Lurøy kommune Rådhuset Onøy 8766 LURØY. Att. Rådmann Anna P. Aakre INNEKLIMA RAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Inger Næstby tlf Lurøy kommune Rådhuset Onøy 8766 LURØY Att. Rådmann Anna P. Aakre INNEKLIMA RAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til vårt brev av 17. februar 2009 hvor vi ønsket tilbakemelding om Lurøy kommunes systematiske forebygging og vedlikeholdsarbeid for å sikre tilfredsstillende inneklima, samt oppsummeringsmøte fredag 6. mars der Arbeidstilsynet oppsummerte funn etter tilsynsbesøket ved Lovund skole. I møtet ble også Lurøy kommunes forebyggende vedlikeholdsarbeid diskutert. Til stede fra Lurøy kommune: Anna P. Aakre, rådmann Atle Henriksen, utbyggings- og næringssjef Reidar Hågensen, teknisk leder Karl-Ole Olsen, oppvekstsjef Til stede fra Arbeidstilsynet: Inger Næstby, seniorinspektør Hallgerd Sjøvoll, tilsynsleder Arbeidstilsynet ønsker å takke rådmannen for god tilrettelegging under tilsynsbesøket og for at vi fikk disponere møterommet etterpå. Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen "Med skolen som arbeidsplass" ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers (kommunens) arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen, et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Et av virksomhetens viktigste redskap for å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær er det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et godt systematisk HMS-arbeid kan redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er blant annet det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema, og Arbeidstilsynet undersøker derfor om skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. I våre tilsyn vil vi se på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Tilsynsgjennomføringen Oppsummeringsmøtet med Lurøy kommune var avtalt før brev med melding om tilsyn ble sendt til kommunen. Møtet ble holdt på Lurøy kommunes rådhus 6. mars kl , dagen etter POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 tilsyn med Lovund skole. Hovedverneombudet i Lurøy kommune var innkalt til møtet sammen med ledelsen, men møtte ikke. Nærmere om Lurøy kommune Lurøy kommune består av mange små tettsteder fordelt på innland og øyer, og har totalt ca innbyggere. Oppvekstsjefen har ansvar for rundt 12 enheter. i denne sektoren jobber ca. 112 personer eller 80 årsverk. Totalt jobber 280 ansatte i kommunen, fordelt på 180 årsverk. I nærings- og utbyggingsetaten er det rundt 17 ansatte i tillegg til 31 frivillige brannkonstabler. 10 av disse er ansatt i utestyrken, som er fordelt på de fire største kretsene (Onøy/Lurøy, Lovund, Sleneset og Lurøy innland). Lurøy har hatt stor nedgang i folketallet. Den kommunale bygningsmassen som skal vedlikeholdes er stor i forhold til nåværende innbyggertall i kommunen. Det har de siste årene blitt investert mye i kommunen, blant annet er det bygget nye omsorgsbygg, skoler og nye barnehager. Tema for tilsynet I brev av 17. februar 2009 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: " 1. Kommunens system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to av skolene i kommunen, se vedlegg Kommunens overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt dokumentasjon for to skoler som viser hvordan dette er fulgt opp i praksis, se vedlegg Eventuelt tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Rådmannens vurdering av om vedlikeholdet kommunen har planlagt er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Dokumentasjon på om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. " Arbeidstilsynet mottok ingen dokumentasjon i forkant av oppsummeringsmøtet. Imidlertid ble vi forelagt mange opplysninger i møtet med kommuneledelsen. Arbeidstilsynets registreringer I tilsynet har Arbeidstilsynet registrert følgende forhold, relatert til de ulike temaene: System for inneklima og forhold som innvirker på inneklima Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 skal kommunen kartlegge "farer og problemer", vurdere risiko og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dette innebærer blant annet at kommunen må ha en oversikt over behovet for vedlikehold i de underliggende enhetene, og et system som sikrer at man får inn slik informasjon. Lurøy kommune har et hendelses-/avviksbasert HMS-system, hvor ansatte kan melde både "akutte avvik" (hendelser som kan få såkalte følgeskader) og mer langsiktige behov til

