Tilsyn - HJEMMETJENESTEN SONE SØR

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti By Raaum, tlf MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmann Aud Norunn Strand Postboks VIKERSUND Tilsyn - HJEMMETJENESTEN SONE SØR Vi viser til tilsynet hos HJEMMETJENESTEN SONE SØR den Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Televeien ÅMOT Til stede fra virksomheten: Margrete Fjørtoft (tillitsvalgt Fagforbundet), Sidse Nilsen (virksomhetsleder, konstituert), Gro Tingelstad (verneombud) og Rannveig B. Dannemark (tillitsvalgt Norsk Sykepleieforbund). Til stede fra Arbeidstilsynet: Kirsti By Raaum (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 6 Vi takker for et hyggelig møte. Tilsynet ble gjennomført i god dialog med de tilstedeværende, og en gjennomgang av deler av deres internkontroll, samt eget skriv med deres redegjørelse for hvordan samhandlingsreformen har påvirket arbeidsforholdene til de ansatte i virksomheten. Tilsynet bar preg av at leder og de ansattes representanter hadde forberedt seg svært godt. Virksomheten er en del av etat helse og sosial i Modum kommune. De utfører hjemmebaserte tjenester i den sørlige delen av kommunen. Det er ca. 32 ansatte fordelt på ca 20 årsverk. Tilsvarende enhet finnes for den nordlige delen av kommunen. Virksomheten har pr. i dag en virksomhetsleder som er konstituert. Egentlig leder er midlertidig ansatt i en prosjektlederstilling i forbindelse med kommunens hjemmerehabiliteringsteam. Konstituert virskomhetsleder har ikke HMS-opplæring for ledere slik tilsvarende ledere og avdelingsledere i kommunen har gjennomført. Hun måtte fungere som leder på svært kort varsel, ca. 14 dager. Arbeidstaker som er satt til å lede andre, skal ha nødvendig kompetanse slik at hensynet til sikkerhet og helse er ivaretatt for de ansatte. Konstituert leder har tilegnet seg mye kompetanse, men mangler noe kompetanse i forhold til internkontroll. Øverste HMS-ansvarlige i kommunen bør sikre at arbeidstakere som er satt til å lede andre får den opplæring kommunen har bestemt at det ledernivået skal ha, og som er vanlig praksis. Virksomheten har valgt verneombud (vo), og hun har tilfredsstillende opplæring som vo. Vi minner om at vo skal velges for 2 år av gangen. Vo kan gjenvelges. Vo i hjemmebaserte tjenester opplever at hun ikke alltid blir invitert med på råd i virksomhetens arbeid i planlegging og gjennomføring av tiltak som får betydning for arbeidsmiljøet, eksempelvis når leder ble overflyttet til annen stilling med svært kort varsel, og en av de ansatte i virksomheten måtte overta som leder. Dette gjelder ved endringer som er bestemt av andre enn virkomshetsleder. Det har også vært vanskelig å få anledning til å delta på aktuell møtevirksomhet da vo ikke alltid arbeider på dagtid. Vi minner om at vo skal bli tatt med på råd i virksomhetens arbeid som får betydning for arbeidsmiljøet. Det er møteaktivitet mellom vo og virksomhetsleder. I tillegg møtes vo, etatsverneombud og hovedverneombud et par ganger pr. år. Virksomheten ble nylig tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste (bht) gjennom Modum kommunes avtale med bedriftshelsetjenesten Stamina Helse. Tilknytningen er så ny at man ikke har laget planer foreløpig. De ansatte forteller om et godt samarbeide med tidligere bedriftshelsetjeneste, Modum bht. Virksomheten har en god oversikt over deres organisering. Det gjennomføres HMS-arbeid. Kartlegging og risikovurdering i hjemmetjenesten er noe mangelfullt dokumentert, særlig deres risikovurdering. Det er gjennomført vernerunde. Sjekklisten for dette ivaretar til en viss grad fysiske og mekaniske forhold. Den avdekker ikke ergonomiske, organisatoriske og psykososiale forhold. I tillegg kartlegger man arbeidsmiljøforholdene gjennom frivillige medarbeidersamtaler, og personalmøter, samt felles undersøkelser i kommunal regi. Det utarbeides en HMS-rapport som videresendes oppover i systemet. Vi mener at virksomheten ikke kunne dokumentere en tilpasset risikovurdering til deres arbeidsforhold. De har allikevel gjennomført mange gode tiltak, eksempelvis har de alltid med seg spade og grus i bilene når det er vinter, de har gjennomført forflytningkurs, har egne forflytningsskontakter og de har en mobilløfter som kan tas med hjem til brukere ved behov.

