NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 10/15 Fredag lørdag 4. - 5. desember 2015 hos Bergens Seilforening. Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Tor Møinichen (TM), Torunn Sætre (TS), Vidar Utne (VU), Eirik Rosenberg (ER), Kristian Fæste (KF), Anne-Cathrine Hübert (ACH) og Tom Bratlie (TB) Bjørn Sissener (BS) og Siri Kamfjord (SK) Espen Guttormsen (EG) Møtet ble satt kl. 12.30. Møtet ble ledet av Presidenten. INNLEDENDE FORMALITETER: VEDTAKSSAKER: SAK 1/10/15 Godkjenning av innkalling samt protokoller Avstemme habilitet Styret godkjente innkallingen. Protokoll 915 er allerede godkjent per mail og lagt ut på seiling.no KF meldte seg inhabil ved behandling av SAK 20/15/10 og SAK 35/15/10 TOPPIDRETTSSAKER: ORIENTERINGSSAKER: SAK 2/10/15 Orientering om status på lagene KF ga en kort orientering om resultatene fra siste avholdte VMer og endringer i lagene for 2016. Styret ble informert om planene frem mot de neste mesterskapene som for 49er FX og begge Laser klassene er i februar. Det ble også gitt en kort orientering fra styringsgruppemøte. Styret tok orienteringen til etterretning DISKUSJONSSAKER: SAK 3/10/15 Toppidrettsmodellen 2017/2020 NORGES SEILFORBUND Side 1
KF viste en presentasjon og ga en kort orientering om tanker for fremtiden og løftet frem en del spørsmål styret må ta stilling til i løpet av det kommende året før man beslutter en ny toppidrettsmodell. Prioritere landslagsklasser Hvordan rekruttere til toppidrett? Definere progresjonsnivåer/utviklingskrav Utvikling av trenere Utvikle og bevare kompetanse Avklare rolle- og ansvarsfordeling Klubber klasseklubber forbund Profesjonelle frivillige Regionale lag Toppidrett utenfor landslagsklassene som ikke skal driftes av NSF, men som allikevel er en viktig del av toppidretten. Styret hadde en god debatt uten at det ble konkludert på modell. Styret ser det som naturlig at den nye modellen legges frem i ny S & H plan. KF ble bedt om å konkretisere modellen frem til møtet i april, slik at styret har et utkast det kan ta stilling til. SAK 4/10/15 Ungdomssatsing / juniorlandslaget ref. Innspill fra ILH Styret debatterte innspillet fra ILH. Første reaksjon er at dette er et positivt innspill. Etter en lengre debatt besluttet styret at dette eventuelt må implementeres i ny toppidrettsmodell som også hensyntar de nystartede regionale tiltakene. Styret forventer at dette leveres sammen med konkretiseringen på todagersmøtet i mai. Styret er også tydelige på at mye av denne aktiviteten må driftes etter selvkost pt. BREDDE- OG REKRUTTERINGSSAKER: ORIENTERINGSSAKER: SAK 5/10/15 Status bredde- og rekrutteringsarbeidet/avstemme mot handlingsplan Dette fremkommer ved gjennomgang av årsrapport 2015. SAK 6/10/15 Ledermøte/klubbkonferanse 2016 TS ga en grundig orientering om status på ledermøte/klubbkonferansen 2016. Styret tok orienteringen til etterretning, men presiserte behovet for god og bred markedsføring. TB ga en orientering om arbeidet med oppfølging av tingvedtaket angående omorganisering av kretsleddet. Styret tok orienteringen til etterretning. Begge sakene vil bli behandlet på styremøtene i januar og / eller februar. SAK 7/10/15 Seilsportsligaen orientering fra møtet KF ga en kort orientering fra første ligamøte og de to avholdte styremøtene i ligastyret. NORGES SEILFORBUND Side 2
Styret tok orienteringen til etterretning, og la vekt på at ansvarsfordelingen mellom forbundsstyret og ligastyret presiseres i det neste ligastyremøtet. Utkast til slik fordeling sendes AU snarest mulig. Styret besluttet også å støtte ligastyrets forslag om at alle markedsinntekter som skaffes av arrangør tilfaller arrangøren, men understreket at dette kun gjelder for 2016. DISKUSJONSSAKER SAK 8/10/15 Nye aktiviteter som SUP, Kite og Bølgesurfing Styret ber om at de tre nyetablerte klasseklubbene stiller på styremøtet i januar sammen med administrasjonen og gir styret en voksenopplæring om aktiviteten, samt at det er et sterkt ønske om at de tre aktivitetene stiller på klubbkonferansen. SAK 9/10/15 Spillemidler til utstyr v/torunn På bakgrunn av TS sitt notat og innlegg på møtet ble det besluttet å nedsette en arbeidsgruppe bestående