Vi viser til tilsynsprosessen gjennomført hos Re kommune den 04.april 2011 og 14.april 2011 hvor følgende deltok:

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /5533 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Conny Bruun tlf RE KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Postboks REVETAL Att. Rådmannen VEDTAK OM PÅLEGG Vi viser til tilsynsprosessen gjennomført hos Re kommune den 04.april 2011 og 14.april 2011 hvor følgende deltok: Fra virksomheten: Unni Bu Kommunalsjef Åpning og slutt Arne Johnsen Teknisk sjef Øyvind Larsen Driftsingeniør TNT Eiendom Lars Skjeggestad TNT formann Alle 4 Kurt Schejølberg Ressursvaktmester Kirkevold skole Nina Henriksen Rektor Kirkevold barneskole Åpning og Kirkevold skole Bekketun Verneombud Kirkevold skole Kåre Bø Vaktmester " Marit Flatø Rektor Ramnes barneskole Ramnes skole og slutt Svein Øksenholt Inspektør Ramnes skole Bernt Kalbach Verneombud Ramnes skole og slutt Øyvind Grønli Vaktmester Ramnes skole Anita Sjøgren HVO Åpning og slutt Ole Hajem HTV UNIO Åpning Monica Kullander MHV Alle 4 Marit Soldan Bedriftshelsetjenesten Slutt Trond Wifstad Rådmann Slutt Fra Arbeidstilsynet: Nina Nordgård Avdelingsingeniør Conny Bruun Overingeniør POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv.

3 VÅR REFERANSE 3 Det vises til varsel om pålegg av, hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Arbeidstilsynet hadde ikke fått noen kommentarer til varselet innen 10.mai 2011 så derfor vedtas påleggene likelydende de varslede påleggene. Begrunnelse for pålegg 1. Det kunne ikke dokumenteres at virksomhetsleder på en av skolene hadde gjennomgått HMS-opplæring. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-2 (b) skal arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Opplæringen skal gi arbeidsgiver kunnskap om hvordan de organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn på arbeidsmiljøet, samt hvilke positive og negative helsemessige konsekvenser dette kan ha (best.nr. 588 Veiledning om Arbeidsgivers plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljøog sikkerhetsarbeid). 2. Kommunen kunne ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima, og forhold som innvirker på inneklima,i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. I følge kommunens HMS-handlingsplan for 2011 står det blant annet at alle skoler og TNT skal gjennomføre risikovurdering i Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Det ble bekreftet at kommunen har ikke dokumentert en overordnet vedlikeholdsstrategi. Kommunen har en veldikeholdsplan som i følge interne rutiner skal rulleres hvert år, men dette var ikke gjennomført de siste 3 år. Det ble bekreftet at dette arbeidet nå var i gang for Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Det er kommunens oppgave å gjennomføre nødvendige tiltak så raskt som mulig og prioritere tiltakene ut fra en vurdering av tilstand og risiko. Funnene ved Ramnes skole på alle de vannskader det har vært de senere år, avviksmeldingene, referatene fra vernerunder og interne befaringer samt rapporten fra MHV, viser Ramnes skole har betydelige mangler som kan medvirke til dårlig inneklima. Det kunne ikke dokumenteres hvilke midlertidige tiltak som skulle gjennomføres for å redusere konsekvensene i påvente av permanent utbedring av Ramnes skole.

