TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LILLESAND KOMMUNES SKOLEBYGG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LILLESAND KOMMUNES SKOLEBYGG"

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /19755 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER John Jacobsen tlf LILLESAND KOMMUNE v/rådmann Jan Henning Windegard Postboks LILLESAND TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LILLESAND KOMMUNES SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Lillesand kommune. Deltakerliste er vist i vedlegg 1. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I tilsynene har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen som skoleeier og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennomføring av tilsynet, registerte observasjoner og funn Tilsynet i Lillesand kommune strakk seg over hele uke 41, fra mandag 10. til fredag 14. oktober Med følgende: Mandag - innledende møte på Rådhuset for å redegjøre for hensikt og omfang av tilsynet i Lillesand kommune. Onsdag tilsyn m/befaring ved Borkedalen skole om formiddagen og Brentemoen skole om ettermiddagen. Torsdag - intern møte for Arbeidstilsynets tilsynspersonell med formål å oppsummere funn så langt og forberede presentasjon neste dag. Fredag - avsluttende/oppsummerende møte på Rådhuset for å presentere Arbeidstilsynets funn. Hvert moment ble gjennomgått og drøftet i plenum med alle som var tilstede. Overordnet kommunalt nivå (skoleeier): Lillesand kommune har fem barne- og ungdomsskoler. Organisatorisk er disse plassert i sektor for skole og barnehage. Lillesand kommune er fra januar 2011 tilknyttet Hjelp24 som yter bedriftshelsetjeneste til alle ansatte i kommunen. Handlingsplan for arbeidet er utarbeidet. Tidligere var Lillesand kommune tilknyttet Agder HMS. Årsrapport for 2010 foreligger. Når det gjelder ansvarsfordelingen mellom skoleeier og den enkelte skole i forhold til vedlikehold og sikring av et tilfredsstillende inneklima, kom det tydelig frem at skoleeier v/enhet for bygg og eiendom (EBE) har ansvar for skolebyggene, mens rektorene er delegert ansvar for aktiviteten som foregår i byggene. Det synes som denne ansvarsfordelingen er tydelig kommunisert ut i organisasjonen blant annet gjennom Driftsinstruks for EBE, Service og leveranseavtale, IK-Bygg Web og jevnlige møter mellom rektorene og vaktmestrene. Det synes som dette fungerer i praksis.

3 VÅR REFERANSE 3 I forhold til systematisk renhold av byggene, ble det redegjort for at kommunen har en Renholdsplan. Renholdet er planlagt i tråd med NS-INSTA 800 Rengjøringskvalitet System for å fastlegge og bedømme rengjøringskvalitet. Bystyret har besluttet at renholdet skal gjennomføres i henhold til nivå 3. Det kom frem at rektorene og verneombud på skolene ønsker nivå 4. Begrunnelsen for at nivå 4 ikke er valgt er at dette vil øke kostnader for kommunen med ca. kr. 1,3 mill. pr For å dokumentere at Lillesand kommune har en vedlikeholdsstrategi, ble det lagt frem Forslag til rehabilitering kommunale bygg og utskrift fra IK-Bygg Web som også synliggjør planer på kort og lang sikt. Omfattende rehabiliteringer er også en del av denne strategien. Ut fra dette og muntlig presentasjon synes det som kommunen har god kontroll og oversikt over fremtidige investeringer og behov i forhold til skole og barnehager. Det synes også som vedlikeholdsplanene er i samsvar med strategi og kartlagt behov. Vedlikeholdsplanene ble synliggjort ved Tiltakslister fra Facilit. Det ble muntlig presentert eksempler på midlertidige tiltak som er gjennomført, bl.a. stenging av avdeling ved Hæstad barnehage som nå er i midlertidige lokaler i påvente av en mer permanent løsning. I prosessen med utarbeiding av vedlikeholdsplaner er det viktig med medvirkning fra de ansatte som arbeider på skolene og verneombud. Det kom frem fra de tilstedeværende at de har mulighet til å medvirke blant annet gjennom vernerunder, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser (hvert 2. år), personalmøter og AMU. Resultater og behov videresendes i linjen. I tillegg synes det som det er god kommunikasjon mellom rektorene og leder for EBE, samt på ukentlige møter mellom rektorene og vaktmestrene. Rektorene og verneombudene tilbakemelder at de føler de medvirker, selv om de ikke alltid får gjennomslag for alt. EBE prioriterer i forhold til de mest akutte behov. Det vil si at estetisk vedlikehold kan bli utsatt til fordel for vedlikehold som må gjennomføres for å forebygge blant annet inneklimaproblemer og også tilrettelegging for elever med spesielle behov. Rådmannen gav også uttrykk for at vedlikeholdet ansees som tilstrekkelig, men han er klar over ønskene fra rektorene og ansatte om økte ressurser til vedlikehold. Politikerne blir orientert om de valg som er tatt og planer fremover i årsmeldinger og budsjett. Sektorleder for skole og barnehage informerte om at politikerne hadde gitt uttrykk for tilfredshet med den systematikken EBE har i forhold til vedlikehold og rehabiliteringer. Når det gjelder kommunens arbeid med å kartlegge radonnivået i skoler og andre kommunale bygg, kunne det ikke redegjøres for dette på vårt første møte med kommunen. Imidlertid er dette grepet fatt i, og det er i etterkant oversendt dokumentasjon på at kommunen i løpet av vinteren 2011/2012 vil gjennomføre radonmålinger i sine skolebygg og barnehager. Skolenivå: Det fremkom at rektorene ved Borkedalen og Brentemoen skoler hadde gjennomgått HMSopplæring. Derimot hadde verneombudet på Borkedalen skole ikke gjennomført 40-timers kurs. Det kom frem at kurset som arrangeres av BHT i november er fulltegnet, og alternativt kurssted er ikke vurdert. Verneombudet på Brentemoen skole har bare delvis gjennomført 40-timers kurs og skal fullføre dette i november. I forhold til om skolene har skriftlige rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima, ble det fremlagt vernerundeskjema og for

