FOBE IK bygg rapporteringsverktøy

Transkript

1 FOBE IK bygg rapporteringsverktøy Harald Andersen Avd leder Re kommune Deltaker i KOBE prosjektet systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Innhold Avklare ansvarsforhold Kartlegging av tilstandenpå kommunens bygg Utarbeide vedlikeholdsplan, Rapportering til ansvarlig nivå

2 Målsetting: Beskrive roller Eier/bruker/samfunn Fokus på forvalterrollen Hvoroftegjennomføre ofte tilstandsanalyse En gang årlig i yrkesbygg og boligkomplekser med 4 eller fler boenheter

3 Aktivt eierskaptil bygninger God eiendomsforvaltning/drift starter med en aktiv og målbevisst eier Kriteriene for god eiendomsforvaltning vil være dt det settet t av krav som eierne stiller til eiendomsforvaltningen for at denne skal klkunne realisere eierens, brukerens og samfunnets mål og interesser i forhold til forvaltningen av eiendommen. Eiers (de folkevalgtes) l rolle Skal fastsette hvordan prioriteringer, ansvar, myndighet og oppgaver som eiendomsforvalteren skal styre etter. Skal fastsette retningslinjer for hvordan forvalter skal rapportere bygningenes sikkerhetstilstand til eier (teknisk og organisatorisk) Ta ansvar for byggets tilstand og risiko?

4 Endre (utnytte, redusere) risiko redusere sannsynligheten for hendelsen redusere konsekvensen av hendelsen Overføre risiko tegne kontrakt, kjøpe forsikring etc. Unngå risiko Eliminere ved å stoppe aktivitet Akseptere risiko Eiers muligheter Fortsette som før; aktiviteten forblir uendret Samfunnets rolle Samfunn Aksepterer tilstand risiko ellers stenges aktiviteten/bygget. Forsikringsselskap vil ikke overta ansvar Brukere/kunder nekter å benytte lokalene Mdi Media og omdømme

5 Brukerensrolle rolle (leietaker) Skal sammen med de ansatte etablert systematisk internkontroll som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med internkontrollforskriften krav, og eiers egne bestemmelser. Være klar over tilstand og risiko i sine lokaler l Forvalterens rolle Eiers representant Skal etablert rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik i henhold til gjeldende lover og forskrifter eventuelt egne bestemmelser lage vedlikeholds/utbedringsplan. ld d i l Skal etablert nødvendige samarbeidsordninger med bruker for å sikre at alle forhold som har betydning for systematisk sikkerhetsforvaltning blir ivaretatt og dokumentert? Rapportere tilstand og risiko til eier Tilsynsmyndighetenes kontaktperson

6 Hvorfor hjelpeverktøy? Skaffe oversikt over planlagte, men ikke utførte tilsyn og kontrolloppgaver. Utkvittering av utførte HMS IK oppgaver Samarbeid med tilsynsmyndigheter Gi en enkel oversikt over tilstand og risiko på bygg Nå fram med enkel informasjon til eier.

7 Hvaskal registreres? Organisatorisk tilstand på eiendomsforvaltningen Teknisk tilstand på bygg ute/inne Innemiljø Form Universell utforming Brannvern Fukt Miljøpåvirkning Innbruddssikring Offentlige pålegg Styringsverktøy PBL lover og forskrifter NS Lovverk fra tilsynsmyndigheter Hvordan registrere? Med standard og trafikklys.

8 Som betyr følgende: 0 = OK helt i orden ikke relevant grønt lys Ingen feil og mangler registrert. Komplett dokumentasjon foreligger og er i aktiv bruk. 1: Godkjent Ja, oppfyller forskriften grønt lys Feil og mangler er ikke registrert og lite sannsynlig. Dette er delvis dokumentert. 2 = Merknader delvis gult lys Feil og mangler er registrert eller sannsynlig. Dette er delvis dokumentert. Vedlikehold må utføres. 3 = Avvik nei rødt lys Store feil og mangler registrert eller sannsynlig. Delvis eller ingen dokumentasjon. Pålegg fra en eller flere offentlige myndigheter. SKJULT MERKNAD: FRITEKST MÅ KUNNE TILPASSES DEN ENKELTE BRUKER Hva betyr en slik oversikt? Eier har oversikt over sine byggs tilstand og risiko Sikre tydelige og forutsigbare rammebetingelser vite hva man vil oppnå med investeringer/vedlikeholdsbudsjett Dette vil gi klare grenser for hva som er de respektive aktørenes ansvar i forhold til bygget. Dette vil gi avklaringer for hvilke forventinger eier og brukerne av bygningen kan ha til de som forvalter bygget.

9 BUDSJETT September-november Forvalter foreslår budsjett for gjennomføring av tiltak for å ta vare på bygningene samt sikre helse miljø og sikkerhet til brukerne. KARTLEGGING Januar- april Forvalter kartlegger tilstanden sammen med bruker gjennom vernerunder i henhold til internkontrollforskriften. Forvalter vurderer tilstand og foreslår tiltak i egen rapport. RAPPORTERING Mai - august Forvalter rapporterer om tilstanden herunder hva som er utført siste år samt behov for nye tiltak til rådmannen som rapporterer videre til formannskapet.

10 Her finner du dokumenter og verktøy nkfnett.no - trenger passord be.no under KOBE - fritt Verktøy:FOBE IK system mal Verktøy:FOBE IK system mal_ øiv.xlsm

11 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN.