Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende:

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Bernt Kristian Øye tlf Nord-Aurdal kommune 2900 Fagernes Att. rådmannen TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til innhenting av informasjon i vårt brev av og til mottatt dokumentasjon fra Gunnar Modèn pr. e-post den , og til oppsummeringsmøtet med kommunen den Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS - arbeidet). Systematisk HMS -arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@arbeidstilsynet.no Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 4. Rådmannen eller privatskoleeiers vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Våre funn, observasjoner og kommentarer: Forhold som er merket med avvik vil bli varslet som pålegg. Med avvik menes forhold som vurderes som overtredelse av bestemmelse i lov eller forskrift. I begrunnelsen vil det bli forklart hva avvikene er og hvilken forskrift eller lov det er avvik fra. Forhold som er merket med anmerkning er ikke avvik fra lov eller forskrift. men det er forhold som Arbeidstilsynet anbefaler virksomheten til å se nærmere på. Her vurderer virksomheten selv om det er behov for å iverksette tiltak. I tilsynsprosessen fremkom det blant annet at skoleeier har følgende: 1. System for kartlegging. Vi har mottatt en kartlegging/ arkitektvurdering fra JAF arkitektkontor. Denne beskriver den fysiske tilstanden på de enkelte skoler og behovet for fremtidige investeringer. Men vi kan ikke se at kommunen har et system for regelmessig kartlegging av inneklima (avvik 1). Vi har mottatt sjekklister for vernerunder som omfatter inneklima som ligger i kommunens HMShåndbok. Her er det tatt med flere parametere som også dekker inneklima, og ut fra vår vurdering ser dette ut til å være en bra og omfattende sjekkliste for vernerunder. Vi kan ikke se at kommunen har rutiner som sikrer at brukerne/ ansatte har mulighet til å melde om sine erfaringer og opplevelser eller meldte helseproblemer knyttet til inneklima (avvik 1). 2. Overordnet vedlikeholdsstrategi/ vedlikeholdsplan I oversendt e-post den 26.5 kommer det frem at vedlikeholdsplaner er under utarbeidelse. Vi har derfor ikke mottatt vedlikeholdsplaner for 2 skoler som vi ba om i vårt oversendelsesbrev for å se hvordan vedlikeholdsstrategien følges opp i praksis (avvik 2). 3. Tidfestede planer for omfattende rehabilitering og vedlikehold I oversendt e-post den 26.5 kommer det frem at kommunen avventer med å utarbeide rehabiliteringsplan fordi kommunen vet ikke hvilke skoler som blir nedlagt eller skal rehabiliteres. Vi har derfor ikke mottatt tidfestede planer for omfattende rehabilitering og vedlikehold (avvik 3). 4. Rådmannens vurdering av om vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå et tilfredsstillende inneklima på skolene. Vi har ikke mottatt dokumentasjon på om rådmannen har gjort en vurdering om inneklima på skolene er tilfredsstillende (avvik 4) 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politisk organ, utvalg eller styre. Vi kan ikke se at dette har vært lagt frem for politisk organ, utvalg eller styre (anmerkning 1). Arbeidstilsynet har ikke hjemmel til kreve at dette skal legges frem for politisk organ, utvalg eller styre, men vi vil anbefale at det gjøres for å sikre en forankring på høyest mulig nivå.

3 VÅR REFERANSE 3 Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at kommunen har et system for systematisk og regelmessig kartlegging av inneklima, og hvor ansatte medvirker i kartleggingen. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jf. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr.3 og 6. Kartleggingen skal omfatte: - brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer og meldte helseproblemer - målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/ luftmengder, temperatur, radon) - belysning/synsforhold og støy med mer) - tilstandsvurdering av bygninger og installasjoner 2. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at kommunen har vedlikeholdsplaner for sine skoler. Jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd punkt 6. En vedlikeholdsplan bør inneholde: - Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører - Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag - Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter - Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) - Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse - Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting - Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider Vedlikeholdsbudsjettet 3. Arbeidstilsynet har ikke mottatt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. Det ble bekreftet i oppsummeringsmøtet den at det er behov for omfattende rehabilitering for enkelte av skolene. 4. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i oppsummeringsmøtet mangler rådmannens vurdering av om kommunens vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå et tilfredsstillende inneklima for ansatte i skolene. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) d) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte sørge for en systematisk og regelmessig kartlegging av helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jf. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr.3 og 6.

4 VÅR REFERANSE 4 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige rutiner for å sikre systematisk og regelmessig kartlegging, og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. 2. Kommunen skal sørge for å ha oppdaterte vedlikeholdsplaner for sine skoler. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt i praksis for eksempel for 2 skoler, og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. 3. Kommunen skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 4. Kommunen skal sørge for å utarbeide en vurdering om inneklima er tilfredsstillende for de ansatte i skolen Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) d) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vurdering av om inneklima på skolene er tilfredsstillende for de ansatte. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Svein Myklebust tilsynsleder Bernt Kristian Øye

5 VÅR REFERANSE 5 (sign.) seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: LEIRA SKULE v/ rektor 2920 LEIRA I VALDRES LEIRA SKULE v/ verneombud 2920 LEIRA I VALDRES Aurdal skole v/ rektor 2910 Aurdal Aurdal skole v/ verneombud 2910 Aurdal Nord-Aurdal ungdomsskole v/ rektor 2900 Fagernes Nord-Aurdal ungdomskole v/ verneombud 2900 Fagernes Hovedverneombud for skolene 2900 Fagernes Bård Hjorth Eli Randgaard