Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Vår ref. 15/648-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 08.06.2015 Christian Moulin Kjell Arne Lunde Ole Henrik Lia Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: Tirsdag 16.06.2015 Tid: Kl 0900-1500 Sted: Rådhuset, møterom 3 etg. Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Christian Moulin kalles inn. (Deltok i sak 28/2015 som følges opp.) Vedlagt følger sakene 30/15-35/15 Kl 1330 1430: SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES BYGG AS, v/ daglig leder og styreleder Porsgrunn, 08.06.2015 (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 16.06.2015 Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 30/15 15/625 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 12.05.2015 31/15 15/485 "HØRING" I KONTROLLUTVALGSREGI OM MOBBING I PORSGRUNNSSKOLENE. 32/15 15/628 OPPLÆRING AV NYTT KONTROLLUTVALG 2015-2019 33/15 15/627 MØTE- OG ARBEIDSPLAN 2015 34/15 15/626 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 16.06.15 35/15 15/647 SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES BYGG AS
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 30/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 12.05.2015 Arkivsaksnr.: 15/625 Arkivkode: 030 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 30/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokoll 12.05.2015 godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra 12.05.2015 legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll 12.05.2015 Sak 30/15 Side 3 av 19
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 31/15 "HØRING" I KONTROLLUTVALGSREGI OM MOBBING I PORSGRUNNSSKOLENE. Arkivsaksnr.: 15/485 Arkivkode: 219 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 23/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 28/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 31/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 12.05.2015 sak nr. 28/15: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken tas opp i neste møte til realitetsbehandling. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder ønsket velkommen og spesielt til de inviterte. Møteledelsen ble overtatt av nestleder, Ivar Moen. Kontrollutvalget hadde invitert: 2 elever 2 foreldrerepresentanter 2 lærere 1 rektor 1 helsesøster 1 kommunalsjef varaordfører Tema var Mobbing. Alle orienterte fra egen virksomhet. Det er skrevet eget referat. Folier som ble brukt er sendt kontrollutvalget direkte. Konklusjon: Saken videre behandles i neste møte. Opplegget for «Høringen» ble som planlagt og kan anbefales brukt i tilsvarende situasjon. Ved å bruke «Høring» som her, må innholdet defineres. Tilsyn som blir gjennomført i Porsgrunn kommune må også informeres om/behandles politisk. Sak 31/15 Side 4 av 19
Sak 31/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 05.05.2015 sak nr. 23/15: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Høringen gjennomføres som planlagt. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder redegjorde for saken. Nestleder skal være møteleder i «høringen». Nestleder redegjorde for utdelt skriv til deltakerne og oppsettet for gjennomføringen. Det settes opp følgende kjøreplan: 1. Innledning v/ leder av kontrollutvalget, Svein Tore Uldal 2. Fylkesmannens rapport v/ kommunalsjef Inger Lysa 3. Elever 4. Foreldre 5. Rektor 6. Helsesøster 7. Rådmann 8. Ordfører/varaordfører 9. Avslutning av «høringen» v/ leder av kontrollutvalget, Svein Tore Uldal Sekretariatet stiller med 2 sekretærer. Det skrives referat som legges fram for deltakerne. Referatet gjøres ferdig i uke 21/2015. Vedtaket var enstemmig. Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Saken legges fram for forberedelse til «Høringen» tirsdag 12.05.2015. Som grunnlag legges fram dokumentene som er utarbeidet. Vedlegg: HØRING I KONTROLLUTVALGSREGI OM MOBBING I PORSGRUNNSSKOLENE. INVITASJON. Side 5 av 19
