Sakliste Gausdal kommune STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 13.10.2009 08.00 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 9/09 Sak 10/09 Sak 11/09 REFERATSAKER GJENNOMGANG AV ENHETENES HANDLINGSPLANER 2009 ARBEIDSTILSYNETS - VEDTAK OM PÅLEGG ETTER TILSYN Sakene er utlagt på merkantil avdeling fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 45 92. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Saker unntatt offentlighet blir utsendt til medlemmene. Varamedlemmer som blir innkalt må selv henvende seg til servicetorget for å få tilsendt disse. Gausdal, 06.10.09 Eilert Hesthagen Leder Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 09/628 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 9/09 Arbeidsmiljøutvalget 13.10.2009 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke utsendt): 2 rapporter fra BHT Innlandet Aktivitetsplan 2009 Medarbeiderundersøkelsen 2009 SAKSOPPLYSNINGER: 1. Aktivitetsplan for 2009 mellom BHT Innlandet og Gausdal kommune. 2. BHT Innlandet, tilbakemelding etter utført oppdrag. 3. BHT Innlandet, helseundersøkelse og fysisk test av røykdykkere. 4. Medarbeiderundersøkelsen i Gausdal kommune for 2009. 5. Presentasjon av Økonomi- og aktivitetsrapport pr.2.tertial. 6. Framlegging av Felles 3-1 IKT-strategi 2009-2012. 7. Omstilling/nedbemanning, orientering om prosessen videre. 8. BHT sitt hjørne. På siste møte ble det foreslått at BHT sin representant i AMU får 5 min til å orientere AMU om aktuelle saker sett fra sitt ståsted. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Orienteringssakene tas til etterretning. vedtak: Side 2 av 8
Gausdal kommune 3 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 09/1177 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 10/09 Arbeidsmiljøutvalget 13.10.2009 Saksbehandler: Frode Frydenlund GJENNOMGANG AV ENHETENES HANDLINGSPLANER 2009 Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Innsendte handlingsplaner SAMMENDRAG: I det saken skrives har 9 av 27 enheter gitt tilbakemelding på sitt systematiske HMSarbeid. På de handlingsplanene som er sendt inn går mange tiltak på det fysiske arbeidsmiljøet. Dagens vernerunde med utgangspunkt i en standardisert sjekkliste legger for så vidt opp til et fokus på de fysiske forhold. Ved å utvide med andre kartleggingsmetoder i forbindelse med vernerunden kan vi muligens få en bredere kartlegging av arbeidsmiljøet. SAKSOPPLYSNINGER: Ifølge kommunens internkontroll skal enhetene utarbeide handlingsplaner innen HMS før sommeren, og planene legges fram for AMU på deres møte i juni. I år ble utarbeidelsen av handlingsplaner utsatt til høsten fordi vernerunden og utarbeidelse av handlingsplaner var en del av internt HMS-kurs i september. Gjennomgangen av handlingsplanene gir AMU et bilde av hvordan situasjonen er i enhetene, hva som blir gjort av systematisk HMS-kartlegging, og gir AMU mulighet for å prioritere tiltak inn i budsjettarbeidet for neste år. Handlingsplanen er to-delt. En for tiltak som enheten kan følge opp og gjøre noe med selv. Den andre delen er større tiltak (Handlingsplan HMS-utenfor eget budsjett) som enheten må ha bistand eksternt for å gjennomføre. Vanligvis er det større endringer på bygninger som blir ført opp her. Må vurdere om vi fortsetter med denne to-delingen av handlingsplanen. Det fordi vedlikeholdskartlegginga som Eiendomsenheten gjennomfører årlig langt på vei fanger opp mye av det som til nå er ført opp som større tiltak som enheten selv ikke kan løse. Men dette vil vi se på når vi nå gjennomgår vårt HMS-system, jfr. AMU-sak 09/1178. Internkontrollsystemet er papirbasert. Både i 2007 og 2008 ble det i tilsvarende AMU-sak orientert om at kommunen vurderte å innføre et kvalitetssikringssystem i PLO. Sammen med Øyer kommune har vi har valgt å gå for et system som heter TQM, et system som Lillehammer kommune alt har innført. TQM vil bli innført for hele kommunen, og vil på sikt erstatte det papirbaserte systemet. Men oppbyggingen og innfasingen av systemet må vi tillate oss å bruke noe tid på. 9 enheter har gitt tilbakemelding på sine handlingsplaner, vises i følgende oppsett: Side 3 av 8
