NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/13 VEDTAKSAKER: Torsdag 23. april 2013 Kl Ullevål stadion

Transkript

1 NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/13 Torsdag 23. april 2013 Kl Ullevål stadion Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Tor Møinichen (TM), Vidar Utne (VU), Grethe Halvorsen (GH), Torunn Sæthre(TS), Odd Ørnulf Stray (OØS), Leif Arild Åsheim (LAÅ) og Bente Mortensen(BM) Generalsekretær Espen Guttormsen (EG) Møtet ble satt kl og ledet av presidenten. VEDTAKSAKER: SAK 1/4/13 SAK 2/4/13 Godkjenning av innkalling samt protokoller Styret godkjente innkallingen. Styret tok tidligere protokoller til orientering og som grunnlag for sitt videre arbeid, samt ble enige om prosedyrer for hvordan de ønsker behandling av videre protokoller. Søknader om Lisensfritak (Saken ble behandlet etter Sak 5, men var Sak 2 på Agendaen.) Søknad fra Gangsfjorden SF Styret vedtok å godkjenne søknaden for onsdagsseilasen, men ikke for søknaden om lisensfritak for Shorthanded weekendseilas. Søknaden fra Ran SF Styret vedtok å godkjenne søknaden fra Ran SF for «turklassene». Søknad fra Bodø SF Styret vedtok å godkjenne søknadene fra Bodø Sf for «tradisjonsbåter» og «turklasser». Styret presiserer at alle som deltar i et arrangement i regi av en seilforening tilsluttet NSF må ha et medlem tilsluttet en seilforening tilsluttet NSF ombord. Styret presiserer at dette vedtaket ikke gir presedens for NORGES SEILFORBUND Side 1

2 kommende år, da styret ser det som naturlig å revidere lisensforskriftene slik at det vil foreligge nye lisensforskrifter f.o.m SAK 3/4/13 SAK 4/4/13 Konstitusjon av styret, herunder AU s rolle Styret konstituerte seg selv, og AU med President, som leder og 1.visepresident, 2.visepresident og generalsekretær som medlemmer. Styret valgte Odd Ørnulf Stray og Torunn Sætre som vararepresentanter til AU. Mandatet til AU ligger uforandret med unntak av at AU overtar Adm. utvalgets oppgaver som dermed nedlegges. Konstitusjon av komiteer/utvalg Styret ser tre typer komiteer/ utvalg: Tingvalgte komiteer/ utvalg, styreoppnevnte komiteer / utvalg og arbeidsgrupper sistnevnte har kortsiktige konkrete arbeidsoppgaver. Styret konstituerte: Regel & appellutvalget: Marianne O. Middelthon - Leder Trond Strandenes Harald Sørensen Leder av dommerutvalget Leder av regattautvalget Regattautvalget: Anne Margrethe Kaalstad Leder Henning Asklien Kristian Fæste Suppleres etter innspill fra leder Dommerutvalget: Thomas Albert Kresse Leder Torgrim Log Marianne O. Middelthon Teknisk Komite: Hermod Arne Opstvedt Leder Bjørn Vadholm Kristian Gude Per Bøymo Adm. Suppleres etter innspill fra NORLYS og NORC. Utdanningskomiteen: Grethe Halvorsen Leder Leder av Regattautvalget NORGES SEILFORBUND Side 2

