Hva det innebærer for en leverandør å lage, sende eller motta EHF dokumenter via ny infrastruktur.

Hva det innebærer for en leverandør å lage, sende eller motta EHF dokumenter via ny infrastruktur. Veileder for styrking av kompetanse og konkurranseevne for leverandører til offentlig sektor Sist oppdatert: 25.09.13 Versjon: 1.0 side 1

Innhold 1. Bakgrunn... 3 2. Hva er en innkjøpsprosess?... 3 3. Hva er EHF formater?... 4 4. Hva er PEPPOL infrastruktur og hvordan virker den?... 5 5. Hva er et aksesspunkt?... 6 6. Hva er en validator?... 7 7. Hva er EHF Katalog?... 8 7.1 Katalogmal... 9 7.2 Hvordan lagre en EHF Katalog XML fil?... 12 7.3 Hvordan sende en EHF Katalog XML fil?... 14 8. Hva er EHF Ordre og ordrebekreftelse?...14 9. Hva er EHF Pakkseddel?...16 10. Hva er EHF Faktura?...17 11. Hva må jeg gjøre som leverandør for å komme i gang?...18 12. Hva er Ehandelsplattformen?...18 13. Hvilke gevinster kan jeg oppnå?...19 14. Forklaring på forkortelser...22 side 2

1. Bakgrunn Kanskje har du som leverandør lest i konkurransegrunnlaget at den kjøpende virksomheten krever at innkjøpene skal skje elektronisk. Dette kan innebære at den leverandøren som tildeles kontrakten skal lage en elektronisk katalog, ta i mot en elektronisk ordre, sende en elektronisk ordrebekreftelse og faktura med de varer og tjenester som er innsendt i konkurransen. Det kan også stå at kjøper benytter Ehandelsplattformen og at du som eventuell leverandør må knytte deg til denne. Du som er leverandør av varer eller tjenester til offentlige virksomheter kan også ha dine underleverandører som du ønsker skal sende deg elektroniske meldinger på et standard format via en standardisert infrastruktur. Dette dokumentet vil prøve å gi svar på hvordan du kan delta i den digitale samhandlingen mellom deg som leverandør og en kjøpende offentlig virksomhet. Gjennom dette kan du også øke din konkurransekraft og kanskje vinne nye markeder. Det å gå fra manuelt salg til elektronisk salg for deg som leverandør kan gi deg økt salg til lavere håndteringskostnader og raskere oppgjør fra kjøper. Les mer om de gevinster du som leverandør kan oppnå i eget kapittel i dette dokumentet. 2. Hva er en innkjøpsprosess? Valg av leverandør Utlysning Konkurranse Katalog Bestilling Levering Betaling En innkjøpsprosess er en beskrivelse av de steg en kjøper og leverandør må igjennom for at den offentlige virksomheten skal skaffe seg varer og/eller tjenester. I denne veilederen omtaler vi den del av innkjøpsprosessen som kommer etter at en konkurranse er gjennomført og avtale er tildelt en eller flere leverandører og kjøper gjør avrop på denne avtalen. Er alle parter i prosessen enige om prosess-stegene og hvordan de skal gjennomføres, vil prosessen kunne skje effektivt og uten feil. Difi har gjennom samarbeid med EU-prosjekter definert måter man kan sende side 3

elektroniske dokumenter på standardiserte formater. Dette øker forutsigbarheten og sikrer at alle aktørene i prosessen ikke må forholde seg til mange måter å gjøre ting på. Figur 1 Figuren illustrerer den digitale samhandlingen mellom kjøpende virksomhet og leverandør. 3. Hva er EHF formater? EHF er en forkortelse for Elektronisk Handelsformat. EHF er basert på arbeidet som er gjort i CEN BII2, som er en europeisk arbeidsgruppe. Gruppen har til hensikt å samle de behov kjøpere og leverandører har i en forretningsprosess. CEN BII arbeidet sendes deretter til en gruppe som er kalt OpenPEPPOL. Denne gruppen er bredt sammensatt av aktører som er tilknyttet innkjøpsprosessen fordelt på mange land i Europa. Gruppen evaluerer det arbeidet CEN BII har gjort og kvalitetssikrer dermed arbeidet for annen gang. Arbeidet disse gruppene gjør er å definere prosesser og prosesstegene er knyttet opp mot formater med koder og felter slik at maskiner forstår hvordan dokumenter skal utveksles og tolkes. Formatnavnet til OpenPEPPOL er BIS. EHF formatene sikrer at formatet er i henhold til norsk lov og samtidig kan benyttes mot de forskjellige Europeiske landene. Difi har som mål at EHF dokumentene skal dekke hele handelsprosessen fra et behov oppstår til betalingen for mottatte varer og/eller tjenester er utført. Et EHF dokument er en beskrivelse eller veiledning for hvordan innholdet i en katalog skal plasseres / struktureres inn i en kode som er maskinlesbar (XML) side 4

