STRAND KOMMUNE Møtebok

Transkript

1 STRAND KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Saksnr. Utvalg Dato 008/12 Arbeidsmiljøutvalget /12 Administrasjonsutvalget Arkivkode Saksbehandler Arkivsak/j.post 440 Terje Ersland 06/557 12/9522 INTERNKONTROLL OG HMS I 2011 Forslag til vedtak: Statusrapport for internkontroll og HMS i 2011 tas til etterretning ADMINISTRASJONSUTVALGET Behandling: Leif Nieuwejaar, AP fremmet et tilleggs til rådmannen sin innstilling slik: Statusrapport for internkontroll og HMS i 2011 tas til etterretning og en fortsetter arbeidet med systematisk og tett oppfølging av alle virksomheter. Votering: Rådmannen sin innstilling sammen med tillegget fra Nieuwejaar ble enstemmig vedtatt. ADM-010/12 VEDTAK: Statusrapport for internkontroll og HMS i 2011 tas til etterretning og en fortsetter arbeidet med systematisk og tett oppfølging av alle virksomheter. AMU-008/12 Vedtak: Følgende ble enstemmig vedtatt: Statusrapport for internkontroll og HMS i 2011 tas til etterretning. Jørpeland,

2 Jon Ola Syrstad rådmann

3 Vedlegg Dok.dato :42:10 Tittel INTERNKONTROLL TOTALT_ Sammendrag Status fra virksomhetenes pålagte internkontroll aktiviteter i 2011 viser markant forbedring fra tidligere år. Bakgrunnen er et justert opplegg for gjennomføring av virksomhetene sitt internkontrollarbeid. 2. Fakta Rapporten vedlagt viser status for virksomhetene sine månedsrapporter pr , og synliggjør gjennomførte internkontroll aktiviteter i året som har gått. Virksomhetene har rapportert for aktivitetene; avvik, personskader, brannøvelser, tilsyn, medarbeidersamtaler, bruker-/medarbeiderundersøkelser, stoffkartotek, risikovurderinger, sykefraværsprosent og vernerunder 3. Lover, forskrifter, rundskriv Arbeidsmiljøloven Internkontrollforskriften 4. Gjeldende planer, retningslinjer og vedtak Felles internkontroll håndbok, behandlet av AMU den 22. mai Innkomne uttalelser 6. Alternative løsninger med konsekvenser 1. Ta statusrapporten for 2011 til etterretning og fortsette arbeidet med systematisk og tett oppfølging av alle virksomheter. 2. Ta statusrapporten for 2011 til orientering. 7. Vurdering og konklusjon I følge Internkontrollforskriftens 5 innebærer internkontroll at virksomheten skal: Gjøre lover tilgjengelig for ansatte Alle lover og forskrifter er tilgjengelige i kommunens intranett. Løsningen fungerer tilfredsstillende, men forutsetter at virksomhetslederne informerer ansatte som ikke har tilgang til intranettet. Det er fortsatt noe usikkert om informasjonsarbeidet fungerer tilfredsstillende for de som ikke har tilgang.

4 Gi ansatte tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter Det er 78 ansatte som har pålegg om å gjennomføre det obligatoriske 40-timers HMS-kurset i regi av bedriftshelsetjenesten. Det var 7 virksomhetsledere og verneombud som hadde behov for nytt kurs eller fornyelse av sitt eldre, og disse deltok på det årlige kurset som ble arrangert i oktober/november Opplæring til nyansatte skjer gjennom bruk av sjekklister, og ved at HMS er fast punkt på personalmøtene i virksomhetene. Det blir ikke gjennomført internkontroll på oppfølging av disse rutinene. Legge til rette for at ansatte kan medvirke slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Kommunen har 13 hovedtillitsvalgte som deltok i de faste månedsmøtene med administrasjonen. Kommunen har 28 verneombud der flesteparten deltok i det faste halvårlige møtet med administrasjon og hovedverneombud. Fastsettelse av HMS-mål Den årlige revisjonen av internkontrollhåndboka ble utsatt fra november 2011 til mai 2012, og konkrete målsettinger for HMS-arbeidet er oppdatert. Siste versjon av håndboka viser nye målsettinger og strategier i følge Datatilsynet sine krav etter Personopplysningsloven (markert med kursiv tekst (i rødt i nettversjonen)). Utarbeide oversikt over organisering Gjennom revisjon av internkontrollhåndboka er felles organisasjonskart og ansvarsområder oppdatert i I intranettet er det kun publisert organisasjonskart for et fåtall av virksomhetene, men supplert med detaljerte organisasjonskart for kommunalavdelingene. Detaljerte organisasjonskart er utarbeidet for enkelte virksomheter i Kartlegge farer og problemer og vurdere risiko og utarbeide planer og tiltak Alle virksomhetene er pålagt å gjennomføre risikokartlegginger for sin virksomhet. 25 virksomheter registrerer at de gjennomførte denne risikovurdering (samme antall i 2010). Nytt opplegg for treårlig revisjon av virksomhetene inkluderer systematisk gjennomgang av virksomhetenes risikovurderinger, inkludert kvalitetssikring av innhold i risikovurderingene. I følge revisjonsprogrammet ble 8 virksomheter gjennomgått i Iverksette rutiner for å avdekke og rette opp avvik Det er meldt om 104 personskader for brukere og ansatte i løpet av 2011 mot 77 i året før. Med over 2000 brukere/ansatte er dette et lavt resultat dersom all innrapportering stemmer overens med aktuelle skadesituasjoner. Tallene for 2011 er mer i tråd med det reelle antallet meldte skader enn tallene fra året før, og økningen fra 2010 er resultat fra fast fokus på bevisstgjøring av den systematiske oppfølgingen av personskader. Bruken av avviksmeldinger/ forbedringsmeldinger som forbedringsverktøy i virksomhetene har også vist god utvikling i Antall registrerte avvik er ca 35% høyere enn året før, selv om tallmaterialet indikerer fortsatt stor underrapportering i virksomhetene/stabene (11 av virksomhetene har ikke registrert noen typer avvik i 2010 (mot 18 året før)). Registrering av avvik er størst i virksomheter som har eget elektronisk fagsystem som registrerer avvik knyttet til brukerne, og for omsorg og barnevern innbefatter rapporten et stort antall registreringer knyttet til brukerne. I 2011 ble registreringsskjema for uønska hendelser forenklet ved å tilby massivregistrering for å senke terskelen for å innregistrering.