3 Leder av Trenerutvalget Leder av Dommerutvalget Administrasjonen Per Christian Bordal Båt og Samfunn: Peter L. Larsen Leder Jan Erik Næss Jon Anders Quamme Vidar Utne Internasjonalt: Stig Hvide Smith Leder Marianne O Middelthon Thomas Føyen Thomas Nilson Marked/Langsiktig finansiell strategi/kommunikasjon: Vidar Utne Leder Leif Arild Åsheim Torunn Sætre Vibecke Schøyen Espen Guttormsen Råd for Sportssjef: Jan Steven Johannessen Leder Grethe Halvorsen Representanter fra hver av foreningene som har representanter på landslagene. Foreningenes styrer oppnevner representanter, fortrinnsvis styremedlem med ansvar for sport eller sportslig leder. Styret var tydelige på at det må ligge et klart mandat, slik at det er tydelig hvem som har sete i rådet og hvor lenge man sitter der, samt hva man kan mene noe om. Alle komiterer / utvalgs mandater vil bli gjennomgått og vedtatt på neste styremøte. Ledere av komiteer / utvalg bes revidere og oversende eksisterende mandater så raskt som mulig. Ytterligere komiteer/utvalg vil bli nedsatt, men Styret valgte å utsette dette da man ikke ser disse som presserende for forbundets drift. Styret ønsker å gå gjennom handlingsplanen, samt møte det Tingnedsatte Strategiutvalget før man gjør ytterligere konstitusjoner. SAK 5/4/13 Styremøteplan Styret vedtok følgende styremøter 2013: 28.mai, 21. og 22. juni, 24.september, 29.oktober, 19.november (tentativt) og 3.desember. Styret gjennomgikk dessuten en mer detaljert internplan for NORGES SEILFORBUND Side 3

4 styrets arbeid. Denne vil bli ferdiggjort i neste møte hvor det forsøkes etablert hovedtemaer for hvert møte. SAK 6/4/13 Ny Lisensforskrift Forslag utarbeidet av 1.visepresident Vidar Utne ga først en kort innføring i hvorfor det ønskes en forskriftsendring. Dette gir klubbene mulighet for å kreve inn lisens på vegne av NSF i forbindelse med påmeldingen til regatta. Administrasjonen bes informere alle arrangerende seilforeninger om endringen snarest. ORIENTERINGSSAKER SAK 7/4/13 Toppidrett Landslag Generalsekretæren ga en kort redegjørelse på vegne av Sportssjefen der han presiserte at Sportssjefen var frustrert over manglende midler i forhold til det bildet som ble tegnet i ansettelsesprosessen. Styret tok orienteringen til etterretning, men vil arbeide med denne problemstillingen ifm sponsorarbeidet ref eget punkt. SAK 8/4/13 Økonomi Rapport periode 3 første kvartal 2013 I og med at så stor andel av Styret er nytt, valgte Generalsekretæren å starte med å skissere endringene fra vedtatt tingbudsjett 2013, som ble vedtatt på seiltinget 2011, til styrets arbeidsbudsjett På bakgrunn av de signalene som ble gitt på seiltinget, sammen med de beslutningene som ble tatt i forbindelse med behandling av budsjett, valgte styret å endre styrets arbeidsbudsjett - lisensinntekter/kostnader med en inntektsreduksjon på kr ,- og en kostnadsreduksjon på kr ,- Styret ser at dette påvirker årsresultat, men velger å avvente til etter periode 5 med å gjøre ytterligere justeringer. Deretter gikk generalsekretæren gjennom prosjektregnskapet og viste hvordan dette var knyttet mot de forskjellige avdelingene. Han redegjorde for avvikene, som stort sett skyldtes periodiseringsfeil av inntekter og/eller kostnader. Generalsekretæren redegjorde for at det på det nåværende tidspunkt er for tidlig å gi en årsprognose som avviker fra årsbudsjett med unntak av lisensinntekter/kostnader. Styret tok orienteringen til etterretning. NORGES SEILFORBUND Side 4

