TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LAVANGEN KOMMUNE SITT SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /20268 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Stig-Allan Simonsen tlf Lavangen Kommune Rådmannen Postboks TENNEVOLL TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LAVANGEN KOMMUNE SITT SKOLEBYGG Vi viser til tilsynsbesøk hos Lavangen kommune den hvor følgende deltok: Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Tove Hansen, Oppvekstsjef Kjell-Are Pettersen, Kommunelege 1 Albert Pedersen, Teknisk sjef Andreas Simonsen, Hovedverneombud Glenn Hansen, Renholder og repr. HMS-gruppe Kåre Johan Lynum, Undervisningsinspektør Stig-Allan Simonsen, rådgiver Olaug Iren Fossbakk, inspektør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS-system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima ved Lavangen skole. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis for Lavangen skole. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom skolen og andre bygninger som kommunen har ansvar for. 4. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. 5. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima ved skolen, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Lavangen kommune har en skolestruktur som består av en enhet for skoledrift. Dette ved Lavangen skole hvor det er 117 elever fordelt på 1-10 klassetrinn og 24 ansatte. Bygningsmassen som Lavangen skole disponerer har vært oppført over flere byggetrinn, hvor dagens spesialromsfløy med rom for mat- og håndverksfag ble oppført på 1960-tallet, mens personalroms- og biblioteksfløy ble tatt i bruk for omlag 10 år siden. Ved tilsyn ble det påpekt at manglende installasjoner av sentral varmestyring og ventilasjonsinstallasjoner i spesialromsfløy gir tidvis utfordrende inneklima. Dette er en velkjent problemstilling for brukere ved skolen som løses ved lufting av lokaler gjennom vindusarealer. Skolens vedlikeholdsansvar er klart definert å være begrenset til det inventar som benyttes til skoledrift, mens bygningstekniske drifts- og vedlikeholdsoppgaver er tillagt Teknisk etat. Renholdstjeneste og vaktmestere er tilsatt hos Teknisk etat. Teknisk etat gjennomfører en daglig gjennomgang av skolebygningen. Dette ved at kommunens vaktmestere hver morgen før bygningen blir tatt i bruk av lærere og elever. Oppgaver som gjøres ved denne gjennomgangen er ettersyn ved skolens ventilasjons- og varmeanlegg, samt kontroll av bygningstekniske forhold som lys, vinduer, og loggføring av annen slitasje som bør utbedres. Det er avsatt en egen vaktmesterbok som skolens ansatte kan føre opp mindre avvik som kan utbedres ved denne daglige gjennomgang av vaktmestere. Lavangen skole gjennomfører en årlig vernerunde etter skoleårets slutt. Tilstede ved disse rundene er skolens rektor og verneombud, samt representanter fra Teknisk etat og Kommunelege 1. Tilsvarende har Lavangen skole gjennomført årlige medarbeidersamtaler med virksomhetens ansatte. Avvik som avdekkes ved Lavangen skole medles til riktig instans via skolens rektor eller verneombud. Kopi av disse avviksmeldinger sendes til kommunelege 1 og kommunens Arbeidsmiljøutvalg.

