NORGES SEILFORBUND Side 1 ST 6/17

Transkript

1 NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 6/ juni 2017 på Fjærholmen, 24. juni på Rune Hjertås kontor i Tønsberg Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Jørgen Stang Heffermehl (JSH), Vidar Utne (VU), Kristian Fæste (KF), Tom Bratlie (TB), Torill Dahl Høgheim (TDH), Rune Hjertås, og varamedlem Kirsti Pettersen. Torunn Sætre (TS) Espen Guttormsen Møtet ble satt fredag 23. juni kl Møtet ble ledet av Presidenten. INNLEDENDE FORMALITETER: VEDTAKSSAKER: SAK 1/6/17 Godkjenning av innkalling samt protokoller Styret avklarte eventuelle habilitetsspørsmål Styret godkjente innkallingen Protokoll 517 var allerede godkjent av styret per e-post og tilgjengeliggjort på web. SAK 2/6/17 Styrets arbeidsmåte. Innledning v/presidenten JSH ga en kort orientering og viste til skrivet som var publisert i forkant i Drop Box. Det fremkom ingen bemerkninger. TOPPIDRETTSSAKER: SAK 3/6/17 Rapport toppidrett status EG supplerte den forelagte rapporten fra sportssjefen og svarte på spørsmål fra styret. Rapporten viste til aktivitet og ressursbruk for de siste 3 månedene og de kortsiktige målene og ressursbruk for de kommende 3 månedene. Det forelå også et forslag fra sportssjefen om en satsing på Nacra 15 for å rekruttere flere seilere til toppidretten. Styret støttet forslaget fra sportssjefen og besluttet å gå til innkjøp av to stk. Nacra 15. Det ble videre besluttet å få fremlagt kvartalsvise rapporter fra sportsjefen med beskrivelse av treningsmiljø og resultater. NORGES SEILFORBUND Side 1

2 SAK 4/6/17 Evaluering sportssjefen EG orienterte om hvordan det var tenkt å gjøre evaluering av sportssjefen. Det er ønskelig at evalueringen bygger på innspill fra flest mulig av partene som er involvert i toppidretten. Både ledelse, utøvere, trenere, OLT og andre skal involveres i evalueringen. Styret tok orienteringen til etterretning. BREDDE- OG REKRUTTERINGSSAKER: VEDTAKSSAKER SAK 5/6/17 Beslutte innføring av kursholderkurs og utdanningsstruktur Styret vedtok å be dommer/arrangørkomiteen utarbeide et forslag til retningslinjer for autorisering av instruktører som kan gjennomføre kursing av nye dommere og arrangører på nivå 3 for senere behandling i styret. SAK 6/6/17 Status bredde- og rekrutteringsarbeidet Styret var forelagt en fyldig rapport fra administrasjonen som ble supplert av EG. Det ble blant annet orientert om prosjektene; Rydd bryggene, Kompetanseheving sommerskolene, Strandhugg, Seilingens dag, Seilturglede, Rekruttering til frivillig arbeid, Medlemsservice og Flere talenter mot toppen. Styret tok orienteringen til etterretning SAK 7/6/17 Status oppdateringskurs for dommere og arrangører I og med at arrangørutvalget valgte å trekke seg på seiltinget har det vært noe usikkerhet rundt gjennomføringen av den praktiske prøven for de 12 kandidatene som gjennomførte årets arrangørkurs. Dette er nå tatt hånd om og 4 av kandidatene er allerede ferdige med sin prøve. 5 av kandidatene har fått tidspunkt for sin praktiske prøve og de 3 siste kandidatene har ikke respondert på henvendelse fra administrasjonen. Styret tok orienteringen til etterretning ORGANISASJONSSAKER: VEDTAKSSAKER: SAK 8/6/17 Vedta styrenedsatte komiteer, utvalg og arbeidsgrupper Styret startet med å debattere prinsippene for nedsettelse av komiteer og utvalg. Det var enighet om at man skulle prøve å unngå å ha styremedlemmer i komiteene og utvalgene, der styremedlemmet ikke er nødvendig ut fra komiteens eller utvalgets oppgaver. Man så det som naturlig at det kunne sitte NORGES SEILFORBUND Side 2

