TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I SEL KOMMUNE SINE SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /9936 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Solveig Juløy Johansen tlf Sel kommune v/rådmannen Botten Hansens gate OTTA TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I SEL KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til: Oppstartsmøte Sel kommune den Tilsyn Otta ungdomsskole den Tilsyn Sel skole den Oppsummeringsmøte Sel kommune den Følgende personer deltok fra virksomheten på et eller flere av de overnevnte tilsynene/møtene: Kommunalsjef Kari Hølmo Holen, virksomhetsleder Eiendom Leif Hagen, driftsleder renhold Berta Ulvolden, vedlikeholdsleder Jan Leirflaten, rektor Otta ungdomskole Leif Solheim, fungerende verneombud Otta ungdomskole Vegard Aukrust, renholder ved Otta ungdomsskole Berit Stormyr, rektor ved Sel skole Synnøve Perstuen, renholder ved Sel skole Evelyn Kirkenes, vaktmester Finn Åge Ulssletten, verneombud Sel skole Heidi Sanden, hovedverneombud Anne Marie Nesset, hovedtillitsvalgt utdanningsforbundet Hildegunn Belle, verneingeniør Gudbrandsal BHT Per Rune Storødegård og kommunal overlege Sel Kommune Jan Nizialek. Fra Arbeidstilsynet: overingeniør Henning Sørlie og overingeniør Solveig Juløy Johansen Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. For nærmere beskrivelse av hvilke tema om ble berørt ved tilsynene vises det til varsel om tilsyn. Fakta med kommentarer: Sentrale positive funn: Avtale med Gudbrandsdal bedriftshelsetjeneste er på plass og samarbeidet er kommet i gang. Sel kommune har flere systemer som brukes for å overvåke og ha kontroll over faktorer som virker inn på inneklima. Både Sel skole og Otta ungdomsskole er fornøyd med renholdet, og det finnes rutiner for normal rengjøring og storvask. Positive funn - Otta ungdomskole: Ny skole med velfungerende ventilasjonssystemer. Det finnes solavskjerming der det er behov og det er gjennomført støyreduserende tiltak bla i kantina/aulen. Det er valgt verneombud og skolen har tatt i bruk bedriftshelsetjenesten. Positive funn - Sel skole: Det er korte kommandolinjer og tett samarbeid mellom lærere, assistenter, renholdere og vaktmestre. Det er valgt verneombud. Det finnes solavskjerming der det er behov. Sikring av arbeidsmiljøkompetanse/vernetjenesten: Rektorene ved både Sel skole og Otta ungdomskole har gjennomført opplæring i HMS. Fungerende verneombud ved Otta ungdomskole Vegard Aukrust har ikke gjennomført opplæring for verneombud. Det har heller ikke nyvalgt verneombud ved Otta ungdomskole Heidi Pedersen eller verneombud Heidi Sanden ved Sel skole. Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima: Det er gjort kartlegginger ved hjelp IK-bygg, elevundersøkelser og årlige vernerunder. Kvalitetslosen brukes bla for melding og håndtering av avvik. For å sikre tilfredsstillende renhold brukes det kvalitetsprofiler. Radonforekomstene i skolebyggene er kartlagt og det er også gjennomført en del CO 2 målinger. Kartleggingene som er gjennomført har avdekket noen av de feil og mangler som finnes. Hvordan de avdekte manglene er håndtert videre er varierende.