Ved å benytte EHF dokumentene (EHF Katalog, EHF Ordre, EHF Ordrebekreftelse, EHF Pakkseddel, EHF Faktura, EHF kreditnota) skal samhandlingen mellom kjøper og selger være forutsigbar. Elementer fra Katalogen skal man kunne gjenbruke i ordren, og elementene fra ordren skal kunne gjenbrukes i fakturaen. Gjennom dette får man en helhetlig bruk av alle dokumentene som er under EHF paraplyen. Vi vil beskrive de enkelte EHF formatene senere i denne veilederen. Figur 2 Figuren illustrerer den digitale samhandlingen mellom kjøpende virksomhet og leverandør og hvilke delprosesser som dekkes av EHF. 4. Hva er PEPPOL infrastruktur og hvordan virker den? PEPPOL infrastruktur er en måte å sende elektroniske dokumenter mellom partene i en innkjøpsprosess. Man kan bruke det å sende normal post som et bilde på hvordan forsendelsen fungerer. Når man skal sende et brev fyller man inn navnet og adressen på den som skal motta brevet på konvolutten. Skjønner ikke setningen. For vanlig post leverer man deretter brevet i en postkasse eller på postkontoret for at postvesenet skal frakte brevet til det postkontoret som ligger nærmest mottaker og fra dette levere posten til mottaker. I den elektroniske prosessen angir man i EHF dokumentene navn og adresse og man benytter noe som kalles Aksesspunkt som postkasse/postkontor. Aksesspunktet har som oppgave å slå opp i et nasjonalt adresseregister som vi kaller ELMA, og ELMA slår opp i et internasjonalt adresseregister som er kalt SML for å finne ut til hvilket aksesspunkt (postkontor) mottaker av filen benytter til å sende eller motta EHF katalog, EHF ordre, EHF ordrebekreftelsen, EHF pakkseddel eller EHF faktura enten til norske eller utenlandske kjøpere eller leverandører. Mottaker får tilsendt filene fra sitt aksesspunkt i henhold til den avtalen de har inngått seg i mellom. Det nasjonale adresseregister ELMA inneholder navn og adresser for alle kjøpende virksomheter og leverandrandører som benytter EHF format i sin digitale samhandling. side 5

Figur 3 Figuren illustrerer PEPPOL infrastruktur med kjøpere og leverandører og deres aksesspunkt 5. Hva er et aksesspunkt? Aksesspunktene fungerer som elektroniske postkontorer. Det finnes mange leverandører av aksesspunkt i Norge som du kan velge mellom: Lenke til oversikt over aksesspunkt i Norge Det er viktig at du undersøker med flere aksesspunktleverandører for å finne ut hvilken leverandør som kan tilby de beste tjenestene til de beste prisene i forhold til dine behov. Aksesspunktene og infrastrukturen er kvalitetssikret gjennom avtale med Difi som sertifiserer aksesspunktleverandører. For å utføre denne tjenesten må aksesspunktleverandørene benytte sertifikater som nøkler for å kunne sende dokumenter gjennom infrastrukturen. Aksesspunktene er knyttet opp mot ett nasjonalt adresseregister som vi kaller ELMA som inneholder informasjon om hvem som kan motta og sende de forskjellige EHF formatene. Eksempel kan være at en side 6

offentlig virksomhet har bedt sitt aksesspunkt legge opp at de kan ta i mot EHF Katalog. Dermed kan alle de leverandører som har avtale med denne virksomheten sende katalog til dem. Figur 4 Figuren illustrerer aksesspunktfunksjonalitet 6. Hva er en validator? For at de datasystemer som kjøper og leverandør benytter skal kunne ta i mot de forskjellige EHF filene må koden og innholdet være riktig. En EHF katalog uten varenummer, varetekst eller bilde er ikke lett å bestille fra for kjøper. En ordre som sendes uten innhold som leverandør kan tolke har ingen verdi. For å sikre det nødvendige innholdet i EHF filene har Difi derfor laget en validator der leverandører, kjøpere eller deres systemleverandører kan sjekke om koden er korrekt i henhold til retningslinjer for EHF formatene før man sender filene. Kvaliteten på selve innholdet må kjøper eller leverandør kvalitetssikre. Lenke til validator http://vefa.difi.no/formatvalidering/ Det er tre måter man kan benytte validatoren. 1) Man kan lime inn selve XML koden fra EHF filen i et vindu på validatoren og få tilbakemelding på om alt innholdet er tilstede. 2) Hvis man inngår en avtale med en systemleverandør eller har teknisk kompetanse selv, kan systemet sette opp en såkalt web service som er direkte koblet mot validatoren og sjekker automatisk om hvert dokument de sender eller mottar er korrekt. 3) Man kan også laste validator koden inn i sitt system og sjekke formatene internt hos seg selv eller be den systemleverandør man benytter om å gjøre dette. side 7