3 VÅR REFERANSE 3 utbyggings- og næringsetaten. I tilsynet på Lovund og i møtet med kommuneledelsen fikk vi ulike svar på hvordan/om det ble gitt tilbakemelding på slike avviksrapporter. I møtet med kommuneledelsen virket det uklart om kommunen hadde vedtatt et system med årlige vernerunder på alle kommunale enheter, og hvordan eventuelt slike vernerunder skulle følges opp. Det ble ikke framlagt skriftlig dokumentasjon i forhold til slike vernerunder. Behovet for utbedringer vurderes internt i utbyggings- og næringsetaten, blant annet på bakgrunn av avviksmeldinger, og hver måned lages det en prioriteringsliste over hva utestyrken skal jobbe med påfølgende måned. Skolebyggene har ventilasjonsanlegg. Loggen for hvert anlegg følges opp og holdes ajour av det tekniske personalet, som har faste runder i de kommunale byggene. Ved Lovund skole meldte ansatte om trekk og kuldeproblemer. Dette var kjent for teknisk leder som derfor hadde foretatt såkalt termografering av hele bygningen for å finne svake punkter og vedlikeholdsomfang, og vurdere hvilke tiltak som skal gjøres. Det er en tett dialog mellom etatslederne i kommunen. Hver fjortende dag er det etatsledermøte, hvor rådmannen sammen med etatslederne har en "runde" for å høre om det er akutte ting som må håndteres. Behov for utbedringer/vedlikehold vil umiddelbart bli fanget opp her, etter ledelsens oppfatning. Teknisk leder er ute i kommunale enheter jevnlig for å være i dialog med enhetsledere om behov for vedlikehold og andre ting. Overordnet vedlikeholdsplan Lurøy kommune har pr. i dag ingen overordnet vedlikeholdsplan. Kommunen har de siste årene hatt en forholdsvis stor utskiftning av personale i utbyggings- og næringsetaten, og har derfor prioritert å utføre løpende oppgaver. Etaten skal i løpet av året lage en plan for rullerende vedlikeholdsoppgaver for å sikre et jevnere og mer forutsigbart vedlikehold enn det som har vært tilfellet til nå. Ledelsen i kommunen mener å ha god oversikt over behovet for vedlikehold, men dette er ikke satt sammen til et overordnet dokument. Arbeidstilsynet ble heller ikke forelagt noen planer for mer omfattende rehabilitering av skolebygg, dette skal samkjøres og avgjøres i prosessen med vedlikeholdsplanen. Vurdering av om vedlikehold er tilstrekkelig I følge opplysninger fra ledelsen var alle skolene i Lurøy er godkjent i henhold til kravene i forskrift om miljørettet helsevern av kommunestyret i På direkte spørsmål fra oss til verneombud/ledelse på Lovund skole, var de ikke kjent med om Lovund skole var godkjent i forhold til denne forskriften. Kommunen har i sin økonomiplan og handlingsplan for satt opp at det i perioden skal utarbeides vedlikeholdsplan for hvert år. Dokumentasjon på at politikere/styrende organer er kjent med behov for vedlikehold I Lurøy kommune er budsjettprosessen et omfattende samarbeid mellom politikere, administrasjon og lokalutvalg, og enhetsledere for de ulike enhetene gis også mulighet til å informere politikerne om status og behov. Økonomiplanen med vedlegg er kommunens handlingsplan, for å sikre at det finnes budsjettmessig dekning for tiltak som skal iverksettes. Oppsummering og begrunnelse for varsel om pålegg Lurøy kommune virker i hovedsak å ha et godt arbeidsmiljø, og har mye som er på plass.

4 VÅR REFERANSE 4 Vi vil likevel gi følgende anmerkning: Det var uklarheter i forhold til hvordan tilbakemelding skal gis når det meldes avvik. Arbeidsgiver og arbeidstakersiden bør i fellesskap gjennomgå hvordan det gis tilbakemeldinger på avviksrapporter/ vernerunderapoporter/personalmøter og andre systematiske aktiviteter som bidrar til kartlegging av arbeidsmiljøforhold Samtidig avdekket Arbeidstilsynet en del avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen På bakgrunn av det som ble registrert under tilsynsbesøket og møtet med kommuneledelsen vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi pålegg i forhold til følgende forhold: 1. Kartlegging I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomhetene (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 8 skal virksomhetene foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. HMS-systemet i kommunen skal være kjent for alle ansatte, også mellomledere og øverste ledelse. I Lurøy kommune framsto det som uklart hvordan resultatet av slike kartleggingene skal håndteres og rapporteres. Verneombudene i kommunen har pålagt enhetene å gjøre kartlegginger, men kommunen har ikke noe overordnet system for hvordan dette skal håndteres videre. 2. Vedlikeholdsplan I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomhetene (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 skal virksomhetene på bakgrunn av kartlegging og risikovurderinger utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforhold. Dårlig vedlikehold kan føre til et inneklima som gir helsebelastninger for ansatte, og som ikke har den velferdsmessige standard som forventes i Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at Lurøy kommune har en overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi). Det ble bekreftet i møtet at Lurøy kommune arbeider med å utvikle en overordnet vedlikeholdsplan for skolene, og at denne beregnes ferdig mot slutten av året. Arbeidstilsynet ønsker likevel å gi et pålegg om dette, for å sikre at dette viktige arbeidet prioriteres og fullføres i løpet av året. 3. Tidfestet plan for rehabilitering Ved Lurøy skole fikk vi opplyst at de ansatte opplevde problemer med inneklima i form av kulde og trekk. Dette var kjent for teknisk leder som hadde undersøkt/kartlagt årsaken til disse problemene. Arbeidstilsynet fikk ikke forelagt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima, herunder temperatur/trekkproblemer ved Lurøy skole. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. System for kartlegging Lurøy kommune må i samarbeid mellom partene gjennomgå eget HMS-system og vurdere om det skal være et system for årlige vernerunder (kartlegging). Kommunen må eventuelt påse at dokumentasjon om slike aktiviteter tas inn i kommunens overordnete HMS-system, og at rutiner for dette blir gjort kjent og gjennomført på alle skolene, jf. forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomhetene (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 8.

5 VÅR REFERANSE 5 Frist for gjennomføring: 1. september 2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt tilbakemelding med vurdering fra kommunen, med kopi av at saken er behandlet i kommunens arbeidsmiljøutvalg (AMU). 2. Vedlikeholdsplan Lurøy kommune må i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte ved skolene utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig, jf. forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 31. desember 2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi en skriftlig overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Tidfestet plan for rehabilitering Lurøy kommune må utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 31. desember 2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Dette er et varsel om vedtak i henhold til forvaltningsloven 16. Hvis Lurøy kommune har kommentarer til det som er beskrevet ovenfor eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 15. mai Hører vi ikke noe fra Lurøy kommune innen denne fristen, vil det bli gitt pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Inger Næstby seniorinspektør

6 VÅR REFERANSE 6 (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombud Lurøy kommune Hermann Olvik 8752 Konsvikosen Lovund skole v/rektor Audhild M. Kroken 8764 Lovund Verneombud Lovund skole Øystein Thomassen 8764 Lovund