TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I NEDRE EIKER KOMMUNE SINE SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /19633 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell Arne Johansen tlf Nedre Eiker kommune v/ rådmann Postboks C 3051 MJØNDALEN TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I NEDRE EIKER KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Nedre Eiker kommune den , og hvor følgende deltok: Fra virksomheten: Oppstartmøte Nedre Eiker kommune ( ): Erik Mathiassen, eiendomssjef, eiendomsavdelingen Stein T. Henningsen, fagansvarlig, eiendomsavdelingen Anlaug Marie Mork, stedsfortreder for kommunalsjef, Oppvekst og kultur Rune Portaasen, konsulent, Oppvekst og kultur Ole Kristian Olsen, rektor, Veiavangen ungdomsskole Anne Margrethe Horsrud, rektor, Eknes ungdomsskole Marianne Nymo, Miljørettet helsevern, Øvre Eiker kommune Pål Ager-Wick, kommuneoverlege, Nedre Eiker kommune Roald Brekkhus, HMS-rådgiver, Synergi Helse BHT Eknes Ungdomsskole ( ) Erik Mathiassen, eiendomssjef, eiendomsavdelingen Stein T. Henningsen, fagansvarlig, eiendomsavdelingen Anne Margrethe Horsrud, rektor, Eknes ungdomsskole Marianne Nymo, Miljørettet helsevern, Øvre Eiker kommune Einar Braaten, kommunelege, Øvre Eiker kommune Roald Brekkhus, HMS-rådgiver, Synergi Helse BHT Lilian Martinsen, fagansvarlig, Renhold Bent Gommerud, verneombud, Eknes ungdomsskole Ragna Toril Andersen, byggansvarlig/vaktmester, Nedre Eiker kommune Veiavangen Ungdomsskole ( ) Ole Kristian Olsen, rektor, Veiavangen ungdomsskole Roald Brekkhus, HMS-rådgiver, Synergi Helse BHT Ståle Lie-Jensen, verneombud, Veiavangen ungdomsskole Marianne Nymo, Miljørettet helsevern, Øvre Eiker kommune Erik Mathiassen, eiendomssjef, eiendomsavdelingen Stein T. Henningsen, fagansvarlig, eiendomsavdelingen Pål Ager-Wick, kommuneoverlege, Nedre Eiker kommune Laila Steen Pettersen, fagansvarlig, Renhold Oppsummeringsmøte Nedre Eiker kommune ( ) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Erik Mathiassen, eiendomssjef, eiendomsavdelingen Anlaug Marie Mork, stedsfortreder for kommunalsjef, Oppvekst og kultur Rune Portaasen, konsulent, Oppvekst og kultur Ole Kristian Olsen, rektor, Veiavangen ungdomsskole Anne Margrethe Horsrud, rektor, Eknes ungdomsskole Marianne Nymo. Miljørettet helsevern, Øvre Eiker kommune Pål Ager-Wick, kommuneoverlege, Nedre Eiker kommune Roald Brekkhus, HMS-rådgiver, Synergi Helse BHT Anne Mette Johansen, hovedverneombud, Nedre Eiker kommune Lilian Martinsen, fagansvarlig, Renhold Siri Sørensen, kommunalsjef, Nedre Eiker kommune Bent Gommerud, verneombud, Eknes ungdomsskole Fra Arbeidstilsynet: Senioringeniør Kjell Arne Johansen og Seniorinspektør Bjørn Solberg Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene

3 VÅR REFERANSE 3 Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I tilsynet fremkom det blant annet at: Nedre Eiker kommune: Nedre Eiker kommune har 10 skoler og 10 barnehager. Kommunen har en tradisjonell organisering med 3 fagområder (Oppvekst og kultur, Tekniske tjenester, Helse og omsorg). Avdeling for kommunale bygg og eiendommer forvalter eieroppgavene for kommunen. I dette ligger ansvaret for drift, vedlikehold og renhold. Det er etablert brukeravtaler med hver enhet, som regulerer leietaker/utleier, samt renhold. I tillegg er det etablert noen serviceavtaler med eksterne virksomheter for drift og vedlikehold av noen ventilasjonsanlegg. Kommunen kunne ikke gi en full oversikt over det totale vedlikeholdsnivået. Norsk standard NS 3424 har fastsatt