Holmestrand Kommune Rådhusgt HOLMESTRAND. Att. Rådmannen

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /6105 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Conny Bruun tlf Holmestrand Kommune Rådhusgt HOLMESTRAND Att. Rådmannen VEDTAK OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn den 31.mars og 1. april 2011 i Holmestrand kommune. Fra virksomheten Else Gusland Personal og utviklingssjef Åpning og slutt Tor Arne Ekelund Eiendomssjef Åpning og slutt Remy Andersson Drift og vedlikeholdsleder Alle 4 Kurt Klevan Rektor Gjøklepp ungdomsskole Kun på Gjøklepp Arild Sundt VO Gjøklepp ungdomsskole " Britt Tanaberg Trinnleder/lærer Gjøklepp Ungdomsskole Gjøklepp og slutt Anne M. Jacobsen Rektor Botne barneskole Åpning, Botne og slutt Marit Leiros VO Botne barneskole Kun på Botne Kari Brekke HVO Åpning, Botne og slutt Per Stokke HTV Åpning og slutt Eva Rizi Miljørettet helsevern Alle 4 Larissa Dørum Rubicon bedriftshelsetjeneste Åpning og slutt Fra Arbeidstilsynet Nina Nordgård Conny Bruun Avdelingsingeniør Overingeniør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Det vises til varsel om pålegg av 11. april 2011, hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Vi har ikke mottatt kommentarer innen fristen 28. april 2011 så derfor gjentas påleggspunktene lik de varslede påleggene. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Begrunnelse for pålegg 1. Kommunen har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. best.nr. 544(internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende handlingsplaner. Det finnes rutiner for risikovurdering Holmestrands kommunes internkontroll, men det var ikke gjennomført risikovurdering hvor inneklima var tatt med som et tema på begge skolene. 2. Det ble bekreftet at kommunen har rutiner for melding av avvik, men linjene for håndtering og oppfølging av avvikene var uklare. Kommunen plikter å revidere sine rutiner jevnlig for å sikre at de fungerer som forutsatt. jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter best.nr. 544(internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr Renhold av lokaler og tekniske anlegg kan ha betydning for luftkvaliteten i skolene og kan for enkelte føre til en forverring av helseplager. Kommunen (skoleeier) kunne ikke legge frem skriftlige rutiner for å planlegge og gjennomføre renhold i samsvar med behovet. Oppgavene med løpende renhold, hovedrenhold og særskilt renhold av tekniske anlegg var ikke tilfredsstillende avklart mellom kommunen og den enkelte skolen. Under tilsyn ved kom det frem at renholdet ikke var tilfredsstillende på noen av skolene. Det var mye skitt og støv (på hyller i ganger, inngangspartier, tepper og i trapper) Renholdsplanen var tilstede, men det ble uttalt at disse ikke ble ikke fulgt opp pga ressursmangler. Renholdssonene (fastmonterte tepper) ved inngangspartiene vaskes ikke etter interne retningslinjer (se brev fra renholdsleder til MHV i 2006) eller etter produktspesifikasjonen til teppene fra leverandør. 4. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte, utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold. Vedlikeholdsplanene skal sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 (2) nr Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Det er kommunens oppgave å gjennomføre nødvendige tiltak så raskt som mulig og prioritere tiltakene ut fra en vurdering av tilstand og risiko. Rapporten fra Miljørettet helsevern ved Botne skole og meldingene om avvik, som i følge rektor skal være sendt, viser at blant annet Botne skoler har betydelige mangler som kan medvirke til dårlig inneklima. Det ble ikke dokumentert hvilke tiltak som er planlagt gjennomført for å senke risikoen for plager på grunn av dårlig inneklima. 6. På begge skolene er det avdekket fuktproblemer. På Botne skole rant vannet i gymsalen når vi var på tilsyn. Kommunen har ingen klare retningslinjer for sanering av fukt. For at det skal være et godt inneklima på skolen må det være klare retningslinjer i FDV-systemet som sikrer en god oppfølging av skolene hvis det skjer en vannskade. Det må gjennomføres en risikovurdering i forkant av saneringen i gymsalen for å vurdere om lærere og elever kan bruke deler av gymsalen i perioden hvor det saneres.

3 VÅR REFERANSE 3 Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og til å sette vilkår. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsleder og ansatte kartlegge og risikovurdere helsefarer og problemer knyttet til skolebygningene, og installasjoner på skolene, med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5, (2) nr.6. Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av risikovurderingen og handlingsplanen som er utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Handlingsplanen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. 2. Kommunen må utarbeide rutiner for melding, håndtering og oppfølging av avvik slik det kreves i internkontrollforskriften. Rutinen må også sikre en oppfølging av rutinen for å sjekke opp at den fungerer som ønsket. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5, 2.ledd nr.7 og 8 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen og en bekreftelse for hvordan det skal sjekkes at rutinene etterleves. 3. Kommunen må i samarbeid med rektor/verneombud lage en oppdatert renholdsplan for alle skolene i kommunen som spesifiserer oppgave/frekvens. Renholdsplanen må følges slik at det legges til rette for et godt inneklima. Jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 punkt 7 og arbeidsmiljøloven 4-4(1). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at rutinene for renhold av skolebygningene er laget. Rutinene må beskrive hvordan det skal sjekkes at bygget holder den renholdsstandarden som dere blir enige om i den nye renholdsrutinen.

4 VÅR REFERANSE 4 4. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide skriftlig vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner for systematisk vedlikehold. Vedlikeholdsplanene skal beskrive de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Planen skal være satt opp med ansvarlige og tidsfrister. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: 10. oktober 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi og en bekreftelse på at det er laget en overordnet vedlikeholdsplan for skolebyggene i kommunen. 5. På grunn av at forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima på Botne skole må kommunen, i samarbeid med skolens ledelse og ansatte, utarbeide en tidfestet og prioritert plan for vedlikehold/ rehabilitering av de skolen. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 (2)nr. 6. Frist for gjennomføring: 10. juni 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av planen for vedlikehold/rehabilitering av Botne skole. 6. Kommunen må lage en rutine for fuktsanering. Rutinen må benyttes ved sanering av fukt i gymsalen. Vannskaden må utbedres for å oppnå et tilfredsstillende inneklima i gymsalen. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: 10. juni 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers rutine for fuktsanering og en bekreftelse på at vannskaden i gymsalene er reparert og at fukten er sanert i tråd med kommunens nye rutine. Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8.

5 VÅR REFERANSE 5 Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Sør-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/6105 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Marianne Pedersen tilsynsleder (sign.) Conny Bruun seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Botne skole v/rektor " Botne skole v/verneombud " Drift og vedlikeholdsleder Andersson Eiendomssjef Ekelund " Fylkesmannen ved helseansvarlig Anton Jensensgt TØNSBERG Fylkesmannen ved skoleansvarlig Antons Jensensgt TØNSBERG Gjøklepp ungdomsskole v/rektor " Gjøklepp Ungdomsskole " v/verneombud Holmestrand Kommune Rådhusgt HOLMESTRAND Holmestrand Kommune v/rådmannen Rådhusgt HOLMESTRAND HTV " HVO " Kommuneoverlegen/Miljørettet helsevern Personal og utviklingssjef Gusland Rubicon bedriftshelsetjeneste, L. Dørum Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak Bilder fra Botne og Gjøklepp skole Baglergt TØNSBERG