IK-BYGG konferansen 2014 Hvorfor har vi valgt IK-BYGG?

Transkript

1 Hvorfor har vi valgt IK-BYGG? Tidligere erfaringer med FDV-system Få brukere, sårbart system. Dyrt i innkjøp Tidkrevende å legge inn data Nytteverdi?? Hva skal man registrere? Får ikke avsatt ressurser Registrerer for mye Overraskes av arbeidsomfanget Shit in Shit out!

2 Hvorfor har vi valgt IK-BYGG? IK-BYGG Mange brukere, lite sårbart system Billig i innkjøp Brukervennlig God nytteverdi Enkelt å registrere tilstand Lite ressurskrevende Registrering iht IK-krav Lett å kontrollere arbeidsomfang Involverer bruker

3 Hvordan har vi klart å komme i gang? Forankring Politisk vedtak høsten 2012 Prosjekt sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Informasjon til styret Kontaktet Jonas, NGC / IK-BYGG Intern planprosess godt samarbeid med rådmann og ordfører

4 Hvordan har vi klart å komme i gang? Hvordan få politikerne til å forstå at det er god økonomi å bruke mange penger på vedlikehold? Eks: Skolebygg, 5000 m2, byggekostnad kr/m2 Tekst Bygg A Bygg B Byggesum 150 mill. 150 mill. Vedlikehold 170 kr/m2 50 kr/m2 Investeringer 30 mill. 15 mill. Kostnader 59 år 230,15 mill. 179,75 mill.

5 Hvordan har vi klart å komme i gang? Hvordan få politikerne til å forstå at det er god økonomi å bruke mange penger på vedlikehold? Eks: Skolebygg, 5000 m2, byggekostnad kr/m2 Tekst Bygg A Bygg B Byggesum 150 mill. 150 mill. Vedlikehold 170 kr/m2 50 kr/m2 Investeringer 30 mill. 15 mill. Kostnader 59 år 230,15 mill. 179,75 mill. Kostnader 60 år 231 mill. min. 330 mill.

6 Hvordan har vi klart å komme i gang? Hvordan få politikerne til å forstå at det er god økonomi å bruke mange penger på vedlikehold? Eks: Skolebygg, 5000 m2, byggekostnad kr/m2 Tekst Bygg A Bygg B Byggesum 150 mill. 150 mill. Vedlikehold 170 kr/m2 50 kr/m2 Investeringer 30 mill. 15 mill. Kostnader 59 år 230,15 mill. 179,75 mill. Kostnader 60 år 231 mill. min. 330 mill. Konklusjon: å spare penger på vedlikehold i et slikt bygg gir 50 år med driftsproblemer, dårlig inneklima og 100 mill. kr i ekstra FDV-kostnader.

7 Hvordan har vi klart å komme i gang? Politisk vedtak i Flesberg : 1. Følgende målsetninger legges til grunn for forvaltning, drift og vedlikeholdsarbeid (FDV) i Flesberg : a) FDV-arbeidet skal ligge på et nivå som ikke medfører verdiforringelse b) FDV-arbeidet skal tilfredsstille lovkravene til HMS. 2. Eier, forvalter, utfører og bruker skal rapportere bygningstilstand i et fellssystem (IK-BYGG). Systemet skal gi grunnlag for en årlig rapportering om bygningstilstand og skaderisiko i kommunale bygg. 3. Forvalter skal innen 1.mars hvert år rapportere bygningstilstand og skaderisiko til AMU. Etter at AMU har behandlet rapporten skal rapporten til behandling i styret. 4. Det skal til enhver tid foreligge klare retningslinjer for ansvarsfordelingen mellom eier, forvalter, utfører og bruker. Oversikt på ansvarsfordelingen skal ligge som et vedlegg til årlig rapportering.

8 Hvordan har IK-bygg fungert i praksis? IK-BYGG har fungert helt utmerket! Alle virksomhetsledere, verneombud, driftsteknikere, renholdsleder og forvalter plikter å bruke systemet. Valgfritt aktivitetsnivå for hver enkelt bruker, men krav til oppdatering 1 gang pr år. Noen bruker systemet ukentlig eller månedlig, andre bruker systemet 1 dag i året. De som bruker systemet sjeldent liker gjerne å få en påminnelse.

9 Hvordan har IK-bygg fungert i praksis? Enkelt og funksjonelt! På forespørsel fra forvalter så sender NGC/Jonas ut en link som påminnelse til brukerne, «nå må du rapportere». Brukerne logger seg inn på linken og oppdaterer tilstanden, uten å måtte logge seg inn på IK-BYGG web.

10 Hvordan har IK-bygg fungert i praksis? Rask tilstandsvurdering Forvalter samler alle virksomhetslederne til en IK-BYGG dag 1 dag i året. Alle logger seg på hvert sitt bygg, og så går vi gjennom alle spørsmål i sammen. IK-BYGG fungerer meget godt som verktøy i kommunikasjon med brukerne. I løpet av 1 dag er tilstanden vurdert, kommentert og oppdatert i alle bygg.

11 Hvordan har IK-bygg fungert i praksis? Tilstandsrapportering Forvalter skriver ut rapport på alle gule og røde forhold i tilstandsvurderingen. Overfører data til Excel, leverer tilstandsrapport til AMU innen 1.mars hvert år

12 Hvordan har IK-bygg fungert i praksis? Erfaring fra rapporteringen I årlig rapport til AMU så har forvalter rapportert avvik opp mot politisk vedtak. Resultatet er at vedlikeholdsbudsjettet er økt fra 45 kr pr m2 i 2011 til 110 kr pr m2 i Det er avsatt midler i 2015 til 1 ekstra stilling i driftsavdelingen EPC-prosjekt igangsatt, politisk behandling i januar 2015 av tiltakspakke. Foreslått 4 millioner kr årlig til EPC-tiltak neste 4 år.

13 Hva tenker vi om veien videre med IK-bygg? Bruke IK-bygg mer aktivt : Bruke varsling i større grad som aktivitetsstyringen for oppfølging av internkontrollen Mer bruk av mobilapp Knytte bilder og dokumenter opp mot internkontrollen i byggene og videre: Vurdere IK-BYGG FDV-system (kost/nytte) Ønsker renholdsplaner

14 Hva tenker vi om veien videre med IK-bygg? Flesberg har hatt stor glede og nytte av IK-BYGG, og anbefaler systemet for andre r. Takk for oppmerksomheten!