Figur 5 Bildet viser Difis validator Tegningen viser hvilke tre alternativer man har. Validatoren er utviklet med åpen kildekode. Dette betyr at hvem som helst kan benytte koden i sitt eget system. Figur 6 Figuren viser 3 måter å benytter Difis validator 7. Hva er EHF Katalog? EHF katalog er en samling av beskrivelser av de varer og/eller tjenester som en leverandør tilbyr. Beskrivelsene skal benyttes i en søkemotor for at innkjøper skal velge riktig vare eller tjeneste til sin virksomhet. I sin enkleste form er en katalog et Excel-ark som inneholder den nødvendige informasjonen. Dersom antall vareartikler eller tjenester er stort kan det være en database. side 8

Et innkjøpssystem har en søkemotor, lik Google søk, der søkemotoren må ha informasjon om varen eller tjenesten for å kunne finne og presentere dette for kjøper. EHF Katalog har en rekke felt for at kjøper skal fatte en riktig kjøpsbeslutning. En god kjøpsbeslutning kan fattes når varen eller tjenesten har: En vares eller tjenestes navn En beskrivelse Et bilde En pris En mengdebeskrivelse (stykk, pakke, kanne osv.) For at søkemotoren skal kunne presentere varer eller tjenester i en lik struktur benytter de fleste kjøpere UNSPSC som er en internasjonal vare og tjeneste struktur. Denne strukturen har fire nivåer som gjør det lettere å finne de riktige vare eller tjenestegrupper. Nåværende mest brukte versjon er 7.0401. Ved utfylling av EHF Katalog (merket med rødt) er det viktig at du velger nummeret som ligger på det nederste nivå når du finner din vare eller tjeneste i UNSPSC. Vi kommer tilbake til plassering av nummeret i katalogmalen senere i veilederen. Eksempel viser et utsnitt av regnearket som UNSPSC kodene er lagt i: 14000000 Papirmaterialer og - produkter 14110000 Papirprodukter 14111500 Trykk- og skrivepapir 14111507 Skriver- eller kopipapir 80000000 Ledelses-, forretnings- og administrasjonstjenester 80100000 Ledelsesrådgivning 80101600 Prosjektledelse 80101604 Prosjektledelse eller -planlegging Her finner du mer informasjon om UNSPSC: Lenke Et annet viktig felt i katalogen er stikkord. Stikkordene vises ikke i søkemotoren, men de brukes til hjelp for å kunne utvide søket. Et eksempel er at en vareartikkel kan ha forskjellig navn i forskjellige dialekter. Hvis du skriver søplesekk i varenavn vil ikke de som benytter bossekk få opp denne varen. Da kan alternativet være å skrive bossekk som stikkord. I avsnittene under vil vi ta for oss de felt som er obligatoriske og de som er anbefalt å benytte. Du som leverandør kan sette opp ditt system til å trekke ut kataloginformasjon direkte å omdanne denne informasjonen til EHF Katalog XML. Snakk med din systemleverandør om dine muligheter. Hvis denne måten er ønskelig finner du eller din systemleverandør informasjon om formatet på følgende Difi side: Lenke til veileder http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/ehf-katalog 7.1 Katalogmal Difi har utviklet en katalogmal som skal hjelpe deg som leverandør til å genere en EHF Katalog fil selv i XMLformat. Denne filen kan enten benyttes til å sende din elektroniske katalog til din kunde eller benyttes av systemutviklere for å sette opp et automatisk uttrekk. Den er bygget opp med adressefelter (Kataloghode) for at aksesspunktet som skal sende denne til kjøper skal vite hvor de skal sende den. Under hodenivået ligger felter der man kan fylle ut vare eller tjenesteinformasjon (Kataloglinje). Se bildet under. side 9

