Aust-Agder fylkeskommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Aust-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Møtedato: 19.11.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Fylkeshuset, møterom Rore Dag Eide Lea Maria Andvik Jens-Jacob Aasbø Til stede: Leder Dag Eide Medlem Ragnhild Thomassen Medlem Odd Viktor Jørgensen Varamedlem Jan Fred Pedersen Sekretær Line Bosnes Hegna Fylkesrevisjonen: Fylkesrevisor Per Harald Røed Revisor Øistein Strømsland Fra Aust-Agder fylkeskommune: Fylkesrådmann Arild Eilertsen Rådgiver Bent Sørensen Åshild Johanne Tveit Utdanningssjef Bernt Skutlaberg Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 19.09.14 ble godkjent. Sakene blei behandla slik: 38/14-50/14. Arendal, 19.11.14 Dag Eide Leder Line Bosnes Hegna sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 38/14 14/668 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL 19.09.2014 39/14 14/672 ORIENTERING OM INTERNKONTROLL 40/14 14/478 VEDRØRENDE FINANSIERING AV SKOLETURER 41/14 14/738 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE 42/14 14/422 FYLKESREVISORS PENSJONERING 2015 - FREMITIDG REVISJONSORDNING 43/14 14/739 AVSLUTTET PROSJKETREGNSKAP - PROSJKET FV 42 KARTEMYR, UTBEDRING 44/14 14/741 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 420 STRØMMEN-HIS, SYKKELFELT/FORTAU 45/14 14/742 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FOR PROSJEKT FYLKESVEI 291 BYGDEHEIM KRYSSOMBYGGING, IVELAND KOMMUNE 46/14 14/743 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FYLKESVEI 311 OG 302 DÅSNES, TRAFIKKSIKKERHETSTILTAK 47/14 14/745 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 09.09, 07.10 OG 04.11.2014 48/14 14/673 ORIENTERING FRA FYLKESREVSIOR 49/14 14/712 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVAGLET 2015 50/14 14/670 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 19.11.2014 Side 2 av 8
Sak nr. 38/14 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL 19.09.2014 Møteprotokollen 19.09.2014 godkjennes. Møteleder gjennomgikk møteprotokollen. Møteprotokollen 19.09.2014 godkjennes. Sak nr. 39/14 ORIENTERING OM INTERNKONTROLL Fylkesrådmann og rådgiver Sørensen orienterte utvalget om hvordan fylkeskommunen jobber med internkontroll. Sak nr. 40/14 VEDRØRENDE FINANSIERING AV SKOLETURER På bakgrunn av enkelte uheldige episoder anbefaler kontrollutvalget følgende tiltak: Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen til å presisere i reglementet for ekskursjoner og skoleturer, at det ikkje kan drives innfordring av midler til skoleturer. Klageadgang på brudd på reglementet må fremkomme i reglementet. I dialogen mellom skole og foreldregruppe bør det presiseres at det er viktig å bevare anonymitet på innbetalinger så langt det er mulig. Fylkesrådmann og utdanningssjef orienterte kontrollutvalget om regelverket og praksis for ekskursjoner og skoleturer, og problemstillinger rundt praktiseringen av regelverket. Utvalget fremmet nytt forslag om vedtak. Side 3 av 8
Sak nr. 41/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp konklusjonene under hver av problemstillingene. Fylkesrevisor orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten i løpet av første halvår av 2015. Fylkesrevisor la frem rapporten for kontrollutvalget. Det ble fremmet en nytt forslag til vedtak i andre setning. Innstilling til fylkestinget. Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp konklusjonene under hver av problemstillingene. Rådmannen orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten i møte 11.03.15. Sak nr. 42/14 FYLKESREVISORS PENSJONERING 2015 - FREMITIDG REVISJONSORDNING Kontrollutvalget tar fylkestingets vedtak til orientering. Leder av kontrollutvalget som medlem av styringsgruppa, orienterte om arbeidet i saken. Kontrollutvalget tar fylkestingets vedtak til orientering. Sak nr. 43/14 AVSLUTTET PROSJKETREGNSKAP - PROSJKET FV 42 KARTEMYR, UTBEDRING Side 4 av 8
Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 42 Kartemyr, utbedring, prosjektnummer 84132114. Kostnadsrammen er kr 3 500 000. Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 675 706,73. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 42 Kartemyr, utbedring, prosjektnummer 84132114. Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 675 706,73. Sak nr. 44/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 420 STRØMMEN-HIS, SYKKELFELT/FORTAU Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for fylkesvei 420 Strømmen-His, sykkelfelt/fortau, prosjektnummer 84100322. Kostnadsrammen er kr 11 700 00. Prosjektet ble avsluttet våren 2012 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 17 520 844,57. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for fylkesvei 420 Strømmen- His, sykkelfelt/fortau, prosjektnummer 84100322. Prosjektet ble avsluttet våren 2012 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 17 520 844,57. Sak nr. 45/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FOR PROSJEKT FYLKESVEI 291 BYGDEHEIM KRYSSOMBYGGING, IVELAND KOMMUNE Side 5 av 8
Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 291 Bygdeheim kryssombygging, Iveland kommune, prosjektnummer 84134113. Kostnadsrammen er kr 600 000. Prosjektet ble avsluttet i desember 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 929 757,69. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 291 Bygdeheim kryssombygging, Iveland kommune, prosjektnummer 84134113. Prosjektet ble avsluttet i desember 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 929 757,69. Sak nr. 46/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FYLKESVEI 311 OG 302 DÅSNES, TRAFIKKSIKKERHETSTILTAK Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 311 og 302 Dåsnes, trafikksikkerhetstiltak, prosjektnummer 84134111. Kostnadsrammen er kr 2 800 000. Prosjektet ble avsluttet høsten 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 048 464. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 311 og 302 Dåsnes, trafikksikkerhetstiltak, prosjektnummer 84134111. Prosjektet ble avsluttet høsten 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 048 464. Side 6 av 8
Sak nr. 47/14 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 09.09, 07.10 OG 04.11.2014 Ingen merkander i saken. Sak nr. 48/14 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR Fylkesrevisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet i kommunen, samt ordningen om TT-kort. En presentasjon av Descartes utsettes til neste møte. Sak nr. 49/14 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVAGLET 2015 &&& Fyll inn vedtaket i saken under denne linjen Kontrollutvalget vedtar møte- og arbeidsplanen som den foreligger med følgende møtedatoer: 25.02, 08.04, 03.06, 23.09, 28.10, 25.11. Kontrollutvalget endret årets to første møter til ett. I forbindelse med arbeidet med revisjonsordningen vil det bli nødvending med ekstramøter, men det må avklares på et senere tidspunkt. Kontrollutvalget vedtar møte- og arbeidsplanen som den foreligger med følgende møtedatoer: 21.01, 11.03, 08.04, 03.06, 23.09, 28.10, 25.11. Side 7 av 8
Sak nr. 50/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 19.11.2014 Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Odd Viktor og Dag Eide meldes på NKRF konferansen i februar 2015. Avklar med medlem Landsmark om hun nå trer inn i utvalget igjen etter persmisjon ut året. Sekretør tar kontakt med politisk sekretær i fylkes angående oversendelse av sak om høringsreglement. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 8 av 8