TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /11393 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ivar Fagernes tlf Hamar kommune, v/rådmann Postboks HAMAR TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Hamar kommune den , og hvor følgende deltok: Oppstartmøtet , fra Hamar kommune: Assisterende rådmann, Odd Lindstad Rektor Rollsløkken skole, Gro Kristiansen Rektor Prestrud skole, Cecilie W. Eriksen Varaordfører, Geir Byberg Leder Byggforvaltning, Arne Arnesen Grunnskolesjef, Anne-Grete Melby TDA Porteføljeforvalter, Leif Rune Erstad TDA Byggforvaltningen, Konsulent tekniske anlegg Ole Martin Pettersen Tillitsvalgt fra Utdanningsforbundet, Rolf Holm Fra Frisk HMS: Yrkeshygieniker Helene Svanø & Verneingeniør Geir Leknes Tilsyn Prestrud skole , fra Hamar kommune: Rektor Prestrud skole, Cecilie W. Eriksen Ass. Rektor, Gerda Vee Porteføljeforvalter, Leif Rune Erstad TDA Byggforvaltningen, Konsulent tekniske anlegg Ole Martin Pettersen Verneombud, Frøydis Elkjær Ledende vaktmester, Jon Arthur Rosseland Fra Frisk HMS: HMS-rådgiver John Magne Selbakk & Verneingeniør Geir Leknes Tilsyn Rollsløkken skole , fra Hamar kommune: Rektor Rollsløkken skole, Gro Kristiansen Ass. Rektor, Tommy Østlund Porteføljeforvalter, Leif Rune Erstad TDA Byggforvaltningen, Konsulent tekniske anlegg Ole Martin Pettersen Verneombud, Torild Haugen Finstad Ledende vaktmester, Wilhelm Lundquist Fra Frisk HMS: HMS-rådgiver John Magne Selbakk & Verneingeniør Geir Leknes POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Oppsummeringsmøtet , fra Hamar kommune: Assisterende rådmann, Odd Lindstad Rektor Rollsløkken skole, Gro Kristiansen Verneombud, Torild Haugen Finstad Rektor Prestrud skole, Cecilie W. Eriksen Leder Byggforvaltning, Arne Arnesen Grunnskolesjef, Anne-Grete Melby Tillitsvalgt fra Utdanningsforbundet, Rolf Holm Fra Frisk HMS: HMS-rådgiver John Magne Selbakk Fra Arbeidstilsynet, alle tilsyn: Overingeniør Ivar Fagernes Overingeniør Solveig Juløy Johansen Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeier), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold somkan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv.

3 VÅR REFERANSE 3 Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Det er 4 sentrale forhold som er viktig for godt vedlikehold og et tilfredsstillende innklima: 1. Vedlikeholdsstrategi Ambisjonsnivå og forankring 2. Økonomiske rammebetingelser Regelmessig og tilstrekkelig ressurstilgang 3. Organisering Organiseringen, dvs. definering av roller, oppgaver og ansvar. I dette ligger også å ha handlingsrom og langsiktighet til å gjennomføre nødvendige tiltak. 4. Krav til kunnskap og kompetanse Kunnskap og kompetanse hos eiendomsforvalter / eier I tilsynet fremkom det blant annet: - Hamar kommune eier 12 barne- og ungdomsskoler. 4 av skolene er ikke er godkjent etter Forskriften om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. De 2 skolene vi besøkte, Prestrud og Rollsløkken skole, var blant de skoler som ikke er godkjent. - Kommunens skoler har en bygningsmasse med noe variert alder og tilstand. Rollsløkken skole har noe av den eldste bygningsmassen til skolene i Hamar. Gymnastikkbygget ved Rollsløkken bærer tydelig preg av ytre vedlikeholdsmessig forfall med knuste ruter og annet vedlikeholdsmessig etterslep. Bygningen er vedtatt rehabilitert i Utfordringene har ifølge assisterende rådmann vært at politiske beslutningstakere har hatt lettere for å prioritere nybygg fremfor vedlikehold av eksisterende bygningsmasse. Positive funn: Generelt: Tilsynene bekreftet at det er godt samarbeid mellom skolene med vaktmester og renholdspersonell og kommunen. Kvalitetssystemet EQS er under innføring, og vil medføre en økt grad av bevisstgjøring og dokumentasjon angående blant annet rapportering og et forbedret avvikssystem. Bedriftshelsetjenesten Dette er 1.året av avtalen med Frisk BHT.

4 VÅR REFERANSE 4 Egen plan for oppfølging av prioriterte grupper som vaktmester og renholdspersonell er iverksatt i Vedlikeholdsplaner med en horisont på 4 år finnes, og vedtas med budsjett for ett år om gangen Nybygg og rehabilitering - en 4-års investeringsplan vedtas hvert år Flere skoler har nylig hatt en total renovering og kommunen har flere nye skolebygg Det eksisterer egne avtaler mellom skolene og kommunen med hensyn til fordeling av ansvar og oppgaver knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) IK-Bygg er tatt i bruk for å visualisere og kunne følge opp status med hensyn til vedlikehold. Dette verktøyet bør brukes slik at politiske beslutningstakere får en tilfredsstillende oversikt som gir grunnlag for prioritering av vedlikehold. På spørsmål om rådmannen vurderer det slik at planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde et tilfredsstillende inneklima, fikk vi følgende svar fra assisterende rådmann: Skolene bidrar med innspill med hensyn til vedlikeholdsplanene, prioritering må foretas opp i mot ei ramme som er politisk bestemt. Vedlikeholdsposten på budsjettet burde vært større. Dagens budsjettering er ikke tilstrekkelig for å oppnå et tilfredsstillende vedlikehold over tid. Stort sett fornøyd med hensyn til prioritering av ombygginger, rehabilitering og nybygg. Politisk har det vært lettere å få til vedtak om nybygg fremfor vedlikeholdsmidler til eksisterende bygg. Andre forbedringsområder: Prestrud skole har en vinterhagekonstruksjon som ikke fungerer tilfredsstillende. Det ble opplyst at det ofte dannes betydelig mengder fukt på innsiden av konstruksjonen på grunn av kondensering av fuktig inneluft mot kalde glassflater. Kommunen opplyste imidlertid at det her var planlagt riving og oppføring av et nytt tilbygg. Svømmeanlegget i kjelleren av gymnastikkbygget ved Rollsløkken skole er nedlagt, og svømmeopplæringen er lagt til Ankerskogen svømmehall. Det ble her bemerket at avtrekksventilene i herredusjen ved Ankerskogen svømmehall er grodd igjen av støv m.v. Slike forhold bør kommunen ta opp med eget driftsselskap av hallen da dette også berører kommunens ansatte som utfører svømmeundervisning. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gir grunnlag for å varsle om pålegg. Begrunnelse for varsel om pålegg: OPPLÆRING: 1. Verneombudet ved Rollsløkken skole hadde ikke gjennomført opplæring. Verneombudet skal ivareta de ansattes interesser i saker som omhandler arbeidsmiljøet, og må få den opplæringen som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Arbeidsmiljølovens 6-5 fastsetter at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte.

5 VÅR REFERANSE 5 VEDLIKEHOLDSSTRATEGI: Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c), jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). 2. Kommunen har ikke dokumentert en overordnet vedlikeholdsstrategi. Det ble bekreftet under tilsynet at man ikke har en overordnet vedlikeholdsstrategi for skolene. TILTAK VED PRESTRUD OG ROLLSLØKKEN SKOLER Det kom frem under tilsynet at både Prestrud og Rollsløkken skoler i Hamar kommune har feil og mangler som medvirker til et dårlig inneklima. Det ble ikke dokumentert hvilke midlertidige tiltak som skulle gjennomføres, og vi varslet dermed pålegg for slike forhold. 3. Ved Prestrud skole er følgende forhold avdekket: a. Det ble opplyst at det vinterstid er målt kun 14 grader i et klasserom mens naborommet hadde 25 grader. b. Skolen sliter med stor lufthastighet(trekk) i møterom for lærerne og noen klasserom. c. Elektriske panelovner var innkledd med plater og hyller er plassert foran. Det ble opplyst at de eksisterende panelovner er av eldre dato. Slike ovner har en høy overflatetemperatur som brenner støv og medfører et forverret inneklima. 4. Ved Rollsløkken skole er følgende forhold avdekket: a. Administrasjonens relativt nye kontorer har ikke et tilfredsstillende inneklima: i. Temperaturreguleringen er ikke tilfredsstillende ii. Ikke tilfredsstillende ventilasjonsløsning(oppleves som hodepine, matthet, mv.) b. Varmefordeling og ventilasjon for hovedbygget må utbedres c. Paviljongen fra 60-tallet sliter med temperaturproblemer vinterstid d. Ising i grad- og takrenner er et problem vinterstid med til dels store istapper trolig er loft/tak for dårlig isolert. Slike forhold kan være en fare for liv og helse vinterstid. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet ved Rollsløkken skole blir gitt nødvendig lovpålagt minimumsopplæring (40 timers kurs i arbeidsmiljø). Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 6-5. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført kurs eller en kopi av bindende påmelding. 2. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide en vedlikeholdsstrategi. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c), jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas.

