Gjennomføring av tilsynet, registerte observasjoner og funn

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /16747 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ingar Andersen tlf NOME KOMMUNE v/ rådmannen Ulefoss 3830 ULEFOSS VEDTAK OM PÅLEGG Arbeidstilsynet viser til tilsyn gjennomført hos Nome kommune 20., 21. og 23. september 2011 og tilsynsrapport med varsel om pålegg av Arbeidstilsynet har ikke mottatt kommentarer til rapporten. Gjennomføring av tilsynet, registerte observasjoner og funn Tilsynet i Nome kommune strakk seg over 4 dager, fra tirsdag 20.september til fredag 23. september Med følgende: Tirsdag - innledende møte på Rådhuset for å redegjøre for hensikt og omfang av tilsynet i Nome kommune, samt spørsmål om overordnet system. Onsdag tilsyn m/befaring ved Holla ungdomsskole om formiddagen og Lunde 10-årige skole om ettermiddagen. Torsdag - intern møte for Arbeidstilsynets tilsynspersonell med formål å oppsummere funn så langt og forberede presentasjon neste dag. Fredag - avsluttende/oppsummerende møte på Rådhuset for å presentere Arbeidstilsynets funn. Overordnet kommunalt nivå (skoleeier): Nome kommune har 3 skoler. Ulefoss skole og Holla ungdomsskole i Ulefoss og Lunde 10-årige skole i Lunde. I tillegg har kommunen seks barnehager. Organisatorisk er disse plassert i skole og barnehageetaten. Nome kommune er tilknyttet bedriftshelsetjenesten Senter for Arbeidsmiljø i Midt-Telemark (SAMT). Det foreligger handlingsplan (på kommunenivå) for 2011 og rapporter for leverte tjenester. Nome kommune har et overordnet HMS-system, felles med Bø og Sauherad kommuner. Her beskrives mål, ansvar og oppgaver relatert til HMS. Her finnes også prosedyre for risikovurdering inkludert utarbeidelse av handlingsplan. Det er utarbeidet prosedyre for vernerunde og utarbeidelse av handlingsplan og det er prosedyre for melding av skade, tilløp og avvik. Arbeidstilsynet mener dette systemet ikke har blitt tatt fullt ut i bruk etter intensjonen og at kommunen har gevinster i vente ved å sørge for bruk av systemet. Ansvarsfordelingen vedrørende skolenes inneklima virker klar. Teknisk etat har ansvaret for bygningene og de tekniske installasjonene og vedlikeholdet av disse. Teknisk etat organiserer vaktmestertjenesten og rengjøringspersonalet. Vaktmestere og rengjøringspersonalet er ansatte i kommunen under teknisk etat. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Det sies det er en åpen og uformell kommunikasjon mellom den enkelte skole og teknisk etat som sørger for at mangler og avvik vedrørende det tekniske og byggmessige raskt finner en løsning. Det er også et mer formelt system: vaktmesterboka. I hvert bygg har vaktmesteren sin base, hvor det ligger en loggbok hvor det noteres forhold som man mener bør rettes. Her kan etter hva jeg forstår også andre enn vaktmester notere. Systemet er allikevel ikke vanntett, slik at det er mulig at forhold ikke blir tatt opp. Et formelt og regelmessig møte mellom teknisk (skoleeiers representant) og skolebruker er ikke opprettet. Drift og service på ventilasjonsanlegg utføres av en av vaktmesterne som har nødvendig kompetanse. Loggbok for utført arbeid, bl.a. filterbytter føres. Det ble under tilsynene ikke lagt frem en skriftlig, overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende plan. Allikevel var det god forståelse og det ble uttrykt god oversikt for status på bygg og installasjoner. Lunde 10-årige er nylig (2010 og 2011) delvis restaurert og delvis nybygd. Holla ungdomsskole er planlagt delvis nybygd(restaurert). Etter vedtak kan byggestart finne sted Midlertidige lokaler i form av brakkemoduler med ventilasjonsanlegg flyttes fra Lunde til Ulefoss høsten Byggestart i 2014 er en forutsetning for pålegg 2. Skolen mangler almenventiasjon og om nybygget ikke blir en realitet, vil Arbeidstilsynet vurdere å pålegge installasjon av ventilasjonsanlegg i eksisterende bygninger. Vedlikeholdsplaner for den enkelte skole ble ikke fremlagt. Selv om en skole er ny og fin, skal det foreligge en plan som skal bidra til at den forblir fin. Og selv om nybygg og rehabilitering er besluttet, skal det foreligge en skriftlig plan, som sikrer forsvarlig inneklima i påvente av nybygget. Ingen av skolene har fullverdig godkjenning av miljørettet helsevern. Holla ungdomskole ble godkjent med merknader i Ingen kunne redegjøre for merknadene og om de fremdeles var aktuelle. Lunde avventer godkjenning i 2011 etter at innreguleringsrapportene for ventilasjonsanlegget er klare og dokumenterer at ventilasjonen er i henhold til spesifikasjonene. Skolenivå: Både rektor og verneombud har gjennomgått opplæring i HMS, og skolene er tilknyttet bedriftshelsetjeneste gjennom kommunens kontrakt med SAMT. Det er utarbeidet plan for SAMTs tjenester, men disse er generelle og ikke på skolenivå. Skolene har rutiner som sørger for kartlegging av arbeidsmiljøforhold, inkludert inneklimarelaterte forhold og har utført dette i flere år. De har vernerunder, arbeidsmiljøkartlegging, møter med også HMS på dagsorden. På denne basis settes opp en handlingsplan. Holla ungdomsskole Bygningene bærer preg av slitasje og det er ikke almenventilasjonsanlegg i noen av rommene. Nybygg/rehabilitering er planlagt og mange tiltak er satt på vent av den grunn. Lunde ti-årige skole