3 VÅR REFERANSE 3 Det har i forbindelse med at det periodevis oppstår luktproblemer ved en klasseromsfløy vært gjort en vurdering av skolens ventilasjonsinstallasjon i deler av bygningen. Denne kartlegging oppgis å vise tilstrekkelig kapasitet for å sikre tilstrekkelig inneklima. Arbeid med utbedring av luktproblematikk er ikke avsluttet. Målsetningen i kommunens vedlikeholdsarbeid er at mindre vedlikeholdsoppgaver skal utføres umiddelbart ved avdekking av problem, enten av skolens ansatte eller vaktmestere. Dette i tilfeller hvor utbedringer ikke krever store økonomiske tilskudd. Ved større mangler meldes avviket inn til Teknisk etat som legger problemstillingen til vurdering i forhold tilgjengelig budsjettmidler og andre kjente vedlikeholdsbehov. Teknisk etat opplever at det over flere år har vært budsjettert med tilsvarende beløp for vedlikehold og oppgraderinger ved kommunens bygninger. Som følge av prisstigning og økning i driftsutgifter har det som følge av stagnasjon i budsjettildeling for vedlikehold vært en reell nedgang i tilgjengelige ressurser. Likevel oppleves arbeidet som Teknisk etat utfører som tilfredsstillende. Viktige vedlikeholdsoppgaver blir prioritert gjennomført fremfor forfall. Dagens vedlikeholdsarbeid i Lavangen kommune består i hovedsak av feilretting av innmeldte problemstillinger. Teknisk etat gjør prioritering av ulike vedlikeholdstiltak etter tilgjengelige økonomiske ressurser og alvorlighetsgrad ved aktuelle avvik. Ved større og mer kostnadskrevende mangler, meldes avvikene opp til politisk behandling for frigjøring av ekstra økonomiske midler. Lavangen kommune har påbegynt et arbeid med kartlegging av tilstanden av den kommunale bygningsmassen. Dette som en konsekvens av registrert oppgraderingsbehov ved enkelte enheter, og tenkes å danne grunnlag for forslag til fremtidig vedlikeholds- og oppgraderingsstrategi. Det ble på tilsynsmøte påpekt at kommunens størrelse med liten kommunal bygningsmasse gir god oversikt over de faktiske problemstillinger og oppgraderingsbehov. Mangel av en fullverdig kartlegging av tilstand ved kommunale bygninger, samt at kommunen ikke har utarbeidet en overordnet strategi for vedlikeholdsarbeid fremtvinger å løse utfordringene i ettertid av at avvikene oppstår. Dette innebærer at kommunen i liten grad vil ha oversikt over de utgifter og oppgaver som kan oppstå, samt føre til en noe tilfeldig tildeling av budsjettmidler i forhold til det faktiske vedlikeholdsbehovet. Vår vurdering vil være at en helhetlig kartlegging av tilstand ved den totale bygningsmassen skal sammen med en overordnet vedlikeholdsstrategi, danne grunnlag for en planlegging med fokus på forebyggende vedlikeholdsarbeid. Kommunens overordnede strategi vil gi føringer for hvilken nedre tilstand som vil være akseptabel, mens resultatet av kartleggingen vil gi en reell oversikt over de oppgaver som må løses for at valgt standard blir ivaretatt. En slik vedlikeholdsmetode vil også være positiv for å synliggjøre de fremtidige risikovurderinger og økonomiske utfordringer som kommunens Teknisk etat vil stå foran. Vi registrerer at kommunen har gjort store deler av kartleggingsarbeidet av de forhold som vil påvirke skolenes inneklima, men usikkerhet for videre fremdrift og endelig sluttdato for dette arbeid, gjør det nødvendig å varsle pålegg om at dette arbeid skal sluttføres innen rimelig tid.

4 VÅR REFERANSE 4 Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Lavangen kommune har ved tilsynsmøtene ikke kunne dokumentere en tilfredsstillende kartlegging av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i skolebygningene som kommunen har ansvaret for. I henhold til Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer, og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. 2. Lavangen kommune har ved tilsyn opplyst at det ikke foreligger en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold ved den kommunale bygningsmassen jfr. krav i Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. En slik overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplanlegging vil være nødvendig for å gi et helhetlig og systematisk vedlikeholdsarbeid ved Lavangen skole. Dette for å påse at de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid blir utført. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 krever videre at slik vedlikeholdsplanlegging skal gjøres skriftlig. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i Arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Lavangen kommune skal i samarbeid med sine ansattes representanter kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. Kopi av dokumentasjon for sluttført kartlegging skal oversendes oss. 2. Lavangen kommune skal i samarbeid med ansattes representanter utarbeide en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring:

5 VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Lavangen kommunes skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2010/20268 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Stig-Allan Simonsen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Lavangen kommune, Teknisk etat Postboks TENNEVOLL Lavangen kommune, Oppvekstetaten Tove Hansen Postboks TENNEVOLL Lavangen skole Postboks TENNEVOLL Lavangen skole, Verneombud Postboks TENNEVOLL Lavangen kommune, Postboks TENNEVOLL Hovedverneombudet Lavangen kommune, Kommunelege 1 Postboks TENNEVOLL