Sak 31/15 HØRING I KONTROLLUTVALGSREGI OM MOBBING I PORSGRUNNSSKOLENE. Bakgrunn: Gjennom mange år har tema Mobbing stått sentralt i den nasjonale debatten om barn og unges oppvekstsvilkår. Mye har blitt gjort og for mange har det blitt bedre, men til stadighet kommer historier som berører oss samt at voksne tilkjennes erstatning for tapte barneår. Det som berørte den norske befolkningen mest i 2014 var historien om den lille gutten som valgte å ta sitt liv da ingen ville høre hans bønn. Fylkesmannen i Telemark gjennomførte et tilsyn i Porsgrunnskolene nettopp i 2014 om Skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging på det samme området Tilsynsrapporten viser både sterke og svake sider om hvordan skolene i Porsgrunn jobber med denne utfordringen. Flere gode eksempler på tiltak registreres. Hensikt: Høring i denne sammenheng menes å lytte. Kontrollutvalget ønsker å få innsikt i rapporten fra Fylkesmannen og få utdypet den praktiske hverdag for våre barn og unge om hvordan skolenes ledelse og lærere, foreldre, elever og helsesøstre møter utfordringen. Dette er ikke et debattmøte, men et møte hvor kontrollutvalget ønsker å lytte og lære. Ved innspill fra ulike aktører i Porsgrunnsskolene ønsker vi å få tydeliggjort vår situasjon om mobbing. Dette vil kunne danne grunnlag for en vurdering om kontrollutvalget bør gjennomføre en forvaltningskontroll eller på annen måte synliggjøre situasjonen overfor Porsgrunn Bystyre. Inviterte bidragsytere: Rådmann, ordfører, kommunalsjef, en rektor, en lærer, 2 foreldrerepresentanter, 2 elevrepresentanter, en helsesøster. (10 representanter) Opplegg: Rammen for høringen blir 2 timer. Det er utvalgt 2 referenter for møtet. 0. 5 minutters innlegg fra leder av kontrollutvalget om bakgrunn, hensikt og program. 1. 10 minutters innlegg om fylkesmannens rapport ved sektorsjef. 2. 5 minutter med avklarende spørsmål fra Kontrollutvalgets medlemmer. 3. Inviterte representanter får 5 minutter til å belyse sine erfaringer. (10x5 min= 50 min) Pause etter 5 innlegg. 4. 5 minutter med avklarende spørsmål fra Kontrollutvalgets medlemmer. 5. 5 minutters innlegg fra rådmann. 6. 5 minutters innlegg fra ordfører. 7. 5 minutters oppsummering av leder av kontrollutvalget. I etterkant blir det utformet et utfyllende referat fra møtet som blir distribuert til alle innlederne for eventuelt utfyllende kommentarer og endringer. Kontrollutvalget behandler det endelige referatet og beslutter hva som gjøres før saken oversendes bystyret. Side 6 av 19
Sak 31/15 Til: Fra: Kontrollutvalget i Porsgrunn. Dato 27.03.2015 INVITASJON. Kontrollutvalget i Porsgrunn ønsker å invitere til en Høring om mobbing i Porsgrunnskolene. Høring i denne sammenheng menes å lytte. Dette er ikke et debattmøte, men et møte hvor Kontrollutvalget ønsker å lytte og lære. Bakgrunn for Høringen er bl.a. at Fylkesmannen gjennomførte et tilsyn i Porsgrunnskolene i 2014 om Skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging på det samme området. Kontrollutvalget er et utvalg under bystyret som på vegne av bystyret skal følge med på hva som skjer i vår kommune og melde inn til bystyret om sterke og svake sider ved Kommunens virksomhet. Da vi ønsker å Høre fra mange må vi be om korte og presise innlegg innenfor rammen av ca.5 minutter. Det vil bli skrevet referat fra møtet som innlederne skal godta før endelig referat vil bli behandlet i Kontrollutvalget. Utvalget vil vurdere den beste måten å melde inn til Porsgrunn Bystyre om mobbing i Porsgrunnskolene. Det hadde vært ønskelig om innlederne hadde skrevet et kort notat om sitt bidrag for å lette arbeidet med et godt referat. Vedlegger en beskrivelse om bakgrunn og opplegg for møtet. Møtet avholdes i bystyresalen i Porsgrunn Rådhus tirsdag 12 mai 2015. Møtet starter kl. 0900, holder på frem til kl. 1100 og avsluttes med lunch i rådhuset. Med dette ønskes vel møtt til et positivt møte. På vegne av Kontrollutvalget. Svein Tore Uldal Leder. Side 7 av 19
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 32/15 OPPLÆRING AV NYTT KONTROLLUTVALG 2015-2019 Arkivsaksnr.: 15/628 Arkivkode: 033 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 32/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Kontrollutvalget utarbeider opplæringsprogram for kommende utvalg. Valgperioden 2015-2019 Vedlegg: Brev fra Temark Programmet fra 2011 Sak 32/15 Side 8 av 19
Sak 32/15 OPPLÆRING AV NYTT KONTROLLUTVALG 2011-2015 Arkivsaksnr.: 11/479 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Behandling i: Line Bosnes Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Ingen vedtak Saksopplysninger Det ble valgt nytt kontrollutvalg for Porsgrunn kommune torsdag 6. oktober 2011. Det første møtet kontrollutvalget blir brukt til å ha en opplæring av de nye medlemmene om kontrollutvalgsarbeidet. Denne opplæringsdagen er et samarbeid mellom sekretariatet for kontrollutvalget (Temark), Telemark kommunerevisjon, Porsgrunn kommune og tidligere leder for kontrollutvalget Jan Erik Lunde. Vi håper dagen blir nyttig for alle. Programmet er som følger: 1. Dette er Porsgrunn kommune v/ Kommunalsjef Roy Martinsen og kommuneadvokaten Organisasjon, regnskap osv. Lovverket kommuneloven Kommunens økonomi Kommunens utfordringer fremover 2. Kontrollutvalget i store trekk v/avtroppende kontrollutvalgsleder Jan Erik Lunde Slik gjorde vi det Oppgaver Arbeidsmåte Nettverk og viktige kontakter Arbeidet de siste fire årene 85 tilrådinger Kontrollutvalgets årsmelding Media og innbyggerne NKRFs samlinger på Gardermoen 3. Kontrollutvalgssekretariatet v/ rådgiver Line Bosnes Presentasjon av sekretariatet og sekretær for kontrollutvalget Side 9 av 19
Sak 32/15 Lovverket rammen for kontrollutvalgsarbeidet Kontrollutvalgsboken OpplæringsCD viktig informasjon og nyttige dokumenter Arbeidsplan for den kommende perioden 4. Revisjonen v/ Oppdragsrevisor Lisbet Fines Presentasjon av Telemark kommunerevisjon og oppdragsrevisor Lovverket rammen for revisjonen sitt arbeid 5. Kontrollutvalget videre fremover Kontaktinformasjon Neste møte Diverse praktiske opplysninger Vedlegg: Opplæringsmateriell, disposisjoner og lignende blir delt ut i møtet. Side 10 av 19
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 33/15 MØTE- OG ARBEIDSPLAN 2015 Arkivsaksnr.: 15/627 Arkivkode: 030 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 33/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Vedlagt følger siste oppdaterte møte- og arbeidsplan. Høstens program fastsettes. Vedlegg: Sak 33/15 Side 11 av 19
Sak 33/15 PORSGRUNN KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPLAN 2015 Ajour: 16.06.2015 Tirsdag 12. mai 2015 KL TEMA MERKNAD 0900 «Høring» om mobbing. 1200. 1200 1500 Møte, oppsummering av «Høringen». Tirsdag 16. juni 2015 KL TEMA MERKNAD 0900 Planlegging av høstens program 1130 Lunch 1215 Opplæring av nytt utvalg Evt Tirsdag 25. august 2015 KL TEMA MERKNAD 0900 Protokoll Budsjett for kontrollutvalget 2016 Opplæring/kurs Nettbrett 1130 Lunch Evt o Utfordringer Tirsdag 22. september 2015 Evt o Utfordringer Side 12 av 19
Sak 33/15 Tirsdag 03. november 2015 Evt o Utfordringer Tirsdag 08. desember 2015 Evt o Utfordringer Side 13 av 19
Sak 33/15 HUSKELISTE: Sykefraværet noen områder er det ekstremt høyt. Utviklingen går for treigt. Oppfølging av gjennomførte forvaltningsprosjekter Oppfølging av gjennomførte selskapskontroller Oppfølging av selskapskontroller, gjennomført 2010-2012 Varsling, tas opp i samtale med ordfører/rådmann Prosjektstyring v/terje Madsen, eiendom o Ny gjennomgang av Prosjektstyring o Evaluering av styringsverktøyet Oppfølging av rapport, Porsgrunn Utvikling as og Kjølnes bygg as tilbakemelding fra kommunens administrasjon og selskapet Selskapskontroll: Visit Grenland (satt på vent, se ref fra KU-ledermøte) Skagerak Energi Porsgrunn Utvikling Grenland Havn Vekst i Grenland Forvaltningsrevisjon: Rus og psykiatri Samhandlingsreformen (2013/2014) Annet: Porsgrunn, 16.06.2015 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Side 14 av 19
