i 2016. Det må difor gjerast ei budsjettjustering der det blir lagt inn midlar til utarbeiding av overordna analyse. Møtebok Kontrollutvalet i Sak 4/2016 Årsmelding for kontrollutvalet for 2015 Richard Nesheim 24.2.2016 4/2016 - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2015, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering
KON-4/16 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek årsmeldinga for 2015 - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering Møtebok Kontrollutvalet i Sak 5/2016 Overordna analyse innleiande drøfting og plan for vidare arbeid Richard Nesheim 24.2.2016 5/2016 Saka vert lagt fram som drøftingssak for kontrollutvalet. KON-5/16 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til vedtak i sak 3/16. Kontrollutvalet vil be kommunestyret om å gjere ei budsjettjustering og setje av kr 100.000 til utarbeiding av lovpålagt overordna analyse. Kontrollutvalet vil peike på at dersom kommunen skal få eit godt utbytte av framtidige forvaltningsrevisjonar er det viktig at ein har gjort eit godt grunnarbeid og identifisert dei områda der det er størst risiko for avvik i kommunen si drift. Det er vidare eit lovkrav å gjennomføre utarbeiding av overordna analyse det første året i ein ny valperiode.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 6/2016 Ymse Richard Nesheim 24.2.2016 6/2016 Ikkje framlegg. Saka kom til i møtet. Guri Olsen kom med innspel om å få ei nærare orientering kring dei økonomiske konsekvensane av vedtaket om busetting av einslege mindreårige flyktningar, då kostnadssida av vedtaket ikkje er kommentert i saksutgreiinga til kommunestyret. Det vart også kommentert at det ikkje kjem fram at Barnevernet er organisert i ein vertskommunemodell med Aurland kommune som vertskommune, og om vertskommuneavtalen tek høgde for busetjing av einslege mindreårige flyktningar. KON-6/16 VEDTAK: Til neste møte ynskjer ein å få administrasjonen til å orientere om dei økonomiske konsekvensane av vedtaket om busetting av mindreårige flyktningar, då desse etter utvalet si meining ikkje er tilstrekkeleg utgreidd i saka til kommunestyret. Ein ynskjer også orientering i høve organiseringa av arbeidet ettersom Barnevernet er organisert etter vertskommunemodell. Møtet slutt