DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 43-09 16.12.2009, kl 15.00 Fosswinkels gate 7 TIL STEDE KVAST Leder Stian Dahle Skjenkeansvarlig Lars Arnesen Eksternansvarlig Marte Tobro Pransvarlig Bendik Nagel Støren Prosjektansvarlig Magnus Halsnes ADMINISTRATIV LEDER Thomas Evensen REPRESENTANTSKAPET v/au REFERENT: Magnus Halsnes FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Forslag til ymse meldes her ORIENTERING LEDER Sosialisering med Hulen Siste kvartskift Overlapping med tidligere ledere Ekstraordinært kvastmøte Revidert vedlikeholdsavtale med UiB Revidert dorgeavtaler Flere møter med prokom for å bestille møbler Møte med kraft ang. Investeringer for 2010 Flere befaringer på OK49 Intervju med BA
Forbedret og forberedt presentasjon av fremdriftsplan Møte med Bergen kunsthall ang. Utsmykning av DAK II SKJENKEANSVARLIG Møte med brannansvarleg (17.12) om stillingsskildring Maj-Elin Møte med kvast-leiar om dugnadsdatoar (15.12) lage lite budsjett Lagde bongar (15.12) til utflytting frå NG2-dugnadsfolk Hansa kjem med kjøleskap og ymse tappar til ymse barar til 10. jan INTERNANSVARLIG EKSTERNANSVARLIG Prøver å lage ny brukerkontrakt Avholdt dorgemøte Tatt imot en stor mengde rombookinger Sendt inn informasjon til Brak for nytt Brak-hefte Avklart Tono-avgift Sendt inn bonger ferdigstilt utkast til dorgeavtaler ØKONOMIANSVARLIG PR-ANSVARLIG Jobba med: BA med ekstern og leiar: to artiklar Bruke opp resten av pengane frå BT Banner på OK49 og Rådhuset Innstikk i Studvest Fått ein del logoar til banner, men usikker på kor mange ein skal ha PROSJEKTANSVARLIG Møte med Bergen Kunsthall (10.12) og BSTV om fleirkamerasystemet (15.12) Synfaring på DAK mtp. kunstverk (10.12) Avslutningsfest NG2 (13.12) ADM. LEDER RS V/AU Nytt system for arkivering for det han gjer Ekstremt mykje koordinering med epost Møter med Damian + ymse Møte med Bergen Kunsthall (10.12) Mykje lobbyverksemd X X X
FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig GLEM: Leiar: sende ut på GLEM: julehelsing eller noko liknande før semesteret avsluttast? Kva vi vil neste semester o.l. milepælar/kortid ting skjer på huset DORG: Klager om laurdagssaker frå båe dorg og borg ekstern la fram at ein måtte legge fram/lage spørsmål til dorgeavtalane vidaresal diskusjonen positive til BT-kort, spesielt mtp mellomlegg. (konsertarrangørar tapar mest pengar om dei ikkje får att noko for det) maks 20 BT-bill per konsert? Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Ventar på novemberrapporten DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Dører byrjar kome på plass Bar på plass i Eldorado 3. etasje nesten ferdig (unntak dør til Støy + elektrisk arbeid) Forslag til endring av rom (Støy) frå PG Toalett snart klare i heile bygget Alt i Tivoli klart med unntak av amfiet Himlingen ikkje ferdigstilt Held på med golv, snart ferdig: ferdig i Stjernesalen, held på i Teglverket + sliping o.l. Oppmåling av rom om fargar o.l. Bestilt inn møblar til lobby (3 og 2 etg) Tivoli og Eldorado Forslag til møblar til Storelosjen på omlag 52.000 kr Bygget byrjar sjå relativt ferdig ut Forslag frå studentar om speilsalen, kjem like før jul Baren i Stjernesalen: sterk tilråding frå Damian om å gjere noko med den (arkitekt ynskjer designe/lage ein bar der: men ikkje tru den skal vere ferdig til oppstart) (Damian: kan berre hivast (ca.)) --> BØR fiksast til sumaren Lars: synfaring om røyrlegging: har byrja Radiatorarar har kome opp (Leiar hevdar dei er kule) Orientering om NG2: Smårusk og småmonterte (hyller o.l./satt opp av oss som vi kan ta med) ting att Blir ferdig til fredag mest sannsynlegvis Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Diskusjon kring internbarar på fakulteta vs. Kvarteret (fagbarar/prispolitikk) Ny dagsorden: inkludering av borgar Raptus-festivalen: reservere to etasjar ei heil veke i september: betalar 30.000: brukast berre på dagtid og er òg på laurdag --> men kan ikkje opnast stengte etasjar grunna stands (starta på Kvarteret i 1995) Måling av puben: fargeval: same gamle? NG2: 400 liter øl att i tankane: Kva skal gjerast: bongar? Kvast negative til å «bruke opp» for å bruke opp Utsmykning av inngangsparti: Negative til ull-forslag: oppfordring til å stille ut ein annan stad enn inngangspartiet (etasje eller annensteds hen): Prosjektansvlareg svarar