5 Sikre systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen Det har vært utarbeida månedlige oversikter over de pålagte internkontrollaktivitetene som virksomhetene gjennomfører. Rapportene er grunnlaget for rådmannens oppfølging av virksomhetene. Systematisk månedsrapportering fra virksomhetene ble iverksatt i 2009, og den første perioden har vært en innføringsperiode i utsjekking av at virksomhetene har en forsvarlig internkontroll innenfor sine tjenesteområder. Rådmannen er fornøyd med opplegget som er iverksatt, og registrerer et betydelig bedre resultat for 2011 enn tidligere. Kommunens planlagte tilsyn er gjennomført som forventet, der også kommunens egne tilsynsorganer viser godt fokus på tilsyn. Barnehagesektoren og skolesektoren har igangsatt et godt opplegg for egenkontroller og interne tilsyn. Kvalitetssjefen har sammen med bedriftshelsetjenesten gjennomført internt tilsyn med 8 av virksomhetene i følge internkontrollforskriften. Kommunen har hatt en rekke eksterne tilsyn i Arbeidstilsynet har blant annet gjennomført tre tilsyn med barnehagene, og Datatilsynet har gjennomført tilsyn med NAV Strand. Alle disse tilsynene viser at kommunen har et godt utbygd internkontrollsystem, men tilsynene melder tilbake at det fortsatt gjenstår noe arbeid med å sikre at virksomhetene etterlever internkontrollsystemet fullt ut. Andre obligatoriske internkontrollaktiviteter Innenfor HMS gjennomføres det i tillegg internkontrollaktiviter innenfor H - ansattes og brukeres helse, M - arbeidsmiljø og fysisk miljø og S - sikkerhet og sikring: Helse - Sykefraværsprosent Opplegget for internkontroll for sykefraværsrapportering har tidligere fungert lite tilfredsstillende, og ble i 2011 erstattet av en felles innregistrering av sykefravær på kvartalsbasis. Oversikt over sykefraværsprosent har vært en hensiktsmessig erstatning for sykefraværsoppfølging. Helse og Fysisk miljø- Stoffkartotek Kun 14 av 23 virksomheter registrerer at de har gjennomført pålagt vedlikehold av kommunens elektroniske stoffkartotek. En gjennomgang av stoffkartoteket viser at flere av virksomhetene har en bedre status enn rapportert. Det arbeides med å samle arbeidet med føring av registeret for å forenkle virksomhetenes oppfølging av stoffkartoteket. Arbeidsmiljø - Medarbeidersamtaler Virksomhetene gjennomførte samtale med 100% av de ansatte, et resultat som er en markant framgang i forhold til året før (57%). Internkontrollopplegget for 2011 ble justert for å kunne sikre at de virksomhetene som ikke makter arbeidsopplegget kan hjelpes til å finne bedre løsninger for gjennomføring (siste frist ble satt til utgangen av juni måned). Arbeidsmiljø - Bruker-/Medarbeiderundersøkelser Samtlige virksomheter deltok i en brukerundersøkelse av stabsfunksjonene i Undersøkelsen var en lokal undersøkelse kun for Strand, og resultatene var nyttige innspill til stabsavdelingene. Det har i løpet av 2011 vært gjennomført medarbeiderundersøkelse for alle kommunens ansatte. Deltakelsen var på hele 81% og resultatene viste en fin fremgang fra forrige undersøkelse i Arbeidsmiljø og Fysisk miljø - Vernerunder Hele 32 av 34 staber/virksomheter gjennomfører pålagte vernerunder. Opplegget for

6 gjennomføring av vernerunder ble i 2011 endret slik at virksomhetene lettere kan følges opp gjennom året. Sikkerhet - Brannøvelser 29 av 35 virksomheter/staber gjennomførte pålagte brannøvelser i 2010 mot 32 i året før, og noen virksomheter har betydelig høyere frekvens enn minste omfang. Rådmannen er fornøyd med fokuset på brannsikkerhet, men vil sikre at de få som ikke får organisert sine øvelser blir fulgt opp særskilt. Effekten av at årshjulet for internkontroll ble justert i 2011 og at rådmannen signaliserte tydelige forventninger til virksomhetene sitt fokus på internkontroll, har gitt gode resultater. I tillegg er det i 2011 iverksatt en treårlig tilsynsplan med virksomhetene for både å sikre at de følger opp krav til bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste i sitt systematiske HMS-arbeid, og at de etterlever kravene i internkontrollforskriften. Dette arbeidet gir en tett og systematisk oppfølging av alle virksomheter, og viser så langt gode resultater. I 2011 har det vært arbeidet med å bygge en tettere forbindelse til virksomhetenes øvrige krav til internkontroll for selve tjenesteproduksjonen, med spesielt fokusert på å integrere informasjonssikkerhet i internkontrollen. Det har også vært fokus på forenkling av virksomhetene sin rapportering av systematisk internkontroll. Se hovedark for forslag til vedtak.