3 styremedlemmer i styrenedsatte arbeidsgrupper. Det var også enighet om å tilstrebe kjønnsbalanse i alle komiteer og utvalg. Styret besluttet konstituering av de komiteene som tilfredsstilte disse kriteriene. Øvrige komiteer og utvalg ble gjennomgått og det fremkom forslag på kandidater slik at kriteriene skulle tilfredsstilles. Administrasjonen ble bedt om å ta kontakt med disse, slik at styret kan konstituere disse komiteene og utvalgene på møtet i august. SAK 9/6/17 Følge opp tingvedtak om arbeidsgruppe bredde/rekruttering I tråd med tingvedtaket nedsatte styret en arbeidsgruppe for rekruttering. Ledere Rogaland Seilkrets Medlem Oslo SF Medlem KNS Medlem Moss SF Medlem Arendals SF Medlem Sandefjord SF Medlem Bundefjorden SF Administrasjonen Jan Steven Johannessen SAK 10/6/17 Søknad om dispensasjon om avvik fra NM reglene Styret besluttet å innvilge søknaden under forutsetning av at protestkomiteen blir som beskrevet i søknaden. SAK 11/6/17 Ta stilling til ikke budsjettert bemanningsendring i administrasjonen EG orienterte om bakgrunnen for spørsmålet. Dette er en situasjon som har oppstått og som gir muligheter. Styret så positivt på forslaget, men ønsket å få spørsmålet utredet nærmere og se saken i sammenheng med relaterte spørsmål som skal besluttes på møtet i august. Styret besluttet derfor at det gjøres et korttids engasjement. Styret ba EG gjøre en foreløpig avtale i tråd med denne beslutningen. De presiserte at signalene gitt gjennom debatten måtte videreformidles. SAK 12/6/17 Kort orientering fra ledermøtet NIF og SFF møtet JSH ga en kort orientering fra ledermøtet i Bodø og SSF møtet på Ullevål. Han nevnte spesielt temaene som kostnadsspørsmålet ved å bedrive idrett, åpenhetsspørsmålet og kvinnerepresentasjonen. Styret tok orienteringen til etterretning. SAK 13/6/17 Kort orientering fra NoSF og WS møtene EG supplerte de allerede forelagte rapportene. Han viste til at det er liten interesse for EUROSAF i NoSF og at det jobbes i WS med en kopling mellom det internasjonale forbundet og de kontinentale forbundene. JSH supplerte med å konstatere at forholdet til de andre landene i NoSF er godt. Til slutt ble det informert om en forespørsel fra EUROSAF. De ønsker at NSF stiller Tor Møinichen tilgjengelig til komitearbeidet i EUROSAF. NORGES SEILFORBUND Side 3

