Hurum kommune v/rådmannen Prestegårdsalleen KLOKKARSTUA

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell Arne Johansen tlf Hurum kommune v/rådmannen Prestegårdsalleen KLOKKARSTUA SKOLEPROSJEKTET MED SKOLEN SOM ARBEIDSPLASS VEDRØRENDE INNEKLIMA OG VEDLIKEHOLD VEDTAK OM PÅLEGG Det vises til tilsynsrapport med varsel om pålegg vedrørende inneklima og vedlikehold, datert , hvor det ble gitt en frist til for å komme med eventuelle kommentarer. Arbeidstilsynet har ikke mottatt noen kommentarer fra Hurum kommune. Sammendrag av funn fra gjennomførte tilsyn i tre skoler: Gjennom tilsynene fra tre skoler (Folkestad, Grytnes og Sætre) ble det avdekket følgende forhold som direkte eller indirekte er relevant i forhold til kommunens systematisk arbeid med inneklima og vedlikeholdssituasjonen som kan innvirke på arbeidstakernes helse: På Folkestad skole kunne det ikke fremlegges en helhetlig risikovurdering av arbeidsmiljøet. Det kunne ikke legges frem skriftlig rutine for kartlegging av farer og problemer av fysisk karakter. Arbeidsmiljøutfordringer ble tatt opp i vernerunder og som faste punkt på personalmøter. Av fysiske forhold oppleves kontorarbeidsplassene støyende, slik at ansatte tar arbeidet med hjem for å få ro. Det opplyses om dårlige toalettforhold for ansatte, lukt fra skolekjøkken, trekk fra ventilasjonsanlegget og gamle panelovner (merknad fra Arbeidstilsynet: ofte problem med kapasitet, regulering og brenning av støv). Systemet for rapportering av avvik er lite benyttet, og synes å være lite kjent blant de ansatte. På Grynes skole opplyses det at kontorarbeidsplassene er trange og støyende slik at mange tar arbeidet med seg hjem for å få ro. Akustikken i en del rom oppleves som plagsom, enkelte får fysisk vondt. Leder og verneombud har medvirket ved utarbeidelse av skoleeiers vedlikeholdsplaner ved at behov er meldt inn til Hurum Drift. Systemet for avvik synes ukjent og lite brukt. Avviksmeldingsskjema finnes, men de ansatte er usikre på hva som skal meldes som avvik. På Sætre skole opplyser de at det finnes et system for innmelding av fysiske forhold til Hurum Drift. Men mye av det de melder inn blir ikke prioritert. De opplever situasjoner med mugg, fuktighet, lekkasjer, støyproblemer (SFO) og lite ressurser til renhold. For det fysiske arbeidsmiljøet er det for tiden ingen faste rutiner for kartlegging og rapportering. Disse funnene viser at Hurum kommune har utfordringer mht tydelige rutiner for kartlegging og avvikshåndtering, tilbakemeldinger og informasjon i forhold til meldte avvik og generelt utfordringer i forhold til de fysiske forholdene ved skolene. I den tilsendte dokumentasjon fremkommer det blant annet at skoleeier har følgende: Årlige innmeldinger fra den enkelte skole om behov, innefor de områder Hurum Drift har ansvaret for. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@arbeidstilsynet.no Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 For flere år siden ble det gjennomført systematiske målinger av CO2 og radon. Basert på NS 3424 er det innarbeidet en systematisk tilstandskartlegging, men denne omfatter ikke HMS. Kommunen planlegger å ta i bruk et mer hensiktsmessig verktøy. Et eksempel på vernerunde med fokus på tilstand er vedlagt, dog fra Disse mottas sporadisk fra den enkelte virksomhet. For ettersyn med ventilasjonssystemene er det utarbeidet et eget system for dette, men som ikke helt er implementert hos driftspersonellet ennå. Vedlikeholdsplan for alle kommunens bygninger. Denne oppdateres fortløpende, og baserer seg på innmeldte behov fra virksomhetsledere, andre innmeldinger fra virksomheten og vaktmestere. Vedlikeholdsplanen er en del av et helhetlig FDV-system ( ISY eiendom) med fakta-informasjon om eiendomsmassen, leverandører, rammeavtalepartnere mv. Vedlikeholdsplanen er basert på 4-årig horisont. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Jevnlig kartlegging spesifikt av inneklima gjøres ikke Det er ikke fremlagt dokumentasjon på at kommunen har vedtatte retningslinjer for hvordan systematisk kartlegging av inneklima og vedlikehold skal organiseres, gjennomføres og hvilke mål og forutsetninger som skal legges til grunn for dette arbeidet. I den grad avvik meldes, er det ingen systematikk som ivaretar meldingen. Innmeldte behov fra den enkeltes skole er tilfeldig i den forstand at det ikke er fastlagt noen struktur/system på hvordan denne skal fremkomme og hva som skal ligge til grunn for innmeldinger av behov. På bakgrunn av tilsynsprosessen gir Arbeidstilsynet derfor følgende pålegg: Begrunnelse for pålegg: 1) Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av viser at skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima ikke er tilfredsstillende. Forhold som påvirker inneklima omfatter mer enn noe tilfeldig tilbakemelding om behov fra virksomhetene og befaringer. Disse aktivitetene er i seg selv viktige, men dette fanger nødvendigvis ikke opp arbeidsmiljørelaterte faktorer som påvirker arbeidstakernes opplevelse og erfaringer. Kartlegging må blant annet omfatte: Brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer Meldte helseproblemer Målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, radon, belysning/synsforhold, støy, trekk). Opplistningen er ikke uttømmende. Tilstandvurdering av bygninger og installasjoner. Kommunen har ikke fremlagt noe dokumentasjon som underbygger disse forholdene, bortsett fra det siste punktet om tilstandsvurderinger.

