Leder selvbetjening rapporter Sist oppdatert: 04.02.16 RAPPORTER Organisasjon Organisasjonsstruktur med stillinger og personer Bemanningsplan Personal Medarbeideroversikt Kommunikasjonsliste Informasjon om pårørende Jubileumsrapport Fødselsdagsliste CV Utdanning Sidegjøremål Lønn Lønnsinformasjon Lokale forhandlinger Lønnsoversikt med avlønn. % Tid Tidslipp Fraværskvoter Restferie fra i år/fjor Planlagt fravær Ferie tatt ut valgfri per Permisjoner valgfri periode Syke- og egenmelding Antall egenmeldinger Sykt barn Utbet. overtid ønsket per Avspasering av fleksitid tatt ut for en valgfri periode Oversikt fleksisaldo og overtid/reisesaldo Logg over registrert arbeidstid HMS HTA-overtid hittil i år per avdeling AML-overtid hittil i år AML-grenser overskredet Reise Reiseoversikt Reisekvitteringer uten rammedata GENERELT OM RAPPORTER Rapportoversikten Valg av rapport Avslutt rapport Bestillingsbildet Valg av medarbeidere Start rapport Feilmeldinger Tomme rapporter Rapportresultater Tilpassing av rapportresultater Sett filter Overføring av rapportresultater til regneark
RAPPORTER Organisasjon Organisasjonsstruktur med stillinger og personer Rapporten viser organisasjonsstrukturen med stillinger og personer slik den er i dag. Alle aktive personer er med på rapporten. Denne rapporten kan bare skrives ut per dags dato. Det vil si at du bare kan velge periode lik I dag. Her må du velge enten Direkte underordnede org.enheter eller Alle organisasjonsenheter. Ellers får du feilmeldingen: Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene du er leder for. Innhold Objekttype Startdato Sluttdato Startdato (tilknytning) O = organisasjonsenhet, S = stilling, P = person Den datoen en organisasjonsenhet eller en stilling ble opprettet eller den datoen en person ble ansatt. Den datoen en organisasjonsenhet eller stilling er planlagt nedlagt eller en person skal slutte. 31.12.9999 betyr at det ikke er fastsatt noen sluttdato. Ved omorganiseringer vil en underordnet organisasjonsenhet kunne knyttes til en annen overordnet organisasjonsenheter enn tidligere og stillinger kan knyttes til nye organisasjonsenheter. Dette er den datoen dagens tilknytning gjelder fra. Når en person flyttes fra en stilling til en annen, vil dette være den datoen denne personen ble knyttet til den nye stillingen.
Sluttdato (tilknytning) Tilsvarende for sluttdato. Denne datoen vil som oftest være lik 31.12.9999. Prosentsats Brukes i første rekke for personer der personen har flere stillinger. Prosentsatsen viser hvor stor del av arbeidstiden sin denne personen bruker på denne stillingen. Du kan åpne og lukke organisasjonsenheter og stillinger ved å klikke på den lille trekanten foran organisasjonsenhetene og stillingene. I eksempelet nedenfor har vi lukket alle stillingene slik at du bare ser stillingene og ikke de personene som er ansatt i stillingene. Her har vi lukket stillingene også slik at du bare ser organisasjonsenheten(e).
Bemanningsplan Rapporten viser organisasjonsenheter med stillinger og stillingsinnehavere. Ubesatte stillinger vises også. Rapporten brukes til å få en oversikt over bemanningen. Du må enten velge I dag eller oppgi en bestemt dato ved å velge Referansedato. Her må du velge enten Direkte underordnede org.enheter eller Alle organisasjonsenheter. Ellers får du feilmeldingen: Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene du er leder for. Innhold Du kan få frem flere kolonner enn de du ser i rapporteksempelet. Du kan for eksempel få med stillingskode, dato for når en person ble ansatt i stillingen, den ansattes arbeidstid, hvor stor del av arbeidstiden sin en ansatt bruker på denne stillingen og lignende. Du kan fjerne kolonner og føye til kolonner ved hjelp av Aktuelt oppsett. Valg som er spesielle for denne rapporten Sum Brukes til å summere alle verdier i en kolonne. I denne rapporten er det mest aktuelt å bruke dette for kolonnen Planl. Arbeidstid for summering. ABC-analyse ABC-analyse. De knappene som er generelle for flere eller alle rapporter er beskrevet under Generelt om rapporter. Varianter Det er laget to oppsettsvarianter for denne rapporten. /CUS&OPAL01 viser standardoppsettet som er vist ovenfor. /CUS&OPAL02 viser også hvilken periode de forskjellige stillingene er opprettet for og hvilken periode de ansatte har sittet i de forskjellige stillingene. Du får frem de variantene som er laget for denne rapporten ved hjelp av Velg oppsett.
Dersom du i tillegg ønsker egne oppsettsvarianter, kan du enkelt lage slike. Disse blir lagt inn som et valg på samme måte som de to forhåndslagde variantene. Du vil finne en beskrivelse av hvordan du lager dine egne oppsettvarianter under Generelt om rapporter.
Personal Medarbeideroversikt Rapporten viser ansattnummer, fødselsnummer, navn, organisasjonsenhet, stillingskode og dato for til- og fratredelse. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Medarbeidergruppene 8 Ekstern m/utbetaling, 9 Ekstern u/utbetaling og X Avvik ekst m/lønn(8) utelates fra rapporten. For medarbeidere som ble ansatt i virksomheten før denne tok i bruk SAP, er det den datoen virksomheten tok i bruk SAP som vises i Tiltredelsesdato og ikke den virkelige tiltredelsesdatoen. Rapporten er sortert på navn. Kolonnen Tkst inneholder navnet på den organisasjonsenheten personene er ansatt i. Alle valg under periode kan benyttes. Velger du I dag får du bare de som er ansatt per dags dato. Velger du for eksempel og setter en fradato og en tildato, vil du få frem alle de som har vært ansatt i denne perioden med fratredelsesdato for de som har fratrådt i perioden. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Kommunikasjonsliste Rapporten viser telefonnumre og e-postadresse for hver ansatt. Personaldelområde, Org.enh. betegnelse og Overordn. Org. betegnelse vises også. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Rapporten er sortert stigende på ansattnummer. Her kan du bruke I dag eller oppgi en bestemt Referansedato. Oppgir du en referansedato får du listet ut de ansatte som var ansatt på det oppgitte tidspunktet med den kommunikasjonsinformasjonen som disse ansatte hadde på dette tidspunktet. Her kan alle rapportutvalg benyttes.
Informasjon om pårørende Rapporten viser de pårørende som er registrert pr. ansatt i dag. Personaldelområde, Org.enh. betegnelse og Overordn. Org. betegnelse vises også. Det er bare ansattes pårørende som tas med på rapporten, ikke eksternes. Rapporten er sortert stigende på navn. Pårørendeinformasjon kan vedlikeholdes av den ansatt selv i Ansatt selvbetjening. Det skilles mellom hvem som er nærmeste pårørende og hvem som skal kunne kontaktes i nødstilfeller. Dette vises i de to siste kolonnene på rapporten. Alle valg under periode kan benyttes, men du får I dag uavhengig av hva du velger. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Jubileumsrapport Rapporten viser de forskjellige ansiennitetsdatoene som er lagt inn for de personene du har valgt. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Følgende datoer vises: 91 Tjenesteansiennitet pluss eventuell tilleggsansiennitet 92 Startdato i staten 93 Tjenesteansiennitet 94 Etatsansiennitet (den enkelte virksomhet bestemmer hvordan denne skal brukes.) VB Startdato i virksomheten Den kan også brukes til å få frem forskjellige jubileer, for eksempel hvem som har vært ansatt i virksomheten et bestemt antall år, hvem som har vært ansatt i staten et bestemt antall år og liknende. Denne rapporten henter data fra inneværende år. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Fødselsdagsliste Rapporten viser de ansattes fødselsdato og alder. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Hvis du merker kolonnen Medarbeiderens alder, høyreklikker og velger Synkende sortering, vil du få sortert rapporten på de ansattes alder med de eldste først. For å få frem fødselsdatoen på alle de personene du har valgt, må du sette periode lik Inneværende år. Du kan velge andre perioder også, men rapporten viser resultatet for inneværende år i alle tilfelle. Alle rapportutvalg kan benyttes.
CV Her presenteres den enkelte ansattes CV. NB. Denne rapporten må settes opp spesielt for den enkelte virksomhet. Det er virksomheten selv som bestemmer hvilken informasjon som skal tas med. Alle valg under periode kan benyttes, men du får Alt uavhengig av hva du velger. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Utdanning Det kan registreres flere typer utdanning på hver person. Rapporten viser den utdanningen som rapporteres til Statens sentrale tjenestemannsregister (SST). Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Rapporten er sortert på navn. Denne rapporten kan bare skrives ut per dags dato. Det vil si at du bare kan velge periode lik I dag. Du kan velge andre perioder også, men rapporten viser resultatet for i dag i alle tilfelle. Alle rapportutvalg benyttes.
Sidegjøremål Med sidegjøremål forstås arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære stillingen, uansett om det er lønnet eller ikke. Virksomheten bestemmer selv om sidegjøremål skal registreres. Det registreres av den ansatte via e-skjema. Både ansatte og eksterne kan vises på rapporten. Rapporten kan vises historisk eller på ønsket dato. Hvis du ønsker å se alle sidegjøremål for en person, må du oppgi periode Alle. Oppgir du for eksempel I dag (som er standard), får du bare skrevet ut den informasjonen som er gyldig pr. dagens dato. Alle rapportutvalg kan benyttes. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det noen ganger hensiktsmessig å endre oppsettet. Denne muligheten finner du ved hjelp av Endre oppsett.
Lønn Lønnsinformasjon Rapporten viser grunnlønn sammen med stillingskode. et ekskluderer fratrådte og eksterne. Rapporten kan vises historisk eller på ønsket dato. Hvis du ønsker å se all lønnshistorikk for en person, må du oppgi periode Alle. Oppgir du for eksempel I dag, får du bare skrevet ut den informasjonen som gjelder per dags dato. Alle rapportutvalg kan benyttes. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det noen ganger hensiktsmessig å endre oppsettet. Denne muligheten finner du ved hjelp av Endre oppsett.
Lokale forhandlinger Rapporten viser tilsettings- og lønnsinformasjon for månedslønnede, dvs. alle unntatt eksterne, timelønnede og pensjonister. Den er bl.a. egnet til arbeidet med lokale lønnsforhandlinger. Her kan du velge I dag eller en selvvalgt Referansedato. Rapporten lister ut ansatte som var ansatt på angitt dato med informasjon om disse ansatte gjeldene på samme dato. Her kan alle rapportutvalg benyttes. Spesielt om denne rapporten er at du får følgende informasjonsmelding før rapportresultatet presenteres.
Dette betyr at kolonner og rekkefølge på kolonnene ikke må endres hvis Excel-filen skal benyttes for automatisk innlesning av det lokale lønnsforhandlingsresultatet i SAP. Denne innlesningen utføres eventuelt i lønnssystemet, ikke i Leder selvbetjening her i portalen. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det noen ganger hensiktsmessig å endre oppsettet. Denne muligheten finner du ved hjelp av Endre oppsett. Vær imidlertid oppmerksom på at denne rapportens oppsett ikke må endres hvis den skal overføres til Excel og benyttes til innlesning av lokale lønnsforhandlingsresultater. Oppsettvarianter kan derfor ikke lagres. Se Overføring av rapportresultater til regneark.
Lønnsoversikt med avlønn. % Rapporten presenterer svært mye informasjon om den enkelte ansatte som avdeling, stilling, stillingskode, alder, kjønn, lønn, utdanning, faktisk avlønningsprosent osv. Den viser også stillingsprosent og kontering både på hovedstilling og eventuelle tilleggsstillinger. Her kan du bruke I dag eller oppgi en bestemt Referansedato. Oppgir du en referansedato får du listet ut de ansatte som var ansatt på det oppgitte tidspunktet med informasjon om disse ansatte på dette tidspunktet. Alle rapportutvalg benyttes. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det noen ganger hensiktsmessig å endre oppsettet. Denne muligheten finner du ved hjelp av Endre oppsett.
