FOSENBARNEVERNSTJENESTE, *5 "'e fl* AQ».f/ k _.

Transkript

1 VÅRDATo VAR REFERANSE 1 av / DERES DATO DERES REFERANSE Arbeidstilsynet varsaksbehandler! =? ;'; -"" ' m" Gunvor Steinkjer Solstad, tlf. 9514;; 2'l-`;1a». Ex _" 7 3, l_.`i.,.... FOSENBARNEVERNSTJENESTE, *5 "'e fl* AQ».f/ k _. c/o Rissa kommune Rådhusveien 13 M i' ' i i i Tilsyn - FOSEN BARN EVERN STJENESTE Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Vi viser videre til mottatt dokumentasjon på e-post , og Hensikten med tilsynet Hensikten var å føre tilsyn med utvalgte organisatoriske arbeidsbetingelser og virksomhetens systematisk arbeidsmiljøarbeid som verktøy for å forebygge uheldige belastninger, arbeidsrelatert sykdom og skader. Under tilsynet ønsket vi informasjon om hvordan virksomheten er organisert, hvem som arbeider der, hvilke former for arbeidstilknytning som brukes, hva virksomheten ser som de største arbeidsmiljøutfordringene og eksempler på hvordan de jobber med disse. I tillegg var sentrale tema: arbeidsavtaler og arbeidstid vemeombudsordning medvirkning og drøfting opplæring i arbeidet eventuell tilknytning og samarbeid med godkjent bedriftshelsetjeneste arbeidsmiljøarbeidet, spesielt rette inn mot forebygging av vold/trusler og konflikter avvikshåndtering Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: 7100 RISSA Til stede fra virksomheten: Therese Guddingsmo (leder Fosen bamevemstj eneste), Linda Lundsvoll Stene (fagleder), Bente Berget (fagleder), Cecilie Skjervold (arbeidstaker), Tove Horrigmo (tillitsvalgt), Stefan Hansen (hovedverneombud) og Lars Børke (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Gunvor Steinkjer Solstad (seniorinspektør). POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VARREFERANSE 2av 10 l 2014/ Fosen bamevemtjeneste er en nylig etablert felles interkommunal bamevemsordning for kommunene Osen, Roan, Åfjord, Ørland, Bjugn, Leksvik og Rissa. Rissa kommune er vertskommune for ordningen og utøver arbeidsgiverfunksjonen for de ansatte. Til grunn for avtalen er en vertskommuneavtale. Fosen bamevemstjeneste ble etablert i mars Det ble opplyst at det lå i føringen for etableringen at kontorene skulle opprettholdes, dvs at det er ansatte lokalisert i de ulike kommunenene. Dette innebærer en utfordring når det gjelder å bli èn tjeneste og det er derfor jobbet med kulturbygging og med å få på plass struktur og rutiner for å få likhet i praksis. Arbeidsavtaler og arbeidstid: Arbeidsgiver opplyser å ha oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker arbeider. Det kan oppstå akutte situsasjoner som gjør at ansatte kan bli beordret til å jobbe til andre tider, men det opplyses at dette ikke skjer så ofte. Det kan også være at det er nødvendig å gjennomføre besøk i hjem på noen ettermiddager. Det ble opplyst i tilsynet at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler. Vi mottok eksempler på to ulike arbeidskontrakter. Det er noen mangler i forhold til minstekravene i arbeidsmiljøloven 14-6, se varsel om pålegg for nærmere begrunnelse. HMS-kompetanse: Det ble opplyst i tilsynet at enhetsleder ikke har gjennomført HMS-opplæring, men at er signalisert opp i systemet at det hadde vært ønskelig/behov for det. Det er viktig at arbeidstaker som er satt til å lede andre også får tilført nødvendig kompetanse slik at henynet til sikkerhet og helse er ivaretatt innenfor lederens ansvarsområde. Se varsel om pålegg. Vemetj eneste: Det er ikke valgt verneombud i enheten, men det er nedsatt en valgkommitè som skal sørge for at dette blir gjort. Det ble opplyst i tilsynet at det ikke er andre vemeombud som p.t. også er vemeombud for bamevemstjenesten. Det varsles pålegg om valg av vemeombud og opplæring av vemeombud. Bedriftshelsetj eneste: Virksomheten er tilknyttet Klinikk 5 bedriftshelsetjeneste. Det kunne ikke fremlegges en plan for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten, men det det ble informert om fra bedriftshelsetjenesten at det er igangsatt et arbeid for å få en plan for 2015 på plass. Siden dette arbeidet er igangsatt, varsles det her ikke pålegg om dette. Til orientering skal en slik plan være utarbeidet på bakgrunn av en reell kartlegging av de ulike risikoforhold som gjør seg gjeldende i enheten, og derved er konkret i forhold til hvilken bistand enheten vil ha behov for og kan forvente i løpet av planens levetid. Det må også framgå av planen at de ansatte/ansattes representanter/vemeombud i enheten i utformingen av planen for sin enhet og at den bygger på risikoforholdene i enheten. Det er med andre ord ikke nok at en har et system som bygger på kontakt ved oppståtte situasjoner/hendelser.