3 VÅR REFERANSE 3 Roller og ansvar I teorien er roller og ansvar for vedlikehold/sikring av tilfredsstillende inneklima tydelig avklart mellom den enkelte skole, eiendomsavdelingen og renhold. Arbeidstilsynet mener at Sel kommune har muligheter til å forbedre seg på dette området. Eks: Vernerunde gjennomført i 2010 ved Sel Skole. Denne vernerunden fant en rekke feil og mangler. Skolen konkluder selv med at mange av punktene vil kreve investeringer for å kunne løses og skolens budsjett foreløpig ikke ser ut til å strekke til slik at oppgavene kan løses på kort sikt. Slik Arbeidstilsynet forstår det skal kostnader for feil og mangler på byggmasse og tekniske installasjoner ikke belaste skolens budsjett men eiendomsavdelingen. Forbedingspunkt: Arbeidstilsynet anbefaler Sel kommune å informere rektorene om hva som er eiendomsavdelingens ansvar i forhold til skolebyggene. Kommunens vedlikeholdsstrategi Arbeidstilsynet fikk opplyst om at det ikke skulle gjøres noen endringer i skolestrukturen og at alle skoler i Sel kommune skal vedlikeholdes og/eller oppgraderes slik at de har en tilfredsstillende standard. Arbeidstilsynet kan ikke se at Sel kommune i dag har en overordnet skriftlig og kommunisert vedlikeholdsstrategi for sine skolebygg. Plan for mer omfattende rehabiliteringer Det er ikke planlagt omfattende utbedringer ved Sel skole. Otta ungdomskole har en ny og en totalrenovert del. Det ble opplyst om at gymsalen til Otta ungdomsskole ikke er bra nok og arbeidet med å få på plass ei ny løsning er påbegynt. Konkret plan for ordinært forebyggende vedlikehold på den enkelte skole Slik Arbeidstilsynet forstår det finnes det ikke en plan for hver enkelt skole for ordinært forebyggende vedlikehold med kostnadsanslag eller budsjett. Det finnes imidlertid en oversikt over vedlikeholdsoppdrag egen arbeider. På denne lista var det ikke noe vedlikeholdsarbeid som skulle gjennomføres ved Otta ungdomsskole, og det var bare ett oppdrag ved Sel skole (sveising av gulvbelegg). Vaktmester funksjonen: Det er faste vaktmestre på skolene, og det er avklart gjennom en brukeravtale hvem som gjør hva. Det er utarbeidet rutiner for vedlikehold av bygg og installasjoner slik som ventilasjon. På hver skole finnes det en vaktmesterbok på skolen hvor det skrives opp oppdrag. Sel kommune har sentral driftskontroll på de fleste bygg, og avansert vedlikehold på ventilasjonen utføres av Interfil som også leverer filtre.

4 VÅR REFERANSE 4 Funn fra omvisningen ved Sel skole Orden og renhold var bra ved tilsynet med unntak av teknisk rom i gammel skolebygning hvor det var mye muselort. 3 klasserom, arbeidsplasser for lærere, toaletter manglet ventilasjon. Klasserommene og toalettene hadde tidligere vært koblet til et avtrekksystem. Dette systemet er ikke i drift lenger. En av to elev dusjer er ikke pusset opp og er derfor arbeidskrevende å holde ren. I overgang mellom 2 av skolebyggene er det noe fukt. Begrunnelse for varsel om pålegg 1. Overordnet vedlikeholdsstrategi for kommunens skolebygg Sel kommune har i dag ikke en overordnet skriftlig og kommunisert vedlikeholdsstrategi for sine skolebygg. En langsiktig vedlikeholdsstrategi er utgangspunktet for hvilke vedlikeholdstiltak som blir utført ved de forskjellige skolebyggene. 2. Plan for ordinært vedlikehold Arbeidstilsynet har ikke fått fremlagt noen konkret tiltaksplan for ordinært vedlikehold med angivelse av kostnadsanslag eller budsjett. Det finnes oversikt over vedlikeholdsoppdrag kalt egen arbeider. På denne listen var det ikke oppgitt at det skulle gjøres noe ved Otta ungdomsskole og det var kun sveising av gulvbelegg ved Sel skole som var planlagt utført. Sel skole har en eldre bygningsmasse enn Otta ungdomsskole og det er naturlig at en del vedlikehold må utføres. Sel skole hadde en del mangler ved tilsynet som tidligere var kartlagt men som det ikke var med på oversikt over vedlikeholdsoppdrag for skolen. Otta ungdomsskole er ei ny skole og har naturlig ett mindre vedlikeholdsbehov enn ei eldre skole. Alle bygg krever et vist vedlikehold også nye bygg, det er derfor viktig at også nyre bygg har en plan for ordinært vedlikehold. En konkret plan for ordinært vedlikehold for hver enkelt skole vil føre til at for at brukerne av skolene ser hva slags vedlikehold som er planlagt og når. En slik plan vil være med på å sikre medvirkning. 3. Rehabilitering (innhenting av større vedlikeholds etterslep)for kommunens skoler Det finnes ikke en plan med budsjett og tidsfrister for rehabiliteringer av kommunens skoler. Det ble opplyst om at arbeidet med å få på plass ei god løsning angående Otta ungdomsskole sin gymsal er påbegynt. Hva som defineres som rehabiliteringer og hva som skal inn i den enkelte skoles vedlikeholdsplan er opp til kommunen å definere.