Tid Tidslipp Rapporten viser tidslipp pr ansatt slik den presenteres i Ansatt selvbetjening. Den inneholder detaljert oversikt over registrert tilstedetid og fravær, samt akkumulerte saldoer. OBS. Tidslippen oppdateres hver natt, slik at registrerte data i dag først vil være synlig i morgen. Gyldige perioder er: Inneværende måned, Inneværende år, Referanseperiode og Annen periode. Når du skal se på en tidslipp, kan du velge om du vil ha den ut på skjerm eller om du vil ha den skrevet ut på papir. I det første bildet du får opp, må du velge skjerm eller papir. Velger du knappen Forhåndsvisning, får du tidslippen(e), skrevet ut på skjerm. Klikker du på knappen Skriv ut, får du tidslippen(e) skrevet ut på papir. I dette tilfellet må du også velge skriver. Første gang du skriver en tidslipp ut på papir, må du i noen tilfelle få hjelp fra den personen som har ansvaret for skriverne i din virksomhet. Tidslippen ser ut som vist på neste side.
Fraværskvoter Rapporten viser tildelte fraværskvoter og hvor mye som gjenstår av disse for inneværende år. Evalueringsperioden er forhåndsdefinert til inneværende kalenderår. Alle valg gir dette resultatet. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Restferie fra i år/fjor Rapporten viser opptjent og resterende ferie dette og foregående år. Per 15.1.2011 vil du for eksempel få frem saldo fra 1.1.2010 til 31.12.2011 slik den ser ut per 15.1.2011. Saldo er her resterende ferie som ikke er avviklet eller godkjent til avvikling i framtiden. Det spiller ingen rolle hva du velger som periode. Du vil uansett få periode lik inneværende og foregående år. Unntaket er hvis du oppgir en Referansedato innenfor et annet kalenderår. Da får rapporten skrevet ut for dette året og året før dette året. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Planlagt fravær Rapporten viser fravær som er planlagt frem i tid. Evalueringsperioden er forhåndsdefinert til inneværende kalenderår. Alle valg gir dette resultatet. Unntaket er dersom Referansedato eller Annen periode er innenfor et annet kalenderår. Da gis resultatet for dette året. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Ferie tatt ut valgfri per Rapporten viser tidspunkt og varighet for ferie tatt ut i en valgt periode. Rapporten viser bare personer som er ansatt eller har vært ansatt i løpet av denne perioden. Følgende fraværstyper er med: 210 Ferie med lønn 220 Ferie uten lønn 230 Ekstraferie v/fylte 60 år 260 Forskuddsferie m/lønn Alle valg under kan benyttes. Her kan alle rapportutvalg benyttes.
Permisjoner valgfri periode Rapporten viser alle permisjoner for ansatte. Alle perioder kan benyttes. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Syke- og egenmelding Rapporten viser sykemeldinger og egenmeldinger i valgfri periode for den eller de personene som du velger å ta med på rapporten. Alle valg under kan benyttes. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Antall egenmeldinger Rapporten lister egenmeldinger pr. ansatt i de siste 12 månedene (12 måneders periode). Kun aktive ansatte er med i rapporten. Rapporten viser forbruk av egenmeldingsdager mot kvoten på maksimum 24 dager (hvis IA bedrift). Det finnes ingen on-line kontroll i SAP på forbruk av antall egenmeldinger ifht kvoten (12 kalenderdager eller 24 hvis IA bedrift). Egenmeldingsrettighetene er hjemlet i folketrygdloven ( 8-24 fjerde ledd), som kun teller kalenderdager og ikke arbeidsdager. Er arbeidstakeren syk både før og etter en helg/helligdag/fridag, teller disse dagene med i egenmeldingsperioden. Er arbeidstakeren syk fredag og mandag for eksempel, har vedkommende altså brukt 4 egenmeldingsdager. Derfor er det viktig å kontrollere kolonnen Kal.dager i denne rapporten. Hvis du ønsker å få opp kun summen av antall egenmeldinger per ansatt, klikk på en av de små svarte punktene på total summen av kolonnen Kal.dager. Du skal normalt velge Inneværende år. Selv om du velger noe annet, får du en rapport for inneværende år. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Sykt barn Rapporten viser fravær på grunn av syke barn i en valgfri periode for den eller de personene du har valgt ut. kan velges fritt. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Utbet. overtid ønsket per Rapporten viser utbetalte overtidstimer for valgt periode. Her kan ikke I dag, Fremtiden og Referansedato brukes. Inneværende måned kan kun brukes etter lønningsdag i en måned. Inneværende år kan brukes etter lønningsdag i januar. Alle rapportutvalg benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Avspasering av fleksitid tatt ut for en valgfri periode Rapporten viser antall dager og timer avspasering som er avviklet i en oppgitt periode. Alle perioder kan benyttes. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Oversikt fleksisaldo og overtid/reisesaldo Gir oversikt over kvotene Fleksitidssaldo og Avspasering av overtid/reisetid. Det vil være naturlig å velge I dag. Dette gir den perioden du er i. Du kan velge tidligere perioder for å se disse. Velger du noe annet, får du en rapport for inneværende år. Alle rapportutvalg kan benyttes.
Logg over registrert arbeidstid Rapporten viser oversikt over registrert arbeidstid i CATS arbeidstidsskjema/portal og tidregistreringer kommet via stemplingsklokke for de som benytter dette. Rapporten viser også logg over eventuelle korrigeringer den ansatte har gjort og kan tas ut i en valgt periode. Rapporten viser bare personer som er ansatt eller har vært ansatt i løpet av denne perioden og kun for ansatte som er ment å kunne registrere/korrigere sin arbeidstid i Ansatt selvbetjening. Logg korrigeringer Dersom den ansatte har foretatt korrigering av tidregistreringen vil dette fremgå med ikon i kolonnen KI- Korrigeringsindikator. Ved å klikke på korrigeringsikonet vil man få opp mer informasjon og historikk om de endringer som er foretatt. I kolonnen HR kan man sjekke den aktuelle registreringen (dvs. den siste som er postert og som er grunnlaget for den ansattes evaluerte tid). I kolonnen HR kan man sjekke den aktuelle registreringen som er postert.
Alle valg under kan benyttes. Velger du I dag får du bare det som er registrert av tid i dag. Her kan alle rapportutvalg benyttes.
HMS HTA-overtid hittil i år per avdeling Rapporten viser akkumulert antall timer overtid hittil i år i henhold til Hovedtariffavtalen. (HTA-overtid). Dersom det ikke er relevante data på det personutvalget du har gjort kommer det kun opp en blank side, trykk rødt kryss øverst til høyre. n er forhåndsdefinert til å vise saldo for hittil i år i inneværende mnd., og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor en annen måned. Da gis resultatet for denne måneden. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Aktuell visningsvariant Velg (visningsvariant) Lagre (visningsvariant) ABC-analyse Denne fungerer på samme måte som Endre oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultater. Denne fungerer på samme måte som Velg oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet. Denne fungerer på samme måte som Lagre oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet. ABC-analyse
AML-overtid hittil i år Rapporten viser akkumulert antall timer overtid hittil i år i henhold til AML - Arbeidsmiljøloven. Dersom det ikke er relevante data på det personutvalget du har gjort kommer det kun opp en blank side, trykk rødt kryss øverst til høyre. n er forhåndsdefinert til å vise saldo for hittil i år i inneværende mnd., og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor en annen måned. Da gis resultatet for denne måneden. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Aktuell visningsvariant Velg (visningsvariant) Lagre (visningsvariant) Summer verdier ABC-analyse Denne fungerer på samme måte som Endre oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultater. Denne fungerer på samme måte som Velg oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet. Denne fungerer på samme måte som Lagre oppsett som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet. Denne fungerer på samme måte som Sum som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet. ABC-analyse
AML-grenser overskredet Rapporten identifiserer ansatte som har overskredet en eller flere AML-grenser og hvilke av disse som er overskredet. Følgende AML-grenser kontrolleres. Alle perioder kan benyttes. Alle rapportutvalg kan velges.