Figur 7 Bildet viser Difis katalogmal Katalogmalen består av obligatoriske felt, anbefalte felt og valgfrie felt. De obligatoriske må man fylle ut, de anbefalte feltene bør man fylle ut for at kjøper skal finne dine varer i søkemotoren eller ha kontroll på dine katalogfiler. Det kan være at kjøper har satt krav til hvilke felt som skal fylles ut enten via kontrakt eller samhandlingsavtale. Katalogmalen finner du på Difis nettsted: Lenke til katalogmal Katalogmalen kan gjøre om din vare og/eller tjenesteinformasjon til EHF Katalog XML kode. Filen kan du lagre på din pc og sende via det aksesspunktet du velger. Vi vil forklare dette nærmere. Når du i katalogmalen fører musepekeren over et felt med rød markering øverst til høyre i feltet i Excel, vil det komme opp en forklaring. Katalogmalen har også 2 fliker med forklaring og en flik med de koder som skal benyttes i de felt som krever dette. Forklaring til feltene: 7.1.1 Kataloghode Obligatoriske felt: I bildet over står feltene i en annen rekkefølge: Nummer, navn, versjon Et nummer Versjons- Navnet til Språket som Kode som angir behandling av Utstedelsesdato En endepunktidentifikator som unikt nummer katalog for benyttes i av alle linjene i katalogen. for katalogen som markerer sluttpunktet identifiserer for katalogen referanse katalogen Add = Ny katalog (endelig mottaker). katalogen. Update = Gammel Det mest vanlige er at et katalog erstattes av ny. organisasjonsnummer Delete = Eksisterende benyttes. side 10

katalog skal slettes. 7.1.2 Kataloglinje Obligatoriske felt: Unik identifikator Indikator på om Angir enheten Leverandørens Valutaen Varens artikkelnummer av kataloglinje, produktet er som varen selges nettopris for prisen er Verdien må være unik. kan benytte et bestillbart. i. Se kodeliste produktet per enhet angitt i. løpende linje- Bestillbart: Ja (UOM) nummer eller Ikke bestillbart: Nei f. eks leverandørens artikkelnummer. Klassifiseringskode Se eksempel på side 8 Lenke til koder Navnet til produktet Viktig at det ikke er forkortelser eller andre tegn i teksten da dette benyttes i søkemotoren Anbefalte felt: I dette feltet kan man beskrive Nøkkelord vises ikke for kjøper varen eller tjenesten mer men er en del av søket. Husk utførlig. Husk at at en vare kan ha flere betegnelser kjøpsbeslutningen fattes blant basert på hvor i landet du bor annet på bakgrunn av dette feltet. Se eksempel på side 8. Et bilde sier mer enn tusen ord. Bildet er en viktig faktor i kjøpsbeslutningen. Ta et bilde selv eller kopier en lenke fra ditt nettsted ved å sette musepeker over bilde, høyreklikk og velg «Kopier snarvei» Har du varer som er klassifisert som farlig gods skal disse feltene fylles inn. Du finner mer informasjon om din vare må merkes på KLIFF sine sider: Lenke til KLIFF informasjonssider For at kjøper skal vite hva Koder som skal benyttes: Din kunde har kanskje stilt krav til merking av varer eller tjenester den endelige prisen blir er det viktig S (Standard rate = 25%), i katalogen. I dette feltet kan du legge inn kode, at man fyller inn hvilken moms verdi H (Høyere rate = 15%) navn på merkingen og en link til en side som sier noe om hva varen eller tjeneste har. AA (Lav rate = 8%), dette merket har som krav. I den første kolonnen benytter Hvis du er usikker på hvilken sats E (Fritatt for MVA = 0%), man koder som du finner på nettsiden til Ehandelsplattformen: som skal benyttes, eks. Z (Null rate = 0%) Lenke til koder: hvis varen skal medbringes eller www.ehandelsplattformen.no nytes på stedet eller andre forhold, ta kontakt med med din kunde. side 11

Se vår demonstrasjonsfilm: Lenke til film 7.2 Hvordan lagre en EHF Katalog XML fil? Etter å ha fylt ut alle felt i katalogmalen klikker man på symbolet «Eksporter til EHF format». Velg et sted du vil lagre katalogfilen. Husk å merke den så du sender riktig fil. Når man skal validere filen er det viktig at man benytter Notisblokk programmet på din PC. Dette fjerner eventuelle formatteringer som kan lage problemer. Sett musepekeren over filen og høyreklikk. Velg «Åpne i» - «Notisblokk». side 12

For å være sikker at man får med seg all tekst velg «Rediger» og deretter «Merk alt». Klikk deretter på kopier. Gå til Difis validator på http://vefa.difi.no/formatvalidering/ og velg 0.9 EHF katalog i rullgardinene som finnes under «Velg validering». Lim inn koden, som du hentet fra filen din, i vinduet nedenfor der du valgte EHF katalog og klikk «Valider XML» knappen. Som man ser av bildet så vises det to typer meldinger hvis det mangler noe i koden. Hvis et obligatorisk felt ikke er fylt ut eller fylt ut feil vil det komme en melding som viser dette (merket rødt). Som vist i bildet er dette kun en advarsel om at det er lurt å fylle ut feltet for å gi nødvendig informasjon til kjøper. Figur 8 Bildet viser Difis validator Hvis filen er riktig vil validatoren varsle dette og man er da klar til å sende filen til kjøper. side 13