4 VÅR REFERANSE 4 Brentemoen skole en skriftlig rutine for HMS arbeid. Det ble også informert om at det gjennomføres medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelse (hvert 2. år). Avdekket behov meldes på mail til EBE eller direkte i FDV-databasen Facilit. EBE foretar tilleggsundersøkelser ved behov. På begge skolene er det montert solavskjerming der det er behov for dette. Det ble ikke rapportert om fuktskader eller mugglukt ved noen av skolene, men det ble gitt eksempler på vannlekkasjer som var håndtert slik at problemer ikke skulle oppstå i etterkant. Det ble opplyst at iverksatte tiltak blir kontrollert i etterkant som en del av en oppfølgingsrutine. Når det gjelder spesielle forurensninger ved skolene, var det montert punktavsug i sløydsalene. På skolekjøkkenene var det montert avtrekksvifter, men kapasiteten på disse ved Borkedalen skole bør vurderes. I forhold til kjemikaliehåndtering ble det opplyst at kommunen benytter ECOonline som elektronisk stoffkartotek, og at kjemikaliene oppbevares innelåst. Skoleledelsen og verneombud kjenner til at det finnes rutiner for vedlikehold av bygninger og installasjoner slik som nevnt tidligere. Det samme gjelder skriftlige rutiner for melding av avvik. I praksis melder de ansatte ofte oppdukkende avvik muntlig direkte til rektor, som så melder EBE enten pr. mail eller via Facilit. Facilit er et relativt nytt system i Lillesand kommune, så implementeringen er ikke fult gjennomført ennå. Når det gjelder ventilasjonsanleggene blir det opplyst at disse fungerer tilfredsstillende. Det ble opplyst at systematisk renhold av ventilasjonsanleggene er en del av SLA (Service og leveranseavtalen). Det ble tatt opp problemer med høy temperatur på et arbeidsrom for lærere ved Brentemoen skole. Det jobbes imidlertid for å kartlegge og løse dette problemet, da det er kjent av EBE. Under befaringene ved skolene kunne det synes som ventilasjonsanleggene i noen rom ved Borkedalen skole gav noe lite luft. Det er uklart om ventilasjonsanleggene var skrudd ned på lav kapasitet når befaringen foregikk, da skoledagen var avsluttet. På Brentemoen skole var det en del ventilasjonsstøy fra ventilasjonsventilene i 1.klasselokalene. Det ble opplyst at det finnes innreguleringsrapporter for alle nyere ventilasjonsanlegg, og eksempler på dette ble lagt frem. For de eldre anleggene finnes ikke slike, og det er heller ikke målerapporter for eldre anlegg. Rektorene og verneombudene opplyste at de kjenner til Tiltakslistene i Facilit som viser vedlikeholdsplanene for skolene. De mente også at de medvirket i prosessen med å utarbeide vedlikeholdsplanen blant annet via innspill fra vernerundene og andre oppdukkende saker som blir meldt videre i Facilit eller direkte til EBE på mail. Forslag til endelig vedlikeholdsplan sendes rektorene for uttalelse. Skolenes vurdering er at vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde et tilfredsstillende inneklima, spesielt nå som skolene er relativt nyrenoverte. De er noe mer usikre på om vedlikeholdet er tilstrekkelig hvis skolene blir med nedslitte etter hvert. De ønsker seg også noe mer vedlikehold i forhold til estetikk. I tillegg til det som er beskrevet over, kom det frem problemer med støyforhold på personalrommet på Brentemoen skole, støy fra gymsal inn i rom 15 på Borkedalen skole og vanskelige støyforhold i mediateket på Borkedalen skole.