3 VÅR REFERANSE 3 Skolen har nylig vært gjenstand for omfattende rehabilitering og et nytt bygg er reist. Skoleanlegget fremstår som fysisk meget godt. Et par forhold bør undersøkes nærmere. Under mattilberedning i skolekjøkkenet spres tidvis matlukt til andre deler av bygget. Det er kjøkkenvifter over hver komfyr med felles avtrekksystem. Arbeidsrommet for lærere i 2. etasje ungd.sk. er noe varmt. Temperaturen anbefales holdt på 21 gr. Begrunnelse for varsel om pålegg Ingen av skoleanleggene kunne vise frem en samlet plan for vedlikeholdstiltak. Det finnes imidlertid planer utarbeidet av skolene, basert på vernerunder. Arbeidstilsynet mener at en fullverdig vedlikeholdsplan skal utarbeides av i fellesskap av den som forvalter bygningene og de tekniske installasjonene og de som bruker dem. For eksempel bør byggteknisk kontroll eller sjekk, service på ventilasjonsanlegg, renholdsstandard og frekvens på renhold samt vernerunder på skolen alle være verktøy som skal gjøres regelmessig og alle disse vil kunne generere tiltak. Planen kan bestå av beskrivelse av hva kommunen (forvalter) gjør for å kontrollere/sjekke bygg og installasjoner og hva bruker gjør for å avdekke mangler og behov for forbedringer. Videre hvordan de forskjellige ansvarlige etater kommuniserer og sørger for at alle data samles og hvordan det i samarbeid utarbeides en liste over tiltak som må gjøres. Arbeidstilsynet mener at enkeltelementer er på plass, men samordningen til et hele er mangelfull. Holla ungdomsskole bærer preg av alder og slitasje og mangel på ventilasjon. Det er vedtatt større utbedringer og delvis nybygging. Det nye anlegget vil allikevel ikke kunne tas i bruk før om et par år og i mellomtiden skal selvfølgelig inneklimaet være forsvarlig i de lokaler som benyttes. Det må derfor undersøkes nærmere om det vil bli tilfelle. I det arbeidet vil en inneklimakartlegging, inkludert målinger der det er nødvendig for å gi gode svar være nødvendig. På denne bakgrunn skal det nedfelles en skriftlig plan for alle typer tiltak som må gjøres for at inneklimaet skal være tilfredsstillende i perioden frem mot nybygget. Dette er beskrevet i Arbeidsmiljølovens 3-1 (2)c. og i forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) og som også krever skriftlighet. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og til å sette vilkår. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Kommunen må utarbeide et system som sikrer at alle inneklimaforhold og vedlikeholdsbehov som kan ha innvirkning på inneklimaet regelmessig blir kartlagt og at resultatene blir samordnet i en tiltaksplan for hvert skoleanlegg/bygg. Jf. forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) Frist for gjennomføring:

4 VÅR REFERANSE 4 2. Holla ungdomsskole Kommunen skal i samarbeid med bruker og brukers ansatte kartlegge skoleanlegget med tanke på nødvendig vedlikehold som kan innvirke på inneklimaet og inneklimafaktorer som for eksempel luft og temperatur. Resultatene skal vurderes og gis en prioritet og nedfelles i en skriftlig plan for gjennomføring. Jf. forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) Frist for gjennomføring: Vilkår: Plan skal minst inneholde beskrivelser som følger: - Skolen har ikke almenventilasjon og skriftlige rutiner for lufting og åpning av ventiler som sikrer luftutskiftning må utarbeides og følges. - Måling av CO 2 gir en indikasjon på om luftutskiftningen er bra nok i forhold til rom, oppholdstid og antall personer. Slik måling skal utføres for å lage så gode lufterutiner som mulig. Målingene skal gjøres av personer med inneklimatisk og måleteknisk kompetanse, for eksempel fra bedriftshelsetjenesten. - Der de fysiske forholdene ikke blir akseptable må man søke å gjøre endringer av organisatorisk art. Det kan dreie seg om å redusere bruken av dobbeltimer, dele grupper i flere mindre grupper, bruke brakker, uteundervisning (når det er hensiktsmessig og praktisk mulig) med mer. - Alt annet som innføres for å sikre best mulig inneklima i byggeperioden. Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Sør-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant

5 VÅR REFERANSE 5 Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/16747 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Bjørn Tore Hansen tilsynsleder (sign.) Ingar Andersen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Hovedverneombudet Nome kommune Teknisk sjef, Nome kommune Skole og barnehagesjef, Nome kommune Notodden kommune, miljøhygienisk avdeling, Teatergata 3, Pb. 103, 3672 Notodden Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark BA, Valenvegen 2, 3800 Bø i telemark Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak