Vi viser til tilsyn gjennomført hos Gjerdrum kommune og to av skolene i kommunen. Tilsynene ble gjennomført og

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /16680 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Winnie S. Borgund tlf GJERDRUM KOMMUNE Postboks GJERDRUM TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Gjerdrum kommune og to av skolene i kommunen. Tilsynene ble gjennomført og For oversikt over møtedeltakere ved de ulike tilsynene viser vi til vedlagt deltakerliste, vedlegg 1. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold, og som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon på disse forhåndsmeldte temaene: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynssprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Kort oppsummering av funn: Skolene er godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i Avdelingsledere, rektorer og verneombud har gjennomført HMS-opplæring. Skolene er gjennom overordnet nivå tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste. Det er ikke utarbeidet en plan som viser hvilke aktiviteter bedriftshelsetjenesten skal bistå med i den enkelte skole i planperioden. I følge kummunes overordnede internkontrollsystem har den enkelte virksomhetsleder ansvar for internkontroll i egen virksomhet. Iht. til overordnet rutine skal fysisk arbeidsmiljø kartlegges gjennom vernerunder og arbeidsmiljøundersøkelser. Eiendomsvirksomheten i kommunen forvalter, følger opp og har ansvar for bygningsmassen. De har ansvar for både utvendig og innvendig vedlikehold og tekniske installasjoner som ventilasjonsanlegg, i skolene. Gjerdrum kommune har kartlagt fysisk tilstand ved skolebygningene og utarbeidet tilstandsanalyse for hver av barneskolene. Det er utarbeidet vedlikeholdsplan for 2011, med oversikt over det bygningsvedlikeholdet som blir utført i løpet av året. De ansatte ved skolene kjenner til planene og har medvirket til planene. Under tilsynet ble det formidlet til Arbeidstilsynet at Gjerdrum kommune har et stort vedlikeholdsetterslep på to av sine skoler. Kommunen har en del utfordringer hva gjelder inneklima i skolene. Det ble opplyst at inneklima ikke er optimalt, og at forhold som virker inn på inneklima ikke var tilstrekkelig kartlagt/risikovurdert. Kommunen har innført verktøyet IK-bygg. Arbeidstilsynet oppfatter at Gjerdrum kommune arbeider systematisk med vedlikehold av bygningsmassen og at de er inne i en prosess med å innhente etterslep. Det er utarbeidet strategisk plan for bygningsvedlikeholdet i kommunen. Det ble gjennomført målinger av radon på skolene i 2010, men resultat av målingene er ikke kjent. Arbeidstilsynets vurdering og begrunnelse for pålegg På tilsyn med Gjerdrum kommune som arbeidsgiver og skoleeier, etterspurte Arbeidstilsynet kommunens rutiner for å kartlegge og risikovurdere inneklima og forhold som innvirker på inneklima i skolene. Arbeidstilsynet ble forelagt notatet HMS i Gjerdrum kommune, der det er beskrevet at kartlegging av arbeidsmiljøet gjennomføres en gang i året gjennom

3 VÅR REFERANSE 3 medarbeiderundersøkelse og vernerunde ute i den enkelte virksomhet. I følge kommunens overordnede internkontrollsystem, har den enkelte virksomhetsleder ansvar for internkontroll i egen virksomhet. Med dette overlater Gjerdrum kommune ansvaret for å vurdere om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig til den enkelte skole og rektor og arbeidstakerne. Det er ikke utarbeidet en felles sjekkliste eller overordnet system for gjennomføring av vernerunde. Sjekkliste eller mal for gjennomføring utarbeides eventuelt av den enkelte virksomhet. I medarbeiderundersøkelsen er det kun ett spørsmål vedrørende inneklima, og det er i hvilken grad man er fornøyd med inneklima på arbeidsplassen. Under tilsynene ble det opplyst at det ikke er gjennomført risikovurdering basert på kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Eiendomsvirksomheten i kommunen har kartlagt fysisk tilstand ved skolebygningene, men utover det som er nevnt i tilstandanalysene for skolene, er det ikke gjort en risikovurdering av forhold som har betydning for arbeidsmiljø og kan ha innvirkning på helse. Kartlegging og risikovurdering Etter tilsyn på de to utvalgte skolene er det Arbeidstilsynets oppfatning at den kartleggingen som gjennomføres på vernerunde og i medarbeiderundersøkelsene, i hovedsak er basert på visuell befaring og ansattes opplevelse av inneklima. En slik kartlegging vil for eksempel ikke kunne avdekke radonnivå i arbeidslokalene. Det er riktignok gjennomført målinger av radon i skolene i kommunen, men måleresultatene er ikke kjent. Arbeidstilsynet vurderer at det ikke gjennomføres en helhetlig systematisk kartlegging og risikovurdering av inneklima og hvilke forhold som virker inn på inneklima i skolene. Gjerdrum kommune har ikke utarbeidet et system som sørger for at det gjøres en enhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima og som viser en jevn standard på alle skolene. De mangler et overordnet system som sikrer lik kvalitet ved alle skoler. Hensikten med en slik kartlegging og risikovurdering er å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Skoleeier/arbeidsgiver må ha en definert standard for tilfredsstillende inneklima. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544), har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Det er viktig å ha god kunnskap om faktorer som kan virke inn på inneklima og om de helsemessige konsekvensene av et såkalt dårlig inneklima. Et system må også få frem nødvendig tilstandsfakta om inneklimasituasjonen, der både vedlikehold og drift av bygg og tekniske installasjoner, samt utforming/innredning, bruk og behov må vurderes og ses i sammenheng. Minimum er at lov og forskrifter oppfylles og at negative helsepåvirkninger ikke kan aksepteres. I tillegg kommer en standardisert brukerundersøkelse av opplevd inneklima/ tilstand, basert på vurderingskriterier (grad av negativ/positiv opplevelse). Dette betyr i mange sammenhenger at man må innhente ekstern kompetanse i dette arbeidet. Bedriftshelsetjenesten er ment å være en viktig bidragsyter i slike forhold, og skal bistå arbeidsgiver der arbeidsgiver selv ikke innehar den nødvendige kompetansen. Manglende overholdelse av fastsatte inneklimakrav må føre til tiltak (tiltaksplan) som kan sikre at arbeidsplassen får tilfredsstillende inneklima. Større utbedringer og vedlikeholdsarbeid som ikke kan gjennomføres innen rimelig tid, skal inngå i en vedlikeholdsplan for den enkelte skole. I

