Jonas Marschner Kommunelege (vikar) Askvoll legesenter

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /18266 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Oddvar Mikalsen tlf Askvoll Kommune Postboks ASKVOLL TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Askvoll kommune den og hvor følgende deltok: Fra virksomheten: 1. Tilsyn med kommunens overordna systemer den der følgende var til stede: Ola Bolstad Oppvekstsjef Askvoll kommune Arild Kristiansen Vaktmester Askvoll kommune Bente Nymoen Selvik Hovedverneombud (vara) Gjelsvik skule Magnhild Hoddevik Hovedtillitsvalgt, Udf Askvoll kommune Evi Ollikainen Hjelp24 bedriftshelsetjeneste Jonas Marschner Kommunelege (vikar) Askvoll legesenter Rune Solheim Rektor Askvoll skule 2. Askvoll skule den der følgende var tilstede: Arild Kristiansen Vaktmester Askvoll kommune Magnhild Hoddevik Hovedtillitsvalgt, Udf Askvoll kommune Evi Ollikainen Hjelp24 bedriftshelsetjeneste Rune Solheim Rektor Askvoll skule 3. Oppsummeringsmøte den der følgende var tilstede: Ola Bolstad Oppvekstsjef Askvoll kommune Arild Kristiansen Vaktmester Askvoll kommune Magnhild Hoddevik Hovedtillitsvalgt, Udf Askvoll kommune Evi Ollikainen Hjelp24 bedriftshelsetjeneste Jonas Marschner Kommunelege (vikar) Askvoll legesenter Fra Arbeidstilsynet: Inspektørene Oddvar Mikalsen og Per Kristian Fonn POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen [email protected] TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynssprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene.

3 VÅR REFERANSE 3 I tilsynet fremkom det blant annet at: Askvoll kommune har nylig fått godkjent barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern (med forbehold om enkelte utbedringer). Kommunen har avtale med Hjelp24 bedriftshelsetjeneste (BHT). Fokusområde for samarbeid med Bht rullerer, og i år er det fokus på barnehager. BHT utarbeider plan sammen med kommunen, men det lages ikke egen plan for skoler. Det er planlagt HMS-kurs for ledere i barnehager og skoler i løpet av Verneombud har gjennomført 40 timers HMS-kurs. Inneklima blir blant annet kartlagt gjennom vernerunder. Resultatet fra disse blir benyttet ved utarbeiding av økonomisk plan, som også inneholder plan for vedlikehold. Økonomisk plan strekker seg vanligvis over 3 år. Skoler og barnehager melder inn behov for vedlikehold. Det er egen bok ved skoler som ansatte noterer ned problemer de vil ha ordnet. Vaktmester går gjennom boken og kvitterer ut etter hvert som det er utbedret. Vaktmester har også en egen liste i program på data, og vurderer hva som må gjøres først. Videre har de også vakttelefon som vaktmester kan kontaktes på. Det ble opplyst at det kunne være behov for å ha en bedre oversikt over hva som må gjøres, slik at det er lettere å prioritere vedlikeholdsoppgaver. Kommunen har hatt en prøveperiode med vaktmestersentral. I denne perioden har det vært problemer med etterslep på vedlikehold. Kommunen har derfor planlagt omorganisering fra 2012 der det opprettes en ny av deling, bygg og eiendom, med ansvar for oppfølging og vedlikehold av bygninger. Avdelingen skal bestille tjenester fra vaktmestere som utfører jobben. De fleste skolene er i god stand, det er hovedsakelig Askvoll skole, og der særlig administrasjonsbygg som er i dårlig stand (mangler ventilasjon). Askvoll skole har rundt 35 ansatte. Administrasjonsbygget var tidligere internat, men er nå gjort om til kontorer for de ansatte. Bygget har ikke mekanisk ventilasjon, kun naturlig ventilasjon gjennom vindu og spalter i vegg. I etterkant av problemer med fukt, som følge av kondens på innsiden av dreneringsrør, er det gjennomført målinger av sopp. Resultat er innenfor grenseverdier, men viser at det kan være problemer. Ansatte melder også om plager med hodepine og lignende. Videre er det også behov for å skifte vinduer i administrasjonsbygget. Bygningsmasse ved Askvoll skole er stor, og det er noe etterslep ift. større vedlikeholdsoppgaver. På bakgrunn av størrelse på skolen vil utbedring av etterslep på vedlikehold innebære relativt store kostnader. Skolen har fire renholdere som er kurset i såkalt moderne renhold. Videre har de avtale om vedlikehold av ventilasjonsanlegg. Skolen har nylig bygget en ny moderne avdeling, og har planer om å bygge ut byggesteg 2. Kommunen har kjøpt inn og plassert ut 35 dosimetre for måling av radon.