6 VÅR REFERANSE 6 3. Prestrud skole a. Kommunen må utbedre ventilasjon og de termiske forholdene ved Prestrud skole som nevnt i begrunnelsens pkt. a) og b) for pålegget. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 4-4, 1.ledd, jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tilbakemelding om at pålegget er utført. Det skal dokumenteres med målinger etter utførte utbedringer at temperatur, konsentrasjon av CO 2 og lufthastigheter er tilfredsstillende. b. Kommunen må sørge for å fjerne platene foran de elektriske panelovner, se pkt. c) i begrunnelsen. De eksisterende panelovner må skiftes til ovner med stor overflate, lav overflatetemperatur og minst 50 % tilførsel av varme i form av strålevarme. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 4-4, 1.ledd, jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tidfestet plan for utførelse av pålegget. 4. Rollsløkken skole a. Kommunen må utbedre ventilasjon og de termiske forholdene ved Rollsløkken skole som nevnt i begrunnelsens pkt. a) for pålegget. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 4-4, 1.ledd, jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tilbakemelding om at pålegget er utført. Det skal dokumenteres med målinger etter utførte utbedringer at temperatur og konsentrasjon av CO 2 er tilfredsstillende. b. Kommunen må utbedre ventilasjon og de termiske forholdene ved Rollsløkken skole som nevnt i begrunnelsens pkt. b) og c) for pålegget. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 4-4, 1.ledd, jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tidfestet plan for utførelse av pålegget. c. Kommunen må iverksette nødvendige tiltak for å hindre dannelse av istapper som kan være en fare for liv og helse ved opphold utenfor skolebygget, jf. pkt. d) i begrunnelsen for pålegget. Hjemmel, Arbeidsmiljøloven 4-4, 1.ledd, jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8. Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tilbakemelding om at pålegget er utført. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen

7 VÅR REFERANSE 7 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2011/11393 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Bjørnar Fladsrud tilsynsleder Ivar Fagernes (sign.) overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hamar kommune v/varaordfører Postboks HAMAR Hamar kommune v/tillitsvalgt Rolf Holm Postboks HAMAR Hamar kommune v/ hovedverneombudet Postboks HAMAR Hamar kommune v/ miljørettet helsevern Postboks HAMAR Hamar kommune v/ ass. rådmann Postboks HAMAR Hamar kommune v/leder byggforvaltningen Postboks HAMAR Prestrud skole v/ rektor K.O. Bjerklisvn HAMAR Prestrud skole v/ verneombud K.O. Bjerklisvn HAMAR Rollsløkken skole v/ rektor Holsetgata HAMAR Rollsløkken skole v/ verneombud Holsetgata HAMAR Frisk HMS AS Postboks MOELV Hamar kommune, v/grunnskolesjef Postboks Hamar Fylkesmannen i Hedmark v/ Fylkeslegen Postboks HAMAR Fylkesmannen i Hedmark v/ Postboks HAMAR Utdanningsdirektøren Hamar kommune v/ ordføreren Postboks HAMAR Hamar kommune v/ kommunelege 1 Postboks HAMAR Solveig Juløy Johansen Arbeidstilsynet Indre Østland