Komme i gang - finne relevante koder

Transkript

1 Formål SSBs kodeverk Komme i gang - finne relevante koder A-ordningen innføres fra Flertallet av norske arbeidsgivere har lenge rapportert yrkeskoder til NAV/AA-registeret. Staten har hittil vært fritatt for innrapportering av yrkeskoder. Kravet vil fra nå av gjelde alle norske arbeidsgivere. Det er stillingens arbeidsoppgaver som skal klassifiseres. Med noen unntak for etatspesifikke stillinger finnes det ingen sammenheng mellom yrkeskode og statlig stillingskode. SSB eier kodeverket. Standard for yrkesklassifisering finnes på SSBs nettsider. Det er nødvendig å sette seg inn i denne standarden før dere starter selve klassifiseringsjobben. Link til SSBs sider: Lek deg litt med søkemotoren Legg merke til søkefeltet (blå sirkel) og link til Standard for yrkesklassifisering (grønn sirkel). Start med å gjøre deg litt kjent med hvordan søkemotoren virker. Skriv inn hele eller deler av ulike yrkestitler, for eksempel regn. Du får opp en lang rekke med titler som inneholder bokstavkombinasjonen regn

2 Yrkeskoden består av 7 siffer. De fire første sifrene betegner yrke. De tre siste sifrene representerer en yrkestittel knyttet til dette yrket. De tre siste sifrene er et tilfeldig valgt løpenummer. Listen kan vise mange yrkeskoder som har de fire første sifrene felles. Dette er yrkeskoder som tilhører samme yrke. Velg deg en yrkeskode og søk på de 4 første sifrene i koden, f.eks Få oversikt over klassifiseringen Listen viser ulike yrkestitler med tilhørende yrkeskode innenfor yrke Hent Standard for yrkesklassifisering, link i venstre marg i søkebildet. Dokumentet er et oppslagsverk og ikke ment å leses fra A til Å. Start med å lese Kodesystem og struktur på side 8 og 9 og fortsett med Bruk av publikasjonen på side 10. Dette er en grei innføring og du kan nå gå ett steg videre. Du finner en oversikt over totalt 31 ulike yrkesområdene med tilhørende yrker fra side 15. For å finne relevant yrkeskode om ledergruppen i statlige virksomheter vil de fleste finne det de trenger under: Yrkesområde 11 på side 15, spesielt kode 1120 Toppledere i offentlig administrasjon Yrkesområde 12 på side 15, spesielt kodene 1210 Administrerende direktører 1227 Produksjonsdirektører innen offentlig administrasjon. Fra side 30 og utover finner du detaljerte beskrivelser av arbeidsoppgavene som kan inngå i de ulike yrker. Mulig arbeidsoppgaver i yrke 1120 er beskrevet på side 31, yrke 1210 på side 33 og yrke 1227 på side 34/35. Hvilke titler /yrkeskoder som kan være aktuelle finner du ved å søke på koder som starter på henholdsvis 1120, 1210 og Husk hele tiden på at om du ikke finner helt nøyaktig 7-sifret yrkeskode så spiller det mindre rolle så lenge oppgavene knyttet til yrke (4 første siffer) er riktige.

3 Ha hele tiden et øye på første siffer i den koden du velger. For svært mange statsansatte er det riktig med en yrkeskode som starter på 2 eller 3. Ville du skrive i annonsen at det stiles krav om høyere utdanning, så skal du velge en kode som starter med siffer 3. Ville du stille enda høyere krav til utdanning så skal du velge en kode som starter med siffer 2. Vedlikehold yrkeskode på stilling - masseregistrering ved oppstart Formål Forutsetning Transaksjonskode Dette punktet beskriver løsningen for masseoppdatering av yrkeskoder ved oppstart av A-ordningen, januar Den går ut på: 1. Hente ut en rapport over alle aktive stillinger i SAP. 2. Laste resultatet over i excelark. 3. Påføre yrkeskode på alle stillingene i excelarket. 4. Sende excelarket til DFØ. 5. DFØ leser yrkeskoder på stilling inn i SAP. For registrering av yrkeskode på enkeltstillinger vil det komme en egen beskrivelse seinere. Denne registreringsmuligheten er foreløpig ikke tilgjengelig. En stilling må være aktiv og besatt for å komme med i rapporten. Kravet om yrkeskode gjelder bare ansatte, ikke eksterne. YHR_YRKESKODER Fremgangsmåte Velg variant CUS&OPAL01. Skriv inn Personalområde. Klikk på Utfør.

4 Overfør rapportresultatet til excel Lag grunnlagsdokument for registrering av yrkeskoder ved å overføre rapportresultatet til excel (rød sirkel). Det finnes flere måter å opprette regnearket på. Ulike framgangsmåter gir litt ulikt resultat. Denne beskrivelsen dekker kun et av alternativene. Bruk funksjonalitet for direkte overføring til excel (rød sirkel). Regnearket kommer opp inne i skjermbildet i SAP. Lagre filen før du går videre. Velg Fil og deretter Lagre som. Filnavnet skal være: Klient + Firmakode + Yrkeskoder + uttrekksdato_ååmmdd Du har nå en excelfil over alle aktive ansatte i virksomheten, med avdelingstilhørighet, stillingsnummer og stillingskode. Sett på filter. Stå i hvilken som helst celle, gå til Data og deretter Filtrer. Endre format på kolonne R - Yrkeskode Pass på at formatet står til tekst. Yrkeskoden skal skrives inn i kolonne R som er tom i regnearket. Om nødvendig krymp kolonner til venstre slik at du ser kolonne R uten å scrolle. Kun kolonne R Yrkeskode skal fylles ut. Ikke bry deg om datokolonnene, de er der til framtidig bruk.

