NORGES SEILFORBUND Side 1 ST 3/14

Transkript

1 NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/14 Fredag og lørdag 23. og 24. mai 2014 Hankø Hotell Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Tor Møinichen (TM), Vidar Utne (VU), Odd Ørnulf Stray (OØS), Leif Arild Åsheim (LAÅ) og Bente Mortensen (BM), tilstede fra og med SAK 7 Torunn Sætre (TS) Generalsekretær Espen Guttormsen (EG), Jan Steven Johannessen (JSJ) og Vibecke Schøyen (VS) Møtet ble satt kl og ledet av Presidenten. VEDTAKSAKER: SAK 1/4/14 SAK 2/4/14 Godkjenning av innkalling samt protokoller Styret godkjente innkallingen. Protokoll 314 var allerede godkjent per e-post og publisert på web. Administrasjonen Endring av tjenestepensjon Lønnsjustering Bemanning Styret vedtok forelagt forslag på endring av tjenestepensjon fra ytelsespensjon til innskuddspensjon. Styret vedtok de foreslåtte lønnsjusteringene, men ba Generalsekretæren gå i dialog med de ansatte for å finne et forbund hvis årlige forhandlingsoppgjør det er naturlig å følge for fremtidige lønnsoppgjør. Dette forslaget skal legges frem for styret på styremøte til høsten. Generalsekretæren informerte om prosessen vedrørende opphør av arbeidsforholdet til Eirik Koren, samt tankene og dialogen med en eventuell erstatter. Man må også se denne bemanningsendringen i sammenheng med utvidelsen av Kommunikasjonsutvalget som foreslått under SAK 3/4/14. SAK 3/4/14 Utvidelse av Kommunikasjonsutvalget med Tom Bratlie og Guro Steine Styret besluttet å utvide kommunikasjonsutvalget i tråd med innstillingen fra AU. ORIENTERINGSSAKER NORGES SEILFORBUND Side 1

2 SAK 4/4/14 SAK 5/4/14 SAK 6/4/14 Referat fra AU møtet Det var sendt ut et referat fra det siste AU-møtet da møtet fattet viktige vedtak om personalsaker. Presidenten og generalsekretæren gjennomgikk referatet. Styret tok orienteringen til etterretning. Toppidrett/Landslag Orientering og informasjon fra Jan StevenJohannessen, NSF og Finn Aamodt, OLT Finn Aamodt holdt en redegjørelse om Olympiatoppens filosofi og arbeidsmetode. Deretter hadde styret en god dialog med Finn Aamodt for å belyse NSFs utfordringer og muligheter. Styret takket Finn Aamodt for gode innspill som styret ser man kan trekke med seg i det videre arbeidet. Internasjonalt arbeid: Referat fra møte i NoSF i Finland og NoSF fremtidige arbeidsform Kai Schønes kandidatur som styremedlem (Pres./Vise Pres) i EBA Generalsekretæren ga en kort orientering om arbeidet i NoSF og innledet til debatt vedrørende NoSF fremtid. Styret besluttet å skrive en uttalelse til NoSF der man støtter en delstidstilling i NoSF. Stillingen skal sørge for koordinasjon av arbeidet innad i gruppen og mot ISAF, samt utvikle samarbeidet på tvers av landegrensene. Styret besluttet å støtte Kai Schønes kandidatur som styremedlem i EBA. Det er KNBF som nominerer Kai Schøne som kandidat, og det er derfor ønskelig at administrasjonen sender støttebrevet til KNBF. SAK 7/4/14 Styret tok orienteringen til etterretning. Oppfølging av de vedtatte prioriterte tiltakslistene innenfor feltene: Bredde & Rekruttering v/bente Langsiktig finansiering v/torunn Kommunikasjon og omdømmebygging v/espen Profilbygging v/espen Markedsarbeidet v/vibecke BM informerte om Seiltrenern på facebook. Inspiria har kommet med forslag og fult opplegg for en opplevelsesdag. Langturgruppa ønsker et møte for å finne en felles veien videre. Generalsekretæren følger opp dette initativet. Hun informerte også om arbeidet med utvikling av tilbudet til Kite. Vibecke Schøyen informerte om responsen fra medlemmer og foreningene på Frihavnsordningen. Det kan synes som om dette er et av de viktigste medlemsfordelene NSF bruker tid på for tiden. EG informerte om manglende profilbygging som et resultat av bemanningsendringen i administrasjonen. Det ble debattert kriterier for hvem man velger som profil for norsk seilsport. Denne problemstillingen bør drøftes i Kommunikasjonsutvalget. Kommunikasjon og omdømmebygging ble godt belyst i forbindelse med SAK 3/4/14. NSF v/administrasjonen skal ta større ansvar for kommunikasjonen via sosiale medier. Administrasjonen bes sørger for å NORGES SEILFORBUND Side 2

