Høgsklen i Osl g Akershus Frslag til rganisering av det administrative arbeidet Styresak 25/2011
Innhld 1 INNLEDNING 4 2 BETRAKTNINGER OM SAMFUNNSOPPDRAGET 6 3 VIKTIGE FØRINGER FOR HØGSKOLENS ADMINISTRATIVE TJENESTER 8 3.1 ORGANISATORISKE RAMMEBETINGELSER 8 3.2 STRATEGI FOR UNIVERSITETSSATSING 8 3.3 HØRINGSUTTALELSER TIL UTREDNINGSRAPPORT AV 16. DESEMBER 2010 9 3.4 NÅSITUASJONSANALYSENE 10 3.5 INNHENTEDE SYNSPUNKTER FRA BRUKERE AV OG ANSATTE I HØGSKOLEADMINISTRASJONENE 11 3.6 OPPSUMMERING 11 4 KRITERIER FOR VALG AV ORGANISASJONSMODELL 13 5 VURDERING AV UTREDNINGSGRUPPENS MODELL 1 OG 2 15 5.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING PÅ INSTITUSJONSNIVÅ OG FAKULTETSNIVÅ 15 5.1.1 Mdell 1 15 5.1.2 Mdell 2A g 2B 16 5.2 VURDERING AV MODELL 1 OG 2 17 5.3 HØRINGSUTTALELSENE 18 5.4 SAMLET VURDERING AV MODELL 1 OG 2 19 6 BETRAKTNINGER OM DELEGASJON 20 6.1 DELEGASJON 20 7 HØGSKOLEDIREKTØRENS FORSLAG TIL ORGANISERING AV DE ADMINISTRATIVE TJENESTENE VED HIOA 20 7.1 BESKRIVELSE AV MODELLEN 20 7.2 VURDERING AV MODELLEN 23 7.3 SAMLET VURDERING 24 8 NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANBEFALT ADMINISTRATIV MODELL 25 8.1 ORGANISERING AV ADMINISTRATIVE TJENESTER PÅ INSTITUSJONSNIVÅ 25 8.1.1 FU-adm g nyskaping, internasjnalisering, læringssenter g biblitek 25 8.1.2 Studieadministrasjn, utdanningskvalitet g internasjnalisering 26 8.1.3 Samfunnskntakt, kmmunikasjn, marked g studentrekruttering 27 8.1.4 Avdeling fr øknmi, HR- g rganisasjnsutvikling, IKT g eiendmsfrvaltning 28 8.2 STRUKTUR OG OPPGAVER PÅ FAKULTETSNIVÅ 30 8.2.1 Struktur 30 8.2.2 Oppgaver 31 8.3 ADMINISTRATIV STØTTE TIL INSTITUTTLEDERNE 33 8.4 KOMPETANSEKRAV 34 8.4.1 Kmpetansekrav - institusjnsnivå 34 8.4.2 Kmpetansekrav administrative tjenester på fakultetsnivå 34 8.5 LOKALISERING 35 9 IKT VIDERE OPPFØLGING AV UTREDNING 36 2
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA 9.1 HOVEDINNTRYKK FRA HØRINGSUTTALELSENE 36 9.2 VURDERING 36 10 INTERIMORGANISASJON OG VIDERE PROSESS 37 10.1 BEMANNINGSPLANER OG STILLINGSBESKRIVELSER 38 11 FORSLAG TIL VEDTAK 39 3
1 Innledning Høgskledirektøren ved Høgsklen i Osl g rektr ved Høgsklen i Akershus legger legger med dette fram frslag til rganisering av de administrative tjenestene ved Høgsklen i Osl g Akershus (HiOA). Dette har vært et mfattende arbeid med mange invlverte, g høgskledirektør g rektr vil benytte anledningen til å takke alle de sm har bidratt i utrednings- g høringsarbeidet g i arbeidet fram mt styrebehandling. Dette danner et slid fundament fr utviklingen av én høgskle på vei mt universitet, i samspillet mellm ppgaver knyttet til undervisning, frskning g frmidling -g administrative ppgaver. Arbeidet med denne styresaken har skjedd i nært samarbeid mellm den administrative ledelsen ved de t høgsklene. Dette gjelder først g fremst høgskledirektøren ved HiO g rektr ved HiAk. Det har i dette arbeidet lykkes å kmme fram til mfrente løsninger på de ulike spørsmål, g dette kmmer til uttrykk gjennm de frslag g meningsytringer sm er gjengitt i saken. Når frslag g meningsytringer i dette styreframlegget tillegges høgskledirektøren vil det i realiteten si høgskledirektøren ved HiO g rektr ved HiAK. Høgsklen etableres fra 1. august 2011, g det er gså fra det tidspunktet den nye rganisasjnsstrukturen begynner å virke. Det betyr ikke at alt av arbeidsprsesser, rutiner, regelverk, frskrifter mv skal være felles fra fusjnstidspunktet, dette trengs det tid til å utvikle sammen. Innenfr nen driftskritiske mråder er det imidlertid behv fr å utvikle felles løsninger allerede fra august av. Den videre utviklingen av de administrative funksjnene er derfr et arbeid der en må finne løsninger på krt sikt, samtidig sm det er et kntinuerlig utviklingsarbeid. Styret skal etter Avtale m medbestemmelse fr sammenslåingen mellm HiO g HiAk fastsette høgsklens interne rganisering. I tråd med denne avtalen, har saken vært frhandlet uten tvisteløsning med rganisasjnene ved HiO 16. mars g ved HiAk 16. mars. Prtkller fra frhandlingene legges fram g redegjøres fr i styremøtet. Utkast til styresak har vært gjennmgått i dialgmøter mellm arbeidsgiver g rganisasjnene (ved HiO 4. g 10. mars g ved HiAk 10. mars). I en så str rganisasjn sm HiOA blir, vil det være behv fr å justere underveis, både mht ppgavefrdeling g dimensjnering. Siden det er høgskledirektøren sm får i ansvar å implementere den nye rganisasjnsmdellen, ber hun m fullmakt til å freta de nødvendige justeringer. Eventuelle justeringer g videre ppfølging av dette håndteres i hht Hvedavtalens bestemmelser. Styrene inviteres i denne saken til å fatte beslutning m høgsklens administrative rganisering. Høgskledirektør g rektr er imidlertid pptatt av å gi styrene gd innsikt i hvilke premisser sm er lagt til grunn fr frslaget, selv m styrets rlle i denne mgang er begrenset til rganisasjnsmdell. Sak m delegasjn fremmes fr styret til høsten. De premisser sm her er lagt til grunn fr delegasjn, må derfr justeres dersm styret fatter et annet vedtak, helt eller delvis. Når det gjelder spørsmålet m delegasjn av tilsettingsmyndighet, er dette ne sm håndteres videre i tråd med gjeldende lv- g avtaleverk. Dkumentet innehlder: Betraktninger m samfunnsppdraget g hvrdan fag g administrasjn kan bygge pp m hverandre Viktige føringer fr høgsklens administrative tjenester sett i lys av: Organisatriske rammebetingelser fr universitets- g høgsklesektren Strategi fr universitetssatsingen 4
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA Høringsuttalelsene til utredningsgruppens frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved Høgsklen i Osl g Akershus Nåsituasjnsanalysene Innhentede synspunkter fra brukere av g ansatte i høgskleadministrasjnene Kriterier fr valg av rganisasjnsmdell Presentasjn g beskrivelse av mdellene sm har vært vurdert, herunder viktige innspill gjennm høringsuttalelsene Høgskledirektørens frslag til valg av mdell fr rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA, herunder: Grafisk illustrasjn av freslått mdell Betraktninger m delegasjn Kmpetansekrav fr avdelingsdirektørstillingene i fellesadministrasjnen g i fakultetsadministrasjnene Administrativ støtte til instituttlederne Lkalisering Utredning m IKT videre ppfølging Interimsrganisasjn g videre prsess Frslag til styrevedtak 5