av ER, TB, og administrasjonen som skal jobbe for å øke bevilgningene fra spillemidler til utstyr. SAK 10/10/15 Medlemsrekruttering v/torunn TS valgte å se på SAK 10 og 11 samlet. Hun skisserte et organisasjonskart hvor det fremkommer veldig tydelig at klubbutvikling må være et av virkemidlene for å nå målene for medlemsrekruttering og kursmateriell. Det ble debattert hvorvidt styret bedre skal synligjøre sine forventninger til komiteer og utvalg i forbindelse med oppgavefordeling som må gjøres for å tilfredsstille tingvedtatt S&H-plan. SAK 11/10/15 Kursmateriell v/torunn Se SAK 10. SAK 12/10/15 Sjøen for Alle Solingen 50 år i samarbeid med klasseklubbene Styret hadde en god og grundig debatt om fordeler og ulemper ved Sjøen for Alle. Det ble konkludert med at administrasjonen stiller på møte med arrangør og initiativtaker v/per Christian Bordal. Administrasjonen gir styret en rapport etter møtet. SAK 13/10/15 Mesternes Mester Kongepokal 2016 og fremover ref. spørreundersøkelse EG ga en kort oppsummering og orientering om administrasjonens innstillinger til endringer i henhold til tilbakemeldingene fra spørreundersøkelsen. Styret var positive til å starte seilingen på fredag. Det er ønskelig at det seiles i J70 i 2016. Det er også ønskelig at seilingen foregår utenfor indre Oslofjord, da dette øker sannsynligheten for bedre vindforhold. Det er et ønske om å avholde seilfesten i Oslo, da dette sikrer stor deltakelse. Det bør derfor ikke seiles lenger ut i fjorden enn for eksempel Tønsberg, Åsgårdstrand, Horten el. NORGES SEILFORBUND Side 3
ORGANISASJONSSAKER: VEDTAKSSAKER: SAK 14/10/15 SAK 15/10/15 Lisensreglene for 2016 v/tor Styret vedtok forslaget til lisensregler for 2016 som ble forelagt på klasseklubbmøtet. NM reglene nødvendige endringer Stor NM referansene må ut + andre småjusteringer Åpne mesterskap ref. notat fra TM Styret vedtok å sende NM-reglene til Regel & Appell utvalget for å gjøre naturlige revideringer som å fjerne referansene til Stor - NM, båt i stede for lag osv. Styret vedtok å opprettholde kravet om statsborgerskap i NM reglene for 2016, men vil gjennomføre en høring hos klasseklubbene slik at det eventuelt kan gjøres endringer i 2017. SAK 16/10/15 Beslutte sanksjoner for brudd på barneidrettsbestemmelsene ref. notat fra NIF Styret besluttet å implementere NIFs sanksjonsregler for brudd på barneidrettsbestemmelsene. «Særforbund plikter å innta sanksjonsbestemmelser for brudd på barneidrettsbestemmelsene i eget kamp- og konkurransereglement, herunder hjemmel til å ilegge bøter til idrettslag og til å frata utøvere retten til å delta i konkurranser. Sanksjonene skal være i samsvar med NIFs lov 11-2» I tillegg besluttet styret å delegere ansvaret for barneidrettsrettigheter og bestemmelser i henhold til NIFs ønsker til administrasjonen ved bredde og rekrutteringsansvarlig. SAK 17/10/15 Budsjett 2016 (behandles etter SAK 22/1015) Styret vedtok foreslått budsjett som et foreløpig styringsbudsjett. Det er allikevel naturlig med en budsjettjustering så fort man har fått tildelingsbrevene fra OLT og NIF. SAK 18/10/15 SAK 19/10/15 Behandle søknad om ny klasseklubb J70 Styret valgte å følge innstillingen fra teknisk komite og godkjente klasseklubben Norsk J70 klasseklubb. Utpeke to medlemmer til trenerutvalget innstilling fra TU Styret besluttet å følge innstillingen fra leder av trenerutvalget, slik at Frank Kirkeland og Frode Jørstad inntas som medlemmer i trenerutvalget. NORGES SEILFORBUND Side 4
SAK 20/10/15 Behandle båtlånssøknad Styret besluttet å innvilge båtlånssøknad, men for å sikrer at det formelle kravet til kausjonister er på plass vil styret bli holdt løpende orientert om dokumentasjonen for lånet. ORIENTERINGSSAKER: SAK 21/10/15 Orientering fra siste AU møte (Intet AU-møte avholdt SAK 22/10/15 Økonomi regnskap per 31. oktober med oppdaterte årsprognose EG orienterte om hva som lå bak avvikene i regnskapstallene, samt hva som ligger i prognosen for 2015. Styret tok orienteringen til etterretning. DISKUSJONSSAKER: SAK 23/10/15 Årsrapporten 2015 gjennomgang av utkast til tekst Styret hadde en gjennomgang av førsteutkast til rapport og diskuterte videre struktur