5 VÅR REFERANSE 5 Begrunnelse for varsel om pålegg Opplæring: Verneombudet ved Borkedalen skole hadde ikke gjennomført opplæring. Verneombudet skal ivareta de ansattes interesser i saker som omhandler arbeidsmiljøet og må få den opplæringen som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Arbeidsmiljølovens 6-5 fastsetter at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte. Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best. nr. 321) 12 fastsetter at denne opplæringen skal være på minimum 40 timer. Ventilasjon: Riktige luftmengder til/fra de ulike rom i forhold til behovet har betydning for opplevelsen av inneklima. Endret bruk av lokaler krever tilpasning. Feil innregulering kan føre til dårlig luftkvalitet, trekk, støy og at forurensninger og lukt beveger seg ukontrollert. a) Kommunen kunne ikke dokumentere oppdaterte innreguleringsrapporter/målerapporter for luftkapasitet for de eldre ventilasjonsanleggene. Dette må kartlegges ihht. AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8 og Veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444). b) Befaringene ved Borkedalen skole avdekket en usikkerhet i forhold til om ventilasjonsanleggene i noen rom gav noe lite luft. Det er uklart om ventilasjonsanleggene var skrudd ned på lav kapasitet når befaringen foregikk, da skoledagen var avsluttet. Dette må kartlegges iht. AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8 og Veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444). c) Under tilsyn ved skole Borkedalen skole kom det frem at det var problemer med avtrekksviftene på skolekjøkkenet, noe som kan skyldes mangelfull ventilasjon eller feil innregulering iht. AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8 og Veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444). d) I noen av klasserommene (1. klasse lokalene) ved Brentemoen skole var det relativt høy støy fra ventilasjonsanlegget gjennom ventilasjonsventilene. Dette må kartlegges og tiltak iverksettes iht. AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8 og Veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444).

6 VÅR REFERANSE 6 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. OPPLÆRING Verneombudet ved Borkedalen skole må gjennomføre 40-timers kurs. I Arbeidsmiljøloven 6-5 stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet blir gitt nødvendig lovpålagt minimumsopplæring (40 timers kurs i arbeidsmiljø). Frist for gjennomføring: 26. mars 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført kurs eller en kopi av bindende påmelding. 2. INNREGULERINGSRAPPORTER/MÅLERAPPORTER Innreguleringsrapporter/målerapporter må fremskaffes for alle ventilasjonsanlegg slik at skoleeier har oversikt over luftmengdekapasiteten i alle bygg. For de rom på Borkedalen skole hvor ventilasjonskapasiteten virket noe lav, må dette kartlegges ihht. krav i AML 4-4 (1), jmf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at luftmengdekapasitetsmålinger er gjennomført for de ventilasjonsanlegg som ikke har innreguleringsrapport. 3. KARTLEGGING AV VENTILASJONSKAPASITET Ventilasjonskapasiteten må kartlegges for de rom på Borkedalen skole hvor denne virket noe lav iht. krav i AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at det er foretatt kartlegging av ventilasjonskapasiteten. 4. AVTREKKSVIFTER SKOLEKJØKKEN Ventilasjonskapasiteten til avtrekksviftene på skolekjøkkenet på Borkedalen skole må kartlegges og tiltak iverksettes, slik at ventilasjonen er iht. krav i AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at det er foretatt kartlegging av ventilasjonskapasiteten på skolekjøkkenet og tiltak er skissert.

7 VÅR REFERANSE 7 5. STØY VENTILASJONSANLEGG Støy fra ventilasjonsanlegg i 1.klasselokalene ved Brentemoen skole må kartlegges og tiltak iverksettes iht. krav i AML 4-4 (1), jfr. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at det er foretatt kartlegging av støyproblemene og tiltak er skissert. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 5. desember Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19755 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) John Jacobsen sjefingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: - Ordfører - Teknisk personell med hovedansvar for skoleeiers drift- og vedlikehold av skolebygninger - Rektorer ved skolene som skal besøkes - Lokalt verneombud ved skolene som skal besøkes - HVO i kommunen - HTV til berørte arbeidstakerorganisasjoner i kommunen - Fylkesmannen (Utdanningsdirektør og Fylkeslegen) - Kommunelege1/Miljørettet helsevern Vedlegg: Deltakerliste