Det ledelsen setter fokus på - blir kultur Ved Eric Nonseid, organisasjonspsykolog Hjelp24 BHT 2007.03.08 1 Posten Norge AS
Er det slik at det blir kultur av det ledelsen setter fokus på? Innlegget tar utgangspunkt i sykefraværsarbeidet i Posten Ledelsen har over år hatt fokus på å skape en kultur i forhold sykefraværsoppfølgning, preget av: - Dialog mellom leder og den sykemeldte - Åpenhet - Fokus på plikter og ansvar fra begge parter - Finne løsninger og tiltak via dialogen - Skape tillit - Formell dokumentasjon til bruk overfor trygde etaten - Komme i posisjon for å kunne forebygge Bygger på sykefraværsmodellen til Posten, Postmodellen 2007.03.08 2 Posten Norge AS
Postmodellen En veiledningsmodell for ledere i sykefraværsoppfølgningen - Opptil 17 samtaler med den sykemeldte i løpet av første sykefraværs år - Første samtale innen fire dager etter sykefraværet inntrer - Regelmessige samtaler med fokus på ulike problemstillinger avhengig av hvor lenge den syke har vært borte. For eksempel etter fire uker, skal det innkalles til en formell samtale der en skal utforme en handlingsplan - Web-basert - Alle ledere har i løpet av de siste årene vært på ulike opplæringsopplegg knyttet til den tekniske bruken og til selve betydningen av det å ha en god sykefraværsoppfølgning og dialog med den syke Modellen er under revidering for å tilpasse den til Stoltenbergutvalgets innstilling, som skal tre i kraft 1.03.07 2007.03.08 3 Posten Norge AS
Postmodellen Har en ved å fokusere på viktigheten av bruken av postmodellen, klart å skape en sykefraværsoppfølgningskultur preget av de tidligere nevnte faktorene? Har en klart å få ledere og ansatte til å forstå viktigheten av en tidlig og god oppfølgning av syke? Hvordan er kvaliteten på oppfølgningen? Klarer lederne i Posten å få til en formell dokumentasjon av det arbeidet de utfører i forhold til de syke? Hvordan er de syke fornøyd med oppfølgningen de får? Brukes postmodellen? For å få svar på det siste innførte posten målinger på hvor mange av de syke som var registrert oppfulgt av sin leder. Det ble innført en oppfølgnings indeks. For å få svar på de andre spørsmålene, har Posten Distribusjon region Vest, via prosjekt Friskus intervjuet et utvalg ledere og sykemeldte. Men først, hva er en organisasjonskultur? 2007.03.08 4 Posten Norge AS
Organisasjonskultur Organisasjonskultur defineres ofte som: Et system av felles verdier og felles ideer om hvordan ting fungerer og skal gjøres. Ut fra dette utvikles normer og forventninger til ytelse. (Kaufman 1998) - Verdier og normer er sentrale - Det avgjørende om en har klart å skape en kultur er imidlertid holdningene til medlemmene i gruppen, og hvordan de forholder seg til verdiene og normene ut i fra sine holdninger 2007.03.08 5 Posten Norge AS
Holdninger Holdninger består av tre komponenter: -Kunnskaper, hva har vi lært om hva som er lurt å gjøre -Ferdigheter, hvordan skal vi få ferdigheter til å utføre det som er lurt å gjøre -Atferd, hvordan skal vi endre vår atferd, slik at vi begynner å gjøre det som er lurt å gjøre. Atferdskomponenten som regel den vanskeliste å få til, og ofte avhengig av en ytre kontroll. Så for å skape en kultur er det ikke bare nok at lederne fokuserer på det som er lurt å gjøre, gir kunnskap om det, og ferdigheter om det, men en må også få folk til å endre atferden sin. 2007.03.08 6 Posten Norge AS
Tilbake til Posten. Hvor er Posten i forhold til å få holdningen og kulturen i forhold til en god sykefraværsoppfølgning på plass? - Har hatt sterkt fokus på opplæring - Har hatt sterkt fokus på at lederne skal lære seg verktøyet - Innførte en oppfølgningsindeks, som viste at de ikke brukte verktøyet, altså hadde ikke lederne endret atferd, en hadde ikke klart å skape en kultur Hva gjør en da? - Gjør oppfølgningsindeksen til en nøkkeltallindeks der kravet i starten er 50%, og øker til 70% (2007). Altså en ytre kontroll. - Fører dette til at kvaliteten på oppfølgning blir så god som en forventer? - Fører dette til at lederne som skal utføre samtalene bedre forstår betydning av god dialog? - Fører dette til at de syke forstår viktigheten av deres bidrag i forhold til en god dialog og god sykefraværsoppfølgning? Svarene på dette ønsket vi å få gjennom Friskusprosjektet 2007.03.08 7 Posten Norge AS
FRISKUS-prosjektet - hva er det? Deltakere i prosjektgruppen: Tillitsvalgte/ Vernetjenesten To stabspersoner, den ene leder av prosjektet Ledere Hjelp24 Hovedmål: Redusere sykefraværet og bedre den opplevde kvaliteten på oppfølgingen. Mål for sykefravær i 2007 i region vest er på 9,5 prosent. I 2005 ca 11,5 prosent. Med ca 2700 ansatte blir dette ca 310 borte fra jobb hver dag. Fører til store organisatoriske utfordringer. Delmål Øke kompetansen hos alle både ledere og tilsatte Øke forståelsen for sammenhengene i sykefraværsutfordringene Kartlegge årsaker til sykefravær Bedre ivareta de syke, som på sikt kan føre til bedre forebyggende arbeid 2007.03.08 8 Posten Norge AS
Tiltak som Friskus har/skal satte i gang i alle distribusjonsenheter: 1. Hjelp 24 kontaktes på aktuelle sykefravær over 1 mnd 2. Sosial aktivitet/trivselstiltak (kontinuerlig) 3. Legebrevet m/ bilder fra Distribusjon tas aktivt i bruk 4. P-møter der NAV (arbeidslivssenter) inviteres i løpet av høsten 5. Oppfrisking i endringene i Folketrygdloven 1.7.2004 (sykemeldingslovendringene) for personalet 6. Arrangere konferanse for sykemeldte/har vært sykemeldt 7. Intervju av alle ledere og et utvalg av de sykemeldte, om kvaliteten på sykefraværsoppfølging 8. Opplæringstiltak for ledere 9. Tiltak knyttet til å bedre det psykososiale arbeidsmiljøet, og tiltak knyttet til ergonomi Prosjekt ferdig 1.7.2007 2007.03.08 9 Posten Norge AS
Intervju med ledere og sykemeldte Intervju med 58 første linje ledere. Hva fant vi? De aller fleste lederne i intervjuet er i kontakt med den sykemeldte kort tid etter at sykefraværet har oppstått. De alle fleste lederne gir uttrykk for at dette er en viktig del av jobben, og at de ser at det gir resultater ved at den syke raskere kommer tilbake i arbeid. Lederne ser på dialogen som en viktig måte å skape en god relasjon til de ansatte. Første samtale oppleves spesielt av de sykemeldte, men også av lederne som svært viktig. I denne samtalen legges grunnlaget for dialogen videre, dersom den første samtalen oppleves å være vellykket fra begge parters side, gir dette et godt grunnlag for de videre samtalen og for hele sykefraværsoppfølgningen. 2007.03.08 10 Posten Norge AS
Intervju med ledere og sykemeldte Både lederne og de sykemeldte opplever at dialogen stort sett er god og gjør det lettere for de syke å komme tilbake i jobb. God uformell kontakt mellom ledere og de sykemeldt, hyppigere kontakt enn modellen krever. De sykemeldte gir uttrykk for at de setter pris på at leder tar kontakt, og opplever gjennom dette å være verdt noe. De opplever det som skuffende når en leder ikke tar kontakt. Tidligere var utfordringen at de sykemeldte ikke satte pris på kontakten med leder sykefravær var en privat sak En har i Posten distribusjon region vest lykkes med å skape en kultur der både ledere og de sykemeldte opplever at dialogen er viktig for å redusere og forebygge sykefravær. De aller fleste av lederne og de syke opplever dialogen som positiv, nyttig og viktig. Det er all grunn til å tro at dette gjelder hele Posten. 2007.03.08 11 Posten Norge AS
Intervju med ledere og sykemeldte Undersøkelsen viste følgende utfordringer: - Kvaliteten på samtalene ikke alltid vurdert som like god fra begge parter. - Lederne har problemer med å formalisere samtalene. De er for tett på de ansatte og tar ikke kravene til dokumentasjon alvorlig nok. - Ved psykiske vansker og rusproblematikk, føler både ledere og de syke at dialogen blir vanskeligere. - Lederne har i en del tilfeller problemer med å ta opp vanskelige saker med de ansatte fører til at lite skjer - Frustrasjon i forhold til problemstillingen Tilrettelegging fra både leder og den syke. Men også vernetjenesten og de tillitsvalgte uttrykker frustrasjon i forhold til dette. Samt at vi opplever at NAV og arbeidstilsynet ikke er på linje i disse problemstillingene 2007.03.08 12 Posten Norge AS
Konklusjon Posten har klart å skape en kultur ved å ha: -Fokus på viktigheten av et godt sykefraværsarbeid -Gi opplæring og informasjon -Ved å gi riktig og godt verktøy -Ved å få atferdsendring, ytre kontroll -Ved at både de syke og lederne er positive til dialogen Erkjennelse: Dette har tatt tid, kulturendring tar tid Posten har mange utfordringer igjen Posten Distribusjon i region Vest har hittil klart å redusere langtids sykefraværet med 2 %. Friskus har lykkes! 2007.03.08 13 Posten Norge AS