5 VÅR REFERANSE 5 4. Plan for bruk av bedriftshelsetjenesten Sel skole har ikke kommet i gang må å bruke bedriftshelsetjenesten. Til info: Ansatte som kommer under næringskode 84 undervisning skal være tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste. Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5. Planer, årsrapporter og meldinger Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid a) planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater c)rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak 5, 6 og 7. Verneombudsopplæring Verneombud Heidi Sanden ved Sel skole og verneombud Heidi Pedersen ved Otta ungdomsskole hadde ved tilsynet ikke gjennomført kurs for verneombud. Fungerende verneombud ved Otta ungdomsskole Vegard Aukrust hadde heller ikke kurs for verneombud. 8. Kartlegging av faktorer som virker inn på inneklima ved Sel Skole Ved tilsynet ble det avdekket en rekke feil og mangler ved faktorer som virker inn på inneklima ved Sel skole. Eksempel på dette er manglende ventilasjon i klasserom og kontorarbeidsplasser for lærere samt fukt i overgang mellom 2 av byggene. På grunnlag av dette mener vi at det må gjøres en kartlegging av inneklima og faktorer som virker inn på inneklima ved Sel skole. På grunnlag av denne kartleggingen skal det lages tidsfestet plan for utberinger. 9. Tiltak mot mus i teknisk rom I teknisk rom i gammel skolebygning ved Sel skole var det mye muselort. Muselort kan spre musepest som kan føre til alvorlig sykdom.

6 VÅR REFERANSE 6 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Sel kommune som skoleeier må skriftliggjøre den overordnede vedlikeholdsstrategien for kommunens skolebygg. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av langsiktig vedlikeholdsstrategi for kommunens skolebygg. 2. Sel kommune ved Rådmannen må sørge for at det blir laget en plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved den enkelte skole. Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved Otta ungdomsskole og Sel skole. 3. Sel kommune ved Rådmannen må sørge for at det blir laget en tidsfestet plan for rehabiliteringer ved kommunens skoler. Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av tidsfestet plan for rehabilitering (innhenting av større vedlikeholds etterslep)for kommunens skoler. 4. Sel kommune ved Rådmannen må sørge for at det lages en plan for bedriftshelsetjenetesten sitt arbeid ved Sel skole. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelstejeneste 5 Vilkår for å lukke pålegget: Periodisk plan for samarbeidet mellom Sel kommune og bedriftshelsetjenesten. 5. Verneombud Heidi Sanden ved Sel skole må gjennomføre kurs for verneombud. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 6-5(1) og Verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 Vilkår for å lukke pålegget: kopi av kursbevis

7 VÅR REFERANSE 7 6. Verneombud Heidi Pedersen ved Otta ungdomsskole må gjennomføre kurs for verneombud. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 6-5(1) og Verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 Vilkår for å lukke pålegget: kopi av kursbevis 7. Sel kommune må sikre at alle kommunens verneombud har verneombudsopplæring. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 6-5(1) og Verneombud og arbeidsmiljøutvalg (Best nr. 12 Vilkår for å lukke pålegget: Beskrivelse av hvordan Sel kommune sikrer at alle kommunens verneombud har verneombudsopplæring. 8. Sel kommune ved Rådmannen må sørge for at det gjennomføres kartlegging av faktorer som virker inn på inneklima ved Sel Skole. På grunnlag av denne kartleggingen skal det lages tidsfestet plan for utberinger. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av kartlegging og tidfestet plan for utbedringer. 9. Det må gjøres tiltak som sikrer at det er fullt forsvarlig arbeidsmiljø i teknisk rom, gamlebygget ved Sel skole. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-5 (3) Vilkår for å lukke pålegget: Beskrivelse av hvilke tiltak som er gjort for å fjerne museproblemet i teknisk rom i gamlebygget ved Sel skole. Forslag til frist: Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten.

8 VÅR REFERANSE 8 Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/9936 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Svein Myklebust tilsynsleder (sign.) Solveig Juløy Johansen overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Fylkesmannen i Oppland v/ Postboks LILLEHAMMER Fylkeslegen Fylkesmannen i Oppland v/ Postboks LILLEHAMMER utdanningsdirektøren NAV Arbeidslivssenter Oppland Postboks LILLEHAMMER Otta ungdomsskole v/ rektor Skansen OTTA Otta ungdomsskole v/ verneombud Skansen OTTA Sel kommune v/ hovedtillitsvalgt Botten Hansens gate OTTA Sel kommune v/ hovedverneombud Botten Hansens gate OTTA Sel kommune v/ kommunelege Botten Hansens gate OTTA 1/miljørettet helsevern Sel kommune v/ ordføreren Botten Hansens gate OTTA Sel kommune v/ teknisk perssonell Botten Hansens gate OTTA med hovedansvar for skoleeiers drift- og vedlikehold av skolebygninger Sel skule v/ hovedverneombud Skulevegen SEL Sel skule v/ rektor Skulevegen SEL