7.3 Hvordan sende en EHF Katalog XML fil? Som vi har forklart i avsnittene «hva er PEPPOL infrastruktur» og «hva er et aksesspunkt» kan man sende katalogfilen sin via et aksesspunkt til sin kunde. Ved å fylle inn katalogmalen riktig eller få systemet ditt til å trekke ut riktig informasjon og validere filen mot Difis validator, er du klar for å sende. Hvis ditt aksesspunkt ikke finner din kundes adresse i adresseregisteret, ELMA, ta kontakt med kunden din og be de legge seg opp via sitt aksesspunkt. Ved at du har fylt ut din kundes organisasjonsnummer vil ditt aksesspunkt finne ut hvor de skal sende filen. Prosess: Fyll inn i katalogmal Lag en EHF XML Send EHF fil til aksesspunkt Aksesspunkt slår opp i adresseregister ELMA Aksesspunkt sender til kjøpers aksesspunkt Kjøpers aksesspunkt sender til kjøpers katalogverktøy Kjøper godkjenner katalog Kjøper laster opp katalog i søkemotor Bestiller søker opp varer og foretar en bestilling Figur 9 Figuren viser prosess for EHF Katalog via PEPPOL infrastruktur Forklaring til bildet over: 1. Leverandør sender en EHF Katalog til sitt aksesspunkt. 2. Leverandørs aksesspunkt slår opp i adresseregisteret ELMA og finner ut hvilken kjøper katalogen skal sendes til. 3. Leverandørens aksesspunkt sender til kjøpers aksesspunkt. 4. Kjøpers aksesspunkt sender til kjøpers katalogverktøy. 5. Kjøper sjekker katalogen opp mot inngått avtale. 6. Kjøper gjør katalog tilgjengelig for bestillere. Mer informasjon om EHF Katalog finner du ved å følge lenken: Lenke til nettside 8. Hva er EHF Ordre og ordrebekreftelse? Fler og fler offentlige virksomheter innser nødvendigheten av å registrere alle sine innkjøp i innkjøpssystemet. Og alt som kan formuleres skriftlig kan handles gjennom e-handelsløsningen. Med andre ord vil ikke de offentlige virksomhetene / kjøperne bare registrere sine varekjøp, men også engangskjøp og tjenestekjøp. side 14

Avhengig av hva som skal avropes eller bestilles av varer eller tjenester, er det forskjellige avrops- eller bestillings-metoder som kjøperne vil benytte i forbindelse med EHF ordre og ordrebekreftelse. Katalogkjøp Katalog med eformular Fritekstbestilling Punch out / round trip / ekstern web shop Forespørselsverktøy Alle de forskjellige avropsmåtene har til hensikt å fylle handlekurven i kjøpers innkjøpssystem for å kunne foreta en bestilling. For å kunne motta en EHF ordre må du enten kunne ta i mot en EHF ordre XML fil i ditt ordrebehandlingssystem eller gjøre en avtale med en systemleverandør som kan tilby deg et web grensesnitt der du kan se dine ordre og eventuelt kunne se vedlegg til ordren. Ditt ordrebehandlingssystem eller systemleverandørens system må kunne sende en bekreftelse på de varer eller tjenester som er tilgjengelig for din kunde. Ta kontakt med din systemleverandør eller en av de aksesspunktleverandørene som står på nettsiden til Difi for å høre om de muligheter de har. Lenke til aksesspunktleverandører. Hvis du skal importere ordren rett inn i ditt ordrehåndteringssystem, er det viktig at kjøper merker alle sine leveringsadresser med et maskinlesbart unikt nummer hvis ditt system benytter denne for mapping mot kundenummeret i ditt system. Et eksempel på et slikt nummer er GLN. Følgende link viser hvilke kjøpende virksomheter i offentlig sektor som benytter GLN-numre. http://www.gs1.no/gln/gln-i-offentlig-sektor/ For mer informasjon om EHF Ordre og ordrebekreftelse formatet klikk lenken nedenfor: Lenke til EHF Ordre og ordrebekreftelse Figur 10 Figuren viser prosess for EHF ordre og ordrebekreftelse via PEPPOL infrastruktur side 15

