Kirsti Eldby, inspektør Oddrun Nordli, konsulent

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /19930 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Stig-Allan Simonsen tlf Evenes kommune Postboks BOGEN I OFOTEN TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsynsbesøk den hos Evenes kommune. Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Steinar Sørensen, rådmann Edel Danielsen, hovedverneombud Kjersti Markusson, rektor ved Liland skole Kolbjørn Pettersen, rektor ved Bogen skole. Håkon Olsen, teknisk leder Stig-Allan Simonsen, rådgiver Kirsti Eldby, inspektør Oddrun Nordli, konsulent Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS-system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklimaet ved skolebygningene i Evenes kommune. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis for kommunens skolebygninger. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom skolene og andre bygninger som kommunen har ansvar for. 4. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. 5. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima ved skolen, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Evenes kommune har totalt 2 enheter som benyttes til skoledrift. Enhetene består av Bogen skole og Liland skole. Bogen skole: Bogen skole har 11 personer ansatte og ett elevantall på 45 personer, fordelt på 1-7. klassetrinn. Bygningsmassen oppgis å være nærmere 60 år gammel, og har ikke vært gjennom noen hovedombygging eller renovering. Kommunens vedlikeholdstjeneste skal ifølge egne rutiner gjennomføre en daglig gjennomgang av skolen for feilretting av mindre mangler og driftsettersyn av teknisk anlegg. Men som følge av sykemeldinger og manglende innhenting av vikarer, har ikke disse oppgaver vært prioritert. Som erstatning har mindre mangler og vedlikehold derfor blitt ivaretatt av skolens ansatte, mens resterende har blitt innmeldt til vedlikeholdstjeneste via skolens rektor. Videre har skolen eget notatbok i avsatt vaktmesterhjørne som ansatte kan notere mangler. Det er noe uklart hvordan oppfølging av denne vaktmesterbok har vært ivaretatt i tidsperiode hvor vedlikeholdstjeneste ikke har vært tilgjengelig for daglig ettersyn. Skolen har i perioder opplevd dårlig inneklima og støy som et arbeidsmiljøproblem. Dette har vært forsøkt løst ved at blant annet ventilasjonsanlegg har vært avslått, uten at dette har gitt særlig effekt. Aktuelle mangel har ikke vært innmeldt til kommunens ledelse, som en følge av at slik innmelding i liten grad oppleves å gi særlig effekt. Skolens rektor opplyser videre at ventilasjonsinstallasjon ved skolens bygning ikke bør benyttes, da slike installasjoner etter eget syn vil medføre en negativ påvirkning av arbeidsmiljøet ved skolen. Bakgrunnen for dette er egne erfaringer med opplevde støy fra skolens ventilasjonsanlegg, samt at manglende vedlikehold og renhold av anlegget ikke tilfører arbeidslokalene den luftkvalitet som gir et godt arbeidsmiljø.

3 VÅR REFERANSE 3 Liland skole: Liland skole har totalt 26 ansatte og 122 elever i klassetrinn. Bygningsmassen ble oppført i 4 sammenhengende bygningsfaser i tidsperioden Deler av denne bygningen har vært renovert eller ombygd, slik at tilstanden på bygningene oppgis å være tilfredsstillende. Det er avsatt eget kontor ved Liland skole som vedlikeholdstjenesten benytter. Denne tilstedeværelse av vedlikeholdspersonale har medført at ettersyn av skolens bygningsmasse og avviksretting har vært greit ivaretatt. Det har likevel vært avdekket mangler ved teknisk utstyr som ventilasjonsanlegg og trappeheiser på grunn av manglende ettersyn, samt at slitasjeskader på bygningsdeler ikke er utbedret etter behov. Skolen har tilgjengelig egen vaktmesterbok for innmelding av mindre avvik til vedlikeholdstjeneste, slik at disse kan utbedres ved daglige ettersynsrunder ved skolen. Det har tidligere vært gjennomført større renoveringsarbeider ved Liland skole, hvor blannt annet personalromsfløy ble renovert og utbygd i 2009, samt at det er gjort utbedringer ved ventilasjonsanleggene. Vedlikeholdstjenesten til Evenes kommune består et samarbeid med Tjeldsund kommune. Tjenesten har sin ledelse i Tjeldsund kommune, men Evenes kommune disponerer personale tilsvarende den bemanningsandel som ligger i vedlikeholdstjenesten. Metoden er valgt ut for å gi en økonomisk besparelse, i tillegg til ekstra kapasitet i forhold til ekstrahendelser. Arbeidstilsynet registrerer likevel i tilsyn at denne form for organisering kan medføre at virksomhetene mister noe kontakt med vedlikeholdstjenesten. Dette fordi enhetene opplever en større avstand for å kunne melde inn behov. Ledelse ved virksomhetene kjenner ikke til at det er gjennomført kartlegging av skolene etter Forskrift om Miljørettet helsevern. Evenes kommunes overordnede HMS-system fastsetter at skoleenhetene skal gjennomføre årlige vernerunder og medarbeidersamtaler. Dette som kartlegging av både det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet ved virksomhetene. Oppfølgingspraksisen hos virksomhetene har derimot vært variabel. Bogen skole har gjennom en tidsperiode registrert en manglende oppfølging fra kommunens ledelse, og har derfor valgt å ikke gjennomføre slike kartlegginger. Liland skole har derimot valgt å gjennomføre disse, men nylig lederskifte ved skolen gjør at rutinene ikke er satt enda. Dette arbeid foregår fortløpende. Arbeidsmiljøutvalget i Evenes kommune har i liten grad vært benyttet de siste år. Det har ikke vært etterlyst arbeidsmiljø- og tilstandskartlegginger fra dette utvalg, samt at møteplan viser at det har vært liten møteaktivitet. Vi registrerer likevel at det ble gjennomført møte like etter at vårt tilsyn ble gjennomført, samt at det i tilsyn ble påpekt at dette arbeidet skal prioriteres fremover Evenes kommunes vedlikeholdstjeneste har ikke utarbeidet en kartlegging av tilstanden til den kommunale bygningsmassen. Dette innebærer at det i liten grad finnes ett vurderingsgrunnlag for risikovurderinger vedrørende det arbeidet som kommunen må gjennomføre for å ivareta lovkrav om å påse at arbeidsmiljøet for virksomhetenes arbeidstakere er tilfredsstillende. Dette både i forhold til økonomisk og fysisk planlegging av slikt arbeid.