5 Dersom formatet ikke står som tekst, klikk på den lille pilen under format slik at du får fram dialogboksen ovenfor (kan være litt ulik framgangsmåte i ulike versjoner av Excel). Velg mappekort Tall Velg format Tekst Klikk på OK Det er viktig at formatet er riktig. Alle yrkeskoder inneholder et mellomrom. Dersom kolonnen har tallformat blir mellomrommet borte. Dette gjør innlesing umulig (blir ulovlige verdier uten mellomrom). Tilpassingene ovenfor må gjøres før du begynner å fylle ut regnearket. Begynn med de enkleste tilfeller Toppleder Dersom du sliter med å åpne exelarket kan det skyldes problemer i overgangen mellom SAP og excel. Se i så fall margtekst Alternativ nedlasting til excel. Finn yrkeskode på SSBs hjemmesider: Se Komme i gang finne relevante koder. Vi anbefales å starte med de enkleste tilfellene slik at du skaffer deg erfaring og forståelse underveis. Derfor foreslår vi at du starter med toppleder og deretter tar de øvrige ledere. I de fleste tilfeller er lederne lettest å plassere. Bruk filter for lederstilling Gå til nedtrekkspilen bak kolonne Leder Ta bort krysset for Merk alle Sett hake foran X (merke for at stillingen er merket som lederstilling i SAP). Klikk på OK.

6 Bruk deretter nytt filter for kolonne Navn på stillingskode eller kolonne Etternavn for å finne toppleder. Finn yrkeskode på SSBs hjemmesider. Noen virksomheter vil ha egen kode for toppleder, andre virksomheter må bruke generelle koder. Ledergruppa Skriv inn yrkeskode for toppleder i excelarket. Når toppleder er plassert, finn kode for resten av ledergruppa. I tillegg til filter på lederstilling, bruk filter enten på kolonne Navn på stillingskode eller Etternavn.

7 Mellomledere Finn yrkeskode for alle ledergruppens medlemmer. Det kan godt være at alle mellomledere skal ha samme kode, men det er ikke gitt at koden er den samme. Ta bort filter for Navn på still, eventuelt Etternavn. Behold filter for Leder. Nå vises alle ledere i virksomheten. Dersom du har mer enn 1 side, bruk filter for Over.org. Merk kun en avdeling om gangen. Finn yrkeskode for alle mellomlederstillinger, avdeling for avdeling. Fyll inn relevante koder i excelarket. Personer/stillinger hvor ledelse utgjør mindre enn 50 % av oppgavene skal ikke kodes som lederstilling, jamfør veiledning på SSBs sider. Ta til slutt bort filter for avdeling og sjekk at du har fått merket alle lederstillinger før du går videre. Egne stillingskoder Ta bort filter for leder. Noen få etater/virksomheter har etatsspesifikke stillingskoder. Det gjelder for eksempel utenrikstjenesten, høgskolesektoren, tolletaten, politiet m.fl. Dere som har slike etatspesifikke stillingskoder vil se at noen av disse har en korresponderende yrkeskode. Dersom dette er tilfelle, filtrer på stillingskode og påfør yrkeskode på alle i en operasjon.

8 Resterende stillinger Hent opp en avdeling ved å filtrere på Navn på overordnet org.enhet og deretter enhet i avdelingen ved å filtrere på Org.enhet. Start med kjernevirksomheten og på laveste organisatoriske nivå. Du får opp en organisatorisk enhet og lederstillingen er allerede merket. Innen kjernevirksomheten vil det ofte være mange personer som utfører de samme oppgavene og dermed skal ha samme yrkeskode, selv om de er avlønnet ulikt. Merk en av personene som tilhører en slik gruppe Finn kode og skriv den inn. Trykk ned Ctrl og hold tasten nede mens du gjør følgende operasjoner: Klikk på cella for yrkeskode for alle personer som skal ha ønsket kode. Klikk til slutt på den første cella som inneholder ønsket kode. Ønsket kode skal nå legge seg opp i formellinja, øverst på arket. Sett markøren bak koden. Klikk på Enter. Slipp opp CTRL Gå gjennom de øvrige stillingene i org.enheten inntil alle stillinger er merket med yrkeskode. Hent opp neste enhet ved hjelp av filter. (Behold filter for Over.org, plukk fram ny enhet i filter på Org.enhet.) Gå gjennom alle organisatoriske enheter, avdeling for avdeling. I større organisasjoner vil det være nødvendig å samarbeide med den aktuelle avdeling. Vi anbefaler at en person holder i utfylling av excelarket for hele organisasjonen. Foreta utfylling sammen med avdelingen. Å sende ut arket til den enkelte avdeling vil trolig fungere dårlig. Det kan som sagt være lurt å starte med kjernevirksomheten og ta administrasjonen til slutt da det innen administrasjonen ofte vil