en norm på kr/m 2 /år som grunnlag for et verdibevarende vedlikehold. Med dette menes at nivået på det løpende vedlikeholdet bør ligge innenfor denne normen for at bygningens verdi ikke skal forringes år for år. Denne normen er basert på omfattende erfaringstall og forskning. Eiendomsavdelingen har i sin handlingsplan tatt mål av seg å innføre verktøyet IK-bygg. Dette er et godt verktøy for å systematisere og visualiserer tilstandsvurdering. Miljørettet helsevern er organisert i fellesskap med Øvre Eiker kommune. Avvik registreres i hovedsak i Qm+, samt at det finnes en vaktmesterhåndbok (blåbok) på hver enhet. Renhold driftes fullt og helt av egen renholdsavdeling i kommunen. Kvalitetsnormen INSTA 800 benyttes, og avvik registreres i Qm+. Nedre Eiker har avtale med Synergi Helse, som er en godkjent bedriftshelsetjeneste. Samarbeidet og samhandlingen mellom kommunen og Synergi er etter Arbeidstilsynet vurdering svært bra. Avtalen med Synergi Helse er bare drøyt ett år nå, men på denne tiden har det vært jobbet svært systematisk og bra. Det er etablert en felles rammeavtale, samt en aktivitetsplan for hver enhet. På mange måter har Synergi bidratt med sin kompetanse og evne til å lage og foreslå en struktur som Arbeidstilsynet tror kan være til god hjelp for Nedre Eiker kommune. Samtidig er det signaler fra miljørettet helsevern at de planlegger en større gjennomgang/tilsynsrunde på alle skolene i kommunen. Arbeidstilsynet vil derfor sterkt oppfordre kommunen til fortsatt å ha fokus på å bruke kompetansen som både Synergi helse og miljørettet helsevern representerer. Nedre Eiker har utviklet en vedlikeholdsstrategi som gir et godt grunnlag for å etablere en vedlikeholdsplan som er relevant og gjennomtenkt. Arbeidstilsynet registrerer at kommunen tar

4 VÅR REFERANSE 4 utgangspunkt i en etablert standard (NS 3424) og at det er et uttalt mål at det skal utøves et løpende vedlikehold som er verdibevarende. Eknes ungdomsskole: Skolen ble bygd i 1977, samt et tilbygg i 2003 (med blant annet 4 klasserom, musikk, storsal og kantine). Det er totalt 345 elever p.t, med en økning på ca 35 elever neste år. 39 ansatte (31,7 årsverk) p.t, med en liten økning neste år. Skolen gjennomfører planlagte vernerunder en gang pr år, og avvik meldes i Qm+. Skolen venter på en godkjenning av miljørettet helsevern. Det er gjennomført noen målinger av inneklima, samt satt opp en del solavskjerming og fått på plass noen digitale tavler og tavlebelysning som totalt har gitt god effekt i forhold til lysforhold. Skolen har en fast vaktmester som har driftsansvaret. Skolen er svært lite preget av hærverk. Ventilasjon er primært fra 1986, med noe som er oppgradert for 5-6 år siden. Lite direkte klager på inneklimaet, men noen opplever at temperaturen kan være plagsom. Veiavangen ungdomsskole: Skolen består pr i dag av en gammel del fra 1962 og en helt ny bygning fra Mellom disse to skolebygningene ligger det en administrasjonsbygning fra Hele skolen ble ferdig prosjektert i 2009/2010, og Arbeidstilsynet har gitt samtykke til hele prosjektet. Kommunen valgte å dele opp prosjektet i flere byggetrinn, og har foreløpig utsatt resten av prosjektet til fordel for utbedringer på Solberg skole. Den eldste bygningen benyttes i dag, men utnyttes ikke fullt ut. I flg skolen er brukstiden redusert til ca 1/3 av skoletiden. Bygningen er på mange måter utdatert. Det er ingen form for ventilasjon, og skolebygningen er ikke godkjent av miljørettet helsevern. Verneombudet gjennomførte en spørreundersøkelse blant de ansatte i februar 2011, som viser at bygningen åpenbart gir en negativ helseeffekt, og flere rapporterer arbeidsrelaterte helseplager. Verneombud har ikke lovpålagt opplæring. Skolen kunne ikke dokumentere at det er etablert skriftlige rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering, og det er heller ikke gjennomført noen helhetlig kartlegging og risikovurdering. De sentrale positive funn kan oppsummeres slik: Ryddig og avklart rolle og ansvarsfordeling mellom kommunen og skole mht vaktmester, renhold og drift for øvrig Vel fungerende organisering av MHV Stort sett kontroll med at alle enheter har fungerende verneombud Meget godt og strukturert samarbeid med Synergi Helse BHT Alle enheter har aktivitetsplan med Synergi Helse Brukeravtaler med hver enhet innenfor eiendomsforvaltning og renhold Serviceavtaler med eksterne aktører på noen ventilasjonsanlegg Avvik registreres gjennom QM+ + vaktmesterbok (blå bok) Bruk av NS 3424 Tilstandsanalyser I prosess med innføring av IK-Bygg for å styrke kartleggingen av bygningsmassen Vedlikeholdsstrategi

5 VÅR REFERANSE 5 Samtidig opplevde Arbeidstilsynet at det er til dels er uavklart hvordan opprustning av skolene skulle gjøres. Til tross for at renholdstjenesten oppleves som godt organisert og styrt etter kvalitetsnormen INSTA 800, fremkom det noen klager på renholdet. Noe kan skyldes intern tilrettelegging i den enkelte skole mht rutiner for søppelhåndtering, utdeling av frukt mv. Men det er nokså åpenbart at det er rom for forbedringer, og at tettere kommunikasjon mellom skolen, kommunen og den enkelte renholder bør styrkes for å luke ut avvik. Arbeidstilsynet anbefaler sterkt at kommunen foretar en gjennomgang på dette området. Det er noe uklarhet mht bruk av overordnede rutiner for vernerunder, kartlegginger og risikovurderinger. Til en viss grad opp til den enkelte enhet å utvikle selv disse på egen hånd. Her mener Arbeidstilsynet at bidrag fra Synergi Helse bør kunne gi en bedre overordnet rutine som i større grad gir en felles mal for gjennomføring av slike systematiske aktiviteter. Arbeidstilsynet avdekket på begge skolene at spesialrom som kjemi/fysikk-lab med bakrom ikke tilfredsstiller krav til oppbevaring av kjemikalier, ventilasjon (allmenn og punktventilasjon), samt manglene oppdatert stoffkartotek. Arbeidstilsynet anbefaler at kommunen får satt slike spesialrom på dagsorden slik at forholdene kommer i orden. Pr i dag har ikke Nedre Eiker kommune en felles enhetlig og strukturert rutine for kartlegging og risikovurdering mht inneklima. Dette utføres bare sporadisk pr i dag, og langt på vei når det etterlyses et behov/krav fra noen. Arbeidstilsynet avdekket følgende områder som bør styrkes og/eller videreføres: IK-bygg: kommunen oppfordres til å støtte fullt opp under dette arbeidet Bruke kunnskap om verdibevarende vedlikehold og synliggjøre dette. Dette kan være en god referanse å måle seg etter i det videre arbeidet BHT: fortsett med dette gode arbeidet MHV: kommunen må fortsette å legge til rette for gode arbeidsbetingelser for denne enheten, og bruke resultater fra dette inn i sitt systematiske HMS-arbeid Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: Opplæring: Verneombudet ved Veiavangen ungdomsskole hadde ikke gjennomført opplæring. Verneombudet skal ivareta de ansattes interesser i saker som omhandler arbeidsmiljøet, og må få den opplæringen som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Arbeidsmiljølovens 6-5 fastsetter at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte.