Sak 10/09 Enhet Tiltak Bjørkvin bosenter Utvendig maling av bygningen. Vaktrommet; sette inn større vindu, male, utbedre arb.plassene, nytt datautstyr og kjøpe nye møbler. Legge nytt verandagulv. Behandle gulvet på fellesarealet. Fjerdum barnehage Speiderhuset, renovering av kjøkken og maling av to rom. Dårlige panelovner. Sikfte av lyspunkt i inngangsparti. Utbedre renholdsrutinene. Lakke opp benker og bord, male vinduskarm og lister på kjøkkenet. Fjerdum skole Manuell kjemikaliehåndtering ved svømmebasseng. Svært slitte golvbelegg i 1.etg. Dårlig luftkvalitet i brakke foreta luftmåling Forset Barnehage Må skifte ut gamle panelovner. Kalde gulv i oppholdsrommet i gammelbygget, løses med tepper. Mangler varmt vann på et personal wc. Vindussikring for dårlig på gamle vinduer ved lufting. Gausdal ungdomsskole Kommer Kulturkafeen Ikke gjennomført hovedrengjøring de siste 6 år. Høy temperatur som sommeren. Kjøkkenet fra 1967, lave stekeovner og kjølerom i kjeller. Trappa ned til kjelleren føles som utrygg. Bord og stoler i kommunestyresalen bør skiftes. Ser på muligheten for at leietakere setter til bord og stoler. I perioder høy arbeidsbelastning, med få muligheter for planmessige matpauser. Mangler personalrom. Grunnventileringa er for dårlig. Vurderer sjekk av ventilasjonskanalene. Serviceenheten Servicetorget, kaldt om vinteren, varmt om sommeren, luftkvaliteten oppleves ikke som godt. Mørkt vinterstid p.g.a solavskjerming. Ved en person på vakt blir arb.mengden i største laget, små muligheter for pauser. Ser på organiseringen av arbeidet. Arkivet, skal måle luftkvaliteten. 3.etg uheldig plassering av kopimaskin i forhold til dør. Svatsum skule Slik situasjonen er har de ikke foretatt en tradisjonell vernerunde. Voksenopplæringa Teppegulv på arb.rom, erstattes med gulvbelegg Trekk fra garasjeport, og fra dør (ikke i bruk), medfører økte strømutgifter. Mangler ventilasjon i to klasserom. VURDERING: At bare 1/3 av våre enheter har gitt tilbakemelding er et dårlig resultat. Men flere er godt igang, og vil bli lagt fram for AMU på møtet. Det som kommer fram i handlingsplanene går mye på det fysiske arbeidsmiljøet, og det er viktig å få rettet på dette, selv om det ikke direkte er fare for liv og helse. Noe av tiltakene her fanges antakelig også opp av Eiendomsenhetens vedlikeholdskartlegging, og noe burde vært ordnet uten å fremmes som et HMS-tiltak. På HMS-kurset tidligere i høst ble det presentert andre kartleggingsmetoder enn den tradisjonelle vernerunden ut fra en standardisert sjekkliste. Det var metoder som ikke hadde så stort fokus på det fysiske arbeidsmiljøet, og noen enheter brukte disse metodene i sin kartlegging. En metode lignet mye på den metodikken som vi har brukt på Bedre Side 4 av 8
Sak 10/09 arbeidsdagsseminarene som tidligere er kjørt i kommunen. Vi skal ha en revisjon av vår internkontroll i høst, og da kan vi vurdere om vi skal legge opp til flere måter å gjøre en systematisk HMS-kartlegging på enn å gå den tradisjonelle vernerunden. Ikke for å erstatte, men for å supplere. Vi har fokus på at våre ansatte trives og føler at de har en trygg og meningsfull arbeidsplass. I dette ligger det mye, innvirkning på egen arbeidssituasjon, forholdet til kollegaer, til ledere og brukere av tjenesten, organisering av arbeidet, arbeidsinnhold med mer. HMS-arbeidet og kartleggingen av arbeidsmiljøet bør også få fram tiltak som bedrer dette siden av arbeidsmiljøet. Tidligere år har AMU vurdert om det er noen tiltak som bør prioriteres fra AMU i forhold til budsjettet for kommende år. Dette gjøres på bakgrunn av det framlagte handlingsplanene. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Forslag til vedtak fremmes på møtet. Side 5 av 8
Gausdal kommune 6 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 09/1178 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 11/09 Arbeidsmiljøutvalget 13.10.2009 Saksbehandler: Frode Frydenlund ARBEIDSTILSYNETS - VEDTAK OM PÅLEGG ETTER TILSYN Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Arbeidstilsynets vedlegg om pålegg ved Fjerdum skole, Engjom skule, Gausdal ungdomsskole og oppfølging av bygninger og inneklima. SAMMENDRAG: I juni 2009 gjennomførte arbeidstilsynet tilsyn ved Fjerdum-, Engjom og Gausdal ungdomsskole. Etter tilsynet har vi fått en del pålegg som vi har frist til 10.01.10 med å gjennomføre. Påleggene går i stor grad på å revidere eller utarbeide nye rutiner innen HMS. SAKSOPPLYSNINGER: I juni 2009 gjennomførte Arbeidstilsynet et tilsyn ved Engjom,- Fjerdum og Ungdomsskole. Som arbeidsgiver opplever vi tilsynet som en nyttig gjennomgang av vårt HMS-arbeid og rutiner. Noe som gir oss muligheten for å forbedre vårt arbeid på det området. Tilsynet baserte seg på tilsendt skriftlig materiale og samtaler med enhetsledere, verneombud og et utvalg ansatte. Dette resulterte i en rekke pålegg som kommunen har frist til 10.01.2010 å rette opp. Følgende pålegg er gitt: A: På vedlikehold og inneklima: 1. Kommunen skal i samarbeid med ansatte sørge for en systematisk og regelmessig kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som påvirker inneklima for derved å kunne sikre at det til enhver tid er tilfredsstillende. 