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 34/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 16.06.15 Arkivsaksnr.: 15/626 Arkivkode: 033 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 34/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Saksopplysninger Status prosjekter, v/sekretær Eventuelt Vedlegg: Ingen Sak 34/15 Side 15 av 19
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 35/15 SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNESBYGG AS Arkivsaksnr.: 15/647 Arkivkode: 210 Møtedato: 16.06.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 35/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å følge opp tidligere saker. Kontrollutvalget har gjennomført selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling as og Kjølnesbygg as. Kontrollutvalget ber om orientering fra selskapets ledelse, daglig leder og styreleder på følgende punkter: Bystyrets vedtak Økonomien i selskapet i dag. Prosjekter som selskapet har i dag. Vedlagt følger bystyrets vedtak, kontrollutvalgets behandling og rapporten. Saken var oppe i bystyret 05.09.2013 hvor de vedtok følgende: Vedtak 1. Bystyret tar saken til orientering. 2. Bystyret ber rådmann utarbeidet eierskapsmelding og fremlegge dette for bystyret i løpet av første halvår 2014. 3. Bystyret ber rådmann innarbeide informasjon om eierskapet i folkevalgtopplæringen. Fra kontrollutvalgets behandling 07.06.2013 har vi følgende: Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 07.06.2013 sak 28/13 Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak 35/15 Side 16 av 19
Sak 35/15 Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende kulepunkter: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov, innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges. Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i politiske organer. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Revisor viste til bestillingen av selskapskontrollen. Hun presenterte rapporten. Christian Moulin la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende kulepunkter: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov, innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges. Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i politiske organer. Forslag til vedtak Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Side 17 av 19
Sak 35/15 Bystyret tar rapporten fra selskapskontrollen av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS til orientering. Bystyret viser til kap 4 i rapporten og ber administrasjon i kommunen og i selskapene vurdere revisjon sine anbefalinger og gi bystyret tilbakemelding innen 6 måneder. Saksopplysninger Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune vedtok å bestille selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS, se sak 05/2013 og Plan for selskapskontroll 2012-2015, vedtatt av bystyret i Porsgrunn. Revisjon har nå gjennomført kontrollen og rapporten legges fram for kontrollutvalget. Kontrollen omfatter Porsgrunn kommune sitt heleide selskap Porsgrunn utvikling AS, og det heleide datterselskapet Kjølnesbygg AS. Metode Revisjon har gjennomført selskapskontrollen i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Kontrollen bygger på informasjon fra eieren, styrene, administrasjonen og åpne kilder. Selskapskontrollen er gjennomført som en eierskapskontroll, der hovedformålet er å vurdere eierens oppfølging av eierskapet i Porsgrunn Utvikling AS og datterselskapet Kjølnesbygg AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Det presiseres at en eierskapskontroll er en vurdering av om virksomheten styres og forvaltes etter eierens formål, og i utgangspunktet ikke er en kontroll av innholdet i selskaps drift. Funn og vurderinger Selskapet Porsgrunn Utvikling AS Formålet i for selskapets virksomhet er klart definert i vedtektene. Hovedstrategien for virksomheten er at selskapet normalt skal utvikle og realisere eiendommer etter utvikling, og ikke ha langsiktig eiendomsforvaltning. Revisjon sitt inntrykk er at Porsgrunn Utvikling AS sin virksomhet styres og drives i henhold til formålet i vedtektene og strategidokumentet. Årsregnskapet det siste året viste underskudd, men selskapet har opparbeidet