TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I KONGSBERG KOMMUNES SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /20390 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Bjørn Solberg tlf Kongsberg kommune v/rådmann Postboks KONGSBERG TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I KONGSBERG KOMMUNES SKOLEBYGG Vi takker for god tilrettelegging og oppfølging fra Kongsberg kommune ved tilsyn gjennomført i skolesektoren og hvor følgende deltok: Innledende møte Fra virksomheten: Rådmannens representant Kjell Guldvog Staalesen, daglig leder Kongsberg kommunale eiendom Bjørg Totland, hovedverneombud Petter Kr. Hugsted, rådgiver miljørettet helsevern Inger Kristine Lorås, hovedtillitsvalgt Johs Aagaard, rektor Ellen M. Flom, rektor Ann- Elin Urdal, yrkeshygieniker Hjelp24 Pål Zimmermann, rådgiver Aud Sperle, verneombud Ingunn Rokstad, rådgiver Guri Myklebust Solli, avdelingsleder KKE Jan Magne Svalestuen, avdelingsleder KKE Kristoffer Grette og rådgiver Odd John Resser Tilsyn Vestsiden ungdomsskole Fra virksomheten: Rektor Ellen M. Flom, lærer Jan Aaserud, hovedverneombud Petter Kr. Hugsted, rådgiver miljørettet helsevern Inger Kristine Lorås, avdelingsleder vedlikehold KKE Jan Magne Svalestuen, avdelingsleder drift og service KKE Kristoffer Grette og yrkeshygieniker Hjelp24 Pål Zimmermann. Tilsyn Efteløt skole Fra virksomheten: Rektor Ann-Elin Urdal, verneombud Gunhild Angeltvedt Bjerknes, hovedverneombud Petter Kr. Hugsted, vaktmester Bjørn Andersen, avdelingsleder drift og service Kongsberg kommunale eiendom Kristoffer Grette, rådgiver miljørettet helsevern Inger Kristine Lorås, yrkeshygieniker Hjelp24 Pål Zimmermann og avdelingsleder vedlikehold Kongsberg kommunale eiendom Jan Magne Svalestuen. Oppsummeringsmøte Fra virksomheten: Rådmannens representant og leder Ressurs senter for Oppvelkst Miljø (ROM) Kjell Guldvog Staalesen, daglig leder Kongsberg kommunale eiendom Bjørg Totland, hovedverneombud Petter Kr. Hugsted, rådgiver miljørettet helsevern Inger Kristine Lorås, hovedtillitsvalgt Johs Aagaard, rektor Ellen M. Flom, rektor Ann-Elin Urdal, yrkeshygieniker Hjelp24 Pål Zimmermann, rådgiver Odd John Resser, verneombud Ingunn Rokstad og rådgiver Ressurs senter for Oppvekst Miljø (ROM) Guri Myklebust Solli. Fra Arbeidstilsynet: Senioringeniør Kjell Arne Johansen og seniorinspektør Bjørn Solberg POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv.

3 VÅR REFERANSE 3 I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Dette er forhold som har blitt tatt opp under innledende møte(oppstartmøte) med administrasjonen, kommunens eiendomsselskap og ansattes representanter og under tilsyn ved Vestsiden ungdomsskole, Efteløt barneskole og i oppsummeringsmøte med administrasjonen, kommunens eiendomsselskap og ansattes representanter. I tilsynet fremkom det blant annet at: Kongsberg kommunale eiendom KF forvalter og står for drift, vedlikehold og byggutvikling for skolene i Kongsberg Det har blitt gjennomført tilsyn i 2 av 14 skoler i Kongsberg kommune, hhv Vestsiden Ungdomsskole og Efteløt skole. Begge skoler er av eldre type og spesielt ved Vestsiden skole gis det uttrykk for at skolebygningen dekker bare delvis det rombehovet som undervisningen krever i dag. Norsk standard NS 3424 har fastsatt en norm på kr/m 2 /år som grunnlag for løpende verdibevarende vedlikehold. Kongsberg kommune opplyser at de har lagt opp til en strategi for å øke dette nivået. I 2010 var det avsatt ca 45 kr/k m 2 /år, i 2011 er dette økt til ca 78 kr/ m 2 /år. Målet for 2012 er å få dette opp til 90 kr/m 2 /år, mens ca 140 kr/ m 2 /år er målsettingen på lenger sikt. Arbeidstilsynet registreres en positiv utvikling, men samtidig at det er et relativt stort etterslep. Det kom frem under tilsynet at Kongsberg kommune har mangler som kan medvirke til dårlig inneklima. Det ble ikke dokumentert hvilke midlertidige tiltak som skal gjennomføres for å redusere konsekvensene i påvente av permanent utbedring. Samtidig har kommunen gjennomført en strategi på at feil og mangler som får dårligste tilstandskarakter (NS 3424) løpende skal utbedres. Dette viser at kommunen har en god rutine, såfremt at dette fungerer. Samtidig ligger det en risiko ved denne strategien, gjennom at det i for stor grad blir en form for brannslukking av feil og mangler som løpende oppstår. Større grad av langsiktige vurderinger og planer, basert på både kartlegging og risikovurdering er nødvendig. Arbeidsmiljøet mellom de ansatte rapporteres som bra. Samtidig opplever mange ved Vestsiden skole at både de fysiske arbeidsforholdene og inneklimaet er en belastning. Det er ikke installert ventilasjon i administrasjonsbygget ved Vestsiden skole og sammen med garderober og arbeidsrom som er for trange, tilfredsstiller dette ikke kravene i forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler kap. 4. Et minimumskrav er at garderober, bøttekott og toaletter skal ha undertrykksventilasjon for å hindre uønsket lukt/forurensing fra å trenge ut i tilstøtende rom eller fellesarealer. Kommunen er tilsluttet godkjent bedriftshelsetjeneste, Hjelp 24. Renhold i kommunale bygg ivaretas av Kongsberg kommunale eiendom KF.