3 VÆA VARREFERANSE 2014/ av1O Opplæring: Arbeidsgiver har et system for opplæring av nytilsatte hvor både administrative faglige biten gjennomgått. Videre har enheten innført en fadderordning. rutiner og den Arbeidsmilj øutfordringer: Når det gjelder utfordringer i arbeidsmiljøet nevnes stort arbeidspress. Det ble opplyst at nye oppgaver kommer til uten at nødvendig ressurser blir tilført (stillinger). Bredden i oppgaver har økt. De opplever å ha en meget viktig jobb, men at de ikke får tatt seg skikkelig igjen. Jobben er tøff og krevende (emosjonelt) og det forekommer at de får kjeft men lite ros. Det ble videre informert om at de er god på kriser og håndterer dette på en bra måte, det samme med trusler som også kan forekomme. Det ble opplyst i tilsynet at de ønsker å få mer tid til refleksjon. Det er også en utfordring at antallet vanskelige saker øker og kompetanse til å håntere disse er viktig. Utfordringer også knyttet til økonomi. De opplyser at de har behov for veiledning på prosesser. Virksomheten har gjennomført en kartlegging/ risikovurdering av arbeidsmiljøet og det er utarbeidet en handlingsplan på bakgrunn av denne. Dette med bistand fra bedriftshelsetjenesten. Enheten jobber i disse dager med å få på plass en plan for bedriftshelsetjenestens bistand og det anbefales å vurdere om det kan være behov for å benytte deres kompetanse i videre tiltak som skal gjennomføres i enheten. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte.

4 Ã VÆA VAR REFERANSE 4 av / Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde. Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av ansvarsområdet, risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring. I tilsynet ble det opplyst at enhetsleder ikke har gjennomført HMS-opplæring, men at det hadde blitt signalisert opp i systemet at det hadde vært ønskelig. Det er viktig at arbeidstaker som er satt til å lede andre oggå får tilført nødvendig kompetanse til å utøve arbeidet, slik at henynet til sikkerhet og helse er ivaretatt innenfor lederens ansvarsområde. Pålegg - Verneombud - valg Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakeme velger vemeombud. Ved virksomheter med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning. 0 Skriftlig bekreftelse på hvem som er valgt som vemeombud, eventuelt kopi av skriftlig avtale om annen ordning Hjemmel: arbeidsmiljøloven 6-1 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-2 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: wmu v m

5 VÆA VÅR REFERANSE 2014/ av10 Ved hver virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven skal det velges vemeombud. Ved virksomheter med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning. Vemeombud skal velges blant ansatte som har erfaring og innsikt i virksomhetens arbeidsforhold. Dette følger av arbeidsmiljøloven 6-1 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-2. Hvem som kan velges til vemeombud og hvordan valget skal gjennomføres fremgår av forskriften. Dersom det avtales en annen ordning enn verneombud, skal dette dokumenteres skriftlig og ordningen som velges må sikre arbeidstakemes medvirkning i spørsmål som gjelder arbeidsmiljø. I tilsynet ble det opplyst at det var nedsatt en valgkomitè i forbindelse med valg av Vemeombud, men at det ved tilsynstidspunktet ikke var valgt vemeombud. Pålegg - Verneombud - opplæring Arbeidsgiver skal sørge for at vemeombudet får den opplæring som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. 0 Kopi av kurs /kompetansebevis som angir innhold og omfang av opplæringen eller 0 Kopi av bindende påmelding til kurs med oversikt over innhold og omfang Hjemmel: arbeidsmiljøloven 6-5 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Arbeidsgiver skal sørge for at vemeombudet får den opplæring som er nødvendig for å kunne ivareta vervet på en forsvarlig måte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 6-5 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Hensikten med opplæringen er at vemeombudet skal ha god kunnskap om arbeidsmiljø for å kunne ivareta funksjonen. Krav til innhold i opplæringen fremgår av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Opplæringen skal tilpasses den enkelte virksomhets behov og utfordringer, og den skal gi innføring og orientering om arbeidsmiljøloven og andre lover som gjelder på området. Varigheten på opplæringen skal i utgangspunktet minst være på 40 timer og