5 Styret ønsker på et noe senere tidspunkt, når alle har bedre oversikt over rapporteringsstrukturen, å sette ned en arbeidsgruppe bestående av Tor Møinichen, Bente Mortensen, Torunn Sætre og Generalsekretæren som skal se nærmere på hvordan styret kan få ett klarere bilde av forbundets økonomi og rapportering. Inntil videre ble BM og TS bedt om å ta et ansvar for å gjennomgå regnskapsrapportene i detalj og stille Gensek konkrete, detaljerte spørsmål som han besvarer i kommende styremøte. SAK 9/4/13 SAK 10/4/13 SAK 11/4/13 Administrasjonen hvem gjør hva? Administrasjonen ga en kort presentasjon av seg selv og sine arbeidsoppgaver. Styret satte pris på å møte administrasjonen og tok deres orientering til etterretning. Orientering fra Stig Hvide Smith internasjonalt utvalg Denne saken ble utsatt til senere styremøte. Styremedlemmene orienterer om andre tillitsverv eller andre omstendigheter som kan skape habilitetsspørsmål. Alle styremedlemmene orienterte om sine andre verv og oppdrag som kan skape habilitetsspørsmål på et eller annet tidspunkt. Det er ingen styremedlemmer som har verv som gjør dem konstant inhabile, men det er styremedlemmer som har verv som gjør det nødvendig for Styret å ha et bevisst forhold til problemstillingen. Styret vedtok å ha som fast punkt under «Godkjenning av innkallingen» at møteleder klargjør om noen vet at de vil være inhabile på en eller flere saker på det angjeldende møtet. DISKUSJONSSAKER SAK 12/4/13 SAK 13/4/13 Oppsummering av tanker fra Seiltinget Notatet laget på bakgrunn av innspill fra alle styremedlemmene vil ligge til grunn for det videre arbeidet. Det er et mål om å kunne gjøre endringer som gjør Seiltinget 2015 til en bedre arena for debatt enn hva man opplevde i Styret ønsker å bruke Ledermøtet 2014 til å teste ut enkelte slike endringer for å skape konstruktiv dialog med medlemmene. Høringssvar til Tvedt utvalgets rapport Styret besluttet at en arbeidsgruppe bestående av Sportsjef, toppidrettsansvarlige Odd Ørnulf Stray og Grethe Halvorsen, samt generalsekretær Espen Guttormsen utarbeider et forslag til høringssvar som går på høring til styret for det sendes NIF. Generalsekretæren har ansvaret for å føre dette i pennen. NORGES SEILFORBUND Side 5

6 Høringsfristen er 13. Mai, og arbeidsgruppen sender utkast til styret i rimelig tid før dette. SAK 14/4/13 Kommunikasjonsstrategi Resultatservice og web Skriving i seilmagasinene fordeling ref. Forslag fra 1.Visepresident Under dette punkt ble også behandlet tre innspill som var mottatt om markeds- / sponsorarbeid. Presidenten innledet med å informere om to avholdte møter med to spennende grupperinger der han synligjorde behovet for helhetlig tenkning i forhold til sponsorstrategi. Med referanse til den nedsatte arbeidsgruppen for «Marked/Langsiktig finansiell strategi/kommunikasjon», ble det vedtatt at denne arbeidsgruppen følger opp disse innspillene og kommer med en innstilling på neste styremøte. Det er ønskelig at skrivingen i Seilmagasinet skal gå på rundgang blandt styrets medlemmer slik at spalten også kan benyttes til å presentere alle styremedlemmene, slik at disse blir kjent i Seil- Norge. Med referanse til den nedsatte arbeidsgruppen for «Marked/Langsiktig finansiell strategi/kommunikasjon», vil styret støtte seg til kommunikasjonsstrategien som utarbeides før man beslutter hva som skal kommuniseres hvor. Inntil videre ble det presisert hva som er styrets kommunikasjonsansvar, og hva som er administrasjonens kommunikasjonsansvar. Styret ønsker å ha en stor grad av åpenhet mot Seilforbundets andre organisasjonsledd og medlemmer. SAK 15/4/13 SAK 16/4/13 Prinsippdiskusjon der notat fra Grethe Halvorsen om valgfag i ungdomskolen benyttes som eksempel Styret ser dette som et godt eksempel på saker som bør kommuniseres både internt og eksternt. I denne sammenheng ser styret også et behov for å omorganisere seiling.no, men dette må sees i sammenheng med kommunikasjonsstrategien man kommer frem til. Dropbox Styret ser dropbox som et godt hjelpemiddel for deres arbeid, og ga dermed noen føringer for generalsekretæren for hvordan de ønsket dokumentene katalogisert på dropbox i forbindelse med styremøtene og for å kunne se historikken i de forskjellige sakene som er oppe til behandling som Styret bør kunne følge. NORGES SEILFORBUND Side 6

7 EVENTUELT SAK 17/4/13 Godkjenne Norsk Finnjolleklubb Styret vedtok å godkjenne opprettelsen av Norsk Finnjolleklubb, basert på anbefalingen fra teknisk komite. Alle beslutninger var enstemmige. Møteslutt: kl NORGES SEILFORBUND Side 7