god likviditet og soliditet. Forutsetningene for fortsatt drift vurderes å være til stede. Styret i morselskapet har i all hovedsak sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet, men har ikke avklart om de omfattes av reglene om offentlige anskaffelser og offentleglova. Underskriften på låneavtalene med Porsgrunn kommune er ikke i henhold til signaturbestemmelsen. Konsernet har ikke utarbeidet etiske retningslinjer. Ettersom det er avlagt revisjonsberetninger for de siste årene uten forbehold, har revisjon grunn til å anta at intern kontroll, bokføring og regnskap mv. er styrevervregisteret tilfredsstillende. I tillegg til anbefalingene har revisjon i rapporten også nevnt noen forhold som bør sees nærmere på: undersøke om lån fra kommune uten sikkerhet ansees som offentlig støtte, gi jevnlig økonomisk rapportering til styret, varsle kontrollutvalget og revisor om alle generalforsamlinger, vurdere å utarbeide instruks for daglig leder og at alle styremedlemmene registrerer sine verv i styrevervregisteret. Selskapet Kjølnesbygg AS Selskapet har ingen aktivitet, og er et såkalt «sovende» selskap. Det er daglig leder i morselskapet som også er daglig leder og styreleder i datterselskapet. Side 18 av 19
Sak 35/15 Årsregnskapet har de siste to år vist underskudd. Selskapet har udekket tap og deler av aksjekapitalen er tapt. Likviditeten er god og forutsetningene for fortsatt drift vurderes å være til stede. Eierskapskontrollen har identifisert noen forhold/avvik for Kjølnesbygg AS. Noen av disse er også påpekt for morselskapet, blant annet å få utredet om de plikter å følge reglene om offentlige anskaffelser og offentleglova. Aksjeloven krever at årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte, og at det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Kravet til behandling i møte er oppfylt siden det er enestyre, men selskapet har ikke ført protokoll over styrebehandlingen. Eierkommunen Porsgrunn Porsgrunn kommune har ikke utarbeidet eiermelding eller eierstrategi for Porsgrunn Utvikling AS. Likevel er vår vurdering at det er etablert en tilfredsstillende styring og oppfølging av at Porsgrunn Utvikling AS opererer i tråd med formålet og de rammer eieren har satt. Det er løpende kontakt mellom eier og Porsgrunn Utvikling AS, og dette indikerer at eieren aktivt følger opp selskapet. Ordfører er oppnevnt som bystyrets representant i generalforsamlingen til Porsgrunn Utvikling AS. Dette er i samsvar med KS anbefaling «nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan», som anbefaler at eierrepresentanter bør være politisk ledelse. I Porsgrunn er det formannskapet som er delegert å ivareta kommunens eierinteresser i aksjeselskap, og sakspapirene til de ordinære generalforsamlingene har årlig vært lagt fram som egen sak. Dette er positivt og sikrer reell politisk avklaring, samtidig som det bekrefter at kommunen følger opp sitt eierskap. Kommunen bør så fremt det er tidsmessig mulig også legge fram for formannskapet sakspapirene til de ekstraordinære generalforsamlingene. Det er ikke oppnevnt valgkomité for styreutnevnelse. Formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Flere av styremedlemmene har roller som gjør at de jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet. Det anbefales at eieren påser at styrene etablerer faste ruiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Siden selskapene ikke har utarbeidet etiske retningslinjer anbefales det at eier påser at styrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen anbefaler revisjon at: det foretas vurdering av hvorvidt selskapene skal følge lover og forskrifter om offentlige anskaffelser og offentleglova det utarbeides etiske retningslinjer for selskapene signaturbestemmelsene i Porsgrunn Utvikling AS følges Kjølnesbygg AS sørger for at nødvendig formell styreprotokoll blir utarbeidet Porsgrunn kommune vurderer å utarbeide eierskapsmelding og eierstrategi Vedlegg: Rapport; Selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnesbygg AS Side 19 av 19