Tilsynsrapport og varsel om pålegg

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Winnie Borgund SENTRALADMINISTRASJON ORDFØRER VOLDENSV MYSEN Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos SENTRALADMINISTRASJON den Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet kontrollerte at Eidsberg kommune (skoleeieren) og skolene har rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi er særlig opptatt av hvordan skolen og kommunen arbeider for å forebygge dårlig inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller sykefravær, mens godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Tilsynet hos dere var en del av den nasjonale satsningen Inneklima i offentlige bygg, der vi samarbeider med helse- og undervisningsmyndighetene. Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og satsingen Inneklima i offentlige bygg. Deretter så vi på hvordan dere jobber for å forebygge et helseskadelig inneklima. Vi så nærmere på følgende temaer: HMS- arbeid knyttet til inneklima, blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og oppfølging FDV-system (Forvaltning, drift og vedlikehold) vedlikeholdsrutiner rolleavklaring og medvirkning samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 7 Oppsummering av tilsynet Til stede fra SENTRALADMINISTRASJON: Tom-Arne Tørfoss (rådmann), Sissel Gjerde Berg (adm. avdeling), Solveig Evensen (hovedverneombud), Frede Christensen (bedriftshelsetjeneste), Jan-Erik Buer (rektor), Christer Høyning (rektor), Hans Kr. Sandvik (miljørettet helsevern), Borgny Navestad (hovedtillitsvalgt skole), Lasse Thorvaldsen (rektor), Hilde Brandsrud (miljøog teknikksjef), Anne-Jorunn Nilsen (hovedtillitsvalgt fagforbundet). Til stede fra Arbeidstilsynet: Winnie Borgund (seniorinspektør) og Ole Kolsvik (inspektør) Arbeidstilsynet gjennomførte i februar 2012 tilsyn hos Eidsberg kommune som skoleeier og arbeidsgiver, og hos tre av kommunens skoler. Tilsynene ble gjennomført og Sluttmøte, der Arbeidstilsynet oppsummerte sine funn, ble holdt Tilstede på sluttmøtet: Brynjar Rønning (etatsjef Kultur og oppvekst), Christer Høyning (rektor), Hans Kr. Sandvik (miljørettet helsevern), Solveig Evensen (hovedverneombud), Borgny Navestad (hovedtillitsvalgt skole), Frede Christensen (bedriftshelsetjenesten) og Anne Sivertsen (hovedvernombud Eidsberg u.skole). Kommunenes skoler er godkjent av Miljørettet helsevern i 1998, og det har siden vært 4-5 tilsynsrunder med skolene. Arbeidstilsynet oppfatter at skolene blir regelmessig vurdert og fulgt opp av Miljørettet helsvern. Skolene er tilknyttet Smaalenene bedriftshelsetjeneste, som er et interkommunalt selskap eid av Askim og Eidsberg kommuner. Bedriftshelsetjenesten er godkjent. Under tilsynet fikk Arbeidstilsynet opplyst at det ennå ikke var utarbeidet BHT-plan 2012 for alle skolene, men dette var under arbeid. Videre ble det heller ikke fremlagt en overordnet plan for hva bedriftshelsetjenesten skal bistå med i Alle ledere og verneombud får tilbud om HMS opplæring og oppfriskning etter behov. Etter tilsyn i skolene viste det seg at ikke alle ledere hadde gjennomført en slik opplæring. Dette kan skyldes at kommunen ikke har en plan eller system som sørger for at dette blir gjennomført og fulgt opp. Kommunen har utarbeidet et internkontrollsystem (A, B og C- håndbok). Under tilsynet fikk Arbeidstilsynet forelagt en rutine for kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøfaktorer, med angivelse av hvem som har ansvar for gjennomføring og hvem som skal/kan medvirke. Videre er det utarbeidet skjemaer og rutiner for gjennomføring. Under tilsynene kom det frem at kartlegging og rapportering om forhold som kan ha betydning for inneklima, foregår på ulike måter. I tillegg til vernerunder ble det opplyst at bygg og eiendom kartlegger sammen med vaktmester, og renholdsarbeidere melder fra til bygg og eiendom om forhold som de eventuelt avdekker. Det benyttes vaktmesterbok eller e-post for å melde forhold til vaktmester. Arbeidstilsynet fikk ikke innsikt i i hvilken grad disse meldingene ble fanget opp av systematikken. Under tilsynene kunne det ikke vises til at det var gjennomført en enhetlig systematisk kartlegging og risikovurdering av inneklima og hvilke forhold som virker inn på inneklima i skolene. På tilsyn i skolene ble det avdekket at vernerunder ikke var gjennomført i samsvar med kommunens rutiner. Det var ikke utarbeidet handlingsplaner, med tiltak, frister og ansvar, basert på en kartlegging/risikovurdering. Det synes heller ikke som systemet sikrer at det blir

3 VÅR REFERANSE 3 av 7 gjennomført eller at det gjøres en tilbakerapportering til kommunen som arbeidsgiver/skoleeier. Vi mener kommunen må avklare hva som er årsaken til at overordnede rutiner ikke følges opp og korrigere dette. Av konkrete kartlegginger er radonnivået i skolene målt og det gjøres CO2-målinger i klasserom. Kommunen opererer både med et papirbasert avvikssystem og et elektronisk. Arbeidstilsynet fikk tilbakemelding om at systemet var lite kjent blant brukerne og ble følgelig lite benyttet. Under tilsynene og befaring kom det frem forhold som har betydning for inneklima og som burde vært fanget opp, vurdert og om nødvendig fulgt opp med tiltak eller handlingsplan. Som eksempler nevnes kopimaskiner i arbeidsrom, manglende solavskjerming, ventilatorvifter på skolekjøkken som ikke fungerer, taklekkasje, mangelfull luftskifte på kontorarbeidsplasser for lærere. Vedlikeholdsplan for hver enkelt skole mangler. Det er utarbeidet en samlet plan for planlagt vedlikehold i en 4-års periode, Vedlikeholdsplan i kommunale bygg. Som det står i innledningen, skal planen vise vedlikeholdsetterslepet og kostnader knyttet til dette. Risiko som en forutsetning for prioriteringer, basert på systematisk kartlegging/riskovurdering målt mot lovkrav, fremkommer derimot ikke i planen. Arbeidstilsynet anser at kommunen har et internkontrollsystem med rutiner som har til hensikt å ivareta arbeidsmiljøet. Intensjonene er gode, men det kan synes for Arbeidstilsynet at rutinene er lite kjent blant de ansatte og mangler etterlevelse, samt at det har vært lite fokus på hvordan kommunen følger rutinene opp i forhold til å sjekke ut om de fungerer som forutsatt, slik det kreves i internkontrollsforskriften. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, får opplæring som skal bidra til å sikre at sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av arbeidsoppgaver innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Plan for gjennomføring av opplæring for arbeidsledere Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd

4 VÅR REFERANSE 4 av 7 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Arbeidsleder har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde. Arbeidsmiljøet er et lederansvar på alle nivåer. Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av ansvarsområdet og risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring. Under tilsyn i skolene ble det avdekket at det er mellomledere med personalansvar som ikke har gjennomgått HMS opplæring. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd. Opplæringen er nødvendig for å sikre at ledere har kunnskap i systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og om arbeidsmiljøloven. Ledere skal ha kunnskap om hvilke krav som gjelder, hva som skal til for å få et godt arbeidsmiljø og hvordan det skal arbeides systematisk med helse-, miljø- og sikkerhet i virksomheten. Pålegg 2 Bedriftshelsetjeneste - plan for bistand Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Kopi av planen for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten/skolene Hjemmel: forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomhetene/skolene. Dette følger av forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader i virksomheten. Det ble opplyst i tilsynet at det ikke var utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten som omhandlet skolene. Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a.