2 Betraktninger m samfunnsppdraget Visjnen fr Høgsklen i Osl g Akershus er at det skal bli et nasjnalt ledende prfesjns- g arbeidslivsuniversitet, reginalt frankret med klar strbyprfil g internasjnal rientering. Den nye høgsklen: skal skape landets beste utdanninger innen helse, msrg g velferd, barnehage g skle, teknisk/industriell prduksjn, energi g miljø, kultur- g kmmunikasjnsfag g skape ledende fagmiljøer innen prfesjnsutdanning, prfesjnsrettet FU g prfesjnsstudier skal utvikle nasjnalt ledende fagmiljøer innen andre frskningsfelt sm er relevante fr den nye institusjnen g fr samfunnet skal øke kvalitet g mfang på undervisning, frskning, frmidling g kunstnerisk utviklingsarbeid, fr å sikre gd studentrekruttering g legge grunnlaget fr 3-5000 nye studieplasser i løpet av 5-10 år vil styrke relasjnene til samfunn g arbeidsliv i Osl- g Akershus-reginen, med vekt på å møte strbyens utfrdringer innenfr miljø, teknlgi, flerkulturell ppvekst g velferd vil styrke samarbeid med studiesteder i utlandet, stimulere til en stadig økning av utveksling fr studenter g ansatte g stimulere til økt FOU-samarbeid g nettverksbygging med utenlandske universiteter vil utvikle et samrdnet g tilpasningsdyktig tilbud av etter- g videreutdanninger g styrke innsatsen fr ppdragsbasert frskning vil utvikle et lærings- g arbeidsmiljø preget av mangfld, trivsel g engasjement blant studenter g ansatte g skape en mderne g helhetlig rganisasjnskultur, preget av felles verdier g mål, invlvering g gd kmmunikasjn skal sammen med Universitetet i Osl g Universitetet fr miljø- g bivitenskap bidra til å videreutvikle samarbeidet i Universitetsalliansen OSLO I frbindelse med at Kngen i Statsråd den 21. januar 2011 besluttet fusjn mellm HiO g HiAk fra 1. august 2011, ble følgende pressemelding publisert på Regjeringens nettside: -Den nye sammenslåtte høysklen vil få en sentral psisjn i utviklingene av prfesjnsutdanningene, sm innenfr helsefag g lærerutdanning. Vi trenger sterkere fagmiljø sm kan bidra til å utvikle kvaliteten både i utdanning g frskning. Jeg har tr på at høysklen vil lykkes med dette, sier statsråd fr frskning g høyere utdanning Tra Aasland. Den fusjnerte høysklen blir landets største med m lag 16 000 studenter. Beslutningen m fusjn er truffet på grunnlag av søknad fra de t høysklene, g er i tråd med regjeringens målsetting m mer samarbeid, arbeidsdeling g faglig knsentrasjn i universitets- g høysklesektren. Bak fusjnssøknaden ligger et mfattende arbeid ver lang tid, med høysklenes intensjnsavtale i 2008 sm en viktig milepæl. Søknaden ble sendt etter endelige styrevedtak i desember 2010. -Framtiden fr den nrske velferdsmdellen avhenger i str grad m vi klarer å utdanne nk flk med riktig utdannelse. Det er helt avgjørende at vi lykkes. Høysklen blir viktig i dette arbeidet. Den må være en sterk reginal aktør g utvikle samarbeidet med samfunns- g næringsliv videre, sier Aasland. Visjnen til den nye høysklen er å bli et kraftsenter fr kmpetanse g nyskaping. Den ønsker gjennm et bredere g mer kmplett utdanningstilbud å heve kvaliteten i utdanningen, øke frskerinnsatsen g bidra til at samfunnet får dekket sitt behv fr arbeidskraft. 6
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA Det er i denne knteksten den nye Høgsklen i Osl g Akershus skal etableres g utføre sitt samfunnsppdrag, en høgskle på vei mt universitet. Høgsklens medarbeidere, det vil si høgsklens menneskelige ressurser, er de sm i samspill med hverandre g med samfunns- g næringsliv, vil bidra til at samfunnet får dekket sine behv fr arbeidskraft. Det er gså de menneskelige ressurser sm sammen, g i samarbeid med studentene, vil bidra til et gdt lærings- g studiemiljø slik at studentene gis best mulige rammebetingelser fr å tilegne seg ppdatert kunnskap, både faglig g ssialt. Dette er stre g til dels kmplekse ppgaver sm ivaretas av alle høgsklens medarbeidere, hver med sine definerte rller sm utfyller hverandre slik at samfunnsppdraget ivaretas. Styrene har fattet vedtak m høgsklens faglige rganisering med 4 fakulteter g 21 institutter. Hvedbegrunnelsen fr strfakultetsmdellen var å etablere rbuste enheter med str grad av autnmi. Fakultetene vil ha en strategisk g krdinerende rlle, både fr det enkelte fakultets fagmråder g på tvers av fakultetene. Instituttene skal være høgsklens kraftsenter, der studentene får sin undervisning g der det frskes på ulike prblemstillinger. Arbeidet med administrativ rganisering mfatter både ppgave- g rllefrdeling, ledelse, ansvars- g myndighetsfrhld, lkalisering, samhandlings- g krdineringsmekanismer, g rganisasjnsstruktur. Endringen fra dagens 11 fagavdelinger (7 ved HiO g 4 ved HiAk) til 4 fakulteter, legger til rette fr en større grad av delegasjn til fakultetene, med tilhørende ressurser fr å håndtere dette på en kvalitativ tilfredsstillende måte. Dette må gjenspeiles i arbeidsfrdelingen mellm de ulike nivå g i høgsklens administrative rganisering. Fr at et universitet g en høgskle skal kunne ivareta sitt samfunnsppdrag, må de ulike rganisasjnsrllene samhandle gdt med hverandre g ha gjensidig respekt fr den enkeltes arbeidsppgaver. Dette er kmplekse kunnskapsrganisasjner sm krever gdt kvalifiserte medarbeidere i alle ledd. Ofte trekkes det et skille mellm fag g administrasjn, mens det er i samspillet mellm disse våre primære brukere; studenter g eksterne samarbeidspartnere skal ivaretas. 7
3 Viktige føringer fr høgsklens administrative tjenester I dette kapitlet gis det en krt ppsummering av hva rammebetingelser, strategidkumenter, høringsuttalelsene, interne intervjuundersøkelser med mer kan gi av føringer fr rganisering g dimensjnering av høgsklens administrative tjenester. 3.1 Organisatriske rammebetingelser 1 Universiteter g høgskler er gitt str grad av selvstendighet. Institusjnene har ansvar fr å utfrme sin egen strategi, sette mål g dispnere sine ressurser fr å realisere disse. Plitiske myndigheter har ansvar fr verrdnede rammer, g det enkelte universitet g den enkelte høyskle har ansvar fr å drive sin virksmhet innenfr disse rammene. Departementet styrer aktiviteten gjennm pålegg g krav i tildelingsbrevet. Disse frhldene påvirker institusjnens handlingsrm i bred frstand. Det samme gjør de juridiske rammebetingelsene. Ny aktivitet, større kapasitet g nye frventninger frutsetter kritisk bruk av ressurser. Universiteter g høyskler har et betydelig handlingsrm fr selv å fastsette rammer fr styring g ledelse. Dette gjelder gså valg av ledelsesmdell, ne sm gir institusjnene fleksibilitet g muligheter fr tilpasning ut fra sin egenart. Frihet til selv å velge hvrdan universitetene g høysklene skal styres g ledes er stadfestet i lv m universiteter g høyskler. Det er styret, sm det øverste rgan ved institusjnen, sm har ansvar fr høysklens virksmhet, herunder å fastsette den interne rganiseringen på alle nivåer. Dette innebærer str frihet til å bestemme fakultets- g avdelingsstruktur, både den faglige g den administrative. 