3 VÅR REFERANSE 3 Videre må kommunens system for kartlegging ivareta følgende: Hvem som kartlegger eller kontrollerer (kan være flere nivåer) At det foreligger oppdragsavtaler/instrukser (hva kontrolleres og med hvilke tidsintervaller?) At det finnes skriftlige rapporteringsrutiner (også for rektorer/skoler) At det er en oppdragsgiver/mottaker i kommunen med ansvar for samordning og oppfølging. Kommunen har delvis ivaretatt det siste punktet gjennom FDV-systemet. For øvrig er det lite i tilbakemeldingen som klargjør disse forholdene. 2) Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av fra Hurum kommune mangler rådmannens vurdering av om kommunens vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå tilfredsstillende inneklima. Vedlikeholdsplanen er oppgitt i kommunens tilbakemelding at den omfatter alle kommunens bygninger, at den er dynamisk og baserer seg på årlig innmelding av behov og forvaltningens (Hurum Drift) egen tilstandskartlegging som pågår kontinuerlig. Langt på vei gir dette tilsynelatende oversikt og et grunnlag for prioriteringer. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi bør omfatte: Kravspesifikasjoner som setter mål for tilstand eller ytelse som skal overholdes (kan bl.a. være konkret referanse til verdier i forskrifter og normer) Hvilke konkrete forhold som bør omfattes av vedlikeholdsplaner, se vedlegg 3 i varsel om tilsyn Rutiner for behandling av avviksmeldinger fra skoleledelsen om feil/mangler vedrørende inneklima Rutiner for vurdering og revisjon av vedlikeholdsplaner Hvordan vedlikeholdsoppgaver organiseres (kommune, oppdragstakere og skoler) Rutiner/praksis for dokumentasjon av gjennomført vedlikehold (eks. loggbok) Kriterier som legges til grunn for prioritering av omfattende rehabiliteringsoppgaver I forhold til en helhetlig oversikt av forhold som faktisk påvirker den enkeltes arbeidsmiljø og en tilrettelagt systematikk ut fra en vedlikeholdsstrategi, er det klare mangler ved kommunens tilbakemelding på dette området. 3) Arbeidstilsynet har mottatt en tidfestet plan (4-årig). Det opplyses at denne normalt mangler detaljering for gjennomføring, men i innsendt dokumentasjon er det vedlagt en plan hvor tiltakene er gitt prioriteringsgrad 1-3. Tidfestet plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering ut over det som systematiske forebyggende vedlikeholdet kan ivareta, bør omfatte: a. Kriterier for prioritering og referanse til kartlagte forhold som er grunnlag for prioritering b. Prioritert plan for de aktuelle skolene som angir tiltak og tid for gjennomføring

4 VÅR REFERANSE 4 c. Dokumentasjon eller referanse til aktuelle saker angående politisk behandling og prioritering Kommunens tilbakemelding dokumenterer ikke hva som legges inn av premisser og krav ved utvikling av en tidfestet plan og prioriteringer. 4) Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt og opplysninger som har kommet frem i møter med skolene viser at medvirkning fra verneombud og ansatte ikke er tilfredsstillende ivaretatt i systemet for kartlegging og i den overordnede planen for vedlikehold. Dette gjelder blant annet årlige innspill om behov fra den enkelte skole til medvirkning fra AMU og hovedvernombud i forbindelse med prioriteringer og fastsetting av vedlikeholdsplan. Pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Hurum kommune skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Hurum kommunes skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. 2. Hurum kommune skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Hurum kommune skriftlige overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Hurum kommune skal utarbeide retningslinjer og kriterier for tidsfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6.

5 VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Hurum kommune tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 4. Hurum kommune skal sørge for at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (1) Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på hvordan Hurum kommune har utarbeidet et system som sikrer at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte Tilbakemeldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Indre Østland. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Kjell Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Folkestad skole, rektor Gerd-Solveig bastesen Folkestadveien Kana Folkestad skole v/verneombudet Folkestadveien Kana Grytnes ungdomsskole, rektor Åshild Halvorsen Stikkvannsveien Sætre

6 VÅR REFERANSE 6 Grytnes ungdomsskole v/verneombudet Stikkvannsveien Sætre Hurum kommune, hovedverneombudet Prestegårdsallen Klokkarstua Sætre skole, rektor Hilde Stavdal Søndre Sætrevei Sætre Sætre skole, verneombudet Søndre Sætrevei Sætre Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak