Tilsynsrapport og varsel om pålegg

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Rita Lindbom SENTRALADMINISTRASJON Postuttak 1640 RÅDE Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos SENTRALADMINISTRASJON den Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte i uke 6 en tilsynsprosess i Råde kommune med fokus på det systematiske HMS-arbeidet i kommunen for å forebygge dårlig inneklima i skolene. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Vi startet tilsynsprosessen med tilsyn hos administrativt nivå i kommunen for å kontrollere at kommunen som arbeidsgiver har et styringssystem for å forebygge dårlig inneklima i skolene. Deretter gjennomførte vi tilsyn med alle skolene i kommunen for å få innsikt i kommunens og skolenes systematiske arbeid i praksis. Tilsynsprosessen ble avsluttet med et oppsummeringsmøte der vi fortalte om vårt inntrykk av det systematiske arbeidet for å forebygge et dårlig inneklima og hvilke pålegg vi vurderte å varsle overfor kommunen. Vi så nærmere på følgende temaer: systematisk HMS-arbeid knyttet til inneklima; blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og oppfølging vedlikeholdsrutiner rolleavklaring og medvirkning samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen [email protected] Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 6 Oppsummering av tilsynet Til stede fra SENTRALADMINISTRASJON: Terje Kristiansen (leder bygningsvedlikehold), Harald B. Nybø (hovedverneombud), Roar Nortug (personalsjef), Bjørn Erik Belstad (kommuneoverlege), Kjell Olaf Richardsen (rektor råde u.skole). Til stede fra Arbeidstilsynet: Rita Lindbom (inspektør) og Vigdis Tingelstad (seniorinspektør). Etter tilsynet med kommunen på administrativt nivå og skolenivå er det vår oppsummering at rutinene for å kartlegge og risikovurdere inneklima i skolene ikke er tilfredsstillende. Det er laget en overordnet handlingsplan for kartlegging av inneklima som ikke helt blir fulgt i skolene. Det må avklares hva som er årsaken til at overordnet handlingsplan ikke følges og korrigere dette. En av årsakene kan for eksempel være at overordnet handlingsplan og vernerunder ikke er "avstemt". Det ble også påpekt fra skolenivå at systemet ikke var tilstrekkelig med hensyn på når aktiviteter skal gjennomføres. I en hektisk skolehverdag var det lett at ting ble utsatt eller ikke fanget opp i det hele tatt. Det blir derfor varslet pålegg om å utarbeide skriftlige rutiner for å forebygge et dårlig inneklima. Hensikten med pålegget er at kommunen skal evaluere sitt eget system for å vurdere hva som kan gjøres annerledes og som sikrer både kompetanse til å gjennomføre aktiviteter og vurdere risiko, samt vurdere om det kan lages hjelpeverktøy for rektorene med hensyn på å følge opp arbeidstakernes arbeidsmiljø og elevenes læringsmiljø. Forebygging av dårlig inneklima skjer like mye gjennom godt vedlikehold av skolebygningene. Det kom frem av tilsynene i Råde kommune at vedlikeholdsbehovet for skolene er kartlagt og det foreligger en fullstendig oversikt over vedlikeholdsbehov. Likevel blir ikke forebyggende vedlikehold foretatt i tilstrekkelig grad og det foreligger et etterslep på vedlikehold. Det ble i tilsynene i Råde kommune vist til at kartlagt behov for vedlikehold ikke blir utført fordi det ikke bevilges nok økonomiske midler til å gjennomføre vedlikeholdsplanene. Det ble videre pekt på at eksisterende form for vedlikehold baserer seg i hovedsak på brannslukking. En nærliggende årsak til etterslepet mener vi er at kommunen mangler en vedlikeholdsstrategi som danner grunnlaget for et målrettet vedlikehold og oppgradering av kommunens skolebygg og tekniske installasjoner. Dette mener vi vil medføre en gradvis forverring av den tekniske tilstanden på skolebyggene, noe som igjen vil påvirke at arbeidsmiljøet og inneklimaet i skolene gradvis blir dårligere. Risikoen for negative helseeffekter blir større og vil påføre arbeidstakerne enda større helsebelastninger enn det som allerede er vurdert og påført i vedlikeholdsplanene. I henhold til arbeidsmiljøloven har arbeidsgiver plikt til å forebygge helseskader. Arbeidstilsynet varsler derfor pålegg om å utarbeide vedlikeholdsplaner basert på en forebyggende vedlikeholdsstrategi. Råde kommune er forpliktet til å knytte godkjent bedriftshelsetjeneste til skolene, hvilket kommunen også har gjort. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av skolenes HMSarbeid og tilknytningsplikten innebærer at det skal lages planer for bruk av bedriftshelsetjenestens bistand til skolene som fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader. Inneværende plan som ble fremvist for Råde kommune, viste ingen avtalte aktiviteter for skolene. Det blir derfor varslet pålegg om å utarbeide en plan som fører til aktiviteter for å forebygge helseskader i skolene.

3 VÅR REFERANSE 3 av 6 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Bedriftshelsetjeneste - plan for bistand Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av planen for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten Hjemmel: forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Dette følger av forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader i virksomheten. Handlingsplanen for bruk av bedriftshelsetjenesten i Råde kommune viste ingen avtalte aktiviteter for skolene. En slik plan kan være spesifikk for hver skole eller det kan være en felles plan for alle skolene. Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Pålegg 2 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - rutine Arbeidsgiver skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinene Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beskrivelse av hvordan rutinen er blitt implementert og bekjentgjort for alle berørte arbeidstakere i virksomheten Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til:

4 VÅR REFERANSE 4 av 6 Begrunnelse: I henhold til arbeidsmiljøloven 4-4 (1) skal fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling og lignende være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Inneklima er videre ivaretatt i forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8, første ledd, der arbeidsgiver skal sørge for at lokaler er utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredsstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling, giftige eller helsefarlige stoffer, trekk mv. I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, andre ledd nr. 6, har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Det skal også iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, jf. internkontrollforskriften 5, andre ledd nr. 7. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinene, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Rutiner som skal forebygge et dårlig inneklima må ta hensyn til gjeldende regelverk slik at minimumskrav overholdes. Blant annet finnes normer for enkelte klimafaktorer i Arbeidstilsynets veiledning om Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Her beskrives også funksjonskrav til ventilasjon og hvordan ventilasjon skal behovsvurderes. Normer for forurensning i arbeidsatmosfæren finnes i Arbeidstilsynets veiledning om Administrative normer for forurensning i arbeidsatmosfære (gjelder i hovedsak industrielle forurensninger) og i Anbefalte faglige normer for inneklima fra Folkehelseinstituttet. Det er viktig å bemerke at normene ikke omfatter alle aktuelle forurensninger og problemer kan derfor oppstå selv om alle normverdier overholdes. Arbeidstilsynet ble på tilsynet med kommunen på administrativt nivå forelagt en overordnet handlingsplan som gjelder kartlegging av inneklima i skolene. I følge handlingsplanen skal det foretas ukentlig kontroll av klimaanleggene, mens hovedettersyn skal foretas årlig. Det skal videre gjennomføres kartlegging av utskifting av luft, kartlegging av luftfuktighet og måling av sopp/mugg i lufta hvert tredje år. På skolene gjennomføres det vernerunder et par ganger i året der man ser på inneklimaforhold som renhold, lysforhold, støy, luftforurensning, temperatur, i tillegg til at skolene skal kartlegge ventilasjon/luftutskiftning og rutiner vedrørende vedlikehold av ventilasjonsanlegg. Det er imidlertid teknisk som har ansvaret for både utvendig og innvendig vedlikehold av skolene. Det er derfor et nært samarbeid mellom skolene og teknisk i kartlegging og rapportering av vedlikeholdsbehov. Det er også laget en ansvarsavklaring mellom skolene og teknisk med hensyn på vedlikehold og driftsoppgaver. Etter skoletilsynene er det vår oppsummering at den overordnede handlingsplanen for å forebygge et dårlig inneklima, ikke helt blir fulgt i skolene. Det må avklares hva som er årsaken til at overordnet handlingsplan ikke følges og korrigere dette. En årsak kan for eksempel være at overordnet handlingsplan og vernerunder ikke er "avstemt". Det ble også påpekt fra skolenivå at systemet ikke var tilstrekkelig med hensyn på når aktiviteter skal gjennomføres. I en hektisk skolehverdag var det lett at ting ble utsatt eller ikke fanget opp i det hele tatt. Pålegg om skriftlige rutiner handler derfor like mye om å evaluere sitt eget system for å vurdere hva som kan gjøres annerledes og som sikrer både kompetanse til å gjennomføre aktiviteter og

5 VÅR REFERANSE 5 av 6 vurdere risiko, samt vurdere om det kan lages hjelpeverktøy for rektorene med hensyn på å følge opp arbeidstakernes arbeidsmiljø og elevenes læringsmiljø. Pålegg 3 Bygg - plan for vedlikehold Arbeidsgiver skal sørge for å utarbeide en plan for vedlikehold av byggningsmassen som benyttes som arbeidsplass. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelse av planen. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Skriftlig bekreftelse på utarbeidet vedlikeholdsstrategi Skriftlig bekreftelse på utarbeidet vedlikeholdsplan Dokumentasjon på hvordan verneombudet/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at det er utarbeides vedlikeholdsplaner basert på en forebyggende vedlikeholdsstrategi. Dette for å sikre at byggene er fullt forsvarlig i forhold til det fysiske arbeidsmiljøet. Vedlikeholdsplanene skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Det kom frem av tilsynene i Råde kommune at vedlikeholdsbehov er kartlagt og kjent, og det foreligger etter vår oppfatning god oversikt over vedlikeholdsbehov og etterslep på vedlikehold. Allikevel blir ikke forebyggende vedlikehold gjennomført i tilstrekkelig grad. Det ble i tilsynene i Råde kommune vist til at kartlagt behov for vedlikehold ikke blir foretatt på bakgrunn av at det ikke bevilges nok økonomiske midler til å gjennomføre vedlikeholdsplanene. Det ble videre pekt på at eksisterende form for vedlikehold baserer seg i hovedsak på brannslukking. En nærliggende årsak til etterslepet mener vi er at kommunen mangler en vedlikeholdsstrategi som danner grunnlaget for et målrettet vedlikehold og oppgradering av kommunens skolebygg og tekniske installasjoner. Dette mener vi vil medføre en gradvis forverring av den tekniske tilstanden på skolebyggene, noe som igjen vil påvirke at arbeidsmiljøet og inneklimaet i skolene gradvis blir dårligere. Risikoen for negative helseeffekter blir større og vil påføre arbeidstakerne enda større helsebelastninger enn det som allerede er vurdert og påført i vedlikeholdsplanene. I henhold til arbeidsmiljøloven har arbeidsgiver plikt til å forebygge helseskader. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombud skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudene.

6 VÅR REFERANSE 6 av 6 Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tone Rangøy Holte tilsynsleder (sign.) Rita Lindbom inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Ordfører, Rådmann, Rektor Råde ungdomsskole, Verneombud Råde ungdomsskole, Rektor Karlshus skole, Verneombud Karlshus skole, Rektor Spetalen skole, Verneombud Spetalen skole, Hovedverneombud, Leder Bygningsvedlikehold mv., Personalsjef, Bedriftshelsetjenesten Hjelp 24, Fylkesmannen i Østfold, e-post: [email protected],