på arbeidet. Det var enighet om at en tidsbesparende arbeidsform er at TM, TS og EG legger frem et utkast til neste styremøte og at man kan lage interimsrapportene noe kortere enn de rapportene som legges frem for hele tingperioden. TB vil deretter lese gjennom før ER leser korrektur. SAK 24/10/15 Status på aktivitetsplanen som ble vedtatt på seiltinget, hva er gjort og hva gjenstår Styret ønsker at dette skal fremkomme i årsrapportene, slik at man både på ledermøte og på seiltinget lett kan lese seg til avvik i forhold til vedtatt handlingsplan. SAK 25/10/15 Styrearbeidet Erfaringer så langt Styreinstruks instruks for styrets leder v/tor Styremøteplan 2016 Erfaringene så langt er stort sett positive, men det er et ønske om at det gis en kort rapport om breddearbeidet på hvert styremøte etter samme mal som for toppidretten. Styret gjennomgikk styremøteplanen for 2016 og besluttet hvor styremøtene skulle avholdes. Styret gikk gjennom instruks for styret, styrets leder og generalsekretær og besluttet disse som gjeldene. Administrasjonen bes legge disse tilgjengelige på web. SAK 26/10/15 Bemanningsplan for administrasjonen NORGES SEILFORBUND Side 5
Generalsekretæren må definere og synligjøre behovene for kompetanse i administrasjonen slik at alle aktivitetsområdene blir optimalt bemannet og med god interaksjon på tvers av områdene. Styret ser det som naturlig at EG også utarbeider stillingsinstrukser etter samme mal som for generalsekretæren som et ledd i denne prosessen, dog meget mer detaljerte for å oppnå god styring av ressursbruken. SAK 27/10/15 Nasjonal terminliste utkast v/admin. EG orienterte om hva administrasjonen ser som en naturlig tidslinje, slik at alle organisasjonsleddene får tidlig nok varsler i forhold til sitt eget arbeid. Nasjonal terminliste bør ferdigstilles før sommerferien året før, slik at alle underliggende organisasjonsledd vet hva de har å forholde seg til. Styret ser det da som naturlig at Ligastyret og klasseklubbene innstiller til NC og Seilsportsliga stevner senest 1. mai 2016 for tildelingene i 2017. SAK 28/10/15 Spørreundersøkelse - medlemstilfredshet EG ga en kort oppsummering av svarene på undersøkelsen. Styret debatterte hvordan man kunne benytte undersøkelsen i sitt videre arbeidet. Det kan synes som at det er vanskelig å trekke entydige konklusjoner som kan benyttes i det videre styrearbeidet, men styret ser det som naturlig at man bygger videre på denne undersøkelsen og konkretiserer spørsmålene noe mer neste gang. Det er viktig for styret at man kan måle utviklingen på medlemstilfredsheten. SAK 29/10/15 SAK 30/10/15 Plan for arbeidet med nye S&H-planen TM foreslo at man på todagersmøtet i mai fordeler arbeidsoppgavene og starter revisjonen av S & H-planen for neste tingperiode. Da vil man også ha fått innspill fra klubbkonferansen og forhåpentligvis fått satt ned noen referansegrupper som kan trekkes inn i arbeidet. Det var enighet i styret om denne fremdriftsplanen. Internasjonale overordnede org. Ledd Årsmøte i ISAF og IPC v/tor og Espen muntlig orientering som innledning til de neste kulepunktene EUROSAF o ISAF o Fremtid Nye medlemmer til Council og komiteer må nomineres. Frivillige vs. Ansatte hva sier NIF og ISAF? TM ga en god orientering fra ISAF konferansen som supplerte den skriftlige rapporten fra Stig Hvide Smith. Styret debatterte internasjonal representasjon og kandidater uten at man fattet beslutninger, men la vekt på at an ønsker å opprettholde en god kontinuitet i dette arbeidet, også utover tjenestetiden til de som nå sitter i ISAF fra Norge. Styret var enige om at man fatter beslutninger om kandidater til internasjonalt arbeid på januarmøtet. SAK 31/10/15 Klasseklubbforum ref. Innspill fra Thomas Nilsson v/tor TM innledet med en oppsummering av innspillet fra Thomas Nilsson. Styret diskuterte der etter forslag svært så inngående. NORGES SEILFORBUND Side 6