Reise Reiseoversikt Rapporten lister alle reiser som de utvalgte personene har foretatt i den oppgitte perioden. Rapporten viser både hvilket beløp den ansatte har fått refundert, hva som eventuelt er betalt av virksomheten og de totale utgiftene for reisen. Det forutsettes at utgifter betalt av virksomheten også er ført på reiseregningene. I den siste kolonnen vises antall km kjørt for hver reise. Hvis du klikker på reisenummeret (andre kolonne fra venstre), får du frem en del valg. Klikker du på Reise, får du kan du se på reiseregningen. Klikker du på Reisekvitteringer, får du frem alle de utgiftene som er dekket ut fra en kvittering. Klikker du på Kostnadstilordning, får du frem hvordan reisen er kontert. Klikker du på Vis blokkliste reise, får du frem en oversikt over alle opplysningene knyttet til denne reisen i form av et sett kolonner. Du kommer tilbake til rapporten ved å høyreklikke og velge Tilbake eller med F3.
Alle perioder kan nå benyttes, Tidligere fikk du alltid alle reiser uavhengig av hvilken periode som ble valgt, To av periodevalgene (I dag og Referansedato) har likevel noen begrensninger i bruken. Disse to periodevalgene virker bare for endagsreiser (start- og sluttdato er samme dato). Dersom man ønsker å finne reiser som starter på en bestemt dato så må man bruke Annen periode med reisens startdato og den sluttdato som man ønsker, man får med alle reiser som starter og slutter mellom startdato og sluttdato. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
Reisekvitteringer uten rammedata Rapporten viser utgiftskvitteringer gruppert etter utgiftstype. Den kolonnen som har overskrift BB er merket med en hake dersom utgiften er betalt av virksomheten. Alle perioder kan nå benyttes, Tidligere fikk du alltid alle reiser uavhengig av hvilken periode som ble valgt, To av periodevalgene (I dag og Referansedato) har likevel noen begrensninger i bruken. Disse to periodevalgene virker bare for endagsreiser (start- og sluttdato er samme dato). Dersom man ønsker å finne reiser som starter på en bestemt dato så må man bruke Annen periode med reisens startdato og den sluttdato som man ønsker, man får med alle reiser som starter og slutter mellom startdato og sluttdato. Alle rapportutvalg kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten ABC-analyse
GENERELT OM RAPPORTER Rapportoversikten Valg av rapport Når du klikker på menypunktet Rapporter vises en oversikt over tilgjengelige rapporter. For å lage en rapport klikker du på den ønskede rapporten. Det åpnes da et nytt vindu (Start rapport) som er et bestillingsbilde hvor du må velge periode og rapportutvalg. Bruken av dette bestillingsbildet er beskrevet i detalj lengre ned.
Alternativt kan du velge Katalog i bildet Oversikt. Da organiseres rapportene i organisasjon, personal, lønn, tid, HMS og reise. Klikk for eksempel på HMS og velg rapport, se bildet over. Eller du kan hente rapporter du har brukt før fra snarveiene under Mest brukt. Avslutt rapport Hver rapport (bestillingsbildet) og rapportresultater åpnes i et eget vindu slik at du kan ha flere rapporter åpne samtidig og starte rapporten flere ganger. Når du er ferdig med en rapport kan du lukke den ved å klikke på krysset øverst til høyre i vinduet (eller bruke hurtigtast Ctrl + W). Bestillingsbildet Bildet for bestilling av rapporter ser ut som vist nedenfor.
I nedtrekksmenyen velger du hvilken periode rapporten skal gjelde for. Du har følgende alternativer: Standard periode er I dag, men det er ikke alle perioder som er gyldige for alle rapporter. Hvilke perioder som kan benyttes for de enkelte rapportene, står beskrevet under hver enkelt rapport lengre opp i dette dokumentet.