3 skape en samling der Tom Bratlie og Guro Steine kan gi noen gode råd til utøverne på hvordan de bør kommunisere. Vibecke Schøyen orienterte fra markedsarbeidet: Det er avholdt møte med alle eksisterende partnere. Dette har resultert i noe ekstra inntekter, samt flere kick back avtaler. Styret tok orienteringene til etterretning. SAK 8/4/14 SAK 9/4/14 SAK 10/3/14 IT strategi v/vu VU ga en kort redegjørelse om nåsituasjonen delt på tre nivåer: Administrasjonens bruk og utnyttelse av IT, herunder Websider og nyhetsbrev. Det frivillige og støtteapparatenes bruk av IT verktøy. Seilforeningenes bruk av IT verktøy. Han skisserte også en kortsiktig webløsning som setter oss i riktig retning, men ikke i mål. Styret tok orienteringen til etterretning. Daglig leder forum v/generalsekretæren Generalsekretæren informerte om at han dessverre har måtte nedprioritere dette og skyve første møte til etter sommerferien. Styret tok dette til etterretning Styremøte i juni Status forberedelser for vår tilstedeværelse i Horten lørdag Eventuell overnatting og møtet søndag Deltagelse i Færderseilasen Etter en kort debatt besluttet styret at man skulle være synlig tilstede i Horten etter Færderseilasen, men man setter ikke opp et eget NSF telt. Det er bestilt hotellrom for styret, slik at det kan avholdes styremøte søndag etter premieutdeling. Båt er på plass. Styret vil delta i en X-41 sammen med administrasjonen. Administrasjonen melder på båt og mannskap. DISKUSJONSSAKER SAK 11/4/14 Perspektivdiskusjoner om diverse saker vi anser viktig for utviklingen av norsk seilsport, på kort og lang sikt: Organisering av seilsporten: o Kretsleddet o Klasseklubber grupperinger for samarbeid og «karrierevei» Fremtidens seiling ref. artikkel i Seilmagasinet for en tid siden Stor-NM nytt format Regionale breddestevner Nasjonal foreningscup som etterhvert kan bli sponset Match- og Lagseilas ditto her for 2K eller 3K lagseilas Nye jolle- og kjølbåtklasser nødvendig å satse på? Deltagelse i internasjonale profilerte stevner som Verdens øyne er rettet mot (som f.eks. Junior AC) NORsteam potensielle nye perspektiver under utvikling NORGES SEILFORBUND Side 3

4 Tracking Toppidrett Årets seiler kriterier Norsk seilsport alt fra Optimistjolle til tur- og havkappseiling hvordan skal vi få det til å prege NSFs arbeid i enda større grad Fordeling av innsatsfaktorer mellom bredde- og toppidrett Styret debatterte innlegget fra utvalget for organisasjonsutvikling der kretsleddets fremtid er et av punktene. Det ble gitt en del innspill til notatet som styret anbefalte utvalget å ta med seg i sitt videre arbeid. Utvalget legger opp til utsendelse av et høringsnotat til alle foreninger og kretser før sommerferien. Svar på disse høringsnotatene vil så sammenstilles for styrebehandling i løpet av høsten. Styret støtter denne prosessen, men vil ha høringsnotatet til gjennomlesning før det går til kretser og foreninger. Styret debatterte mulighetene for å organisere klasseklubbene annerledes for å skape større miljøer. Debatten ble raskt dratt videre inn i hvordan man ser for seg fremtidens seilsport i Norge uten at det ble fattet en konklusjon. Styret var begeistret for tanken om en nasjonal 2K eller 3K foreningsregatta. Generalsekretæren tar ansvaret for et forprosjekt, men vil trekke veksler på styremedlemmene ved behov. I forbindelse med revisjon av kriteriene for Årets seiler, valgte styret å etablere to nye priser, Årets ildsjel og Årets trener, som begge vil bli delt ut ved seilergallaen under Mesternes Mester VU lager utkast til rammer for å innstille til Årets ildsjel, mens Generalsekretæren tar en dialog med trenerutvalget for å finne kriterier for Årets trener. Styret tror det er riktig å lage regionale breddesamlinger/festivaler for jolleseilere i stede for dagens Stor NM. Presidenten vil lage et kart og utkast til høringsdokument. SAK 12/4/14 Prinsippdiskusjoner om diverse saker vi anser viktig for utviklingen av NSF som organisasjon, på kort og lang sikt: Samspillet mellom styret, administrasjonen og komiteer / utvalg Interninformasjon i forbundet Sammensveising av forbundet som én organisasjon Ny medarbeider innenfor breddearbeidet for voksne / tur- & havseilas NSF som serviceorgan for lokale foreninger AUs arbeidsform Styrehonorar Lovendring IFDS i 2 ut Lovendring antall delegater fra hver forening og stemmegivning i denne sammenheng Lovendring - stemmerett for styrets medlemmer på seiltinget Lovendring antall styremedlemmer / varamedlemmer Lovendring maks antall perioder i de respektive NORGES SEILFORBUND Side 4