9 være et større spenn på stillingsinnholdet og kanskje vanskeligere å finne riktig kode Ta til slutt bort alle filtre. Nå skal samtlige ansatte komme fram. Sett filter på kolonne Yrk.kode og linjer som mangler kode (tomme celler). Spesielt om kolonne Q IT0509 Registrer yrkeskode for stillinger der det mangler. Noen personer har flere stillinger, altså ha flere uavhengige ansettelsesforhold. Stillingene kan ligge i ulike avdelinger, ha ulik stillingskode og avlønning og kan inneholde helt ulike oppgaver. Samlet stillingsprosent kan være inntil 100. Den ene stillingen ligger da i IT0001, den andre i IT0509. Slike tilfeller skal innrapporteres med to linjer, en linje for stillingen i IT0001 og en for stillingen i IT0509. Personen kan da ha flere yrkeskoder. Den stillingen som er registrert i IT0509 er merket i kolonne Q. Begge stillingene må merkes med yrkeskoder. IT 0509 benyttes også for å angi fungering. Ved fungering er det ofte en annen stillingsinnehaver som er tilsatt og yrkeskode skal legges inn på stillingen via stillingsinnehaver. Den som fungerer arver samme yrkeskode. Ved oppstart kan det være at fungering skjer fordi stillingen det fungeres i for tiden er ubesatt. I slike tilfeller er det ingen stillingskode å arve yrkeskode fra. Ved fungering i en ubesatt stilling må yrkeskode legges inn, både på den stillingskode den fungerende er tilsatt i og i den stilling han fungerer i. Fungering framkommer også i kolonne Q. Sjekk nyopprettede stillinger Når IT0509 er utfylt ser det slik ut. Før du sender inn excelarket, sjekk om det er opprettet nye stillinger etter at du tok ut rapporten. Du kan velge å legge yrkeskode på disse stillingene direkte eller du kan påføre nye linjer på excelarket og få lest inn kode på disse stillingene samtidig. Det er tilstrekkelig at du fyller ut stilling (kolonne I), ansattes navn for kontrollens skyld (kolonne O og P) og yrkeskode (kolonne R). Send excelarket til DFØ som vedlegg i Solmansak. Filnavn: Klient + Firmakode + Yrkeskoder + uttrekksdato_ååmmdd

10 Ubesatte stillinger Alternativ nedlasting til excel Uansett, fra rapporten tas ut må du legge yrkeskode på alle nyopprettede stillinger og kontrollere at yrkeskode er riktig for alle stillingsendringer som gjøres. Ubesatte stillinger som ikke er avgrenset er ikke med i rapporten YHR_YRKESKODER. Alle disse stillingene ligger foreløpig uten yrkeskode. Dette går helt greit fram til noen en dag skal foreta en tilsetting i en av disse stillingene. Da vil lagring på IT0001, eventuelt IT0509 feile på grunn av manglende yrkeskode på stillingen. Ubesatte stillinger kan påføres excelarket på samme måte som nyopprettede stillinger. Dere må fra nå av ha like strenge rutiner til å oppgi yrkeskode ved tilsetting i en ubesatt (ledig) stilling som ved oppretting av ny stilling. Noen brukere har for tiden problemer med overføring av rapporter fra SAP til excel. Problemet gjelder ikke alle brukere og det gjelder ikke alltid. Vi sliter imidlertid med å identifisere årsaken til problemet. På grunn av knappe tidsfrister har vi likevel valgt å starte registreringen nå. Slik sjekker du at det ikke er feil på excelfilen: Åpne filen fra utforsker. Gjør noen mindre endringer. Lagre. Lukk excel. Åpne filen på nytt. Dersom filen lar seg åpne på normal måte to ganger er alt i orden. Dersom dette ikke er mulig bruk alternativ framgangsmåte som beskrives nedenfor. Lukk alle excelvinduer Kjør rapporten. Overfør rapportresultatet direkte til lokal fil. Velg ikke konvert

11 Angi filplassering i eget nett Generer fil (etternavnet skal være.txt) Åpne excel (ikke fra SAP) Velg Fil + Åpne og bla deg fram til filen du nettopp lagret. Pass på riktig filsti og at du vil se Alle filer (*.*) Klikk på Åpne. Sjekk at radioknappen står på Data med skilletegn. Klikk på Neste Ta bort hake for skilletegn Tabulator Sett skilletegn Annet og sett inn loddrett strek (til venstre for 1.tall på mange tastaturer) Klikk på Neste. Klikk på Fullfør (kolonneformat skal være Standard)

12 Du får opp ett excelark Fjerne kolonne A Fjerne rad 1 Fjerne rad 3. Lagre excelarket med filnavn: Klient + Firmakode + Yrkeskoder + uttrekksdato_ååmmdd. Sett på filter og følg den generelle beskrivelsen herfra.