3.2 Strategi fr universitetssatsing I dkumentet Strategi fr universitetssatsing trekkes det pp visjner, verdier g strategier fr det nye universitetet i Osl. I dkumentet mtales utdanningsstrategier, frskningsstrategier g strategier fr samfunnsrettet virksmhet g frmidling. Det gis en nærmere beskrivelse av begrunnelsen fr å etablere et nytt universitet g mtale av det nye universitetets grunnlag g prfil. Strategidkumentet innehlder gså en ppsummering av utfrdringer g strategier fr mrådene: Ledelse, kmmunikasjn g faglig samarbeid Rekruttering g faglig samarbeid Administrasjn g rganisasjn Øknmi Strategi fr universitetssatsing gir et bilde av hvilke administrative tjenester sm bør styrkes når det gjelder kapasitet, kmpetanse g kvalitet i tjenestene. Dkumentet legger ikke sterke føringer fr hvrdan de administrative tjenestene i det nye universitetet bør rganiseres. Det pekes imidlertid på behvet fr å styrke flere administrative funksjner, i særlig grad: HR-funksjnen, herunder bl.a.: 1 Kilde: Handlingsprgram fr kvalitet. Rapprt fra arbeidsgruppe sm har vurdert handlingsrmmet i universitets- g høysklesektren. Februar 2010. 8
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA Utmeisling av en rekrutteringsplitikk sm setter institusjnen i stand til å trekke til seg dyktige ansatte, nasjnalt så vel sm internasjnalt Utvikling av et attraktivt arbeidssted fr å rekruttere de beste kandidatene Åpenhet, kmmunikasjn g kulturbygging når HR- g kmmunikasjnsstrategiene skal utarbeides Utvikling av en felles rganisasjnskultur fr den nye rganisasjnen Læringssenter g biblitek, i særlig grad behvet fr: Økt kapasitet. Frskningssiden må styrkes gjennm økning i antall søkbare databaser Studieadministrasjnen Økning i kapasiteten sm følge av en frventet økning i antall studieplasser med pptil 5.000 i løpet av en åtte -10 årsperide. Styrke den analytiske g strategiske kmpetansen i arbeidet med faglig priritering g dimensjnering FU-administrasjnen Knkurransen m knappe frskningsmidler antas å ha knsekvenser fr FUadministrasjnens kapasitet g kmpetanse. Det samme gjør behvet fr økt ekstern finansiering av FU En økning i antall dktrgradsprgram g en generell økning i frskningsaktiviteten medfører et behv fr å styrke kapasitet g kmpetanse i det frskningsadministrative arbeidet ved fakultetene Administrasjn av bidrags- g ppdragsvirksmheten Grunnlaget fr å styrke innsatsen henger sammen med målet m økte bidragsg ppdragsinntekter, g behvet fr utvikling av en insentivstruktur g plan fr stimulering av ppdragsvirksmheten. Av dkumentet kan vi lese at universitetssatsningen gså gir andre utfrdringer. Universitetsstatus medfører ikke større tildelinger ver statsbudsjettet. En strammere øknmi setter ytterligere krav til gjennmstrømmingshastighet (effektivitet i gjennmføring av studiene) g frskningsaktivitet sm utløser frskningsmidler. Dette medfører behv fr en mer effektiv ressursbruk der kmpetansen innen både strategisk øknmistyring g prsjektfrvaltning bør styrkes. Sist, men ikke minst, tas det til rde fr styrking av lederskap på ulike mråder g nivåer i rganisasjnen. 3.3 Høringsuttalelser til utredningsrapprt av 16. desember 2010 Utredningsgruppens rapprt m frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved Høgsklen i Osl g Akershus hadde høringsfrist 18. februar 2011. 11 høringsinstanser avga uttalelse ved HiAk g 15 ved HiO. Høgskledirektøren har merket seg følgende kmmentarer g merknader av generell betydning fr hvrdan høgsklens administrative tjenester bør rganiseres. Fra begge de nåværende høysklene gis det uttrykk fr at den nye rganisasjnen må preges av mfattende delegering. Høgskledirektøren har imidlertid merket seg at det er ulikheter mellm ansatte ved HiO g HiAk i synet på hvrdan man skal dekke behvet fr administrativ støtte til instituttnivået. Av høringsuttalelsene fra HiAk går det fram at 9
beslutningsmyndighet bør legges nærmest mulig brukerne, g dette tilsier gså at delegasjn må skje til instituttene. Det medfører at det vil bli behv fr økte administrative ressurser i frhld til instituttenes ppgaver, g flere høringsuttaleser peker på nødvendigheten av at det bygges pp en egen instituttadministrasjn under ledelse av instituttlederen. Høringsinstansene ved HiO mener gså det er naturlig at ppgaver verføres til fakultetsnivå ut fra det prinsippet m at så mange beslutninger sm mulig fattes på dette nivået. Det frventes at fakultetene skal tildeles betydelig ansvar g beslutningsmyndighet. Nærhet til brukerne sikrer bedre frståelse fr ppgavenes art g mulige utfrdringer. T av høringsinstansene (NSF g SU) uttaler at argumentasjnen knyttet til nærhet mellm administrasjn g faglig virksmhet kan lede en inn på tanker m å rganisere deler av administrasjnen på instituttnivå. De mener imidlertid at det er nødvendig at administrasjnen er rganisert på fakultetsnivå fr å sikre kmpetanse, rbusthet g gd ressursutnyttelse. Med mange små institutter vil det, slik de ser det, ikke være mulig å rganisere administrativt persnale på instituttnivå uten å øke antall tilsatte i administrasjnen. Dette synspunktet synes å ha støtte fra NTL. Høringsinstansene er gså pptatt av at intensjnsavtalens frmuleringer m at likeverdige studiesteder får et reelt innhld. Det blir derfr av flere høringsinstanser ved HiAk freslått at det pprettes en assisterende høgskledirektør sm får administrative lederppgaver på studiested Kjeller. Det freslås gså av flere at en av prrektrene skal ha sitt daglige virke på Kjeller. Dessuten må den øvrige ledelse sm til vanlig er lkalisert i Osl være synlige g ha faste møte- g arbeidsdager på Kjeller. 3.4 Nåsituasjnsanalysene Sm et ledd i arbeidet med utredning av rganisasjnsstruktur fr det administrative arbeidet ved Høgsklen i Osl g Akershus ble det gjennmført nåsituasjnsanalyser fr alle administrative tjenestemråder. Nærmere 100 arbeidsprsesser er kartlagt g analysert. Analysene gir ikke knkrete veiledninger m rganisering av høgsklens administrative tjenester, men det pekes på behvet fr en del frbedringer. Felles fr flere av analysene er behvet fr å tydeliggjøre g frbedre prsesser/rutiner, herunder gå pp grensesnitt g tydeliggjøre rller g ansvar mellm de ulike administrative enhetene. Analysene viser dessuten at det kan være uensartet praksis mellm avdelinger internt på HiO g mellm HiO g HiAk. Ansatte ved både HIO g HiAk synes å være frnøyde med egne rutiner g praksis i dag, men høgskledirektøren mener det fr fremtiden skal fastsettes et prinsipp m bruk av felles systemer g rutiner på tvers av rganisatrisk nivå. Høgskledirektøren mener at felles rutiner g arbeidsfrmer skal være et viktig prinsipp fr innretning av det administrative arbeidet ved høgsklen. Dette fremmer åpenhet, frutsigbarhet g effektive beslutningsprsesser. I flere av analysene understrekes behvet fr klarhet i ansvarsdelingen mellm ulike administrative enheter. Det kan derfr være grunn til å sette sm krav til den nye rganisasjnsmdellen at dette hensynet skal ivaretas. Dette kravet eller hensynet kan sannsynligvis ivaretas i de mdellene sm har vært vurdert. Se kap 5. I flere analyser har man vært pptatt av at man bør finne fram til løsninger sm hindrer dbbeltarbeid mellm nivåene. Synspunktet er tatt hensyn til under vurdering av ulike rganisasjnsmdeller. Nærhet til studiestedet fr en del viktige driftsppgaver blir understreket. Dette gjelder bl.a. eksamenskntr ved begge studiestedene, timeplanlegging/rmkrdinering g 10
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA auditriehjelp. Brukernærhet er derfr frmulert sm et kriterium ved vurdering av ulike rganisasjnsmdeller. 3.5 Innhentede synspunkter fra brukere av g ansatte i høgskleadministrasjnene Under høgskledirektørens arbeid med å fremme frslag til rganisering av høgsklens administrasjn er det gjennmført intervjuer med 23 ansatte/ledere eller brukere av høgsklens administrative tjenester fr å få enda bedre innsikt i brukernes behv. 14 av infrmantene er fra HiO g 9 av infrmantene kmmer fra HiAk. Følgende er intervjuet: HiAk: 1 aktiv frskningsgruppe g 8 enkeltpersner, herav 1 aktiv frsker, 1 dekan, 2 studieledere, 1 seksjnssjef i fellesadministrasjnen, 1 emne-ansvarlig på avdeling, 1 administrativ ansatt i fellesadministrasjnen g 1 administrativ ansatt på avdeling. HiO: 1 aktiv frskergruppe, en studentgruppe, g 12 enkeltpersner, herav 2 adm ledere ved avdeling, 1 adm leder på institusjnsnivå, 1 adm tilsatt på institusjnsnivå, 4 faglige ledere, 4 UF-tilsatte. Oppsummeringer følger vedlagt, vedlegg 5 g 6. Et viktig funn fra intervjuundersøkelsen er at både brukere g ansatte vurderer det sm kritisk viktig at administrativ støtte til kjernevirksmheten, inkludert IKT-tjenestene, fungerer gdt. Ved HiO peker infrmantene på FU-administrasjn, studieadministrasjn g læringssenter sm kritisk viktige tjenester. Ansatte g brukere av de administrative tjenestene ved HiAk er mest pptatt av at IKT, driftstjenestene g studieadministrasjnen fungerer gdt. Behvet fr velfungerende generelle administrative tjenester nevnes gså, men kmmer lenger ned på listen ver kritisk viktige tjenester. Innenfr gruppen av generelle administrative tjenester med str viktighet fr den nye høgsklen nevnes HR-funksjnen. Dette begrunnes med at rekruttering g arbeid med kmpetanseutvikling blir svært sentralt i tiden sm kmmer. Ansatte g brukere av de administrative tjenestene ved HiO er dessuten pptatt av gde øknmistøttetjenester. Når det gjelder den fremtidige rganisering av høgsklens administrative tjenester trekkes følgende hensyn eller mål fram: Ikke fr tpptung ledelse Hindre dbbeltarbeid/dbbelt saksbehandling Delegering av myndighet Brukerrientering Gi plass til strategiutvikling Gd studiestedrganisering 3.6 Oppsummering Beskrivelsen venfr gir følgende hldepunkter g innspill fr arbeidet med utfrming av rganisasjnsmdell fr høgsklens administrative tjenester: Høgskler g universiteter er gitt str frihet i rganisering av både den faglige g administrative virksmheten Universitetssatsning vil medføre behv fr styrking av en del administrative tjenester, i særlig grad: HR-funksjnen, FU-administrasjnen, studieadministrasjnen, biblitek/læringssenter g administrasjn av bidrags- g ppdragsvirksmheten. Universitetssatsingen vil styrke behvet fr øknmistyring g gdt lederskap på alle plan Ansatte g brukere av høgsklens administrative tjenester mener at det i særlig grad er administrativ støtte til kjernevirksmheten, inklusiv IKT, sm vil være kritisk viktig fr høgsklen de nærmeste årene. Her nevnes FU-administrasjn, 11
studieadministrasjn, biblitek g driftstjenestene. Innenfr gruppen av de generelle administrative tjenestene blir i særlig grad HR-funksjnen trukket fram sm viktig i den fasen sm høgsklen nå går inn i. Dkumentene g kildene beskrevet venfr gir ikke klare føringer fr valg av rganisasjnsstruktur fr de administrative tjenestene ved HiOA, men likevel innspill m viktige kjennetegn ved den nye rganisasjnen. Her nevnes: Str grad av delegering Klarhet i ansvarsfrhld Likhet i rutiner g systemer på tvers av fakulteter g studiesteder Minimimere dbbeltarbeid Nærhet til brukerne 12
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA 4 Kriterier fr valg av rganisasjnsmdell Valg av rganisasjnsstruktur er i seg selv ingen garanti fr at ønskede mål ppnås. Gde ledere, gde prsesser, gd samhandling g gd rganisasjnskultur er vel så viktige faktrer. Ulike mdeller kan likevel gjøre det mer eller mindre krevende å ppnå målsettingene. Ulike hensyn eller kriterier fr mdellvalg kan trekke i ulike retninger. Den administrative strukturen skal ideelt sett bidra til: Brukerrientering, hvilket betyr at brukernes behv fr tjenester skal stå sentralt, g ikke funksjnen i seg selv. Dette innebærer: Samhandling gd integrasjn aktiv dialg. Bør kjennetegne frhldet mellm faglige g administrativt tilsatte g mellm de ulike administrative funksjnene så vel på fakultetsnivå sm mellm fakultetene g mellm disse g fellestjenestene. Krte rapprteringslinjer g infrmasjnsveier styrker dette Oppgaveløsning g beslutninger legges nærmest mulig til brukerne. Dette er av særlig str betydning fr frvaltningsppgavene. Fr å sikre samsvar mellm myndighet g gjennmføringskraft, bør flest mulig ressurser legges til fakultetsnivå. Dette kan kmme i knflikt med ønsket m fleksibilitet (se rbusthet) Legge til rette fr enhetlige tjenester g likebehandling på tvers av nivå, mellm fakulteter g øvrige enheter -g studiested Enkel "lesbar" struktur fr ansatte, studenter g eksterne. En hmgen inndeling i enheter på tvers av fakulteter g så langt sm mulig i frhld til fellestjenestene, vil bidra til dette Rbusthet, sm gir brukerne trygghet fr at vi kan levere rett kvalitet til rett tid. Dette innebærer: Relevant kmpetanse g kapasitet på rett sted Tilstrekkelig kvalitet/faglig kvalitet Persnuavhengighet Dkumenterte g standardiserte (felles) systemer g rutiner g deling av kunnskap g infrmasjn mellm administrative ressurser Fleksibilitet Kunne benytte kmpetanse g kapasitet på tvers av nivå, fakulteter, institutter g studiesteder. Effektivitet, fr å unngå unødvendige aktiviteter g sløsing med ressurser, sm dbbeltarbeid, ventetider g ubenyttet kapasitet. Dette innebærer: Tydelig ressurs- g resultatansvar Effektive arbeidsprsesser med klar beslutningsstruktur Hensiktsmessig saksflyt, unngå fragmentering Gd infrmasjnsflyt (få grensesnitt) Mderne løsninger g teknlgi 13
Balansere "høyde g bredde" Rett lederspenn Unngå fr mange nivåer (krtere infrmasjnsveier g synlig ledelse) Minimere behv fr krdinering g støttefunksjner Harmnere mål g strategier g bygge èn rganisasjn - èn skle Styrke "strategisk" ledelse Rimelig balanse fag/adm i tppledergruppen Rimelig balanse mellm fagkritiske administrative funksjner g støttefunksjner g generelle administrative funksjner i ledergruppene på fakultetene Synliggjøre satsingsmråder g allkere tilstrekkelig ressurser til disse Hindre at mråder sm administrativ støtte til FU, prsesser til utvikling av mål g strategier, samt virksmhetsutvikling drukner i andre løpende ppgaver Synliggjøre g ansvarliggjøre fagkritiske støttefunksjner 14
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA 5 Vurdering av utredningsgruppens mdell 1 g 2 Utredningsgruppen sm hadde sm mandat å freslå rganisering av de administrative tjenestene både på institusjnsnivå g avdelings-/fakultets-/instituttnivå samlet seg m t hvedmdeller. Nedenfr blir mdellene presentert g vurdert etter kriteriene mtalt venfr. Først en krt beskrivelse av mdellene. 5.1 Administrativ rganisering på institusjnsnivå g fakultetsnivå Det er kun hvedinndelingen av enheter på institusjnsnivå g fakultetsnivå sm presenteres her. Rektrs styringslinje (i egenskap av styreleder) til høgskledirektøren g dekanene er ikke tegnet inn i de etterfølgende figurene. Alle mdellene er basert på en funksjnsdelt ledelse på institusjnsnivå. 5.1.1 Mdell 1 Mdellen kjennetegnes av det vil være en leder/avdelingsdirektør fr hvert av de sentrale administrative tjenestemrådene på institusjnsnivå. Mdellen har mange likhetstrekk med dagens rganisering av de administrative funksjnene ved HiO. Høgskledirektør Stab Utdanning Frskning, nyskaping g ppdrag Læringssenter g biblitek HR Kmmunikasjn. Studentrekruttering, førstelinje. Arkiv Øknmi Drift av bygninger IT Figur 5-1 Mdell 1 Administrativ rganisering på institusjnsnivå De administrative tjenestene på fakultetsnivå er freslått rganisert slik sm vist i figur 5-2 nedenfr. Dekan Dekan Dekan Dekan Høgskledirektør Faktultetsdirektør Prdekan FU, Utdanning. HR g øknmi Instituttleder Instituttleder Instituttleder Instituttleder Figur 5-2 Mdell 1 administrativ rganisering på fakultetsnivå 15
Mdellen frutsetter altså at det pprettes stillinger sm fakultetsdirektører i stab fr hver dekan. Utredningsgruppen har ikke lagt fram frslag til hvrdan de administrative tjenestene i fakultetsdirektørens stab skal inndeles. Det er kun sagt at arbeidsppgavene skal være knyttet til kategriene utdanning, FU-administrasjn, HR g øknmi. Utredningsgruppen frutsatte i denne mdellen flere ppgaver (g dermed bemanning) lagt til fellestjenestene på institusjnsnivået enn det sm frutsettes i en liknende fakultetsstruktur i mdell 3, jfr kapittel 7. 5.1.2 Mdell 2A g 2B Utredningsgruppen presenterte t ulike mdeller fr rganisering av de administrative ppgavene på institusjnsnivå. Mdellene har ulik samrganisering av funksjner i avdelinger. Hvedfrskjellene mellm avdelingene ligger i rganisering av Læringssenter/biblitek, HR g IT. Høgskledirektør Stab Utdanning, internasjnal., FU g ppdrag Læringssenter, biblitek, IT Kmmunikasj. studentrek., førstelinje g arkiv Virksmhetst., HR, øknmi g drift Figur 5-3 Mdell 2A administrativ rganisering på institusjnsnivå Høgskledirektør Stab Utd,. Internasj., FU, Oppdrag, Lærings./g biblitek HR g IT Kmm., studentrekr., førstelinje g arkiv Virsmhetsstyr., øknmi g drift Figur 5-4 Mdell 2B administrativ rganisering på institusjnsnivå Når det gjelder rganisering av de administrative tjenestene på fakultetsnivå (fr både mdell 2A g 2B) ble følgende mdell freslått. Mdellen skiller seg fra mdell 1 ved at det ikke pprettes egen fakultetsdirektørstilling i stab under dekanen. 16
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA Høgskledirektør Dekan Dekan Dekan Dekan Administrative tjenester til kjerneppgavene Prdekan Generelle administrative tjenester Instituttleder Instituttleder Instituttleder Instituttleder Figur 5-5 Mdell 2 administrativ rganisering på fakultetsnivå. 5.2 Vurdering av mdell 1 g 2 I dette avsnittet gis det en vurdering av mdell 1 g 2 etter kriteriene fr valg av rganisasjnsmdell. Hver mdell er vurdert i frhld til hvrdan de ppfyller kriteriene fr rganisering av de administrative tjenestene på institusjnsnivå (felles) g på fakultetsnivå. Mdell 1 vurderes å kunne fungere gdt i frhld til målsettingen brukerrientering, men ppfattes svakere enn mdell 2 A g 2B når det gjelder målsettingen m effektive tjenester, harmnisere mål g strategier, samt bygge èn skle. Når det gjelder kravet m rbuste tjenester synes mdell 1 å skåre likt med mdell 2A g litt bedre enn mdell 2B på institusjnsnivå. På fakultetsnivå derimt vurderes mdell 1 å gi lavere skår enn mdell 2. Effektive tjenester Mange enheter på institusjnsnivå kan gi økt fragmentering g hindre gd saks- g infrmasjnsflyt. Eksempelvis kan en selvstendig IT-enhet i denne mdellen få mindre impulser g innflytelse på utviklingen av viktige støttetjenester enn i mer integrerte enheter. Samtidig kan et større lederspenn gi en mindre effektiv ledergruppe enn i øvrige mdeller. Rbuste tjenester En sterk administrativ leder med ansvar g eierskap til sine administrative ressurser kan gi subptimal ressurs- g kmpetansefrdeling på tvers - fakultetene sett under ett. Mdellen på fakultetsnivå bidrar heller ikke strukturmessig til å synliggjøre g bygge relasjner mellm de sm utfører fagkritiske støttetjenester g fagpersnalet. Harmnisere mål g strategier bygge èn skle En str administrativ ledergruppe på institusjnsnivå med mange perativt fkuserte ledere, vil kunne ta tid g ppmerksmhet fra viktige strategiske ppgaver. Mange sterke enheter på dette nivået vil gi tydeligere sektrskiller g mindre samkjørt utvikling enn i mdeller med større g mer integrerte enheter. 17
Mdell 2a vurderes en tanke bedre enn 2b på institusjnsnivå (felles) mht muligheten til å få rbuste tjenester g harmnisering av mål g strategier: Rbuste tjenester Samlingen av tjenestemråder på institusjnsnivå i mdell a vurderes å kunne gi mer synergier enn samlingen av tjenestemråder i mdell b. Harmnisere mål g strategier bygge èn skle Satsingsmrådet FU g Læringssenteret antas å gi større strategiske synergier av IT-kmpetansen på lang sikt enn i mdell 2b På fakultetsnivå ppfattes mdell 2 bedre enn mdell 1 først g fremst mht brukerrientering, kanskje kan den gså være mer rbust. Brukerrientering Mdell 2 på fakultetsnivå tydeliggjør at nen administrative tjenester er mer fagkritiske enn andre. Disse tenkes sm gruppe å rapprtere direkte til dekan (evt prdekan) ne sm kan styrke brukernærhet, dialg g frståelse. Samtidig får disse mer direkte kntrll ver disse ressursene. På den annen side vil dekan (evt prdekan) måtte frhlde seg til t ulike gruppeledere, snarere enn èn felles administrativ leder på fakultetet. Rbuste tjenester Det er mulig at mdell 2 på fakultetsnivå lettere kan innby til fagadministrative nettverk på tvers av fakultetene, ne sm kan bidra til å bedre flyt av kmpetanse g ressurser mellm fakultetene både i frhld til krtsiktige behv g når ressurser bør flyttes fra et fakultet til et annet i hht. mer langsiktige utviklingsbehv. 5.3 Høringsuttalelsene Høringsinstansene ble i høringsbrev av 16.desember 2010 invitert til å uttale seg m hvedspørsmålene i utredningen. Dette inkluderte bl.a. en vurdering av hvilke av de freslåtte mdellene sm best understøtter de verrdnede strategiske mål g føringer fr den nye institusjnen. Høringsuttalelsene har ikke gitt høgskledirektøren nen entydig anbefaling m valg av rganisasjnsmdell fr høysklens administrative tjenester verken på institusjnsnivå eller fakultetsnivå. Samtlige av høringsuttalelsene fra HiAk (11) ønsker et begrenset antall på tre fire administrative avdelinger i fellesadministrasjnen. Mdellene 2a g 2b antas å være gdt egnet fr rganisering av de administrative tjenestene. Det pekes bl.a. på at det bør tilstrebes balanse mellm faglige g administrativt ledernivå. Av 15 høringsinstanser ved HiO slutter 6 seg til mdell 1 eller en tilpasset mdell 1 på institusjnsnivå. 3 instanser har ikke knkludert i valg av mdell. En av høringsinstansene heller mt alternativ 2a eller en variant av denne. Fem av høringsinstansene har frslag til alternativ mdell med færre avdelinger enn mdell 1. Verken høringsuttalelsene fra HiAk eller HiO har gitt høgskledirektøren entydige anbefalinger m valg av rganisasjnsmdell fr de administrative tjenestene på fakultetsnivå. 18
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA 5.4 Samlet vurdering av mdell 1 g 2 I vurderingene ver skårer både mdell 2A g 2B bedre enn mdell 1 i frhld til kriteriene fr valg av rganisasjnsmdell. Frskjellen er størst når det gjelder kriteriene knyttet til effektive tjenester, harmnisere mål g strategier, samt bygge én skle. Drøftingen av mdellene 1 g 2 viste at gså mdell 2 kan frbedres i frhld til høysklens behv g målsettinger g de ulike høringsinstansenes innspill g vurderinger. I høgskledirektørens frslag til administrativ rganisering (mdell 3 under) er dette hensyntatt. 19
6 Betraktninger m delegasjn 6.1 Delegasjn Institusjnens styre fatter vedtak m delegasjn, g det vil bli fremmet sak fr det nye styret ver smmeren m dette. I de videre vurderingene er det likevel behv fr å legge frutsetninger til grunn m beslutningsmyndighet g ppgavefrdeling. Dersm styret i behandling av sak m delegasjn ikke finner å støtte det freliggende frslaget, må ppgavefrdelingen mellm institusjnsnivå g fakultetsnivå justeres. Flertallet av høringsinstansene vektlegger behvet fr utstrakt delegasjn fr å styrke fakultetenes autnmi, sikre effektive beslutningsprsesser g unngå dbbeltarbeid. Høgskledirektøren slutter seg til disse vurderingene g vil arbeide videre fr delegasjn i følgende frhld: Tilsettingsmyndighet Lønnsfastsettelse Permisjnssøknader Opprettelse av stillinger innenfr den rammen fakultetene til enhver tid dispnerer Fag- g studieplaner til g med bachelrnivå Budsjettdispneringsmyndighet så langt det er hensiktsmessig. Når det gjelder delegasjn av tilsettingsmyndighet, vil det i det videre håndteres i hht gjeldende avtaler, lv- g regelverk. 7 Høgskledirektørens frslag til rganisering av de administrative tjenestene ved HiOA Høgsklens administrasjn skal være brukerrientert i alle ledd, effektiv g rbust så vel i struktur, prsesser g systemer slik at administrasjnen leverer riktige tjenester av riktig kvalitet fr å fremme høgsklens faglige kjerneppgaver. Høgskledirektøren legger med dette frem frslag til en rganisering av de administrative tjenestene, sm legger til rette fr dette. Valget av struktur er en viktig premiss, men det er den enkelte leder g medarbeider sm skal fylle rganisasjnen med innhld g realisere høgsklens ambisjner fr tjenestene. 7.1 Beskrivelse av mdellen Høgskledirektørens frslag til rganisering av de administrative tjenestene ved HiOA har ytre likhetstrekk med mdell 2 på institusjnsnivå g mdell 1 på fakultetsnivå, men er en videreutvikling av begge. Høgskledirektøren freslår å etablere en stabsenhet fr virksmhetsutvikling g en enhet fr intern kntrll g revisjn. Dette begrunnes ut i fra å legge best mulig til rette fr at styret g ledelsen skal ivareta de ppgaver sm er beskrevet i Universitets- g høgsklelvens 9.2: 9-1. Ansvar fr institusjnens virksmhet (1) Styret er det øverste rganet ved institusjnen. Det har ansvar fr at den faglige virksmheten hlder høy kvalitet g fr at institusjnene drives effektivt g i verensstemmelse med de lver, frskrifter g regler sm gjelder, g de rammer g mål sm gis av verrdnet myndighet. 20
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA (2) Alle beslutninger ved institusjnen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjn fra styret g på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjnen i den utstrekning det ikke følger av denne lv at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. 9-2. Styrets ppgaver (1) Styret skal trekke pp strategien fr institusjnens utdannings- g frskningsvirksmhet g annen faglig virksmhet g legge planer fr den faglige utvikling i samsvar med de mål sm er gitt av verrdnet myndighet fr sektren g institusjnen. (2) Styret skal fastsette mål g resultatkrav g har ansvaret fr at institusjnens øknmiske ressurser g eiendm dispneres i verensstemmelse med bestemmelser m dette gitt av verrdnet myndighet, g etter frutsetninger fr tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksmheten. Styret skal fastsette instruks fr institusjnens daglige ledelse. (4) Styret selv fastsetter virksmhetens interne rganisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene g de ansatte blir hørt. (5) Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse fr resultatene av virksmheten g legge frem frslag til budsjett fr kmmende år. (6) Det skal i størst mulig grad være åpenhet m styrets arbeid. Mål- g resultatstyring er innført sm styringssystem i universitets- g høgsklesektren, g Strtinget fastsetter gjennm statsbudsjettet verrdnede mål g føringer fr institusjnene. Det er fastsatt fire sektrmål fr vår sektr sm mhandler FU, utdanning, frmidling- g nyskaping samt effektiv ressursutnyttelse. Den videre ppfølgingen av dette er beskrevet i Øknmiregelverket fr staten, g fte håndteres derfr ppfølgingen av dette av øknmifunksjnen, selv m virksmhetsstyring mhandler langt mer enn øknmiske frhld, jf sektrmål 1, 2 g 3. Ved å legge ppgaver knyttet til dette i en stabsenhet fr virksmhetsutvikling, ønsker høgskledirektøren å signalisere at dette mhandler kjernevirksmheten g hvrdan denne drives innenfr de øknmiske ressurser sm er stilt til dispsisjn. Å utvikle, implementere g bruke den kunnskapen vi får gjennm mål- g resultatstyringsstyringssystem i den nye høgsklen er en krevende ppgave. Fr å få dette til er det behv fr at nen har i ppgave å initiere, krdinere g følge pp prsessene (se figur under), hente data g sammenstille data g få disse ver på en kmmunikativ gd frm, bidra i analyse, ppfølging g læring i rganisasjnen. Denne stabsenheten får ma en rlle i å være prsessdriver g tilrettelegger fr rektratet g høgskledirektøren, mens resultat- g ppfølgingsansvaret ligger i linjen hs den enkelte leder. 21
Presentasjn av resultatene, ppfølging g læring Strategi Analyse Plan, budsjett g risikvurdering Rapprtering Enheten fr intern kntrll g revisjn vil utøve kntrll g revisjnsppdrag på vegne av styret. Det er styret selv sm fastsetter årlige revisjnsplaner g sm enheten arbeider på ppdrag fr. Et viktig kjennetegn ved mdellen er at generelle administrative ppgaver slik sm øknmi, HR- g rganisasjnsutvikling, IKT g eiendmsfrvaltning er lagt til èn avdeling, mens ppgaver knyttet til høgsklens kjernevirksmhet er lagt til de tre andre avdelingene. Høgskledirektør Virksmhetsutvikling Intern kntrll g revisjn FU- administrasjn g nyskaping, internasjnalisering, læringssenter g biblitek Studieadministrasjn, utdanningskvalitet g internasjnalisering Samfunnskntakt (kmmunikasjn, marked g studentrekruttering) Øknmi, HR- g rganisasjnsutvikling, IKT, eiendmsfrvaltning g service Figur 7-1 Mdell 3 administrativ rganisering på institusjnsnivå 22
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA På fakultetsnivå freslås en rganisering med utgangspunkt i mdell 1. I frhld til denne tar mdell 3 større hensyn til ønsket m å legge mest mulig ppgaveløsning (g ressurser) til fakultetsnivået. Sm i mdell 1 ledes de administrative tjenestene på fakultetsnivå av en fakultetsdirektør sm rapprterer til dekanen. Flertallet av høringsinstansene ønsker at det skal være én administrativ leder ved fakultetet. Siden flertallet av høringsinstansene uttrykker dette så entydig, anbefaler høgskledirektøren en slik rdning. Dekanen delegerer ansvar fr den daglige ppfølgingen av administrasjnen til fakultetsdirektør, herunder ppgaver g myndighet. Dekanen har imidlertid det verrdnede ansvaret fr administrative frhld, delegert fra høgskledirektøren. Dekan Fakultetsdirektør Prdekan Institutt Institutt Institutt Fakultetsdirektør Strategiutvikling, FU, vev g frskningsfrmidling, sekretariat Seksjn fr studieadministrasjn g internasjnalisering Seksjn fr HR Seksjn fr øknmi Figur 7-2 Mdell 3 administrativ rganisering på fakultetsnivå 7.2 Vurdering av mdellen Nedenfr gis det en gjennmgang av hvrdan mdell 3- i sammenlikning med mdell 1 g 2 - faller ut etter de valgte kriteriene i kap 4. Mdell 3 vurderes bedre enn mdell 1 g mdellene 2a g 2b på institusjnsnivå g bedre enn mdell 1 på fakultetsnivå. Mdellen er vurdert til å være bedre enn mdell 1 g 2 på mrådene: Brukerrientering På institusjnsnivå freslås et klart g tydelig skille mellm fagkritiske tjenester g andre interne driftstjenester. Det bør kunne bidra til å styrke brukerfkus både i de fagkritiske enhetene g i enhet fr interne tjenester samt gi gd lesbarhet fr brukerne Harmnisere mål g strategier bygge èn skle 23
Strategiske satsingsmråder synliggjøres g ansvarliggjøres i denne strukturen, hvr det gså er lagt inn strategiske støttefunksjner i stab til høyskledirektør g ledergruppen Generelle administrative tjenester er samlet under èn leder, hvilket bidrar til å redusere ledergruppen g den relative vektingen mellm fagkritiske tjenester g generelle administrative ppgaver Samtidig vil en integrert enhet fr generelle administrative ppgaver kunne bidra til å gi et ensartet tjenestetilbud g behandle sklens ulike studiesteder sm èn skle Mdell 3 vurderes likeverdig med mdell 2A g 2B hva gjelder effektive tjenester på institusjns- g fakultetsnivå g vurderes, sm disse, bedre enn mdell 1 på institusjnsnivå. På Institusjnsnivå vurderes mdell 3 bedre enn mdell 2B g likeverdig med mdell 1 g 2A hva gjelder rbusthet. På fakultetsnivå vurderes mdellen mer rbust enn mdell 1 g 2B g likeverdig med mdell 2A. På fakultetsnivå gir mdell 3 en kmbinasjn av mdell 1 g 2 s sterke sider, dg freslås flere ppgaver g ressurser lagt til fakultetsnivå (styrket brukerrientering), tydeligere enhetlig ledelse g mulighet fr å bygge gde faglige nettverk med mulighet til å låne ressurser på tvers (rbusthet). 7.3 Samlet vurdering Med bakgrunn i de vurderingene sm er presentert anbefaler høgskledirektøren at høgsklens administrative tjenester rganiseres etter mdell 3. En delegert beslutningsmyndighet, flere ppgaver g ressurser freslås lagt til fakultetsnivå i en avdeling ledet av en fakultetsdirektør. En nærmere beskrivelse av den freslåtte mdellen er tatt inn i kapittel 8. 24
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA 8 Nærmere beskrivelse av anbefalt administrativ mdell 8.1 Organisering av administrative tjenester på institusjnsnivå I den anbefalte mdellen freslås det å legge det meste av løpende ppgaveløsning g daglig styring av de fagkritiske administrative ressurser til fakultetsnivå. Jfr. figur 6.1. På institusjnsnivå vil tjenestene være representert ved fire avdelingsdirektører. Disse skal ha ansvar fr høysklens fellestjenester g fr utvikling av fakultetstjenestene på tvers av fakultet g studiesteder, i tråd med høgsklens verrdnede strategi g utviklingsplaner. I tillegg vil deres avdelinger kunne hlde versikt ver høysklens administrative ressurser (kmpetanse/erfaring/ppgaver) g bidra med krdineringstjenester mellm fakultetene fr å redusere sårbarhet ved sykdm eller ekstrardinære belastninger. Høgskledirektør Virksmhetsutvikling Intern kntrll g revisjn FU- administrasjn g nyskaping, internasjnalisering, læringssenter g biblitek Studieadministrasjn, utdanningskvalitet g internasjnalisering Samfunnskntakt (kmmunikasjn, marked g studentrekruttering) Øknmi, HR- g rganisasjnsutvikling, IKT, eiendmsfrvaltning g service Figur 8-1 Organisering på institusjnsnivå Hvilke ppgaver sm legges til institusjnsnivå er førende fr bemanning g praktisk inndeling av avdelingene. Under beskrives avdelingene nærmere. 