TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - Fjellhamar skole. Vi viser til tilsyn gjennomført ved Fjellhamar skole i Lørenskog kommune

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /16935 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Lasse Skjelbostad tlf Lørenskog kommune v/rådmannen Postboks LØRENSKOG TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - Fjellhamar skole Vi viser til tilsyn gjennomført ved Fjellhamar skole i Lørenskog kommune Til stede fra skolen: Morten Hagen, rektor Marianne Egeberg, assisterende rektor Dorthe Rundtom, tillitsvalgt Kari Aasbø, undervisningsinspektør Morten Mengkrogen, undervisningsinspektør Mette Sundvoll, undervisningsinspektør og SFO-leder Katrine Falleth, verneombud Rita H. Braathen, verneombud SFO Lena Solholt, undervisningsinspektør Til stede fra Arbeidstilsynet: Lasse Skjelbostad, inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I den forbindelse gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. I tilsynssatsningen setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Rektor og verneombud har opplæring i helse, miljø og sikkerhet. Verneombudene opplever å ha nødvendig tid til å utføre sine verv. Det gjennomføres vernerunder 2 ganger pr. år. Kartlegginger har ført til handlingsplan med tiltak. Det gjennomføres medarbeidersamtaler Samarbeidet med BHT fungerer godt. Ansvar og roller fordelt i ledergruppa. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Risikovurdering etter kartlegging og før handlingsplan er mangelfull. Oppgitte arbeidsmiljøutfordringer er ikke tatt med i kartlegging. Avvikssystemet er lite i bruk. I tillegg framkom: Fjellhamar skole oppgis å være Norges største grunnskole med 891 elever og 110 ansatte. Rundt 15 % av de ansatte er menn. Det er god spredning i alderssammensetningen. Begge forhold trekkes fram som positivt for miljøet. Ansatte med annen fagbakgrunn enn den tradisjonelle trekkes også fram som positivt, for eksempel ved to barnevernpedagoger og to vernepleiere. De ansatte oppgis å ha god kompetanse, høy arbeidsmoral, og de tar vare på nye ansatte. Det oppleves som attraktivt å arbeide ved Fjellhamar skole. Verneombudene deltar på nettverksmøter med diskusjoner og ulike opplæringer/kurs for verneombudene i kommunen. Verneombudene er kjent for de ansatte. Tillitsvalgte har medbestemmelsesmøte med rektor, hvor verneombudene deltar i noen grad, og sakslisten ligger på Fronter. Typiske arbeidsmiljøutfordringer oppgis å være tunge elevsaker, og det har vært tilfeller av vold mot ansatte. Det er ressurskrevende med slike elever i seg selv, men også det å finne tid til å organisere et opplegg rundt disse elevene tar mye tid. Skolen har store klasser, og det oppstår lett et høyt støynivå. De ansatte er ambisiøse, og opplever foreldre som utfordrer dem. Stress, rollekonflikt, opplevelse av oppgaver som stjeler tid fra undervisningen, elevbekymringer, konflikter og en følelse av utilstrekkelighet trekkes fram som risikofaktorer i forhold til sykefravær. Det fremkom at bygningene ikke er tilpasset elevtallet. Det hevdes at det er for mange elever til de arealer og romløsninger man i dag besitter. Det gir for eksempel lite fleksibilitet. Teamene er spredt på flere ulike steder, som kan gi utfordringer. Bygningene blir vurdert som uhensiktsmessige og lite oppdatert til kravene i dagens skole, særlig når det gjelder luftkvalitet. Det er foretatt en egen undersøkelse angående teamsamarbeid og erfaringsdeling. De handlingsplaner som utarbeides er et resultat av drøfting i flere instanser/møter. Når det gjelder avvik er ikke rutinene for avviksmelding og -håndtering kjent. Skjemaet oppleves ikke å fange opp det man kunne tenke seg å melde. Konsekvensen er at avvik ikke meldes.