3 VÅR REFERANSE 3 av 6 Virksomheten har rutine for avvik og rutine for oppfølging ved sykefravær. Rutinen for sykefraværsoppfølging antas lite kjent, og vil bli informert og gjennomgått på et personalmøte i nærmeste fremtid. De ansatte har tilgang på garderober hvor de kan skifte fra privat tøy til arbeidstøy, og tilgang til hensiktsmessig arbeidstøy og personlig verneutstyr for å beskytte seg mot smitte. Virksomheten kunne ikke fremlegge en rutine som sikrer at arbeidstøy rengjøres og vedlikeholdes slik at smitte ikke blir spredt. Virksomheten har vært utsatt for lite endring og omstillinger som følge av samhandlingsreformen. I kommunen har det vært en endring med oppretting av rehabiliteringsplasser på Frydenberg, hvor også saksbehandlerne er samlet. Det er opprettet øyeblikkelig hjelp plasser på Modumheimen. Arbeidsmiljøkonsekvensene merkes i form av at brukerne av tjenesten har et mer komplekst sykdomsbilde enn tidligere når de utskrives. De ansattes representanter mener at de har fått, og blir gitt mulighet til økt kompetanse for å kunne utføre nye oppgave og utfordringer.virksomheten beskriver at en av deres største utfordringer er samarbeidet med fastlegene, når det gjelder hjemmebesøk for brukerne og ulik vurdering av når det er nødvendig. Dette gjelder særlig ved terminal pleie. Det er også en utfordring med manglende medfølgende rapporter, medisinlister og medisiner til brukere som skrives ut tidligere fra sykehus enn før. De har et avvikssystem som kan brukes for å dokumentere mangler angående dette, og dermed forbedre seg, men avvikssystemet brukes i liten grad. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Verneombud - tatt med på råd (ref. 1) Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet tas med på råd under både planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: En beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at verneombudet i hjemmetjenesten tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneombudets verneområde. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 6-2 fjerde ledd Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til:

4 VÅR REFERANSE 4 av 6 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneombudets verneområde. Dette gjelder også ved etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Dette følger av arbeidsmiljøloven 6-2 fjerde ledd. Under tilsynet kom det frem at verneombudet opplever at hun ikke alltid blir tatt med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde. Det foreligger brudd på bestemmelsen om at verneombudet skal tas med på råd. Pålegg - HMS-arbeid - kartlegging og risikovurdering (ref. 2) Arbeidsgiver skal kartlegge de farer og problemer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. På bakgrunn av kartleggingen skal arbeidsgiver vurdere risikoen for skade eller fare for arbeidstakerne. Dette skal gjøres i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kartlegging og risikovurdering som er tilpasset virksomhetens størrelse, art, aktivieter og risikoforhold. Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav c og 4-1 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoen for skade på eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Kartleggingen skal omfatte de faktorer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. Risikovurdering skal gjentas regelmessig og foretas i samarbeid med arbeidstakerne eller deres representanter. Risikovurderingen skal dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav c og 4-1 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1.

5 VÅR REFERANSE 5 av 6 Under tilsynet ble det ikke fremvist tilfredsstillende dokumentasjon på kartlegging av de farer og problemer arbeidstakerne kan utsettes for i virksomheten og på denne bakgrunn risikovurdering for skade på eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Det foreligger brudd på bestemmelsene om kartlegging og risikovurdering. Pålegg - Biologisk helsefare - rutine for vask og desinfeksjon av arbeidstøy og personlig verneutstyr (ref. 3) Arbeidsgiver skal iverksette rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen. Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-9 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av biologisk materiale. Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksettes tilfredsstillende rutiner som sikrer at arbeidstøy og personlig verneutstyr, som kan være forurenset av biologiske faktorer, tas av når arbeidsområdet forlates og oppbevares atskilt fra annet tøy og utstyr. Slikt arbeidstøy og personlig verneutstyr skal desinfiseres og rengjøres, repareres eller skiftes ut dersom det er defekt, før det tas i bruk igjen. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i å utarbeide rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid 6-9 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr.7. Under tilsynet kunne virksomheten ikke fremvise en rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Det foreligger brudd på bestemmelsene om rutine for å hindre helseskader på grunn av biologiske faktorer.

6 VÅR REFERANSE 6 av 6 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tove Svensli tilsynsleder (sign.) Kirsti By Raaum seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: verneombud Gro Tingelstad MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALSEKTOR v/helse og sosialsjef Nanna S. Nordhagen, Rådhusveien 1, 3370 VIKERSUND MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALSEKTOR v/etatsverneombud Evy Aasmundrud, Postboks 38, 3371 VIKERSUND HJEMMETJENESTEN SONE SØR v/konstituert virksomhetsleder Sidse Nielsen, Televeien 7, 3340 ÅMOT MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALSEKTOR v/hovedverneombud Trond Martinsen, Postboks 38, 3371 VIKERSUND