5 VÅR REFERANSE 5 av 7 Pålegg 3 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - gjennomføring Arbeidsgiver skal kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Kopi av kartlegging Kopi av risikovurdering Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Lokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling, giftige eller helsefarlige stoffer, trekk m.v. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i dette arbeidet. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd, arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og vurdering av forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Etter det Arbeidstilsynet oppfatter er det ikke foretatt noen risikoanalyse med tanke på langsiktige konsekvenser. Vi mener at det ikke er tilstrekkelig synliggjort hvilke konsekvenser ulike forhold medfører, og om de dekkes av de vedlikeholdsplanene som foreligger. Det er heller ikke gjort noen vurdering av om det er påkrevd med midlertidige tiltak mens man venter på gjennomføring av planene. Hensikten med pålegget er at kommunen som skoleeier og arbeidsgiver skal sikre at de fanger opp alle forhold som kan virke inn på inneklima i skolene. En enhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima skal sikre en jevn standard på skolene, og minimum er at lov og forskrifter oppfylles og at negative helsepåvirkninger ikke kan aksepteres. Det er viktig å ha god kunnskap om faktorer som kan virke inn på inneklima og om de helsemessige konsekvensene av et såkalt dårlig inneklima. Dette betyr i mange sammenhenger at man må innhente ekstern kompetanse i dette arbeidet. Det kan være nødvendig at kartlegginger

6 VÅR REFERANSE 6 av 7 gjennomføres ved hjelp av sakkyndig bistand eller bruk av bedriftshelsetjenesten. Bedriftshelsetjenesten er ment å være en viktig bidragsyter i slike forhold, og skal bistå arbeidsgiver der arbeidsgiver selv ikke innehar den nødvendige kompetansen. Pålegg 4 Inneklima - tiltak og handlingsplan Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller Handlingsplan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Planlagte tiltak må fremgå av en handlingsplan. Tiltakene må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere at det er gjennomført tiltak eller utarbeidet en handlingsplan etter gjennomført kartlegging og risikovurdering. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg om tiltak eller utarbeide handlingsplan, følger av påleggspunkt 3 om kartlegging og risikovurdering. Arbeidstilsynet vurderer at tiltak som er gjennomført og planer som foreligger ikke er basert på kartlegging og risikovurdering. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt.

7 VÅR REFERANSE 7 av 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Tone Rangøy Holte tilsynsleder (sign.) Winnie Borgund seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: EIDSBERG KOMMUNE, Ordfører Voldens vei Mysen Eidsberg kommune v/ etatsjef Brynjar Rønning Eidsberg kommune adm. avdeling v/ Sissel Gjerde Berg Eidsberg kommune v/ rådmann Tom-Arne Tørfoss Eidsberg kommune v/ miljø- og teknikksjef Hilde Brandsrud Eidsberg kommune v/hovedvernombud Solveig Evensen Eidsberg kommune v/ hovedtillitsvalgt skole Borgny Navestad Eidsberg kommune v/ hovedtillitsvalgt fagforbundet Anne-Jorunn Nilsen Eidsberg kommune v/ordfører Hærland skole v/ rektor Jan-Erik Buer, Sloraveien Hærland Hærland skole v/verneombud Anne Lise T.Dahl Trømborg skole v/ rektor Christer Høyning, Kildev Mysen Trømborg skole v/ verneombud Ola Skadsheim Eidsberg u.skole v/ rektor Lasse Thorvaldsen, Hegginvn Mysen Eidsberg u.skole v/ hovedverneombud Anne Sivertsen Miljørettet helsevern i Indre Østfold IKS, Postboks Mysen Smaalenene Bedriftshelsetjeneste, Edwin Ruuds vei Mysen Fylkesmannen i Østfold v/skoleansvarlig, postmottak@fmos.no Fylkesmannen i Østfold v/helseansvarlig, postmottak@fmos.no