Forklaring til bildet over: 1 Kjøper sender en ordre/bestilling til sitt aksesspunkt. 2 Kjøpers aksesspunkt slår opp i adresseregisteret ELMA og finner ut hvilken leverandør ordren skal sendes til. 3 Kjøpers aksesspunkt sender til leverandørs aksesspunkt. 4 Leverandørens aksesspunkt sender til leverandørens ordremottakssystem eller til leverandørs systemleverandør for ordremottak. 5 Leverandørens ordrehåndteringssystem generer en ordrebekreftelse basert på ordren. 6 Leverandøren sender bekreftelsen til sitt aksesspunkt. 7 Aksesspunktet til leverandør sender til kjøpers aksesspunkt som igjen sender til kjøpers innkjøpssystem. 8 Leverandør leverer varen eller tjenesten til kjøper. 9. Hva er EHF Pakkseddel? EHF Pakkseddel er en pakkseddel som dekker de fleste dokumentasjonsbehov for sending av varer. EHF Pakkseddel dekker ikke avansert logistikk og paknings informasjon. En elektronisk pakkseddel er ment som en melding som skal kunne benyttes av din kunde for mottak av vareforsendelsen holdt opp mot den den ordren som er sendt og den ordrebekreftelsen du som leverandør har sendt. Det vil skape trygghet for begge parter at leveransen er gjennomført og mottatt av kjøpers varemottaker. Feil, brekkasje eller uteblitt leveranse vil fanges opp i kjøpers systemer for avsjekk mot den elektroniske faktura som sendes. Prosesser som inkluderer EHF Pakkseddel: Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Transport Varemottak Registrering i system Figur 12 Figuren viser prosess for EHF Pakkseddel via PEPPOL infrastruktur side 16

Forklaring til bildet over: 1. Leverandør har mottatt og sendt ordrebekreftelse. 2. Leverandørens system generer er EHF pakkseddel basert på leveransen av varen eller tjenesten og sender denne til sitt aksesspunkt. 3. Leverandørens aksesspunkt slår opp i ELMA og finner kjøpers aksesspunkt og sender EHF Pakkseddel. 4. Kjøper importerer pakkseddelen i sitt system knyttet til ordre. 5. Varemottaker registrerer mottatte varer eller tjenester i systemet. 6. EHF Faktura sjekkes automatisk i systemet opp mot mottatte varer eller tjenester. 10. Hva er EHF Faktura? Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra selger/leverandør til kjøper/offentlig virksomhet uten manuell behandling i overføringen. I Norge er det fastsatt et standardformat for elektronisk faktura, EHF Faktura, som er basert på en europeisk standard. For mer informasjon om formatet, se http://anskaffelser.no/e-handel/faktura. I avtaler som blir inngått etter 1. juli 2012 skal «statlege verksemder krevje at deira leverandørar av varer og tenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at verksemda mottek dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). FAD rår offentlege verksemder til å nytte infrastrukturen Difi forvaltar for formidling av elektroniske handelsdokument. Statlege verksemder blei med verknad frå 1. juli 2011 pålagt å kunne ta i mot faktura og kreditnota i EHF format jf. Forskrift om IT-standardar i offentleg forvalting 4-7 og Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1 i føresegnene.» I 2015 vil også kommunalsektor få de samme pålegg. Overføring av fakturafilene skjer også via aksesspunkt (se avsnitt om aksesspunkt i Norge). http://anskaffelser.no/e-handel/faktura/leverandorer-og-mottakere-hvem-finnes. side 17

Figur 11 Figuren viser prosess for EHF Faktura og EHF Kreditnota via PEPPOL infrastruktur Forklaring til bildet over: 1. Leverandøren utsteder en faktura 2. Leverandørens fakturasystem sender fakturaen til sitt aksesspunkt 3. Leverandørens aksesspunkt spør et sentralt fellesregister om kjøper kan motta faktura og hvor den skal sendes 4. Leverandørens aksesspunkt sender fakturaen til kjøperens aksesspunkt 5. Aksesspunkt sender fakturaen til kjøper 6. Kjøper behandler fakturaen Elektronisk faktura er ikke PDF-fil i e-post eller link til fakturahotell. 11. Hva må jeg gjøre som leverandør for å komme i gang? Det er en rekke aktører som gjerne vil hjelpe deg i gang med elektronisk handel. Det er et varierende tilbud av tjenester så det er viktig at du refererer til de krav som stilles når det gjelder EHF formater og infrastruktur. Still krav til din systemleverandør om å tilpasse seg til standardformatene og oppkobling mot infrastrukturen via et aksesspunkt. Gjennom dette får du tilgang til ikke bare markedet i Norge, me også i Systemleverandører Aksesspunkt Difi Leverandør Europa. For mer informasjon sjekk: http://anskaffelser.no/e-handel 12. Hva er Ehandelsplattformen? Ehandelsplattformen er at aksesspunkt som dessuten også tilbyr tilleggstjenester for å tilrettelegge, knytte og drifte elektroniske forretningsprosesser mellom kjøpende og selgende virksomheter. Formålet med Ehandelsplattformen er å knytte offentlige kjøpere og deres leverandører sammen i en felles og fremtidsorientert infrastruktur, hvor deltakerne kan utveksle sine forretningsdokumenter elektronisk. Tjenestene skal bidra til bedre, enklere og sikrere innkjøp gjennom elektronisk kobling mellom offentlige side 18

kjøpere og deres leverandører via aksesspunkt infrastrukturen. Ehandelsplattformen skal også stimulere leverandørmarkedet i Norge til å utvikle sitt kompetansenivå innen elektronisk handel (elektronisk katalogproduksjon, integrerte forretningsprosesser for ordre, ordresvar og faktura) for derigjennom å øke sin konkurransekraft. Figur 13 Figuren viser Ehandelsplattformen som en del av PEPPOL infrastruktur Ehandelsplattformen har et aksesspunkt som er knyttet opp mot infrastrukturen. Det gir tilgang til en rekke tjenester for kjøpere og leverandører for å håndtere de elektroniske handelsprosessene knyttet opp mot aksesspunktet. Tjenestene vil sikre en god håndtering av blant annet kataloger som kommer inn via aksesspunktet, ordre som sendes fra de kjøpere som er knyttet opp mot Ehandelsplattformen og mottak av ordrebekreftelser som returneres fra deres leverandører til betaling via EHF faktura. Se Difis nettsted for de kjøpere som er tilknyttet Ehandelsplattformen: http://anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplatform/aktorer-paa-ehandelsplattformen/kjopere 13. Hvilke gevinster kan jeg oppnå? Innføringen av e-handel i offentlig sektor drives av de innkjøpende virksomheter med bakgrunn i at e- handel kan gi store gevinster. Gevinster i form av bedre, enklere og sikrere innkjøp. Selve innkjøpsprosessen blir bedre og enklere ved at den blir standardisert ut fra erfaringer. Den blir sikrere ved at elektroniske verktøy bidrar til bedre dokumentasjon og sporbarhet. side 19

Bedre oversikter over hva virksomheten kjøper inn kan bidra til bedre avtalelojalitet ovenfor den leverandøren som er valgt som igjen kan føre til gunstige priser og vilkår. For en sikker implementering av e-handel i innkjøpende virksomheter er det viktig at de definerer sine prosesser og dokumenterer disse på en god måte. Men E-handel gir også leverandører muligheter til å oppnå vesentlige gevinster. Under beskriver vi noen slike. Oversikten er ikke uttømmende og vi har her valgt kun å trekke frem de viktigste. Reduserte håndteringskostnader Da EHF katalogformatet er felles for alle offentlige virksomheter vil leverandørene slippe å lage kjøperspesifikke kataloger til enhver offentlig virksomhet. Ved at den elektroniske katalogen kan sendes inn ett sted for leverandør, og at aksesspunktet distribuerer denne til de ulike virksomhetene sparer leverandøren penger på opplæring av internt personell samt vedlikehold opp mot hver kjøper. Den offentlige virksomheten vil via sitt innkjøpssystem kunne planlegge sine bestillinger bedre og gjennom dette redusere små hastebestillinger. Leverandørens fraktutgifter vil minke og miljøbelastningen vil reduseres. Ved at kjøper benytter sitt innkjøpssystem for alle sine bestillinger vil kjøper samle inn innkjøpsdata på detaljert nivå. Dette gir mulighet til å kunne følge opp handlemønster som finnes i virksomheten. På bakgrunn av disse data kan leverandør samarbeide med kjøper om å finne optimale e-handels prosesser som sparer dem begge for kostnader og ikke minst sparer miljøet for unødvendige belastninger. Ved at kjøper og leverandør har kontroll på sine prosesser, vil en implementering av en avtale gå raskere med en vesentlig lavere implementeringskostnad. En elektronisk bestillingsprosess gir besparelser i forhold til en manuell håndtering. Kjøper kan overføre bestillinger direkte inn i leverandørens ordremottakssystem. Ordresvar og elektronisk faktura kan gis direkte fra leverandørens datasystem. En elektronisk bestillingskanal reduserer behovet for bemanning av mail, telefon og fax. Ved at kommunikasjonen mellom kjøper og leverandør går raskt og sikkert via en bestillingskanal, vil også oppgjøret kunne skje raskere. Raskt og stabilt oppgjør fra de offentlige kjøperne bidrar til å redusere kapitalbehovet hos leverandøren. Papirkatalog medfører begrensninger for endringer i sortimentet og er lite fleksibel i forhold til den elektroniske katalogen som kan endres kontinuerlig via leverandørens system. Restopplag av en utdatert papirkatalog må kastes og det utgjør både en kostnad og en konsekvens for miljøet. Transport av en papirkatalog til kjøper er kostnadskrevende og miljøbelastende. Reduserte markedsførings- og salgskostnader Leverandør trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider. En elektronisk katalog kan benyttes i ulike medier og kan være en markedsførings mulighet spesielt for små leverandører som kan nå utover sitt primærmarked ved enkle hjelpemidler. En elektronisk katalog kan også benyttes på leverandørens egne internettsider eller systemer. side 20