I nedtrekksmenyen velger du hvilke medarbeidere eller organisasjonsenheter du vil ha med i rapporten. Du har følgende alternativer: Standard rapportuvalg er Direkte rapporterende medarbeidere (u.eks/time). Det er ikke alle rapportutvalg som er gyldige for alle rapporter. Hvilke rapportutvalg som kan benyttes for de enkelte rapportene, står beskrevet under hver enkelt rapport lengre opp i dette dokumentet. Direkte rapporterende medarbeidere (u.ekst/time) Viser de medarbeiderne som befinner seg i din organisasjonsenhet, men uten eksterne og timelønnede. Hvis det ikke finnes noen leder i enheten under, regnes medarbeiderne der også som direkte rapporterende medarbeidere. Direkte rapporterende medarbeidere Viser de medarbeiderne som befinner seg i din organisasjonsenhet. Hvis det ikke finnes noen leder i enheten under, regnes medarbeiderne der også som direkte rapporterende medarbeidere. Medarbeidere egen enhet Viser ansatte i den organisasjonsenhet du er leder for (inkludert deg selv). Direkte rapporterende ledere Viser kun ledere som rapporterer direkte til deg (dvs. ledere for underordnede organisasjonsenheter) inkludert deg selv. Alle medarbeidere Viser alle ansatte fra og med den organisasjonsenheten du leder og nedover i organisasjonshierarkiet (inkludert deg selv). Alle medarbeidere (u.ekst/time) Viser alle ansatte fra og med den organisasjonsenheten du leder og nedover i organisasjonshierarkiet (inkludert deg selv), men uten eksterne og timelønnede. Valg av medarbeidere Basert på ditt rapportutvalg vises en liste over medarbeidere.
Du må nå velge hvilke medarbeidere som skal være med i det endelige rapportresultatet. Du har følgende valg: Klikk på knappen til venstre for Medarbeider og velg Velg alt for å velge alle medarbeidere i listen. Alle linjene blir merket med blå bakgrunn. Klikk på knappen til venstre for Medarbeider og velg Opphev all merking for å fjerne all merking av linjer i listen. Hvis høyreklikker på kolonnenavnet og velger Brukerdefinert filter kan du filtrere medarbeidere ut fra henholdsvis navn, ID (ansattnummer) eller medarbeidergruppe. Du kan skrive inn hele eller deler av navnet med en * etter i feltet Medarbeider. Da vises alle medarbeidere med et navn som
begynner med disse bokstavene. På samme måte kan du oppgi ansattnummeret eller deler av ansattnummeret i feltet ID. Skriver du inn hele eller deler av Medarbeidergruppe så vises denne medarbeidergruppen. Du kan også bruke! foran en medarbeidergruppe for å vise alle andre medarbeidergrupper enn denne, se eksempel over. Merking av en enkelt medarbeider Merking av flere medarbeidere For å merke en enkelt medarbeider, klikker du i den grå firkanten foran navnet på medarbeideren. Dersom du har merket en medarbeider og ønsker å merke flere, holder du Ctrl-tasten nede mens du klikker i den grå firkanten foran navnet på de andre medarbeiderne du ønsker å merke. Alternativt kan du merke flere medarbeidere ved å holde Shift-tasten inne samtidig som du klikker i den grå firkanten foran to medarbeidere. Disse to medarbeidere og alle medarbeidere mellom disse to blir da merket. Du kan også kombinere disse metodene. Valg av organisasjonsenheter Hvis du velger Direkte underordnete organisasjonsenheter eller Alle organisasjonsenheter i, får du listet ut organisasjonsenhetene i stedet for medarbeidere. Du velger organisasjonsenheter på samme måte som medarbeidere. Når du velger en organisasjonsenhet, får du med deg alle medarbeidere i den organisasjonsenheten. Start rapport Når du er ferdig med å velge hvilke medarbeidere eller organisasjonsenheter du vil ha med i rapporten, klikker du på knappen Start rapport øverst.
