Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 09.12.2014 Møtested: Rådhuset, Møterom 3 etg Møteleder: Svein Tore Uldal (sak 58 63/2014) Ivar Moen (sak 64/2014) Forfall: Medlem Gruppeleder Inger B. Nilsen Gro Lorentzen Ikke møtt: Gruppeleder Gruppeleder Gruppeleder Tord Samdal Adrian Næss Løvsjø Pål Berby Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Oppdragsrevisor Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Rådmann Kommunalsjef Kommunalsjef Gruppeledere: Svein Tore Uldal (sak 58 63/2014) Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo (sak 58 60/2014) Per Solli (sak 61-64/2014) Øystein Bergh Jens Sandberg Ingebjørg Nordby Vibeto Anne Sæterdal (sak 61/2014) Kirsti Torbjørnson (sak 64/2014) Per Wold (sak 60/2014) Morten Næss (sak 58 60/2014) Aud Flæten (sak 61-64/2014) Anne Karin Hansen (sak 59/2014) Ole Henrik Lia (sak 59/2014) Sverre Siljan (sak 59/2014) Åge Frisak (sak 59/2014) Adrian Næss Løvsjø (sak 59/2014) Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Oppdragsrevisor Jens Sandberg hadde sitt siste møte før pensjon. Leder, Svein Tore Uldal, takket for tiden han har vært oppdragsrevisor i Porsgrunn kommune og overrakte blomster. Sandberg ble takket for deltakingen i møtene i kontrollutvalget. Edvard Garmo ble syk og forlot møtet etter sak 60/2014. Svein Tore Uldal var inhabil i sak 64/2014 og fratrådte. Kontrollutvalget vedtok enstemmig at varamedlem Per Solli tiltrådte fra sak 61/2014. Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 58 64/2014. Porsgrunn, 10.12.2014 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Ivar Moen Nestleder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Side 2 av 9
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 58/14 14/873 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 04.11.2014 59/14 14/878 MØTE MED GRUPPELEDERNE 09.12.2014 60/14 14/876 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2015 61/14 14/877 SAMHANDLINGSREFORMEN I GRENLAND DELRAPPORT :: PORSGRUNN KOMMUNE 62/14 14/875 ORIENTERING FRA REVISOR 09.12.2014 63/14 14/874 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 09.12.2014 64/14 14/871 SELSKAPSKONTROLL GRENLAND HAVN IKS Side 3 av 9
Sak nr. 58/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 04.11.2014 Møteprotokoll 04.11.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Møteprotokoll 04.11.2014 godkjennes. Sak nr. 59/14 MØTE MED GRUPPELEDERNE 09.12.2014 Kontrollutvalget takker gruppelederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. Leder, Svein Tore Uldal, orienterte om kontrollutvalgets rolle og arbeid. Kontrollutvalget har sitt mandat og oppdrag fra kommunestyret. Følgende temaer ble tatt opp og diskutert: Kontrollutvalgets mandat og oppdrag Snart ny valgperiode. Viktig og overføre kompetanse fra gammelt til nytt kontrollutvalg. Mange eksempler fra NKRFs kontrollutvalgskonferanse Økt fokus fra nasjonale myndigheter på kontrollutvalget store forventninger Forvaltningsrevisjon er viktig og et godt verktøy for å bidra til bedre kvalitet på tjenester og rutiner i kommunen. Viktig at kontrollutvalget fungerer som et kollegium og holder partipolitikken borte. Kontrollutvalget i Porsgrunn fikk økt vitalitet i forrige periode som dette utvalget har fortsatt. Det må ivaretas i kommende periode. Kontrollutvalget bør fortsatt ha fokus på kommunale boliger. Kontrollutvalget er viktig i kommende periode med kommunesammenslåing. Bør etablere kontakt mot fylkesmannen og statlige kontrollordninger. Kontrollutvalget må ha sterk fokus på overgangen til nytt utvalg og legge til rette for løpende saker og ivareta opparbeidet kompetanse. Side 4 av 9
Sak: For flyktninger og innvandrere, har vi klart å integrere de vi har? Ønskelig at kontrollutvalget ser på saken. Følge opp kommunalt eide selskaper. Informasjon viktig ved aktuelle saker. Gjelder både overfor hovedutvalgene og gruppelederne. Kontrollutvalget takker gruppelederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. Sak nr. 60/14 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2015 Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2015 2018 og årsbudsjett 2015 til orientering. Rådmann presenterte budsjettet for 2015 og de utfordringene kommunen står overfor. Befolkningsutviklingen er viktig og at kommunen legger til rette, bl.a. god boligpolitikk. Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2015 2018 og årsbudsjett 2015 til orientering. Sak nr. 61/14 SAMHANDLINGSREFORMEN I GRENLAND DELRAPPORT :: PORSGRUNN KOMMUNE Innstilling til bystyret: Ledere og nestledere for kontrollutvalgene i Siljan, Skien, Bamble og Porsgrunn har samlet utformet bestillingen og fulgt de gjennomførte revisjoner av Samhandlingsreformen i kommunene. Side 5 av 9
Undervegs i prosessen kom man, i samråd med Telemark kommunerevisjon IKS v/anne Sæterdal, frem til det var mest hensiktsmessig å fremlegge selvstendige revisjoner for hver enkelt kommune. Kontrollutvalget ønsker allikevel å påpeke enkelte sider av de fremlagte revisjoner med sikte på forbedringsprosesser, Generelt viser revisjonene at situasjonen i kommunene er relativt god når det gjelder måloppnåelsen med reformen. De 3 hovedområdene av negativ karakter som spesielt påpekes i revisjonene er: Legenes rolle ved innleggelse av pasienter i sykehuset og kommunikasjonen med den enkelte kommune. Bedring av mottaket i kommunen for utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Manglende rapportering og håndteringen av avviksmeldinger. I tillegg til nevnte hovedområder viser revisjonene at det også er andre områder som kan forbedres og videreutvikles til beste for pasienter og ansatte. Kontrollutvalget i Porsgrunn vil sterkt anbefale at kommunen utnytter hverandres kompetanse og erfaring, innen omtalte områder, til beste for befolkningen i Grenland. Summen av revisjonene bør også være et godt verktøy for Samhandlingskoordinatoren og partene i Samhandlingsarbeidet for Grenland. Med nevnte merknader anbefaler Kontrollutvalget den fremlagte revisjon til behandling i bystyret. Bystyret ber om tilbakemelding på rapporten og gjennomførte tiltak innen 6 måneder. Rapporten oversendes ordfører og rådmann til videre håndtering. Kopi til gruppeledere og leder av hovedutvalg for Helse og omsorg. Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal presenterte rapporten. Kontrollutvalget diskuterte prosessen i Porsgrunn og prosessen ved å samkjøre 4 kommuner. Diskuterte bruken av lederforumet (leder og nestleder i hvert utvalg) som styringsorgan i prosjektet. Ivar Moen satte fram følgende forslag som ble enstemmig vedtatt: Ledere og nestledere for kontrollutvalgene i Siljan, Skien, Bamble og Porsgrunn har samlet utformet bestillingen og fulgt de gjennomførte revisjoner av Samhandlingsreformen i kommunene. Undervegs i prosessen kom man, i samråd med Telemark kommunerevisjon IKS v/anne Sæterdal, frem til det var mest hensiktsmessig å fremlegge selvstendige revisjoner for hver enkelt kommune. Side 6 av 9
Kontrollutvalget ønsker allikevel å påpeke enkelte sider av de fremlagte revisjoner med sikte på forbedringsprosesser, Generelt viser revisjonene at situasjonen i kommunene er relativt god når det gjelder måloppnåelsen med reformen. De 3 hovedområdene av negativ karakter som spesielt påpekes i revisjonene er: Legenes rolle ved innleggelse av pasienter i sykehuset og kommunikasjonen med den enkelte kommune. Bedring av mottaket i kommunen for utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Manglende rapportering og håndteringen av avviksmeldinger. I tillegg til nevnte hovedområder viser revisjonene at det også er andre områder som kan forbedres og videreutvikles til beste for pasienter og ansatte. Kontrollutvalget i Porsgrunn vil sterkt anbefale at kommunen utnytter