Elektronisk katalog kan også benyttes for andre trykksaker eller i kommunikasjon mot reklamebyrå. Redusert omfang av feilkjøp Gjennom god kvalitet på elektronisk katalog vil man redusere mulighetene for feilkjøp og feilleveranser som påfører både kjøper og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling. Katalogmalen som er beskrevet skal gi innkjøpssystemet nok informasjon til å dekke informasjonsbehovet til kjøper for å kunne foreta en riktig og kvalitetssikret bestilling. Dette forutsetter at leverandør innfører gode rutiner og prosesser for vedlikehold av sine databaser. Styrket konkurransekraft Elektronisk katalog gjøres tilgjengelig for kjøper ved avtalt dato og konkurrentens katalog fjernes. En god elektronisk katalog er med på å øke avtalelojaliteten hos kjøper og reduserer lekkasjer til konkurrenter. En leverandør som i samarbeid med den offentlige virksomheten optimaliserer alle prosesser og presenterer sine produkter og tjenester på en god måte, gjennom en lett tilgjengelig elektronisk katalog, vil styrke sine muligheter for å kunne inngå nye kontrakter med det offentlige i fremtiden. Ved at leverandøren innfører elektronisk handel kan dette medføre en kompetanseheving av leverandørens personell som kan medføre at konkurransekraften styrkes. Den offentlige virksomheten kan stille krav om leverandørens ferdigheter når det gjelder e-handel i en anskaffelse. E-handel kan også gi små leverandører gevinster En problemstilling som stadig dukker opp er antakelsen om at e-handel er enklest for store virksomheter med mye kompetanse og nesten uoverkommelig for de små. Under beskriver vi noen gevinster vi mener kan oppnås også av små leverandører. Små lokale leverandører kan bli synlige utover sitt lokale marked uten behov for store investeringer i arbeidskraft eller materielle ressurser. Leverandøren trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider. En elektronisk katalog gir større fleksibilitet (gjenbruk) og leverandøren slipper å binde opp kapital i en stor produksjon av papirbaserte kataloger. E-handel gjør det lettere for små leverandører å kommunisere ut endringer ved hjelp av små ressurser. E-handel gjør det lettere for offentlige virksomheter å inngå avtaler med flere små, lokale leverandører på samme sortiment relatert til geografisk beliggenhet (kortreiste varer) ved at katalogverktøy + system kan hjelpe kjøper i å synliggjøre katalog for forskjellige innkjøpsgrupper eks. geografiske. Eks. alle på avdelingskontoret i Bergen får tilgang til katalogen til den lokale leverandøren for Bergensregionen og avdelingskontoret i Tromsø får tilgang til leverandøren i Tromsøregionen. E-handel og elektronisk faktura kan sikre også små leverandører rask betaling hvilket reduserer behovet for driftskapital. side 21

Lykke til med å gå over fra manuelle kostnadskrevende prosesser til digital samhandling med alle dine kunder. For mer informasjon om offentlig innkjøp gå til www.anskaffelser.no. 14. Forklaring på forkortelser Ordliste Under gir vi korte forklaringer på de viktigste forkortelser og begrep som benyttes i veilederen. Forkortelser BIS EHF XML ELMA SMP SML Forklaring Business Interoperability Specifications- En betegnelse for de formater det Europeiske prosjektet PEPPOL har laget og som forvaltes i dag av OpenPEPPOL. EHF er betegnelsen for de formater som beskriver norske forhold. EHF har sin opprinnelse fra PEPPOL prosjektet og CENBII workshop. EHF er forkortelsen for Elektronisk HandelsFormat. Extensible Markup Language Lenke til mer informasjon ELMA er forkortelsen for Elektronisk Mottaker Adresseregister. Fellesbetegnelsen for denne typen register er SMP. Service Metadata Publishers Service Metadata Locator side 22