Det åpnes et nytt vindu med rapportresultatet. Feilmeldinger I noen tilfeller får du en feilmelding. Dette betyr at du enten har glemt å merke hvilke medarbeidere/organisasjonsenheter du vil ha med i rapporten eller at du har valgt medarbeidere for en rapport der bare organisasjonsenheter er gyldige valg (eller omvendt). Tomme rapporter Dersom du får opp en blank side, så finnes det ingen treff med det valget av medarbeidere og periode som du har gjort. Rapportresultater Rapportresultater som vises er basert på dine valg av periode og rapportutvalg. Rapportresultater kan tilpasses, skrives ut eller lagres som en fil. Tilpassing av rapportresultater Du kan tilpasse rapportresultatet ved å benytte knappene øverst, ved å høyreklikke i rapportresultatet eller ved å merke en kolonne og deretter høyreklikke. Valgene du da får vil være forskjellig avhengig av kolonne og rapport. Stigende sortering Synkende sortering Sett filter Sum Delsummer Endre oppsett Merk en kolonne. Velg stigende sortering. Rapporten blir sortert i stigende rekkefølge ut fra verdiene i kolonnen. Merk en kolonne. Velg synkende sortering. Rapporten blir sortert i synkende rekkefølge ut fra verdiene i kolonnen. Sett filter er beskrevet under. Dette valget finner du på noen av de rapportene som innholdet kolonner som kan summeres. Merk kolonnen og høyreklikk på kolonneoverskriften. Velg Sum. Du får en sumlinje nederst på rapporten. Hvis du merker en kolonne, høyreklikker på kolonneoverskriften og velger delsummer, får du en delsum hver gang kolonnen endrer innhold. Dette forutsetter at rapporten er sortert på innholdet i denne kolonnen. Ved hjelp av dette valget, kan du endre på den rapporten som vises på skjermen. Du kan: Føye til nye kolonner. Bruk mappekortet Kolonneutvalg og flytt kolonnene fra Kolonneliste til Viste kolonner. Fjerne kolonner. Bruk mappekortet Kolonneutvalg og flytt kolonnene fra Viste kolonner til Kolonneutvalg. Sortere rader stigende eller synkende. Bruk mappekortet Sortering. Dette er samme funksjonalitet som valgene Stigende sortering eller Synkende sortering, men her kan du sortere på flere begreper samtidig. Filtrere ut opplysninger på samme måte som når du bruker valget Sett filter. I
dette tilfellet skal du bruke mappekortet Filter. Endre en del på rapportens utseende. For eksempel kan du fjerne eller sette inn stripemønstret på rapporten, du kan fjerne eller sette inn vertikale og horisontale skillelinjer og du kan automatisk få tilpasset kolonnebreddene til innholdet i kolonnene. Bruk mappekortet Presentasjon. Lagre oppsett Velg oppsett Når du har endret på en rapport, kan du lagre endringene i form av det vi kaller et Oppsett. Oppsettet skal ha et kortnavn på inntil 8 tegn og en betegnelse på inntil 30 tegn. Kortnavnet skal alltid begynne med firmakoden din. Dette valget bruker du når du skal hente frem et lagret oppsett. Dette valget gir deg tilgang til alle de oppsettene som er lagret for denne rapporten på hele klienten. Alle oppsett som er laget av DFØ har navn som begynner med CUS&OPAL. Sett filter Sett filter kan brukes til å velge medarbeidere, stillinger eller organisasjonsenheter ut fra verdier i de forskjellige kolonnene på rapporten. Nedenfor har vi valgt å bruke rapporten Medarbeideroversikt som eksempel. Velg Sett filter. Definer filterkriterier viser en oversikt over de kolonnene som er med i denne rapporten. Dersom du for eksempel ønsker å få en oversikt over alle seniorrådgivere, flytter du kolonnen Stillingsgruppebetegnelse over til Filterkriterier. Det gjøres ved å markere Stillingsgruppebetegnelse og klikke på pil mot venstre. Stillingsgruppebetegnelsen inneholder stillingskoden med tilhørende betegnelse.
Deretter klikker du på denne knappen. Da får du spørsmål om hvilke stillingskoder du vil ha med. Her oppgir du stillingskoden for seniorrådgiver med * etter. Klikk på knappen Utfør (grønn hake). Da får du listet ut alle seniorrådgivere. Mer om tilpasning av rapporter Dersom du ønsker å vite mer om tilpasning av rapporter kan du kontakte din fagbruker. Overføring av rapportresultater til regneark Klikk på Forhåndsvisning. Klikk på Regneark. Eller trykk Ctrl + Shift + F7.
Velg Velg fra alle tilgjengelige formater og velg format. Klikk på Fortsett-knappen (den grønne haken). Hvis du får denne meldingen velg Run. Velg Ja på denne meldingen.
Velg hvor du vel lagre regnearket og gi det et navn. Klikk på knappen Save.