4 Styret ser at dette spørsmålet er større enn spørsmålet om et sete i en komite i EUROSAF, så spørsmålet ble kort debattert. Etter en kort debatt ble det besluttet å stille Tor Møinichen tilgjengelig for komitearbeidet i EUROSAF. Tor Møinichen blir invitert til et styremøte til høsten for å redegjøre for NSFs forhold til World Sailing og EUROSAF. For øvrig tok styret orienteringen til etterretning. SAK 14/6/17 Regnskapsrapport m/prognoser per EG gikk gjennom regnskapsrapporten og hva som lå bak tallene i prognosen. Prognosen viser et årsresultat som er i tråd med budsjett. Styret stilte noen oppfølgingsspørsmål og tok for øvrig orienteringen til etterretning. DISKUSJONSSAKER: SAK 15/6/17 Gjennomgang av S & H planen status EG gikk gjennom status i forhold til S&H-planen. I den forbindelse ba styret om en rapport til styremøtene bygd på samme mal som den som ligger i årsrapportene. Styret understreket i denne sammenheng viktigheten av kommunikasjonen med foreningene, slik at de er med på reisen. Styret ba om at foreliggende kommunikasjonsplan blir vurdert og resultatet av vurderingen blir fremlagt til vurdering på et styremøte til høsten. SAK 16/6/17 Regattahåndteringssytem i NSF regi, slik at forbundet sikrer bedre service og resultatarkiv dette må også sees i sammenheng med markedsarbeidet Styret var forelagt et skriv som grunnlag for debatten. I tillegg startet EG debatten med å spisse problemstillingen. EG pekte på at det er stor variasjon i hvilket ragattahånderingsprogram foreningene velger å bruke. Vi ser alt fra excel ark til SRS. I mellom her har vi deltager.no kombinert med Sailwave. Uansett hvilket av disse systemene som benyttes så er de lite tilfredsstillende gitt det ansvar NSF har og de muligheter som programmene kan gi NSF. Styret debatterte problemstillingen og ba deretter administrasjonen utrede saken, slik at det kan fattes beslutning på neste styremøte. SAK 17/6/17 Hvorfor bør forbundet ta over administrasjonen av målebrevene fra klasseklubbene? EG innledet debatten med å si litt om de daglige utfordringene med å ikke ha et sentralisert register. I og med at aktiviteten i klasseklubbene går opp og ned så er det også stor variasjon på kvaliteten på kartotekene. Styret debatterte spørsmålet og ba administrasjonen utrede spørsmålet, slik at det kan fattes beslutning på neste styremøte. Det ble presisert at utredningen særlig må adressere gjennomførbarheten av prosjektet. SAK 18/6/17 Se på andre tilslutningsformer til idretten/forbundet I og med at dette blir et tema på idrettstinget i 2019, og det er forbund som har direkte medlemsskap som en prøveordning frem til idrettstinget, er det naturlig at styret har en oppfatning om hva som tjener seilsporten. Det ble debattert NORGES SEILFORBUND Side 4

5 hvorfor man eventuelt skulle ha andre tilslutningsformer og hva som eventuelt ville være de negative konsekvensene. Styret ba administrasjonen utrede spørsmålet nærmere og fremlegge diskusjonsforslag på et senere styremøte. SAK 19/6/17 Kontakt/dialog med TSF De generelle problemstillingene for seilsporten Medlemsrekruttering Hvordan kombinerer de seiling/vgs? Aktuelle problemstillinger for deres forening? Hilde Syrrist, Gert Spæren og Harald Valle, var tilstede fra TSF. Dialogen startet med at TSF ga en kort beskrivelse av aktiviteten i foreningen. Kort oppsummert har TSF mange store og små arrangementer og har et stort fokus på rekrutteringen. De har ca. 700 medlemmer p.t. Vestfold seilkrets fungerer dessverre ikke slik TSF ser det, men de opplever god hjelp og støtte i idrettskrets. De pekte på mange muligheter mot skoleverket. Alt fra bredde og rekruttering i fra trinn til toppidrett for videregående og studenter. Det ble utvekslet flere synspunkter på utviklingsmuligheter, derunder rekruttering og nye former for engasjering av seilere. De signaliserer at forbundet må bedre sin kommunikasjon, slik at man oppleves som tydeligere. MARKED- OG KOMMUNIKASJONSSAKER: SAK 19/6/17 Status marked- og kommunikasjonsarbeidet EG supplerte den fremlagte rapporten fra SailLogic. Han informerte også om arbeidet med å synliggjøre seilingen i media, der vi har et par spennende prosjekter og dialog med et seriøst produksjonsselskap. EVENTUELT: Møteslutt lørdag kl NORGES SEILFORBUND Side 5