Styret ser at det er viktig å holde jevnlig og god dialog med utøverne. NSF har allerede en tett dialog med jolleklassene, svært mye tettere enn den NSF har med kjølbåt- / storbåtklassene. Styret tror det vil ha en stor verdi at alle klasseklubbene av og til kommer sammen til felles dialog, ikke minst for at man skal få vite om hverandre og derigjennom bl.a. gi et utvidet tilbud til unge seilere som ikke ser for seg en konkurransekarriere i jolleklasser, men heller gå over i kjølbåt- eller storbåtseiling. Styret landet på å kalle inn til et første møte i et klasseklubbforum snarest mulig over Nyttår. Styre ønsker der å ta opp en del konkrete saker til debatt, men samtidig ønsker styret å få tilbakemelding fra klasseklubbene hva de ønsker å få ut av et slikt forum. Det ble ikke besluttet hvilken form dette til syvende og sist vil få, men styret heller i retning av at det bør etableres en kasseklubbkomité med representanter for de forskjellige klassegrupperingene i Norge, samt styret og administrasjonen i NSF. Styret vil også vurdere om Teknisk komite skal inngå i eller slås sammen med en slik eventuell ny klasseklubbkomité. Styret ser det som helt naturlig at klasseklubbene blir aktive i denne dialogen og er med å forme samarbeidet. Styret ber administrasjonen gå ut med nyheten i løpet av kort tid, og at det første møtet blir avholdt i januar. SAK 32/10/15 Regattahåndteringssystem V/Espen EG ga en kort orientering om status på SRS sin integrasjon mot NSFs database som innledning til debatten på hvorvidt man skulle pålegge NM arrangørene å benytte SRS som påmeldingssystem i 2016. Styret ser det som naturlig at man pålegger NM arrangørene å benytte SRS som påmeldingssystem i 2016, da dette vil sikre at alle deltakere har løst lisens og er medlem av en seilforening. Administrasjonen sørger for at dette blir implementert i tildelingsbrevene for NM 2016. MARKED- OG KOMMUNIKASJONSSAKER: ORIENTERINGSSAKER: SAK 33/10/15 Status markedsarbeid og handlingsplan v/kf Samarbeidsavtale med forsikringstilbyder KF ga en orientering og status på markedsarbeidet og samarbeidet med SailLogic. Det er en bedring på markedsinntektene i 2015 i forhold til tidligere NORGES SEILFORBUND Side 7
år. Spesielt har strategien om å benytte lokalt engasjement og relasjoner for enkeltutøverne på landslaget vært en positiv bidragsyter i så måte. Det ligger flere aktuelle samarbeidspartnere i pipeline for Seilsportsligaen, men disse er ikke ferdig forhandlet ennå. Styret tok orienteringen til etterretning. EG ga en kort orientering om innholdet i utkast til avtalen med potensiell samarbeidspartner innen forsikring. Det har vært viktig for NSF at både enkeltmedlemmet, klubb og forbund sitter igjen med noe ved en slik avtaleinngåelse. Styret ga TM og EG fullmakt til å ferdigstille og signere avtalen innenfor de skisserte rammer. SAK 34/10/15 Status kommunikasjon- og handlingsplan v/tom TB ga en kort orientering om prosessen frem til det forelagte produktet og hvordan produktet var tenkt brukt. Styret tok orienteringen til etterretning. I tillegg foreslår styret at kommunikasjonsutvalget lager en konkretisering av valgte profiltemaer for det neste halvåret, slik at kommunikasjonen fra NSF blir bred og entydig. EVENTUELT: SAK 35/10/15 Forslag til støtte for internasjonal utdanning fra Utdanningskomiteen I dag er antall internasjonale dommere og internasjonale arrangører på et kritisk lavt nivå. Utdanningskomiteen ber derfor styret beslutte å tildele årlig støtte til utdanning av inntil 2 stk. Internasjonale Dommere Og inntil 2 stk. Internasjonale Arrangører med inntil NOK 10 000, - pr. deltaker pr. kurs. Kandidater må på forhånd søke NSF om støtten og på forhånd ha fått søknad innvilget for å kunne gjøre krav om støtte gjeldende." Styret besluttet å følge innstillingen fra Utdanningskomiteen. Dialog md BS Ove Lind, styreleder, og Kjell Ove, diftsleder, ga styret en kort orientering om drift og utfordringer i BS. De ser at Seilsportsligaen kan gi unge mennesker muligheter til å se seilingen med nye øyne. Kort fortalt så ønsker BS fokus på genuin seilglede. OL ytret også ønske om en kraftig revidering av utdanningsmateriell for dommere og arrangører. De informerte også om samarbeidet på tvers av foreningene i Bergens distriktet. De foreningene de har tettest samarbeider med er Hjellestad, Åsane, Milde og Austevoll, avhengig av aktivitet og/eller arrangement. NORGES SEILFORBUND Side 8
NORGES SEILFORBUND Side 9