2. Kommunen skal sørge for å ha oppdaterte vedlikeholdsplaner for sine skoler. 3. Kommunene skal sørge for å utarbeide en vurdering om inneklima er tilfredsstillende for de ansatte i skolen. B: Spesifikke pålegg for Gausdal ungdomsskole 1. Gausdal kommune må sikre at verneombudet på Gausdal ungdomsskole får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte Side 6 av 8
Sak 11/09 2. Gausdal kommune må sikre at rektor på Gausdal ungdomsskole har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å ivareta det ansvar han har i kommunens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. C: Pålegg gjeldende for alle tre skolene 1. Gausdal kommune må sørge for at det finnes et system ved skolene som sikrer en gjentakende prosess med regelmessige kartlegginger av de ulike aspekter av arbeidsmiljøet, vurderinger av de funn som gjøres, samt utarbeidelse av tidfestede tiltaksplaner for de forhold som ikke kan utbedres umiddelbart. 2. Gausdal kommune må sørge for at det iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. 3. Gausdal kommune må sørge for at det utarbeides skriftlige rutiner for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter. 4. Gausdal kommune må sørge for at det iverksettes systematiske tiltak ved skolene for å forebygge og følge opp tilfeller av vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. VURDERING: Tilsynet gikk samtidig med at vi holdt et 40 timers HMS-kurs for verneombud og enhetsledere. Erfaring fra tidligere kurs er at ny kunnskap sammen med erfaringsutveksling blant deltakerne gir grunnlag for endringer i vårt internkontrollsystem. Nå har vi innspill både fra kurset og Arbeidstilsynets pålegg med oss når vi tar en revisjon av systemet vårt. Denne revisjonen vil vi gjøre i løpet av høsten. Å oppfylle Arbeidstilsynets pålegg ser vi for oss kan gjøres slik: A: På vedlikehold og inneklima: Er i startfasen med å innføre et elektronisk vedlikeholdsprogram, som vi mener skal dekke kravet om vedlikeholdsplaner. Kartlegging av inneklima, dekkes opp gjennom en kombinasjon av endringer i internkontrollrutinene, og vurdering av behovet for egne målinger av inneklima. B: Spesifikke pålegg for Gausdal ungdomsskole Opplæring er nå ordnet, enhetsleder har deltatt på internkurs. Skolen har skiftet verneombud, det nye verneombud har 40 timers HMS-opplæring fra sin forrige arbeidsgiver. C: Pålegg gjeldende for alle tre skolene Pålegg 1 og 2 mener vi langt på vei dekkes opp av dagens internkontrollsystem. Vi kan bli flinkere med dokumentasjon, og vi må gjøre en innsats på opplæring og bevisstgjøring blant de ansatte i forhold til løpende rapportering fra dem. Rutiner i forbindelse med konflikter og forebygging og oppfølging av vold og trusler, pålegget tilsier at vi prioritere utarbeidelsen av slike rutiner. Side 7 av 8
Sak 11/09 Den innvendingen en kan ha til Internkontrollforskriften og HMS-systemet er at det er vel teknisk innrettet med stort fokus på det fysiske arbeidsmiljøet. For eksempel inneholder sjekklista som benyttes ved vernerunden 9 punkter som går på fysisk arbeidsmiljø mens 3 punkter tar for seg arbeidsinnhold, organisering og psykososiale forhold. Det fysiske arbeidsmiljøet er viktig, men vi opplever at kommunen har vel så store utfordringer innen andre sider av arbeidsmiljøet. Påleggene om rutiner i forbindelse med konflikter og forebygging og oppfølging av vold og trusler opplever vi i større grad kommer våre utfordringer i møte. Vi opplever og at et ensidig fokus på internkontrollsystemet gir et noe unyansert bilde av det arbeidet som vi gjør med arbeidsmiljøet. Bildet blir noe mer nyansert hvis vi tar med vårt fokus på nærvær og nærværsfaktorer, arbeidet med myndiggjøring av ansatte, medarbeiderundersøkelser, fysak og oppfølging av enhetsledere. Det er positivt at arbeidstilsynet konstaterer at de ansatte gir tilbakemeldinger om god trivsel og godt arbeidsmiljø, og at påleggene i stor grad går på endring av systemer og rutiner. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Orienteringen tas til etterretning. vedtak: Side 8 av 8