AD Midlertidig regnskapsmedarbeider Meldt av leder (vedlegg 43-A, eksternt vedlegg 43-A, 43-B)) positiv stemning T-skjorter neste semester Meldt av leder (vedlegg 43-B) Skjenkekontoret (adm.leiar): kan ikkje bruke Hansa Lettøl-logo, men kan kanskje brukast til arbeidsklede til drift av serveringsstad Hansa sponse? --> treng logoen sin BT på t-skjorter epost til GLEM Ansvarsfordeling for kvarterstyret Meldt av leder (vedlegg 43-C) Semje om ansvarsfordeling Borgar lagt til eksternansvarleg Om søknad om rom fredag 30.april The Fix Meldt av ekstern Klage på vedtaket vårt Meldt av ekstern Klage frå Dorg om tildeling av heilhus 20. mars til Borg Klage frå Borg om tildeling av laurdag før søknadsfrista er gått ut Vedtak står til dess det kjem eit alternativt samarbeidsforslag (semje mellom Borg og Dorg) Adm.Leiar: idé til alt. søknadsfrister: Kvast + ekstern: dorgedatoar/kulturstyre (forslag? Står for innsamlingsprossesen?): borgedatoar VEDTAKSSAKER 43-01 Godkjenning av referat 42-09 Meldt av Leder Til grunn: Referat 42-09 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 42-09" (Eksternt vedlegg 43-C) For 5 Mot 0 Avhaldne 0 43-02 Godkjenning av referat fra ekstraordinært møte 11.12.09 Meldt av leder Til grunn: Referat ekstraordinært kvastmøte 11.12.09 Vedtaksforslag: «Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat fra ekstraordinært kvastmøte 11.12.2009» (Eksternt vedlegg 43-D) For 5 Mot 0 Avhaldne 0 OPPSUMMERING / DO LIST (OPPSUMMERES I LØPET AV MØTET)
YMSE 1. Saker til studentenes kontaktutvalg i Bergen Kommune 2. Intervjutrening 3. Nyttårsaften i fosswinkels gate 7 4. Koder til villaen RIS & ROS VEDLEGG Ad sak. Til: Kvarterstyret Fra: Stian Dahle, daglig leder 43-A Midlertidig regnskapsmedarbeider 15.12.2009 Siden vi konstituerte oss den 2. desember har vi manglet en økonomiansvarlig. Forrige uke fikk vi en mail fra regnskapsbyrået Visma, som ønsker å videreføre ordningen med praktisk regnskapsføring for mennesker som har gjennomgått kurset deres. Dersom denne ordningen fungerer kan det bety en fremtidig ansettelse som logistikkansvarlig dersom vi kunne tenke oss det. Jeg legger ved et vedlegg som beskriver stillingsinstruksen til denne personen. Mvh. Stian Dahle Ad sak. Til: Kvarterstyret Fra: Stian Dahle, daglig leder 43-B T-skjorter neste semester 15.12.2009 I budsjettet for 2010 er det glemt arbeidstøy for de frivillige. Arbeidstøy er viktig for å vise hvilken etat de forskjellige menneskene tilhører og for å skape samhold. Det ser også mye mer profesjonelt ut. I 2009 gav hansa beskjed om at de ikke lenger ville gi oss gratis t-skjorter. Dette er altså en utgift vi eventuelt må ta.
Spørsmålet mitt er da: hvordan vil vi gjøre det med innkjøp av t-skjorter? Mvh. Stian Dahle Ad sak. Til: Kvarterstyret Fra: Stian Dahle, daglig leder 43-C Ansvarsfordeling i kvarterstyret 15.12.2009 Siden vi ikke enda er fulltallige i styret må vi fordele ansvaret for gruppene, og oppfølging av poster i budsjettet mellom oss. Det er også viktig å avklare eventuelle andre problemstillinger som dukker opp når vi ikke er et fulltallig kvarterstyre, og hvordan vi skal gjøre det både hvis og hvis vi ikke får inn flere medlemmer. Slik er den vanlig fordelingen: Leder: Ingen grupper i organisasjonen Ekstern: Dorgene Intern: PG, Romvesenet, Rettsvesenet Prosjekt: kraft, e-tjenesten PR: Info, expo Øko: Ingen grupper i organisasjonen Skjenke: Skjenke og vakt Av disse er det de gruppene som tilhører internansvarlig som må fordeles mellom oss. Jeg tenker den mest hensiktmessige inndelingen slik for øyeblikket: Leder: Rettsvesenet Ekstern: Dorgene Prosjekt: kraft, e-tjenesten, romvesenet PR: Info, expo Skjenke: Skjenke, vakt, PG Mvh. Stian Dahle