5 styreposisjonene Lovendring valgperioden forlenges til 4 år Lovendring - tingperiode Lovendring protokoll fra AU-møter og AUs arbeidsform Lovendring prinsipper for fordeling av reiseutgifter Presidenten holdt en kort presentasjon som innledning til de tre første kulepunktene. Det ble blant annet foreslått en årlig samling for alle frivillige i komiteer og utvalg. Styret og administrasjonen hadde en fruktbar debatt rundt samspillet i organisasjonen hvor man startet en prosess for å samstemme hvordan man ønsker at organisasjonen skal virke. Det utspant seg en diskusjon om hvorvidt man burde tilnærme styrearbeidet en bedriftsmodell hvor styret i hovedsak gir administrasjonen oppgaver uten at styrets medlemmer er delaktige i å løse dem. Presidenten har selv tatt til orde for en gradvis tilnærming mange ganger (helt konkret i møtene september 2013 og januar 2014). Det var enighet om at styrearbeidet må tilpasses bemanningssituasjonen i administrasjonen, og den har foreløpig ikke kapasitet til å påta seg mer arbeid. Man var også enige om at det i styrer for idrettsorganisasjoner er naturlig at styrets medlemmer sitter i eller leder enkelte komiteer og utvalg med spesialkompetanse som administrasjonen ikke kan påregnes å besitte. Det var enighet om å innføre et informasjonsbrev til alle komite- og utvalgsmedlemmer, alternativt få en innloggingsmulighet på den nye webplattformen. Under debatten om AU ble man enige om at dette hører inn under kulepunkt 1 og at behovet for AU blir utredet frem til styremøte i september. Det var enighet om ikke å fremme forslag om styrehonorarer. Styret vil innføre selvjustis på førstkommende Seilting i forbindelse med stemmeavgivning, og avvente et eventuelt lovendringsforslag til etter idrettstinget i Saker der styret ikke ønsker å stemme vil bli klargjort i saksdokumentene. Styret ser ikke behovet for å endre størrelsen på styret og vil ikke legge frem lovendringsforslag på dette punkt. Styret ønsker ikke å legge frem endringsforslag på maks antall styreperioder. Styret vil forberede et lovendringsforslag på valgperiodens lengde. Presidenten vil lage et utkast til et slikt lovendringsforslag. Styret vil legge frem et lovendringsforslag, slik at reisefordelingsprinsippet blir likt både når det gjelder seilting og ledermøter. NORGES SEILFORBUND Side 5

6 SAK 13/4/14 Seiltinget 2015 saker vi ønsker å forberede / legge frem for vedtak: Lovendringer som følge av diskusjonene ovenfor: o IFDS i 2 ut o Antall delegater fra hver forening og stemmegivning i denne sammenheng o Stemmerett for styrerepresentantene o Antall styremedlemmer / varamedlemmer o Maks antall perioder i de respektive styreposisjonene o Valgperioden o Tingperioden o Fjerning av kretsleddet, eventuelt kun dets politiske rolle o Protokoll fra AU-møter og AUs arbeidsform o Prinsipper for fordeling av reiseutgifter Stor-NM nytt format i kombinasjon med regionale breddestevner Strategi- og Handlingsplanen ferdigstillelse frem til novembermøtet - nedsettelse av arbeidsgruppe (Tor, Espen, AU, Tom og Guri) Budsjettet for de kommende år fordeling mellom bredde og topp Kjøreplan kontroll med tidsforbruk på seiltingene Forslag til lovendringer følger av det beslutninger som ble fattet under SAK 12/4/14. Kulepunktet om Strategi- og handlingsplanen ble behandlet og vedtak fattet i tråd med det som står der. De to siste punktene ble utsatt til et høstmøte. Styret besluttet å avholde Seiltinget 2015 på Raddison Blue på Gardermoen mars, da dette var billigst og antakeligvis best i forhold til tilgjengelighet. EVENTUELT Møteslutt: lørdag kl NORGES SEILFORBUND Side 6