6 VÅR REFERANSE 6 Kartlegginger: a) Nedre Eiker kommunen har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (internkontrollforskriften, best.nr. 544), har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Arbeidstilsynet fant sporadiske tilfeller av gjennomførte målinger, men det kan ikke fremvises/dokumenteres at det er gjennomført en enhetlig og helhetlig kartlegging som omfatter brukernes opplevelse og erfaringer, meldte helseproblemer, objektive og relevante målinger av inneklimafaktorer og tilstandsvurderinger av bygninger og installasjoner. Samtidig vil Arbeidstilsynet se dette i forhold til pågående arbeid i regi av Synergi Helse og kommunens innføring av IK-bygg og gjennomføring av tilstandsanalyser ved fastsettelse av tidsfrist for gjennomføring. b) Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften, best.nr. 544) krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at Nedre Eiker kommune har overordnede skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Samtidig registrerte Arbeidstilsynet at kommunen i samarbeid med Synergi Helse bygger opp en systematikk rundt denne type problemstillinger og krav som bør kunne gi et godt grunnlag for å etablere overordnede rutiner som kan gjennomføres lokalt. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Ventilasjon: Riktige luftmengder til/fra de ulike rom i forhold til behovet har betydning for opplevelsen av inneklima. Endret bruk av lokaler krever tilpasning. Feil innregulering kan føre til dårlig luftkvalitet, trekk, støy og at forurensninger og lukt beveger seg ukontrollert. Tette filter reduserer ventilasjonen, skitne filter kan redusere luftkvaliteten spesielt dersom de utsettes for fukt. Forurensning i tilluftkanaler og ventilasjonsaggregat kan påvirke luftkvaliteten, forurensning i avtrekkskanaler kan redusere funksjon. Nedre Eiker kommune kunne ikke dokumentere oppdaterte innreguleringsrapporter. Dette punktet må sees i sammenheng med kravet til kartlegging, men ansees som så sentral aktivitet/dokumentasjon at dette tas med som et eget punkt. Vedlikeholdsplaner: b)kommunen har ikke dokumentert en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. For eksempel en reel prioritering av videre rehabilitering av Veiavangen.

7 VÅR REFERANSE 7 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: OPPLÆRING 1. I Arbeidsmiljøloven 6-5 stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for at alle verneombud blir gitt nødvendig lovpålagt minimumsopplæring (40 timers kurs i arbeidsmiljø). Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført kurs eller en kopi av bindende påmelding. KARTLEGGING 2. Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsleder og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2.ledd nr.6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. 3. Kommunen skal utarbeide skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. Forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 7, (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. VENTILASJON 4. Kommunen må sørge for at ventilasjonen er i tråd med behovet. Innreguleringsrapporter for ventilasjonsanlegget må fremskaffes. Jf arbeidsmiljøloven 4-4(1) Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at innreguleringsrapporten er gjennomgått og vurdert i forhold til bruken av de enkelte klasseoppholdsrom. VEDLIKEHOLDSPLANER: 5. Kommunen skal i samarbeid med skolens ledelse og ansatte utarbeide en tidfestet og prioritert plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering av de skolene der normalt

8 VÅR REFERANSE 8 forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Det skal fremgå hvilke midlertidige tiltak som skal gjennomføres for å redusere arbeidsmiljøbelastningene i påvente av permanent utbedring. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19633 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Kjell Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Eknes ungdomsskole v/ rektor Gamle Riksvei KROKSTADELVA Eknes ungdomsskole v/ verneombud Gamle Riksvei KROKSTADELVA Veiavangen ungdomsskole v/ Postboks MJØNDALEN verneombud Veiavangen ungdomsskole v/ rektor Postboks MJØNDALEN Nedre Eiker kommune v/ Postboks C 3051 MJØNDALEN hovedtillitsvalgte Nedre Eiker kommune v/ Postboks C 3051 MJØNDALEN hovedverneombud Nedre Eiker kommune v/ Postboks C 3051 MJØNDALEN kommunelege 1/miljørettet helsevern Nedre Eiker kommune v/ Eiendomsjef Erik Mathiassen Postboks C 3051 MJØNDALEN