NTNU - Kursdagene 2008 Benchmarking Nøkkeltall Hvordan måle m nøkkeltall? n Hvordan bruke nøkkeltall? n Hva er benchmarking? Benchmarking er prosessen med kontinuerlig å måle og sammenligne sine forretningsprosesser mot tilsvarende prosesser i ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe organisasjonen til å finne og gjennomføre forbedringstiltak Kilde: Multiconsult AS
Benchmarking er Prosess for kontinuerlig sammenligning/måling mot andre organisasjoner ved å skaffe seg informasjon om filosofi, strategi, aktiviteter og mål som vil hjelpe organisasjonen til å innføre deres praksis Mao: Være ydmyk nok til å innrømme at andre kan være bedre, og være vis nok til å lære hvorledes du kan bli like god, eller kanskje bedre, enn dem. Kilde: Multiconsult AS Bruk av Benchmarking Sammenligning internt og eksternt Ikke bare kostnadsfokus Kvalitet HMS hele prosessen Forbedringspotensiale innen utvalgte områder Systematisk gjennomgang av virksomhetens utvikling over tid Avsløre kostnadskrevende områder Endre rutiner/praksis for dårlige områder Oppfølging av kvalitets- og kostnadsutvikling På sikt bidra til bedre resultater Kilde: Multiconsult AS
Ulike former for benchmarking Sammenligning av hva? Prestasjonsbenchmarking nøkkeltall Prosessbenchmarking metoder og praksis hvordan? Strategisk benchmarking strategiske valg, for eksempel eie/leie? Sammenligning med hvem? Intern benchmarking mellom regioner, bygg etc. Konkurrentbenchmarking de beste reelle konkurrentene Kilde: Multiconsult AS Hva er nøkkeltall? n Gjennomsnittlige registrerte kostnader, forbrukstall, ytelser etc For mange bygninger (objekter) i ett år For én bygning (objekt) over mange år For mange bygninger (objekter) over mange år Kilde: Multiconsult AS
Hvorfor nøkkeltalln Kjenner vi kostnadsnivået til FDVU(S)? Hva koster bruken av arealene våre? Hvordan er arealeffektiviteten? Hvordan er produktkostnaden i vår virksomhet? Hvordan ligger vi an i forhold til andre? Finnes det gevinstpotensiale? Kan vi bli mer effektive? Hvor er potensialet størst? Å synliggjøre hva vi driver med, hva vi oppnår og hva vi kan gjøre bedre Kilde: Multiconsult AS Bruksområder Styringsverktøy Økonomisk oversikt Hjelp til prioritering Beslutningsstøtte Kommunikasjonsunderlag Benchmarking Budsjettering Investeringsanalyser, alternativsvurderinger Husleie Kilde: Multiconsult AS
Hvilke nøkkeltall n benytter vi? FDVU-kostnader kr/m² Energibruk pr. energibærer kwh/m² Arealeffektivitet videregående skoler FDVU-kostnader kr/elev Totalkostnader kr/elev Byggekostnader kr/m² Nøkkeltallfangst Ordinære kontoplaner tilpasset kontoplan NS 3454 Vedlikeholdsregnskap basert på kontoplan NS 3454 og NS 3451 KOSTRA fra 2008
Referanse til NS 3454 og 3451 NS 3451 NS 3454 Kontoplaner i OFK relasjon til NS Gjelder aktivitet/utgift som er utgiftsført på den enkelte virksomhet Konverteringstabell sørger for at regnskapstall fra OFK regnskap blir NS 3454