hverandres kompetanse og erfaring, innen omtalte områder, til beste for befolkningen i Grenland. Summen av revisjonene bør også være et godt verktøy for Samhandlingskoordinatoren og partene i Samhandlingsarbeidet for Grenland. Med nevnte merknader anbefaler Kontrollutvalget den fremlagte revisjon til behandling i bystyret. Bystyret ber om tilbakemelding på rapporten og gjennomførte tiltak innen 6 måneder. Rapporten oversendes ordfører og rådmann til videre håndtering. Kopi til gruppeledere og leder av hovedutvalg for Helse og omsorg. Kontrollutvalget ber om at rapporten blir forelagt bystyret i februar 2015 og at forvaltningsrevisor inviteres til bystyret for å legge fram rapporten og redegjøre for prosjektet. Leder av kontrollutvalget ber om tid i bystyret for å redegjøre for prosjektet. Innstilling til kommunestyret: Porsgrunn kommune tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger for å sikre samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler og rutiner: 1) Avklare hva henvisende leges rolle skal være når brukere av kommunale tjenester blir innlagt på sykehus. 2) Avklare hvordan ordningen med å melde avvik mellom kommunen og sykehuset skal fungere. Bystyret ber om tilbakemelding på rapporten og gjennomførte tiltak innen 6 måneder. Sak nr. 62/14 ORIENTERING FRA REVISOR 09.12.2014 Side 7 av 9
Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Kommunale virksomheter sin retning på aktivitet/formål opp mot bystyret. Selvkostprinsippet EDB-sikkerhet Oppdragsrevisor orienterte om revisjonsarbeidet. Pr dato er alt i rute i hht planen. Oppdragsrevisor la fram følgende punkter som kontrollutvalget bør se på: Kommunalt eide selskaper. Erfaringer med at lang avstand fra bystyret gir meget selvstendige selskaper med begrenset politisk innflytelse. Selvkostprinsippet. Oppfølging av påløpte utgifter til abonnentene og at de kun inneholder riktige utgifter. Dette er vanskelig for områder med også kommunale utgifter, f.eks. rehabilitering av vann-, avløpsrør, kabler og veg. Skillet mellom investerings- og drifts-utgifter er vanskelig. IT-sikkerhet. Sterk økning på bruk av edb. Følge opp programvaren og bruken av systemene. Svein Tore Uldal satte fram tilleggsforslag: Kommunale virksomheter sin retning på aktivitet/formål opp mot bystyret. Selvkostprinsippet EDB-sikkerhet Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Sak nr. 63/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 09.12.2014 Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Leder presenterte saken. Side 8 av 9
Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Sak nr. 64/14 SELSKAPSKONTROLL GRENLAND HAVN IKS Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune viser til tilbud fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert 23.10.2014 og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) av Grenland havn IKS. Tilbudet, datert 23.10.2014/04.12.2014, på kr 80.000,- aksepteres. Kontrollutvalgene i Bamble og Porsgrunn dekker ½ part hver. Svein Tore Uldal var inhabil og fratrådte. Ivar Moen overtok møteledelsen. Møteleder presenterte saken. Saken har vært drøftet med ledelsen av kontrollutvalgene i Bamble og Skien. I ettertid har kontrollutvalget i Skien vedtatt å ikke delta i selskapskontrollen. Bamble vedtok å bli med. Tilbudet fra kommunerevisjon med problemstillinger og avgrensinger ble diskutert. Kommunerevisjon har justert tilbudet til kr 80.000,-. Kontrollutvalgene betaler en halvpart hver. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune viser til tilbud fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert 23.10.2014 og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) av Grenland havn IKS. Tilbudet, datert 23.10.2014, på kr 95.000,- aksepteres. Kontrollutvalgene i Bamble og Skien inviteres til å delta. Utgiftene for det enkelte utvalget blir kr 31 667,-. Side 9 av 9