4 VÅR REFERANSE 4 Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Bedriftshelsetjeneste Askvoll kommune er tilknyttet Hjelp24 bedriftshelsetjeneste (Bht). Kommunen har utarbeidet en plan for samarbeid med Bht, men det er ikke laget egen plan for skolene. Etter forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, best. nr bokstav a, er det krav om periodevise planer for samarbeid med bedriftshelsetjenesten. 2. Ventilasjon Riktige luftmengder til/fra de ulike rom i forhold til behovet har betydning for opplevelsen av inneklima. Endret bruk av lokaler krever tilpasning. Feil innregulering kan føre til dårlig luftkvalitet, trekk, støy og at forurensninger og lukt beveger seg ukontrollert. Tette filter reduserer ventilasjonen, skitne filter kan redusere luftkvaliteten spesielt dersom de utsettes for fukt. Forurensning i tilluftkanaler og ventilasjonsaggregat kan påvirke luftkvaliteten, forurensning i avtrekkskanaler kan redusere funksjon. a) Askvoll skole har ikke mekanisk allmennventilasjon i administrasjonsbygg. Kontorer har bare mulighet for ventilasjon gjennom vindu og spalter i vegg. 3. Vedlikeholdsstrategi/vedlikeholdsplaner Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). a) Kommunen har ikke dokumentert en overordnet vedlikeholdsstrategi. b) Kommunen har ikke dokumentert vedlikeholdsplaner for skolene basert på en vedtatt målsetting og strategi. Det ble bekreftet under tilsynet at man ikke har systematiske vedlikeholdsplaner for skolene. 4. Etterslep på vedlikehold Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Det er kommunens oppgave å gjennomføre nødvendige tiltak så raskt som mulig og prioritere tiltakene ut fra en vurdering av tilstand og risiko. a) På grunn av stor bygningsmasse ved Askvoll skole har det oppstått etterslep på vedlikehold. Det ble blant annet registrert problemer med fukt i administrasjonsbygg og mose på tak til enkelte bygninger.

5 VÅR REFERANSE 5 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Bruk av bedriftshelsetjeneste Kommunen skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en periodevis plan for bedriftshelsetjenesten sitt arbeid ved skolene, jf forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr.600) 5. Pålegget blir sett på som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av utarbeidet plan. 2. Ventilasjon Kommunen må sørge for at administrasjonsbygg ved Askvoll skule har ventilasjonen som er i tråd med behovet, jf. forskrift om arbeidsplasser og lokaler 8. Se også veiledning til klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best.nr: 444) for informasjon om ventilasjonsbehov. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av handlingsplan som viser tidfestet tiltak for å sikre at ventilasjon er i tråd med behovet. 3. Vedlikeholdsstrategi Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jf. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Se også vedlegg 2 til melding om tilsyn, for informasjon om innhold i vedlikeholdsstrategiog vedlikeholdsplaner. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 4. Etterslep på vedlikehold Kommunen må sørge for at det utarbeides rutine som ivaretar systematisk arbeid med vedlikehold ved Askvoll skole, slik at det sikres et fullt forsvarlig inneklima, jf, arbeidsmiljøloven 3-1(2) c), 4-4(1), forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 pkt. 6, 7 og forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av rutine som ivaretar systematisk arbeid med vedlikehold ved Askvoll skule.

6 VÅR REFERANSE 6 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/18266 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Vestlandet, tilsynskontor Førde Rune Joar Ravnestad tilsynsleder (sign.) Oddvar Mikalsen seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Askvoll Kommune v/oppvekstsjef Askvoll kommune v/hovedverneombud Rektor ved Askvoll skule Verneombud ved Askvoll skule Fylkesmannen v/skoleansvarlig Njøsavegen LEIKANGER Fylkesmannen v/helseansvarlig Njøsavegen LEIKANGER