8.1.1 FU-adm g nyskaping, internasjnalisering, læringssenter g biblitek I arbeidet med å realisere universitetssatsingen er det lagt føringer fr at både frskningsadministrasjnen g antall søkbare databaser må styrkes. Flertallet av høringsinstansene gir innspill m at både FU-administrasjn g biblitek/læringssenter etableres i selvstendige avdelinger. I dag er den en felles enhet fr Biblitek- g frskningsadministrasjn ved HiAk, mens ved HiO er dette rganisert i t separate enheter. Flere av høringsuttalelsene, g i særlig grad den felles høringsuttalelsen fra læringssenter g biblitek understreker enhetens rlle g ppgaver i det frskningsadministrative arbeidet. Det er gså uttrykt en målsetting m å etablere universitetsbiblitekarstillinger til hvert av PhDprgrammene. Med utgangspunkt i faglig fellesskap g i en mdell med færre enheter i fellesadministrasjnen, freslås FU-administrasjn, nyskaping g internasjnalisering av frskning slått sammen læringssenter g biblitek med hvedbegrunnelse at både FUadministrasjn g læringssenter/biblitek bidrar i kvalitetssikring, tilrettelegging g utvikling av FU-virksmheten ved høgsklen. 25
Avdelingen skal være en felles ressurs fr høgsklen innenfr læringssenter g biblitek sine mråder g ledes av en avdelingsdirektør. Medarbeidere med ppgaver innenfr FUadministrasjn, nyskaping g internasjnalisering ledes i det daglige av avdelingsdirektøren. Det freslås ma ikke at det etableres en seksjn fr dette, visualisert med den stiplede linjen fr denne bksen. Læringssenter g biblitek ledes av en direktør, slik gså de øvrige universitetsbiblitekene i Nrge gjør. Avdelingsbiblitekene ledes av seksjnssjefer. Avdelingen skal være ppdatert g frmidle frskningsplitiske føringer både nasjnalt g internasjnalt, utlysinger, støtte strategiutvikling- g implementering, bidra i arbeidet med årsplan g rapprt g krdinere arbeidet innen ansvarsmrådet, utarbeide, implementere g vedlikehlde prsedyrer innen FU, nyskaping g internasjnalisering av FU, legge til rette fr møteplasser fr administrativt tilsatte g brukere innen mrådet (samhandlingsansvar), sørge fr kmpetanseheving, bistå i utarbeidelse av søknader- g ppfølging sm krever særskilt spesialistkmpetanse, kvalitetssikre publiseringer i NVI g Cristin, være sekretariatsfunksjn fr sentralt FU-utvalg, dktrgradsutvalg g lignende. (Beskrivelsen er ikke uttømmende.) Læringssenter g biblitek sine ppgaver videreføres sm i dag g er en felles ressurs fr høgsklen. FU, nyskaping, internasjnalisering, læringssenter g biblitek FU-administrasjn, nyskaping g internasjnalisering Læringssenter g biblitek Figur 8-2 Frskning, nyskaping g læringssenter- g biblitek institusjnsnivå 8.1.2 Studieadministrasjn, utdanningskvalitet g internasjnalisering Avdelingen ledes av en avdelingsdirektør, g det freslås etablert fire seksjner sm ledes av seksjnssjefer. Studieadministrasjn, utdanningskvalitet g internasjnalisering Seksjn fr pptak, studie- g karriereveiledning Seksjn fr kvalitetsutvikling g studiesaker Seksjn fr eksamen g studentadministrative systemer Seksjn fr internasjnalisering Figur 8-3 Studieadministrasjn - institusjnsnivå Oppgavene definert av utredningsgruppen under studieadministrasjn g internasjnalisering dekkes av dagens livsløps -rganisering av mrådet sentralt på HiO. Denne strukturen freslås lagt til grunn fr den fremtidige rganiseringen på institusjnsnivå. 26
Frslag til rganisering av det administrative arbeidet ved HiOA Avdelingen skal være ppdatert g frmidle utdanningsplitiske føringer såvel nasjnalt sm internasjnalt, støtte strategiutvikling- g implementering, bidra i arbeidet med årsplan g rapprt g krdinere arbeidet innen ansvarsmrådet, frvalte regelverk g system fr kvalitetssikring, utarbeide, implementere g vedlikehlde prsedyrer innen studieadministrasjn g internasjnalisering av utdanning, legge til rette fr møteplasser fr administrativt tilsatte g brukere innen mrådet (samhandlingsansvar), sørge fr kmpetanseheving, ferdigstille søknader m akkreditering g etablering g ppfølging sm krever særskilt spesialistkmpetanse, være sekretariatsfunksjn fr sentralt studieutvalg, LMU, klagenemnd, skikkethetsnemnd g lignende. I arbeidet med eksamen har avdelingen ansvar fr planlegging g gjennmføring av alle skriftlige eksamener, med unntak av srtering g utsendelse av eksamensbesvarelser sm verføres til fakultetene. Avdelingen ivaretar arbeidet med pptak til studier i det samrdnede pptaket, lkalpptak i samarbeid med fakultetene (avgrenset til masterstudier i første mgang). Opptaks-, studie- g karriereveiledning ytes av avdelingen. I tillegg vil tilretteleggingstjeneste, webansvar fr avdelingens egen infrmasjn g krdinering av det faglige innhldet i studentservice inngå i avdelingens ppgaver. I arbeid med internasjnalisering i utdanningene, vil avdelingen være rådgiver fr høgsklens ledelse g fakulteter, krdinere internasjnale prgram, frvalte samarbeidsavtaler, veilede studenter, krdinere tiltak fr internasjnalisering av studiemiljø, krdinere den internasjnale smmersklen g ha mttak av internasjnale studenter. Avdelingen er systemeier fr FS (felles studentsystem) g læringsplattfrmen Frnter. Avdelingen er institusjnens kntakt med Statens lånekasse fr utdanning g med Studentsamskipnaden i Osl. (Beskrivelsen er ikke uttømmende.) 8.1.3 Samfunnskntakt, kmmunikasjn, marked g studentrekruttering Høgskledirektøren følger utredningsgruppens anbefaling m å etablere en sterk enhet på institusjnsnivå fr styrke mdømmebygging g ekstern kntakt, sm gså kan styrke det kmmunikasjnsfaglige arbeidet internt g følge pp utviklingen av førstelinjetjenestene. Service- g kmpetansesenteret knyttet til ppdragsvirksmhet legges gså her slik at i hvedsak all utadrettet virksmhet samles i en enhet. Avdelingen får gså ansvar fr legge til rette fr møteplasser fr administrativt tilsatte g brukere innen mrådet (samhandlingsansvar), Dette blir likevel en liten avdeling sm høgskledirektøren freslår å gruppere med spesialisering på hhv ekstern kmmunikasjn, ppdrag g studentrekruttering g internt planmessig infrmasjnsarbeid g tilrettelegging. Avdelingen får videre ansvar fr krdinering av de tre servicesentrene sm pprettes, g utvikling av disse. Avdeling fr samfunnskntakt g kmmunikasjn (samfunnskntakt, kmmunikasjn, marked g studentrekruttering) Figur 8-4 Samfunnskntakt - institusjnsnivå 27