3 VÅR REFERANSE 3 Det er arbeidet med å få en samkjørt ledelse. Ressursforvaltning og -flytting er en hovedoppgave. Det er også en oppgave å bremse noe opp i forhold til å innføre eller iverksette oppgaver slik at man rekker å la ting sette seg før neste oppgave. Sykefraværet er for tiden på 10 %. I tilsynet fikk vi utlevert perm med dokumentasjon relatert til de temaer som vi varslet ville være tema i tilsynet. I permen ligger beskrivelse av opplæringsomfang for verneombud og lærere, kopi av presentasjonen som ble holdt i tilsynet, prosedyre for vold og trusler om vold, arbeidsmiljøkartlegging 2009 for alle SFO i Lørenskog. Arbeidsmiljøkartlegging (uten årstall) for Fjellhamar skole, oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen 2007, arbeidsmiljøkartlegging 2009 Fjellhamar skole, skjema for medarbeidersamtale, oversikt over oppfølging av nyansatte, virksomhetsplan og årsmelding 2010, Resultat av intern undersøkelse av teamsamarbeid, oversikt over sykefraværet. Prosedyre for sykefravær, AKAN, internkontroll av HMS. I tillegg er det vedlagt noe materiell angående elevarbeid/-rutiner som ikke vurderes her. Arbeidstilsynets vurdering: Vi ser oppfølgingen av arbeidsmiljøundersøkelsen i 2007 som en resultatanalyse, og en form for risikovurdering med påfølgende handlingsplan. Verdien av en kartlegging må imidlertid knyttes opp mot svarprosent. Det viser seg et flere av undersøkelsene har svarprosent over og under 50, noe som kan svekke troverdigheten ved materialet. Tiltakene i forbindelse med arbeidsmiljøkartleggingen fra 2007 framstår som konkrete, de kan delvis avsluttes, delvis oppfattes som løpende. For øvrig kan løpende tiltak vurderes flyttet over i rutine, for eksempel for vurdering av opplæring og så videre. Mange av tiltakene vil det være mulig å vurdere effekten av. Dokumentasjonen tyder på at det er lagt ned et omfattende arbeid for å følge opp arbeidsmiljøundersøkelser, og vi antar at det har hatt påvirkning på det bildet som tegnes i dag av en skole som faglig og personalmessig fungerer godt. De vedlagte skjema "Sjekkliste til lokal HMS-handlingsplan", "risikovurdering" og handlingsplanskjema (antakelig) er ikke fylt ut. Vi kan dermed ikke vurdere vernerunder og handlingsplan i forhold til fysiske forhold, det vil si bygningsmessige forhold, inneklima, kjemikalier, renhold osv. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: Virksomheten har ikke dokumentert kartlegginger og risikovurderinger når det gjelder fysisk arbeidsmiljø, og mangler skriftlige planer for tiltak (handlingsplan) for å redusere relevante arbeidsmiljøutfordringer. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6, har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Plikten gjelder også på områder eller når det gjelder årsaksforhold man anser ligger utenfor eget ansvars- og myndighetsområde. Se varsel om pålegg nr. 1.

4 VÅR REFERANSE 4 Virksomheten skal sikre at systemet for avvikshåndtering, etter kommunens gjennomgang i forhold til pålegg til skole- og oppvekstsjefen, fungerer både for de som skal bruke det, og at meldinger følges opp av riktig instans, med tilbakemelding til melder, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Se varsel om på legg nr. 2. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Se varsel om pålegg nr. 3. I henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best. nr.600) 5, skal arbeidsgiver samarbeide med bedriftshelsetjenesten om utarbeidelse av periodevis plan. Etter samme forskrift 4 skal arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår med kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak. Se varsel om pålegg nr. 4. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten skal foreta en kartlegging av fysiske arbeidsmiljøutfordringer, eventuelt dokumentere den kartlegging som er gjort, og på bakgrunn av denne gjennomføre en risikovurdering av de arbeidsmiljøutfordringer som fremkommer. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring 2. Virksomheten må implementere system for avvikshåndtering etter gjennomgang på overordnet nivå, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. De ansatte må gjøres kjent med avvikssystemet.

5 VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert, og en beskrivelse av hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan/rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 og denne skal gjøres kjent for de ansatte jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen og en beskrivelse av hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Virksomheten må i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en periodevis plan for BHT`s arbeid i virksomheten, jf. forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr. 600) 4a. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått kopi av utarbeidet plan hvor det bla fremkommer hvordan BHT skal bistå ved kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/16935 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Gro Kværnå seniorrådgiver (sign.) Lasse Skjelbostad seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Vi ber virksomheten besørge kopi til: Fjellhamar skole v/rektor Fjellhamar skole v/verneombud

6 VÅR REFERANSE 6