6 VARREFERANSE 5 av 10 i 2014/ skal primært foregå i arbeidstiden. For verneombud som utfører vervet innenfor vemeområder med særlig kompliserte arbeidsmiljøproblemer, bør det gis spesiell opplæring. Vemeombudet har rett til å ta den nødvendige opplæringen ved kurs arrangert av arbeidstakemes organisasj oner. Under tilsynet kom det frem at enheten ikke hadde valgt vemeombud. Det er viktig at Vemeombudet som velges får nødvendig opplæring, så snart som mulig etter at valget er gjennomført. Pålegg - Konflikthåndtering - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine for håndtering av konflikter som kan føre til uheldige helsebelastninger. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med vemeombud/ansattes representant. For å kunne vurdere om pålegget er oppfyllt må vi innen fristen ha mottatt: 0 Kopi av rutinen 0 Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt 0 Beskrivelse av hvordan verneombud/ ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-1 første ledd og 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (intemkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakemes fysiske og psykiske helse og velferd. Arbeidsgiver skal iverksette rutiner for å forebygge overtredelser av arbeidsmiljøloven. Rutinen skal utabeides i samarbeid med arbeidstakeme og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-l første ledd og 3-l første ledd og andre ledd bokstav e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Ulike faktorer i arbeidsmiljøet kan føre til konflikter. Konflikter kan beskrives som en kollisjon mellom interesser, verdier, handlinger eller retninger. Konflikter som får eskalere, kan utgjøre en helserisiko for de involverte og en arbeidsmiljørisiko for øvrige medarbeidere. Når en konflikt har oppstått, må arbeidstaker kunne melde fra om konflikten. Arbeidsgiver må kunne håndtere konflikten. Arbeidsgiver må iverksette rutine for å sikre at helseskadelige konflikter blir meldt og håndtert. Forhold som bør fremgå av rutinen:

7 VÆA VAR REFERANSE 2014/ av10 0 Målsetting med rutinen 0 Hvordan arbeidstaker skal melde fra om en konflikt og til hvem Hvem som skal ha ansvar for håndtering av konflikten (et viktig prinsipp er at den som har ansvar for håndteringen ikke selv er part i konflikten) Ivaretakelse av personvemet Sikre at alle parter blir hørt Vemeombudets oppgave og funksjon Tillitsvalgtes oppgave og funksjon Muligheter for ekstern bistand, for eksempel bedriftshelsetjenesten Saksgangen og løsningsmetoder Skriftlighet og dokumenthåndtering Hvem skal ha informasjon og om hva (jf. ivaretakelse av personvem) Temaet konflikter og forebygging og håndtering av konflikter ble tatt opp som tema i tilsynet. Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens varslingsrutiner. Varslingsrutinene sier noe om hvordan ansatte kan varsle trygt om eventuelle kritikkverdige forhold i virksomheten (eks svikt i sikkerhetmtiner, økonomiske misligheter, uforsvarlig saksgang etc). En rutine for håndtering av alvorlige konflikter skal si noe om håndteringen av en oppstått konflikt, altså hvem som gjør hva, hvilken rolle de ulike aktørene skal ha, etc, som nevnt overfor. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke fremlegge skriftlige rutine for melding og håndtering av konflikter som kan føre til uheldige helsebelastninger. Pålegg - Endring og omstilling - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med vemeombud/ansattes representant. 0 Kopi av mtinen 0 Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt 0 Beskrivelse av hvordan vemeombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre ledd bokstav d og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (intemkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til:

8 VARREFERANSE 3 av 10 r ga 2014/ I A Arbeidsgiver skal utarbeide rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid arbeidstakeme og deres tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Se også veilederen "omstilling, har du husket det viktigste?" som dere finner på wwwarbeidstilsynetno I tilsynet kom det frem at enheten har gjennomført endringer/omstillinger som har hatt arbeidsmiljømessige konskekvenser. Det ble opplyst i tilsynet at virksomheten ikke har rutine som sikrer at endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Pålegg - HMS arbeid - kunnskap og ferdigheter Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakeme har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. 0 Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter. Det gjelder spesielt gjeldende rutiner for forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler, informasjon om utarbeidede rutiner for konflikthåndtering og rutine for omstilling/endring. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-2 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (intemkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 2 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakeme og deres tillitsvalgte holdes løpende orientert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakeme har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-2 første ledd,jf. intemkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 2. Under tilsynet kom det frem at arbeidstakeme ikke har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.

9 V@A VÅR REFERANSE 2014/ av10 Pålegg - Arbeidsavtale - innhold Arbeidsgiver skal utarbeide utkast til arbeidsavtaler som er i tråd med arbeidsmiljøloven Kopi av utkast til arbeidsavtaler som er i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-6 Hjemmel: arbeidsmiljøloven 14-5 første ledd og 14-6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsavtalen inneholder opplysninger om forhold av vesentlig betydning for arbeidsforholdet. Minimumskrav til innhold i den skriftlige arbeidsavtalen fremgår av arbeidsmiljøloven Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver har inngått arbeidsavtale med sine ansatte. Vi mottok eksempler på to ulike arbeidskontrakter. De arbeidsavtalene/mal for arbeidsavtalene som ble vist Arbeidstilsynet, var ikke i tråd med de minimumskrav som fremgår av arbeidsmiljøloven Blant annet mangler det informasjon om lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid og pauser. Dette er punkter som skal med, men det kan vises til lover og avtaler i arbeidsavtalen der dette gjelder. Informasjon til verneombudet Vemeombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til Vemeombudet. Hvis virksomheten ikke har vemeombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2014/

10 VAR REFERANSE H 2014/ av10 Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Gunvor Steinkjer Solstad seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Virksomhetens vemeombud

11 Returadresse Arbeidstilsynet, Postboks 4720 Slup TA r 7468 Trondheim FOSEN BARNEVERNSTJENESTE c/o Rissa kommune Rådhusveien RISSA R:ssAKC}:.4MUNE 1