4 VÅR REFERANSE 4 Under tilsynet ved Efteløt skole kom det frem at det var problemer med støy fra ventilasjonsanlegget i møte/spiserommet. Det er åpenbart behov for å utføre en funksjonskontroll av ventilasjonsanlegget. Funksjonskontrollen må omfatte: Temperatur ved dimensjonerende eller avtalte belastninger Luftmengder (innreguleringsrapport/stikkprøver) Lufthastighet (trekk) Luftfuktighet dersom luftfukter benyttes Luftoverføring (lukt, forurensning) mellom rom (luftbalanse) Konsentrasjon av karbondioksid (C02) Konsentrasjon av gasser/støv som inngår i spesifikasjonen Funksjonskontroll av avsug for spesielle forurensninger Kontroll av reguleringsfunksjoner og automatikk Lydnivå Kontroll av tilgjengelighet for tilsyn og vedlikehold Funksjonskontrollen bør utføres av konsulent eller en uavhengig virksomhet. Resultatet av målingene skal foreligge som skriftlig rapport (avleveringsprøve). Dersom rapporten viser avvik fra de kravspesifikasjonene som er satt opp, gir det grunnlag for å kreve at leverandøren foretar utbedring. Arbeidstilsynet gir ikke noe pålegg på dette, men anbefaler at kommunen tar tak i dette forholdet. Viser til veiledningen Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen, vårt best.nr Begrunnelse for varsel om pålegg: Kartlegginger: Kommunen har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (best.nr. 544)(Internkontrollforskriften) krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd

5 VÅR REFERANSE 5 nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at kommunen har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Det ble bekreftet under tilsynet at man arbeider med å utvikle rutiner for kartlegging. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Riktige luftmengder til/fra de ulike rom i forhold til behovet har betydning for opplevelsen av inneklima. Endret bruk av lokaler krever tilpasning. Feil innregulering kan føre til dårlig luftkvalitet, trekk, støy og at forurensninger og lukt beveger seg ukontrollert. Tette filter reduserer ventilasjonen, skitne filter kan redusere luftkvaliteten spesielt dersom de utsettes for fukt. Forurensning i tilluftkanaler og ventilasjonsaggregat kan påvirke luftkvaliteten, forurensning i avtrekkskanaler kan redusere funksjon. Ved Vestsiden skole oppleves de fysiske arbeidsforholdene og inneklimaet som en belastning. Det er ikke installert ventilasjon i administrasjonsbygget og sammen med garderober og arbeidsrom som er for trange, tilfredsstiller dette ikke kravene i forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler kap. 4. Et minimumskrav er at garderober, bøttekott og toaletter skal ha undertrykkventilasjon for å hindre uønsket lukt/forurensing fra å trenge ut i tilstøtende rom eller fellesarealer. I tillegg kom det frem at varme på grunn av gjennomgående varmtvannsrør i forholdsvis trange garderober og arbeidsrom oppleves som en vesentlig årsak til å skape temperaturproblemer under varme perioder. Dette går ut over arbeidsevne og konsentrasjon. For enkelte kan varmebelastning være en helserisiko. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: KARTLEGGING Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsleder og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til Vestsiden skole, i hovedsak administrasjonsbygget og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2.ledd nr.6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring.

6 VÅR REFERANSE 6 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2011/20390 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Bjørn Solberg seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Efteløt skole v/ rektor Efteløtveien SKOLLENBORG Efteløt skole v/ verneombud Efteløtveien SKOLLENBORG Kongsberg Kommune Postboks KONGSBERG Kongsberg kommune v/ hovedtillitsvalgte Postboks KONGSBERG Kongsberg kommune v/ hovedverneombud Postboks KONGSBERG Kongsberg kommunale eiendom KF Postboks KONGSBERG Vestsiden ungdomsskole v/ rektor Boecks gate KONGSBERG Vestsiden ungdomsskole v/ verneombud Boecks gate KONGSBERG