Kontoplaner i OFK relasjon til NS Ansvar funksjon art - Angir virksomhet Angir oppgave, skiller mellom investering og drift Angir kostnadsart Kontoplaner i OFK relasjon til NS Art 0101 0102 1240 1800 1801 1802 1803 1804 1805 1850 1960 2310 2320 2430 2600 Tekst Vaktmester lønn Rengjøring lønn Renholdsmidler Energi Elektrisk energi, primærkraft Elektrisk energi, kjelekraft Olje Bioenergi Annen energi Forsikringer av bygning og innbo/løsøre Vann, kloakk, renovasjon, feieavgift Vedlikehold Ominnredninger, tilpasninger Serviceavtaler og reparasjoner bygningsteknisk Kjøpt renhold NS 3454 31 321 322 33 331 332 333 334 335 22 34/35 4 51 31 323
Kontoplan anleggsmodul Samarbeid mellom Lillehammer kommune, Gausdal kommune og OFK Felles kontoplansystem fra 2007 for investeringer XX(X) X(X) X XX X Byggtype NS 3457* Stedsangivelse / ident** *To-sifret (Lhmr, tre-sifret Gausdal ** En-sifret (Gausdal, to-sifret Lhmr Nr. bygg på eiendommen Hoveddeler NS 3451 Avskrivning, dekker også dekomponert metode KOSTRA Fra og med 2008 skal KOSTRA øke fokus på eiendomsforvaltningen Hensikt: Å få bedre nøkkeltall om eiendomsforvaltningen Rapportering på areal og tilstand Etablere nye og ekstra funksjoner som bidrar til å få fram disse opplysningene
KOSTRA Følgende hovedaktiviteter rapporteres: Forvaltning av eiendom (administrasjon, forsikringer, skatter og avgifter) Drift av eiendom (løpende drift, renhold, energi, vann, avløp, renovasjon) Vedlikehold av eiendom Ny inndeling basert på kontoplan NS 3454 Hvordan bruke nøkkeltallene? n Beslutningsunderlag Budsjettering Intern benchmarking Ekstern benchmarking nfb
Beslutningsunderlag Resultat/nøkkeltall i forhold til definerte mål Arealeffektivitet Energieffektivitet Vurdering av eie/leie Vurdering av kjøp Dokumentasjon ved utredninger innen FM Budsjettering Årsbudsjettering av FDV på den enkelte eiendom Budsjettering av ombygging/rehabilitering og nybygg i tidligfase
Intern benchmarking Avdekke effektiviseringspotensiale Avdekke verstinger og bestinger innen energibruk, renhold, vedlikehold Bidrar til prioritering av ENØK-tiltak Ekstern benchmarking Fylkeskommuner Særlig renhold og byggekostnader Kommuner Felles kontostruktur med samarbeidende kommuner. Benchmarking særlig av drift og vedlikehold Nfb Sammenligner med snitt for bygningstypen
nfb https://medlemmer.nfb.no/net/logginn.aspx Nøkkeltall eksempel utviklingstrend Totalkostnad kr/elev 70000 60000 50000 40000 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Ant. elever 7500 7000 6500 6000 5500 5000 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Nøkkeltall 2006 FDVU kr/m² BTA Skoletype 2 Forvaltning Kr/m² BTA 3 Drift Kr/m² BTA 4 Vedlikehold Kr/m² BTA 5 Utvikling Kr/m² BTA FDV-kost kr/m² BTA FDVU-kost kr/m² BTA Allmennfag 61 414 55 35 530 565 Kombinerte 64 442 77 273 585 858 Landbruk 60 187 74 67 321 388 Snitt alle skoler 63 403 74 211 539 751 Alle lønnskostnader inkl. sosiale kostnader etc. Nøkkeltall 2006 Drift kr/m² Skoletype 31 Løpende drift kr/m² BTA 32 Renhold Kr/m² REA 33 Energi Kr/m² BTA 34 Vann og avløp Kr/m² BTA 36 Vakt/sikring Kr/m² BTA 3 Total drift Kr/m² BTA Allmennfag 100 295 100 11 1 414 Kombinerte 96 287 117 14 1 442 Landbruk 37 229 69 11 0 187 Snitt alle skoler 89 284 108 13 1 403
Nøkkeltall 2006 renhold kr/m² REA Skoletype Renhold kr/m² REA Renhold lønn kr/m² REA Renhold matr. Kr/m² REA Renhold kjøpt kr/m² REA Allmennfag 295 281 12 2 Kombinert 287 273 13 1 Landbruk 229 214 15 0 Lønn Snitt alle skoler 284 270 13 1 Materiell Kjøpte tjenester Nøkkeltall 2006 energi kr/m² BTA Skoletype Energi kr/m² BTA Energi kr/m² BTA primærkraft Energi kr/m² BTA kjelekraft Energi kr/m² BTA Olje Energi kr/m² BTA bioenergi Allmennfag 100 48 42 1 9 Kombinert 117 97 8 6 6 Landbruk 69 29 40 0 0 Snitt/sum alle skoler 108 81 17 4 6
Nøkkeltall 2006 energi kwh/m² OPA Skole Olje liter El. Fastkraft kwh El. Kjelekraft kwh Bioenergi kwh Sum kwh kwh/m² BTA Brandbu vgs 219 000 414 340 633 340 113 Lillehammer vgs 584 306 859 920 1 444 226 155 N-G vgs avd Hjerleid 1 520 080 170 350 1 690 430 201 N-G vgs avd Otta 728 806 880 650 871 1 463 368 183 Vinstra vgs 913 583 337 470 1 345 970 2 597 023 212 Gausdal vgs 11 281 683 158 771 478 169 Mesna vgs 608 278 608 278 125 Valdres vgs 1 353 106 1 384 229 414 310 3 151 645 204 Dokka vgs 872 400 189 447 1 061 847 119 Gjøvik vgs 10 423 1 096 590 1 494 820 2 672 474 118 Fagskolen i Gjøvik 431 543 600 546 858 97 Raufoss vgs 831 731 1 034 931 1 866 662 240 Lena vgs 827 760 827 760 103 Gran vgs 664 800 793 800 1 458 600 142 Roa vgs 865 882 865 882 180 Vargstad vgs 9 966 1 135 600 337 600 1 555 823 135 N-G vgs avd Klones 1 254 Valle vgs 45 522 316 1 298 252 1 820 939 210 Sum 34 128 14 049 070 7 327 312 3 398 857 25 047 057 157 Nøkkeltall 2006 faktisk energipris eks. mva. Roa vgs Valdres vgs Lillehammer vgs Vargstad vgs Snittpris 67 øre/kwh Vinstra vgs N-G avd Otta N-G avd Hjerleid Dokka vgs Gran vgs Valle vgs Gausdal vgs Fagskolen i Gjøvik Raufoss vgs Mesna vgs Brandbu vgs Lena vgs Gjøvik vgs 30 40 50 60 70 80 90 100 øre/kwh
Nøkkeltall 2006 m² BTA/elev Skoletype Allmennfag Kombinert Landbruk Snitt alle skoler m² BTA/elev 16 22 119 23 Varians 14 20 9 64 31 126 Nøkkeltall 2006 FDV-kostnader kr/elev Skoletype FDV-kostnader kr/elev Varians Allmennfag 8 308 7 022 9 893 Kombinerte 12 499 6 614 29 626 Landbruk 38 287 6 646 41 122 Snitt alle skoler 12 320
Nøkkeltall 2006 FDVU-kostnader kr/elev Skoletype Allmennfag Kombinerte Landbruk Snitt alle skoler FDVU-kostnader kr/elev 8 862 18 332 46 243 17 119 Varians 7 468 11 257 6 705 60 084 25 848 50 791 Nøkkeltall 2006 totalkostnad kr/elev Skoletype Allmennfag Kombinerte Landbruk Snitt alle skoler Total-kostnader kr/elev 62 463 94 006 168 287 89 466
Nøkkeltall et par målsettingerm Etablere arealnøkkeltall pr. studieretning Etablere kostnadstall pr. studieretning Delta i bencmarking-grupper innad i nfb Utvikle benchmarking regionalt med kommuner