4 VÅR REFERANSE 4 5. På begge skolene har det vært avdekket fuktproblemer. På Ramnes skole stod det bøtter klare til neste regnvær. Det hadde de siste 8 år vært benyttet bøtter ved flere anledninger ved regnvær eller når snøen tinte. Det er flatt tak på Ramnes skole. Kommunen har tettet hullene etter hvert som de har kommet, men det har ikke vært tatt av deler av taket for å sjekke om det er noen fuktskade i materialet eller om det er noe fuktig isolasjon der. Ved saneringen på Kirkevold skole ble Eurosafe benyttet til sanering av fukt i 2007/2008. Det ble nevnt av Miljørettet helsevern at det i den forbindelse ble laget en fuktrutine,- denne var kun benyttet ved saneringen på Kirkevold skole. For at det skal være et godt inneklima på skolen må det være klare retningslinjer i FDV-systemet som sikrer en god oppfølging av bygget og skjerming av ansatte/elever/brukere hvis det skjer en vannskade eller man finner en fuktskade. 6. Kommunens overordnede HMS- og FDV- system er lite kjent blant de ansatte. Det finnes ruiner for f.eks, avvik (disse følges godt opp intern på skolen, men hva som skjer hvis den sendes videre vet ikke rektorene), kartlegging, risikovurdering (det står på årshjulet at dette skal gjøres, men det etterspørres aldri om det er gjennomført), filterskifte, rullering av vedlikeholdsplanen og opplæring av vaktmestere. Flere av disse rutinene er lite kjent blant de ansatte og det har vært lite fokus på hvordan kommunen følger rutinene opp i forhold til å sjekke ut om de fungerer som forutsatt slik det kreves i internkontrollforskriften. Forskriften stiller krav til at det skal foretas en systematisk gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 3 og 8 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og til å sette vilkår. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Kommunen må sørge for rutiner som sikrer at arbeidsgiver eller arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere gjennomgår opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid slik det kreves i Arbeidsmiljøloven 3-2 (b Pålegget anses for etterkommet når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført opplæring eller en kopi av bindende påmelding og hvor det fremgår hvilke tema som inngår i opplæringen. 2. Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsledere og ansatte kartlegge og risikovurdere helsefarer og problemer med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2.ledd nr.6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av risikovurderingene for skolene og handlingsplanene, som er utarbeidet på bakgrunn av kartleggingene og risikovurderingene av relevante utfordringer. Planene må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring.

5 VÅR REFERANSE 5 3. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Planen skal være satt opp med ansvarlig og med tidsfrist. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: 15. oktober 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi og en bekreftelse på at det er laget en overordnet vedlikeholdsplan for skolebyggene i kommunen. 4. På grunn av at forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler, og for å oppnå tilfredsstillende inneklima på Ramnes skole, må kommunen i samarbeid med skolens ledelse og ansatte, utarbeide en tidfestet og prioritert plan for vedlikehold/ rehabilitering av de skolen. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse for hvordan de varslede vedtakene i rapporten fra Miljørettet helsevern er tenk løst. Beskrivelsen må være signert av ledelse og verneombud. 5. Kommunen må få rutinen for fuktsanering inn i sitt internkontrollsystem slik at rutinen blir kjent og blir etterlevd ved alle saneringsjobber. Rutinen må ligge til grunn ved sanering av fukt ved Ramnes skole. Vannskadene må utbedres for å oppnå et tilfredsstillende inneklima i skolen. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens rutine for fuktsanering og en bekreftelse på at vannskadene ved Ramnes skole er reparert og at fukten er sanert i tråd med kommunens rutine. 6. Kommunen må revidere og gjøre rutinene i HMS- og FDV-systemet kjent for de ansatte. Det settes krav til medvirkning og revisjon av systemet slik at systemet fungerer som forutsatt. Jfr.arbeidsmiljøloven 3-1 (2) h) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, best.nr. 544 (internkontrollforskriften) 5 nr. 2 og 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av bekreftelse på revisjonen er gjennomført sammen med representanter fra de ansatte og at det har vært en opplæring i systemet.

6 VÅR REFERANSE 6 Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Sør-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/5533 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Marianne Pedersen tilsynsleder (sign.) Conny Bruun seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

7 VÅR REFERANSE 7 Kopi til: Driftsing. TNT-eiendom Ø. Johansen Eiendomssjef Fylkesmannen v/helseansvarlig Anton jensensgt TØNSBERG Fylkesmannen v/skoleansvarlig Anton jensensgt TØNSBERG HTV HVO Inspektør Ramnes skole Kommunalsjef Unni Bu Kommunelege1/Miljørettet helsevern Postboks REVETAL RE KOMMUNE v/rådmannen Postboks REVETAL Rektor ved Kirkevold skole Postboks REVETAL Rektor ved Ramnes skole Postboks REVETAL Rubicon BHT Baglergata TØNSBERG Teknsik sjef Arne Johansen Vaktmester Ramnes skole Verneombud ved Kirkevold skole Verneombudet ved Ramnes skole Postboks REVETAL Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak Bilder fra Ramnes og Kirkevold skole