4 VÅR REFERANSE 4 påvente av utbedringer, må midlertidige tiltak igangsettes der det er konstatert belastninger på grunn av uheldig/dårlig inneklima. Bruk av bedriftshelsetjeneste Undervisning er en risikoutsatt bransje med arbeidsmiljøutfordringer og belastninger som kommer inn under plikten om å benytte bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal ha en viktig rolle som rådgiver, og er et virkemiddel i det systematiske forebyggende helse- og miljøarbeidet i virksomheten. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for oppfølging og kontroll av arbeidsmiljøet i egen virksomhet. Arbeidsgiver skal i henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (kapittel 2, 4, bokstav c) innhente bistand fra bedriftshelsetjenesten i det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig arbeidsmiljø/inneklima. I henhold 5 bokstav a) i forskriften skal det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten. Bedriftshelsetjenesten skal bistå med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet. De kan også foreta arbeidsplassundersøkelser og vurdere risiko for helsefare, fremme forslag om tiltak, overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidsmiljøsituasjonen og foreta oppfølging. På Arbeidstilsyntes spørsmål om virksomhetene/skolene i Gjerdrum kommune er tilknyttet godkjent bedriftshelsetjenesete, ble det opplyst at skolene er tilknyttet bedriftshelsetjenesten gjennom kommunen. Det er utarbeidet en samarbeidsplan mellom Gjerdrum kommune og HMSsenteret Øvre Romerike. Denne planen er overordnet og svært generell og viser ikke at skolene er inkludert i ordningen. Arbeidstilsynet vurderer at kommunen ikke har en plan for samarbeid/bruk av bedriftshelsetjenesten i skolene. Det foreligger ikke rutiner eller planer som sikrer at forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (best.nr. 600) blir etterlevd i skolene. For å sikre at den enkelte enhets spesielle risikoforhold blir ivaretatt i planperioden, skal avdelingsleder/enhetsleder og verneombud delta i utarbeidelse av planene. Det er arbeidsgiver som må påse at planen er iht. til krav i forskriften. For mer veiledning viser vi til vedlegg 2, der informasjon om lovkrav og Arbeidstilsynets forvaltningspraksis i kommuner og i store virksomheter med flere underliggende avdelinger fremkommer. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Gjerdrum kommune skal som arbeidsgiver sikre en systematisk og helhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima i virksomhetene, der alle forhold som kan innvirke på inneklima skal fremkomme, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6. Gjennomførte kartlegginger og risikovurderinger skal, i henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6, dokumenteres skriftlig. Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan Gjerdrum kommune som arbeidsgiver skal sikre et systematisk arbeid med hensyn på helhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima.

5 VÅR REFERANSE 5 2. Gjerdrum kommune må som arbeidsgiver i samarbeid med enhetsledere og verneombud ved skolene og bedriftshelsetjenesten, utarbeide en periodevis plan som viser hvilke aktiviteter bedriftshelsetjenesten skal bistå skolene med, jf. forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste 4 og 5. Frist for gjennomføring: Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig bekreftelse på at periodevise planer er utarbeidet. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/16680 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tone Rangøy Holte tilsynsleder (sign.) Winnie S. Borgund seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Gjerdrum kommune v/ kommunalsjef Magne Skrede Gjerdrum kommune v/ personal- og org.sjef Tor Johan Ekkjestøl Gjerdrumkommune v/ vedlikeholdsleder eiendom TomFoss Gjerdrum kommune v/ vedl.ingeniør Erik Larsen Gjerdrum kommune v/ driftsoperatør Heidi K. Elton Gjerdrum kommune v/ HVO Bjørn Tronrud Gjerdrum kommune v/ HTV Utdanningsforbundet Gjerdrum Marit Guii-Larsen Gjerdrum kommune v/ helse- og miljørådgiver Stein Egil Granli Gjerdrum kommune v/ ordfører Gjerdrum kommune v/ vaktmester Erik Kogstad Gjerdrum kommune - Veståsen skole v/ rektor Randi Ljønes Gjerdrum kommune - Veståsen skole v/ verneombud Anne Grethe Rustad Gjerdrum kommune - Gjerdrum barneskole v/ rektor Anne Reidun Kjærstad Gjerdrum kommune - Gjerdrum barneskole v/ SFO-leder, varaverneombud Hanne Cathrine Rud

6 VÅR REFERANSE 6 Fylkesmannen Oslo og Akershus Tordenskiolds gate OSLO v/skoleansvarlig Fylkesmannen Oslo og Akershus v/helseansvarlig HMS-senteret Øvre Romerike v/ yrkeshygieniker Lina Therese Haugård Folkeparken 13 L 2072 DAL Vedlegg: Vedlegg 1. Deltakerliste for tilsyn Gjerdrum kommune Vedlegg 2. Bedriftshelsetjeneste handlingsplaner (periodevise planer)