4 VÅR REFERANSE 4 Dagens vedlikeholdsarbeid består som følge av overnevnte i hovedsak av feilretting av innmeldte problemstillinger. Vedlikeholdstjenesten gjør prioritering av ulike vedlikeholdstiltak etter tilgjengelige økonomiske ressurser og alvorlighetsgrad ved innmeldte avvik. Ved større og mer kostnadskrevende mangler, meldes avvikene opp til politisk behandling for frigjøring av ekstra økonomiske midler. Både kommunens ledelse og enhetene føler at vedlikeholdsarbeid i liten grad har prioritet ved tildeling av midler i budsjettarbeider. Vedlikeholdstjenesten opplever at budsjettkutt gir et lavere fokus på slikt arbeid, noe som medfører at den totale tilstand på bygningsmassen forfaller raskere enn hva vedlikeholdet klarer å ivareta. Mangel av en fullverdig kartlegging av tilstand ved kommunale bygninger, samt at kommunen ikke har utarbeidet en overordnet strategi for vedlikeholdsarbeid fremtvinger å løse utfordringene i ettertid av at avvikene oppstår. Dette innebærer at kommunen i liten grad vil ha oversikt over de utgifter og oppgaver som kan oppstå, samt føre til en noe tilfeldig tildeling av budsjettmidler i forhold til det faktiske vedlikeholdsbehovet. Vår vurdering vil være at en helhetlig kartlegging av tilstand ved den totale bygningsmassen skal sammen med en overordnet vedlikeholdsstrategi, danne grunnlag for en planlegging med fokus på forebyggende vedlikeholdsarbeid. Kommunens overordnede strategi vil gi føringer for hvilken nedre tilstand som vil være akseptabel, mens resultatet av kartleggingen vil gi en reell oversikt over de oppgaver som må løses for at valgt standard blir ivaretatt. En slik vedlikeholdsmetode vil også være positiv for å synliggjøre de fremtidige risikovurderinger og økonomiske utfordringer som kommunens vedlikeholdstjeneste vil stå foran. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Evenes kommune har ved tilsynsmøtene ikke kunne dokumentere en tilfredsstillende kartlegging av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i skolebygningene som kommunen har ansvaret for. I henhold til Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer, og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. 2. Evenes kommune har ved tilsyn opplyst at det ikke foreligger en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold ved den kommunale bygningsmassen jfr. krav i Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. En slik overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplanlegging vil være nødvendig for å gi et helhetlig og systematisk vedlikeholdsarbeid ved Evenes skole. Dette for å påse at de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid blir utført. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 krever videre at slik vedlikeholdsplanlegging skal gjøres skriftlig.

5 VÅR REFERANSE 5 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i Arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Evenes kommune skal i samarbeid med sine ansattes representanter kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. Kopi av dokumentasjon for sluttført kartlegging skal oversendes oss. 2. Evenes kommune skal i samarbeid med ansattes representanter utarbeide en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Evenes kommunes skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/19930 ved svar.

6 VÅR REFERANSE 6 Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Stig-Allan Simonsen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Evenes kommune, Arbeidsmiljøutvalget Postboks BOGEN I OFOTEN Evenes kommune, Hovedverneombudet Postboks BOGEN I OFOTEN Bogen skole Postboks LILAND Bogen skole, Verneombudet Postboks LILAND Liland skole Postboks LILAND Liland skole, Verneombudet Postboks LILAND Tjeldsund kommune, Plan og utvikling Hol 9444 HOL I TJELDSUND